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El Poder de un Sistema de Gestión Hotelera: 5 Maneras Secretas de Ganar Más Dinero

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Posted by Alex Gaggioli
febrero 23, 2018

Un sistema de gestión hotelera (PMS, por sus siglas en inglés) le ayuda a ahorrar dinero de maneras que no se imagina. Con el sistema de gestión hotelera adecuado, usted puede obtener más ganancias sin aumentar el ingreso por habitación disponible o la tarifa media diaria (incluso un PMS también le ayuda a mejorar estos indicadores de rendimiento claves). Un PMS le permite organizar su propiedad y crear nuevos procesos que ayuden a recuperar la pérdida de ganancias e identificar posibles problemas. Después de realizar una evaluación, identificamos cinco áreas en las que el sistema de gestión hotelera puede resultar beneficioso para su propiedad, aún sin notarlo.

 

1. Consolidar las reservas para evitar sobreventas

 

Cuando una propiedad deja de utilizar varios sistemas de reservas y adopta un único sistema consolidado, se reducen significativamente las posibilidades de cometer errores. Si se gestionan reservas desde varios sistemas de extranet o de un sistema de gestión hotelera o channel manager no sincronizado, resulta muy fácil cometer errores.

Cuando sus sistemas no están sincronizados, quedan abiertas las posibilidades de sobreventa, lo que evidentemente genera costos más allá de la pérdida de ingresos de la habitación. Cuando se produce una sobreventa, usted debe pagar los gastos de alojamiento y transporte del huésped y este error puede impactar seriamente en sus reseñas y en la fidelidad de los clientes. De la misma manera, si alguien cancela una reserva, usted debe asegurarse de que esa plaza vacante se ubique de inmediato en los canales de distribución para no perder la oportunidad de volver a reservar la habitación. Si la habitación no se reserva, es una pérdida para su propiedad.

La falta de datos en las reservas también puede significar una pérdida de ingresos. Por ejemplo, si el huésped no completa correctamente el número de adultos y de niños que se alojan en la habitación o si no se tienen en cuenta ciertos servicios, puede llegar a cobrar menos de lo que corresponde. Con un sistema consolidado, puede verificar fácilmente los datos de la reserva del huésped en el momento del check in y realizar de inmediato los cambios correspondientes.

 

2. Calcular pagos exactos de OTAs con reporte de comisiones

 

Cuando su propiedad recibe la factura de comisión mensual de una agencia en línea (OTA, por sus siglas en inglés), probablemente usted no sepa exactamente cuántas reservas fueron realizadas por esa OTA y el porcentaje de comisión que le corresponde. Sin esta información, tal vez usted termine pagando por más reservas de las que realizó. Los sistemas de gestión hotelera buenos tienen reportes de comisiones. Si usted utiliza Cloudbeds, solo tiene que hacer unos pocos clics para conocer cuánto dinero le debe a una OTA en particular.

Si su reporte de comisiones indica que usted debe menos dinero que el importe que figura en la factura, usted puede encontrar las diferencias y aplicar las medidas necesarias. En algunos casos, es posible que el importe de la factura sea menor a lo que indica el reporte. Esto sucede cuando usted extiende en su propiedad la reserva realizada por una OTA, en este caso debe pagar un importe menor. Sin embargo, en la mayoría de los casos, una diferencia indica que la OTA le ha cobrado de más.

Con solo controlar este simple reporte, usted puede realizar un seguimiento de las comisiones entrantes y salientes. Usted puede ahorrar dinero que ni siquiera sabía que estaba perdiendo al pagar de más.

 

3. Registre los movimientos de dinero en cada transferencia o movimiento de caja

 

Una propiedad pierde, en promedio, US$ 1000 por año debido a una mala gestión de los movimientos de dinero. Y lo peor es que la mayoría de las propiedades lo ignoran por completo. Un buen sistema de gestión hotelera lo ayuda a gestionar sus movimientos de caja para que su propiedad tenga registrados todas las entradas y salidas de dinero. La función de movimientos de caja lo ayuda a detectar fácilmente las diferencias, ya sea que se trate de un error humano o de una intención maliciosa, y le ofrece otro nivel de seguridad tanto para su propiedad como para su personal.

Esta función del software lo ayuda a determinar las diferencias en la caja inicial, las transacciones y en el importe total al final de todos los movimientos, alertando a los gerentes y empleados sobre las irregularidades. Este proceso le permite identificar si algún empleado está sacando dinero y le brinda la seguridad de que si se produce algún error administrativo lo va a identificar y poder solucionar.

 

4. Recordatorios automáticos al modificar reservas

 

Es muy común que un huésped modifique una reserva solicitando un cambio del tipo de habitación o de las fechas de su estadía. Cuando esto sucede, los empleados de recepción deben conocer muy bien las diferencias de tarifas que se aplican por cambios de habitación o de fecha. Con la función clic-y-arrastre del calendario de Cloudbeds, una ventana emergente alerta automáticamente al personal de su propiedad sobre las diferencias de tarifas que corresponden a ese cambio.

En muchos casos, la diferencia representa muy poco dinero, pero a lo largo del año, estas pequeñas sumas de dinero pueden convertirse en un importe considerable. Estas notificaciones ayudan a optimizar las operaciones del sector de recepción y permiten que sus empleados realicen cambios sabiendo muy bien lo que tienen que cobrar por los mismos.

 

5. Identifique errores administrativos con reportes de ajustes

 

Un buen sistema de gestión hotelera le permite identificar si sus empleados realizan cambios en las tarifas para una reserva sin registro, y el momento en que esto sucede. Nuestro reporte de ajustes ayuda a identificar errores administrativos como los que suceden cuando un empleado realiza accidentalmente una modificación en una reserva y cobra una tarifa equivocada. Estos reportes lo ayudan a registrar cada dólar que su propiedad debería recibir y a identificar los errores en sus procedimientos o de su personal.

 

¿Le interesa conocer más sobre cómo un sistema de gestión hotelera podría impactar de manera positiva en su propiedad?

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