Como Atrair e Gerenciar Negócios de Grandes Grupos

Tradicionalmente, grandes acordos e negócios de grupos – como grupos de turismo de operadoras de viagem, grupos de vendas corporativas ou mesmo convidados de casamentos – buscam redes e grandes marcas hoteleiras para seus hóspedes. Isso se deve ao fato das redes oferecerem maior conveniência e o conforto da previsibilidade. Mas na cultura de viagens de hoje, cada vez mais hóspedes procuram experiências únicas para criar memórias inesquecíveis. É aí que hotéis e propriedades independentes podem intensificar o desejo crescente de uma experiência autêntica e original combinada com uma atmosfera mais íntima.

Para donos de propriedades independentes, a hospedagem de grandes grupos pode, às vezes, ser uma faca de dois gumes. Por um lado, hospedar negócios em grupo recorrentes trazidos por agências de viagens ou grupos corporativos pode significar uma receita consistente e previsível. Por outro lado, gerenciar o check-in / check-out de grandes grupos e separar as faturas de cobrança e pagamentos de comissões pode ser um pesadelo.

Ainda assim, os donos de propriedades independentes têm muito mais a ganhar do que perder quando se trata de aumentar os negócios de grupos. Eles também têm o desafio de ‘roubar’os grandes grupos das redes hoteleiras, já que muitos grupos ainda preferem uma cadeia maior de hotéis. Então, como você pode posicionar sua propriedade independente para atrair mais negócios de grupos e ao mesmo tempo tornar a gestão da hospedagem de grupos mais gerenciáveis por sua equipe?

Como atrair mais negócios de grupos

Embora seja verdade que os negócios de grupos tendem a ir para as grandes redes hoteleiras, há várias oportunidades importantes para os independentes atraírem os negócios de grupos. Estimulando estrategicamente sua visibilidade e fazendo networking com organizações tanto locais quanto distantes, o hoteleiro independente pode receber mais grupos.

Aqui vão 6 dicas de como atrair mais negócios de grupos:

1. Busque grupos menores. Se a sua propriedade não tiver espaço para eventos para acomodar grandes grupos de negócios, você ainda pode entrar em contato com agentes e agências de turismo locais para organizar um acordo para grupos menores, como reuniões familiares, festas de casamento e pequenos grupos de turismo.

2. Mergulhe na agenda de eventos local. Pense em todos os grandes eventos, conferências, shows ou atrações sazonais que atraem grandes grupos para sua área local. Concentre seus esforços nesses eventos primeiro e veja se você pode desenvolver um relacionamento com os organizadores de cada evento.

3. Converse com hotéis maiores. Durante grandes eventos locais, muitos hotéis acabam totalmente ocupados. Junte-se a uma associação local de hotéis ou faça um trabalho direcionado para ver se você pode fazer um acordo para assumir parte do excesso de hóspedes deles. Esta é uma situação mutuamente benéfica que pode ser uma fonte constante de reservas “fáceis”.

4. Ofereça tarifas especiais para grupos. Para competir mais diretamente com outras propriedades, forneça tarifas especiais exclusivas para grupos. Isso dá aos agentes de viagens e grupos um incentivo para reservar e lhe dá uma chance melhor de capturar reservas de alto valor. O valor agregado também funciona: pequenos gestos como café da manhã cortesia para os hóspedes do grupo podem ser o que falta para conquistar o negócio.

5. Prepare-se antes. Para aproveitar ao máximo as características únicas de sua propriedade, aumente a visibilidade com os organizadores do evento no início do processo de tomada de decisão. Promova sua propriedade de várias formas: um blog, em mídias sociais e em publicidade digital segmentada usando palavras-chave relacionadas aos negócios de grupos.

“Para eventos pontuais e grandes convenções, é importante que as propriedades apresentem suas melhores ofertas antecipadamente, enquanto os organizadores de eventos e conselhos locais de turismo e negócios ainda estão em fase de planejamento.” –Phocuswire

6. Torne a reserva de grupos o mais fácil possível – Você pode facilitar as reservas de grupos para os hóspedes, fornecendo uma URL personalizada que tenha todas as opções de reserva para as datas específicas da estadia. Dependendo de seu motor de reservas e PMS, isso pode ser feito muito facilmente.

Como gerenciar reservas de grupos

Depois de atrair mais negócios de grupo para sua propriedade, o próximo passo será gerenciá-los com sucesso. Claro, isso é mais fácil dizer do que fazer. Gerenciar grupos em qualquer cenário é um desafio … basta pensar em dividir a fatura de um grupo grande em um restaurante em contas separadas. Os mesmos desafios logísticos surgem para grupos em hotéis: durante o check-out, as tarifas (e quaisquer cobranças de quartos relacionadas, como A&B) devem ser divididas com precisão em extratos de hóspedes separados. Como você pode imaginar, isso pode ser complicado de gerenciar manualmente.

Para facilitar o gerenciamento de negócios de grupos, você precisa poder atribuir tarifas e enviar faturas de maneira rápida e fácil. Isso ajudará você e sua equipe a evitar longas filas na recepção.

Outra funcionalidade importante é a capacidade de acompanhar e monitorar facilmente o inventário de quartos. Por exemplo, se você reservou 30 quartos para um grupo específico, mas apenas 10 desses quartos foram confirmados dentro do prazo, é útil ver essa proporção rapidamente. É complicado ter que clicar pelo calendário para verificar manualmente as confirmações de cada grupo!

Por fim, se você precisar liberar o inventário de quartos não confirmados de um grupo, convém ter um sistema simples para isso. Assim, você não perde tempo redefinindo sua ocupação. Caso contrário, você pode estar perdendo reservas garantidas!

Simplifique os negócios de grupos com o Cloudbeds Groupos

O novo módulo Cloudbeds Grupos remove o stress da gestão de negócios de grandes grupos de hóspedes. A solução garante que sua propriedade possa gerenciar melhor mais grupos, fornecendo uma melhor experiência que construa a reputação do seu hotel e ajude a aumentar os negócios de grupos organicamente ao longo do tempo. Nosso módulo de grupos irá ajudá-lo a:

Sincronizar a disponibilidade de grupos em seu calendário. As reservas de grupo serão sincronizadas com o calendário de disponibilidade para que você possa acompanhar a ocupação geral rapidamente. Você reduzirá tarefas repetitivas como monitorar manualmente a ocupação grupo por grupo. Em vez disso, todos os blocos de alocação confirmados contam para a ocupação e disponibilidade geral da sua propriedade, para que você tenha uma visão holística de como os grupos afetam sua ocupação geral.

Organize as cobranças usando o Extrato de Grupo. Encaminhe diferentes cobranças de um extrato de hóspede individual, para que elas possam ser atribuídas com rapidez e precisão a um extrato de grupo. Ao rotear transações de reservas individuais para um grupo, os impostos, taxas e saldo devidos no extrati do perfil do grupo serão atualizados automaticamente. Essas cobranças estarão prontas para serem impressas como uma fatura ou enviadas via e-mail.

Crie tarifas especiais exclusivas para grupos. Personalize e ajuste rapidamente as tarifas negociadas para grupos, descontos, restrições de estadia e depósitos – tudo isso mantendo os preços e tarifas confidenciais visíveis apenas para o grupo.

Libere bloqueios de quartos com um clique. Basta um único clique para liberar instantaneamente um bloco de alocação para que você possa vender rapidamente qualquer inventário não confirmado restante. Com o módulo Grupos, você pode ajustar facilmente seu inventário alocado para não perder reservas garantidas.

Crie uma URL customizada para o grupo reservar diretamente. Os hóspedes estão acostumados com o autoatendimento, portanto, nosso mecanismo de reservas funciona em conjunto com o módulo Grupos para permitir que os grupos reservem seus próprios quartos. Com o clique de um botão, você pode gerar uma URL personalizada para cada lote de quartos. Isso significa que os hóspedes podem acessar uma página de reserva única com a disponibilidade do bloco de quartos exibida para as datas que pretendem permanecer. Você também pode gerar um código promocional de grupo, para que eles possam reservar sem precisar da URL.

Para atrair negócios do grupo basta seguir alguns passos estratégicos e oferecer a melhor combinação de eficiência, funcionalidade e flexibilidade. Quando estiver pronto para receber mais negócios do grupo, a tecnologia certa o ajudará a gerenciar seus grupos para que você, sua equipe e seus hóspedes possam ficar felizes.

Simplifique seus negócios de Grupo. Veja uma demonstração gratuita do Cloudbeds Grupos!