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Qué buscar en un software de gestión hotelera (PMS)

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Posted by Cloudbeds
octubre 26, 2018

En el mundo de la gestión de hospedajes, hay que tener en cuenta varias tareas diarias. Un software de gestión hotelera (PMS, por sus siglas en inglés), si está correctamente diseñado y se utiliza adecuadamente, puede ayudarlo en la administración diaria de su empresa y a maximizar la rentabilidad de la misma.

En el pasado, el software de gestión de propiedades estaba basado en un programa diseñado para la gestión de propiedades de tipo residencial o comercial. Sin embargo, con mucha frecuencia, un software de gestión de propiedades se utiliza en la industria de la hotelería para administrar operaciones como:

  • Reservas
  • Check in y check out de los huéspedes
  • Asignación de unidades de alojamiento
  • Tarifas de alojamiento
  • Facturación

Hay softwares de gestión hotelera que pueden integrarse con aplicaciones de hospedajes que ya se utilizan en la propiedad, como sistemas de punto de ventas o programas de gestión de ingresos. Pero, además hay otros softwares de gestión hotelera que ofrecen una solución completa para todas esas necesidades.

Una de las mejores cosas sobre la tecnología del PMS es que las plataformas han evolucionado mucho y ofrecen excelentes aplicaciones que reemplazan los largos e intensos procesos del pasado con planillas en papel y hojas de cálculo. Ahora, un software PMS constituye un elemento fundamental para cualquier empresa de hotelería exitosa y permite a los dueños y gerentes realizar las tareas internas de manera eficiente para ofrecer a sus huéspedes una experiencia única y sin inconvenientes.

Los dueños y gerentes de establecimientos de hospedaje que buscan la manera de optimizar sus operaciones empresariales deben invertir en un software de gestión que les ayude a bajar los costos, aumentar las ganancias y ofrecer el mejor servicio posible.

La tecnología PMS puede diseñarse para administrar una sola propiedad o varias unidades y comprende desde soluciones de software simples hasta sistemas con amplias funciones. Sean cuales sean sus necesidades, siempre hay una tecnología que se adapta a su empresa. Aquí le ayudaremos a descubrir qué debe buscar en un sistema de gestión hotelera para simplificar su vida y ahorrar tiempo y dinero.

¿Por qué debe recurrir a la tecnología de un PMS?

Para poder crear un espacio laboral eficiente en su empresa, es necesario elegir el PMS adecuado. Un PMS adaptado a sus necesidades le puede ofrecer muchísimos beneficios, como reducir el tiempo destinado al trabajo administrativo para concentrarse en otras áreas de la empresa, como la experiencia de los huéspedes.

Un buen PMS también puede ayudar a minimizar los costos operativos, como los costos administrativos, y aumentar las ganancias con una mejor distribución del inventario en canales de reservas. Un PMS flexible también contribuye a la integración con productos y servicios de terceros tales como herramientas de procesamiento de pagos, servicios de puntos de ventas y soluciones de gestión de ingresos para que usted pueda personalizar la manera de manejar su empresa.

Un PMS adecuado también puede ofrecerle a su empresa una ventaja competitiva en el mercado mediante una distribución más eficiente de su inventario entre distintos canales de OTA a través de la gestión de canales. Cuantos más viajeros vean su propiedad, más posibilidades tendrá de realizar reservas, especialmente si tiene conexión con canales que se dirigen directamente a su público ideal. Por lo tanto, una integración de un PMS con un channel manager va a ayudar a su propiedad a adquirir mayor visibilidad y le va a permitir actualizar su inventario en todos los canales de OTA con los que tiene conexión, ahorrándole tiempo y evitando sobreventas.

Además, un buen PMS ayuda a crear perfiles de clientes y le permite comprender mejor sus necesidades. Al centralizar sus datos de clientes en una ubicación segura, usted puede mejorar la calidad y la precisión de las expectativas de los huéspedes conociendo qué tipo de clientes son. Luego, puede analizar los datos del PMS para comprender los esquemas de reservas de sus huéspedes y crear paquetes personalizados dirigidos directamente a su audiencia, como también tener en cuenta las tendencias en el comportamiento de los usuarios.

¿Qué tipo de PMS debe elegir: basado en la nube o un software instalado?

En el competitivo ámbito de la hotelería, la clave del éxito consiste en captar y mantener una participación en el mercado. Además de la competencia que los propietarios tienen que enfrentar con otros alojamientos, han surgido las opciones de estadías entre pares como otra alternativa para los viajeros, creando un competidor más en el sector de la hotelería.

De esta manera, la elección de un software de gestión de propiedades adecuado es fundamental para el éxito de una empresa de hotelería en esta feroz competencia de participación en el mercado. Pero, ¿le conviene un sistema basado en la nube o instalar un hardware? Veamos los pros y las contras de cada uno.

Estas dos soluciones están diseñadas para automatizar los procesos operativos de una propiedad para lograr una mayor eficiencia. La mayor diferencia entre los dos radica en los requisitos técnicos, el costo y la accesibilidad. Entonces, ¿cuál de las dos opciones ofrece más beneficios?

¿Cuáles son las funciones que hay que buscar en un PMS «todo en uno», basado en la nube?

Como en la mayoría de los casos, el software de gestión basado en la nube es la mejor opción, ahora debe concentrarse en elegir el PMS más adecuado para sus necesidades. En este caso, debe pensar en las funcionalidades que el software basado en la nube debe ofrecerle para poder brindarle el mejor servicio a sus clientes. Para poder eliminar las sobreventas, aumentar la productividad y tener acceso a funciones de informes y análisis integrales, debe recurrir a un software que le ofrezca todos los servicios en un solo lugar.

Las principales funciones que hay que buscar en un PMS todo en uno son:

  • Un motor de reservas para recibir y gestionar reservas directamente de manera fácil
  • Un channel manager que le permita distribuir su inventario de manera efectiva en mercados de viajes de todo el mundo
  • Un panel con las mejores funciones para el proceso de check in y check out en línea y una clara visualización del calendario para gestión de reservas
  • Opciones de integración con terceros
  • Potentes herramientas de analítica e informes para realizar un seguimiento de mediciones tales como informes financieros, informes de actividad diaria, estado de la propiedad, tarifa diaria promedio (ADR, por sus siglas en inglés) e ingresos por habitación disponible (RevPar, por sus siglas en inglés) entre otras
  • Un módulo de servicio de limpieza para organizar las tareas y el personal
  • Soporte al cliente 24/7 y asistencia en TI para ayudar a configurar el PMS
  • Funciones de gestión de tarifas e ingresos

Además de estas funciones, hay otros aspectos que se deben tener en cuenta al seleccionar un software de gestión hotelera . Por ejemplo, es importante conocer los puntos claves del proveedor de servicios del PMS, tales como la experiencia que tiene en el sector de la hotelería, si ofrece capacitación y soporte en línea para realizar la transición de datos a su sistema y si el servicio de soporte está disponible 24/7.

También es importante tener en cuenta cuáles son los aspectos de la administración de su empresa que resultan más problemáticos para usted y sus empleados. ¿Cuáles son las áreas de su empresa en las que necesita más asistencia? ¿Necesita ayuda para reducir las tareas administrativas? ¿Necesita una solución para consolidar todos los datos en un solo lugar? ¿Necesita ayuda para llegar a distintos mercados? ¿Necesita un mejor sistema de análisis de datos para poder comprender su base de clientes? Al determinar lo que necesita de un sistema de gestión de propiedades, podrá seleccionar mejor la tecnología de integración del PMS que mejor se adapte a sus necesidades empresariales particulares.

Realice una investigación

Al evaluar qué software de gestión comprar, es necesario leer las reseñas de los distintos PMS para comparar las distintas funciones y conocer las opiniones de los usuarios sobre sus experiencias. Las reseñas de usuarios, especialmente las de propiedades similares a la suya, son una excelente manera de comprender la eficacia de un sistema de gestión de propiedades.

Además, también debe conocer las opiniones sobre el proveedor de la empresa del PMS. Es importante evaluar los planes futuros de la empresa para conocer si piensan expandirse o agregar nuevas funciones y actualizaciones.

Para más información sobre un software de gestión hotelera, acceda a Cloudbeds. Si desea realizar alguna pregunta, no dude en contactarnos, será un placer para nosotros.

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