{"id":42879,"date":"2024-08-07T16:01:30","date_gmt":"2024-08-07T23:01:30","guid":{"rendered":"https:\/\/www.cloudbeds.com\/?page_id=42879"},"modified":"2025-10-31T10:49:02","modified_gmt":"2025-10-31T17:49:02","slug":"experiencias","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/www.cloudbeds.com\/es\/reservas-grupos-hotel\/experiencias\/","title":{"rendered":"Manual de estrategia para reservas de grupo: 19 ideas para ofrecer experiencias perfectas"},"content":{"rendered":"\n

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El\u00a0Informe del estado de alojamientos independientes en 2024 de Cloudbeds<\/a>\u00a0identific\u00f3 los viajes en grupo como una tendencia clave que configura el panorama de los viajes.<\/h2>\n<\/div>\n\n\n\n
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Los grupos pueden elegir alojarse contigo por muchas razones: desde viajes de conferencias e incentivos hasta despedidas de soltero y de soltera.<\/p>\n\n\n\n

Ofrecer una experiencia estelar al hu\u00e9sped<\/a> es el principal objetivo de los alojamientos del sector de la hoteler\u00eda. Una buena experiencia para el hu\u00e9sped genera buenas cr\u00edticas, repetici\u00f3n del negocio e ingresos, pero requiere una estrategia integral, especialmente cuando se trata de grupos. <\/p>\n\n\n\n

Los grupos requieren m\u00e1s organizaci\u00f3n y comunicaci\u00f3n entre departamentos. Ah\u00ed es donde la tecnolog\u00eda puede ayudar. Desde coordinar el bloqueo de habitaciones hasta agilizar el check-in, la tecnolog\u00eda mejora la experiencia de los hu\u00e9spedes de tu hotel<\/a> para grupos y hace que vuelvan a ti a\u00f1o tras a\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n

Aqu\u00ed exploraremos c\u00f3mo puedes mejorar la experiencia de tus hu\u00e9spedes en grupo, desde antes de la llegada hasta despu\u00e9s de la estancia. Utilizando ideas pr\u00e1cticas e implantando procesos y tecnolog\u00eda sin fisuras, adaptados a tus necesidades y a las de tu grupo, estar\u00e1s dominando el libro de jugadas de tu negocio colectivo en muy poco tiempo.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Recopila la informaci\u00f3n correcta para organizar mejores eventos y experiencias.<\/h2>

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\n \n \n Plantillas de BEO<\/span>\n <\/svg> <\/a>\n <\/div><\/div><\/div>\n\n\n\n
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Comprender la experiencia de grupo<\/h2>\n\n\n\n

Antes de incorporar la tecnolog\u00eda a tu manual de estrategias empresarial para grupos, tienes que comprender la experiencia del grupo en su conjunto.<\/p>\n\n\n\n

Como operador de alojamiento, puede que te preguntes: \u00ab\u00bfHay realmente tanta diferencia entre los hu\u00e9spedes individuales y los de grupo? \u00bfNo hay m\u00e1s visitantes?\u00bb<\/p>\n\n\n\n

Aunque esto puede ser cierto, las reservas de grupos var\u00edan mucho en funci\u00f3n de tu hotel y tus segmentos objetivo. Piensa en la \u00faltima vez que tu alojamiento acogi\u00f3 una boda. El n\u00famero de tareas pr\u00e1cticas y el apoyo de tu personal y proveedores aumenta significativamente cuando ofreces reservas de grandes eventos como parte de tu oferta hotelera.<\/p>\n\n\n\n

Del mismo modo, acoger una conferencia in situ en tu hotel ser\u00e1 muy diferente de acoger a viajeros de negocios, aunque ambos pueden entrar en la categor\u00eda de viajes en grupo. Por estas razones, debes adaptar tu estrategia en funci\u00f3n de tus segmentos.<\/p>\n\n\n\n

Una vez que conozcas a fondo las necesidades de tu grupo, podr\u00e1s determinar c\u00f3mo agilizar los procesos y ofrecer experiencias excepcionales en cada fase del\u00a0viaje del hu\u00e9sped<\/a>.Once you fully understand your group\u2019s needs, you can determine how to streamline processes and deliver exceptional experiences throughout every phase of the guest journey<\/a>.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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19 ideas para mejorar la experiencia de grupo<\/h2>\n\n\n\n

Elige las ideas que tienen m\u00e1s sentido en cada fase del viaje del hu\u00e9sped seg\u00fan tus segmentos de grupos.<\/p>\n\n\n\n

Descubrimiento<\/h2>\n\n\n\n

La experiencia del hu\u00e9sped comienza incluso antes de que un grupo te elija como proveedor. En la fase de descubrimiento, los hoteles deben facilitar al m\u00e1ximo que los organizadores de eventos y otros contactos clave encuentren informaci\u00f3n y presenten propuestas.<\/p>\n\n\n\n

1. Actualiza tu sitio web con una p\u00e1gina de grupos <\/h3>\n\n\n\n

Deja claro en tu sitio web<\/a> los tipos de grupos a los que se dirige tu hotel y las especificaciones sobre el espacio para eventos, las habitaciones del hotel, los servicios, la comida y bebida, etc. De ese modo, los planificadores de eventos pueden determinar f\u00e1cilmente si tiene sentido o no iniciar el proceso de propuesta. <\/p>\n\n\n\n

Esta p\u00e1gina tambi\u00e9n debe incluir informaci\u00f3n de contacto para tu equipo de ventas, instrucciones sobre c\u00f3mo enviar una solicitud de propuesta (RFP), y un formulario para consultas. <\/p>\n\n\n\n

2. Incluye c\u00f3digos de grupo en tu motor de reservas <\/h3>\n\n\n\n

Reduce el n\u00famero de llamadas y correos electr\u00f3nicos de grupos incluyendo un espacio para c\u00f3digos de grupo en tu motor de reservas<\/a>. De este modo, los hu\u00e9spedes con un c\u00f3digo espec\u00edfico pueden reservar f\u00e1cilmente una habitaci\u00f3n en el bloque que se les ha asignado a trav\u00e9s de tu motor de reservas a su tarifa con descuento. <\/p>\n\n\n\n

Los hoteles siempre pueden eliminar los c\u00f3digos de grupo de su PMS despu\u00e9s de que el grupo se haya alojado, o conservarlos indefinidamente para los grupos que vuelvan. <\/p>\n\n\n\n

3. Con\u00e9ctate a los mercados de locales <\/h3>\n\n\n\n

Utilizando la tecnolog\u00eda de eventos, con\u00e9ctate a los mercados de locales y automatiza el proceso de solicitud de propuestas para garantizar una comunicaci\u00f3n r\u00e1pida con los planificadores de eventos. Cuanto m\u00e1s fluida sea la experiencia que ofrezcas en la fase de descubrimiento, m\u00e1s confianza infundir\u00e1s en los planificadores, lo que te ayudar\u00e1 a asegurar el negocio de grupos.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Antes de la llegada<\/h2>\n\n\n\n

Durante la fase previa a la llegada, puedes avanzar mucho en el conocimiento del grupo que te visita. Muchos hoteleros y operadores de alojamiento se saltan este paso, sin saber que pueden recopilar datos reveladores sobre sus hu\u00e9spedes incluso antes de que lleguen. <\/p>\n\n\n\n

La fase previa a la llegada consiste, en \u00faltima instancia, en comprender las expectativas de tu grupo (y fijarlas) y en comunicarte con los principales interesados o puntos de contacto del grupo. <\/p>\n\n\n\n

4. Comunicarse con los hu\u00e9spedes<\/h3>\n\n\n\n

Aprovecha la fase previa a la llegada para interactuar con tus grupos y preparar a tu personal para su llegada. Esto te situar\u00e1 muy por delante de tus competidores y te ayudar\u00e1 a recopilar informaci\u00f3n valiosa sobre tus hu\u00e9spedes.<\/p>\n\n\n\n

Para empezar, si tu grupo se aloja contigo como parte de un evento in situ organizado por tu hotel, considera la posibilidad de asignar un punto de contacto designado, como un manager de eventos, para supervisar la coordinaci\u00f3n del grupo.<\/p>\n\n\n\n

Utilizando comunicaciones previas a la estancia<\/a>, puedes recopilar detalles sobre tus grupos. Esto incluye preferencias de habitaciones, restricciones diet\u00e9ticas, horarios de check-in y mucho m\u00e1s, lo que garantiza a los coordinadores de grupos que se cuidan todos los detalles.<\/p>\n\n\n\n

Personaliza tu comunicaci\u00f3n previa a la estancia con la informaci\u00f3n captada a lo largo del proceso de reserva. Programa bien tus mensajes para que los grupos reciban recordatorios una semana antes, dos d\u00edas antes y el mismo d\u00eda de su estancia, con toda la informaci\u00f3n que necesitan saber para un check-in sin problemas.<\/p>\n\n\n\n

5. Establecer bloques de habitaciones<\/h3>\n\n\n\n

Al bloquear una secci\u00f3n de habitaciones espec\u00edficamente para grupos, reduces el impacto sobre los dem\u00e1s hu\u00e9spedes alojados en tu hotel y mejoras la experiencia de grupo al situar las habitaciones cerca unas de otras.<\/p>\n\n\n\n

Considera en qu\u00e9 parte de tu alojamiento se adaptan mejor los grupos. Esto garantiza que tu grupo disfrute de la mejor experiencia, con miembros individuales cerca unos de otros y reduciendo al mismo tiempo el ruido y las distracciones para los dem\u00e1s hu\u00e9spedes.<\/p>\n\n\n\n

Con Cloudbeds, los hoteles pueden bloquear unidades espec\u00edficas, no solo tipos de habitaciones, eliminando la necesidad de asignar manualmente las habitaciones antes de que un grupo se registre. Esto no solo ahorra mucho tiempo a los equipos de recepci\u00f3n, sino que garantiza que los grupos se sit\u00faen juntos en la mejor ubicaci\u00f3n posible. <\/p>\n\n\n\n

Las URL de los bloques de adjudicaci\u00f3n pueden compartirse con los hu\u00e9spedes con antelaci\u00f3n para que puedan reservar habitaciones individuales a trav\u00e9s de tu motor de reservas. Tambi\u00e9n puedes establecer liberaciones autom\u00e1ticas, lo que significa que si las habitaciones no se reservan en una fecha determinada, se liberar\u00e1n para el p\u00fablico en general. <\/p>\n\n\n\n

6. Carga en masa de listas de habitaciones<\/h3>\n\n\n\n

Las listas de habitaciones son una forma popular que tienen los hoteles de recopilar informaci\u00f3n sobre los grupos, incluida la asignaci\u00f3n de habitaciones, las preferencias y los datos de contacto de los operadores tur\u00edsticos. <\/p>\n\n\n\n

Los hoteles pueden aprovechar la tecnolog\u00eda para cargar listas de habitaciones en bloque, para asegurarse de que no se pierde nada en la carga y de que los grupos quedan satisfechos a su llegada. Cloudbeds ofrece esta funci\u00f3n para ayudar a los hoteles a eliminar los errores manuales y garantizar que el proceso de check-in sea lo m\u00e1s fluido posible. <\/p>\n\n\n\n

7. Venta adicional de complementos y servicios<\/h3>\n\n\n\n

Las comunicaciones con grupos antes de la llegada tambi\u00e9n pueden ser un buen momento para vender servicios, actividades y art\u00edculos del hotel<\/a>. Comun\u00edcate con el planificador de eventos del grupo o la cuenta clave para comprender mejor las preferencias del grupo. <\/p>\n\n\n\n

Por ejemplo, a un grupo de amigos que vienen a la ciudad para una boda puede gustarle un tipo concreto de champ\u00e1n. Saberlo con antelaci\u00f3n y sugerir al grupo que haga un pedido antes de la llegada no solo garantizar\u00e1 que los hu\u00e9spedes no se sientan decepcionados cuando lleguen, sino que tambi\u00e9n supondr\u00e1 ingresos adicionales para el hotel. <\/p>\n\n\n\n

8. Prepara a tu personal<\/h3>\n\n\n\n

Una vez que hayas recopilado informaci\u00f3n sobre el grupo, es hora de empezar a preparar a tu equipo para su llegada. Las frecuentes reuniones de equipo para debatir las preferencias y expectativas del grupo ayudan a mantener a todo el mundo en el buen camino. Elaborar una agenda para toda la estancia del grupo tambi\u00e9n puede ayudar a tu equipo a controlar las responsabilidades del equipo y las tareas importantes.<\/p>\n\n\n\n

A lo largo de estas tareas, aseg\u00farate de que t\u00fa y tu equipo manten\u00e9is una comunicaci\u00f3n clara entre los gestores de ventas de grupos y los equipos de operaciones, as\u00ed como con cualquier proveedor externo importante implicado, como los organizadores de eventos o las agencias de viajes corporativas.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Llegada<\/h2>\n\n\n\n

La llegada de tu grupo visitante consiste en crear una experiencia fluida para todos los hu\u00e9spedes, eliminar el estr\u00e9s innecesario de tu equipo y reducir la fricci\u00f3n entre los viajeros que no forman parte de tu grupo visitante.<\/p>\n\n\n\n

9. Ofrece check-in digital<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

Utilizar el check-in digital permite a tus grupos registrarse con antelaci\u00f3n, reduciendo los tiempos de espera y permiti\u00e9ndoles instalarse antes en sus habitaciones. Tambi\u00e9n libera un valioso espacio en el vest\u00edbulo, creando un impacto positivo en los hu\u00e9spedes que no formen parte de tu grupo de estancia y que tambi\u00e9n necesiten hacer el check-in.<\/p>\n\n\n\n

Para que este proceso sea a\u00fan m\u00e1s fluido, aseg\u00farate de tener asignadas las habitaciones del grupo y las tarjetas llave listas con antelaci\u00f3n. Como parte de tu proceso de check-in digital, tambi\u00e9n puedes habilitar el uso de llaves digitales para tu grupo, para que el check-in sea a\u00fan m\u00e1s eficiente.<\/p>\n\n\n\n

10. Reconfigura tu vest\u00edbulo<\/h3>\n\n\n\n

Si el check-in digital no es una opci\u00f3n o si los miembros del grupo tienen que recoger entradas o el bot\u00edn de la conferencia, considera la posibilidad de reconfigurar el vest\u00edbulo de tu hotel para tener un mostrador de check-in de grupo.<\/p>\n\n\n\n

Esto facilita a los grupos conseguir lo que necesitan y reduce la fricci\u00f3n para los dem\u00e1s hu\u00e9spedes del hotel.<\/p>\n\n\n\n

11. Escribe una carta de bienvenida personalizada<\/h3>\n\n\n\n

Cuando lleguen a sus habitaciones, sorprende y deleita a tus hu\u00e9spedes con una carta de bienvenida personalizada<\/a> para que se sientan muy especiales, lo que consolidar\u00e1 su decisi\u00f3n de alojarse contigo.<\/p>\n\n\n\n

Aunque la tecnolog\u00eda es siempre una forma segura de dar a tu alojamiento el impulso que necesita, mant\u00e9n una experiencia excelente para tus hu\u00e9spedes encontrando formas adicionales de ofrecer un poco m\u00e1s de hospitalidad. Por ejemplo, una nota escrita a mano para los novios diciendo lo mucho que significa que hayan elegido tu hotel para su gran d\u00eda puede llegar muy lejos.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Durante la estancia<\/h2>\n\n\n\n

La parte de la estancia de tu manual de estrategias empresarial para grupos consiste en atender a tus hu\u00e9spedes y asegurarte de que su estancia sea lo menos problem\u00e1tica posible.<\/p>\n\n\n\n

Comprender los valores del grupo o empresa que quieres atraer a tu alojamiento e identificar formas de apoyar sus objetivos puede transformar la estancia de tu grupo de \u00abnormal\u00bb a \u00abincre\u00edble\u00bb.<\/p>\n\n\n\n

12. Apoya los objetivos del grupo<\/h3>\n\n\n\n

Identifica tambi\u00e9n formas de apoyar sus objetivos a lo largo de su estancia contigo. Por ejemplo, si la sostenibilidad es una prioridad para tu grupo visitante, busca formas de anunciarlo en todo tu material promocional y proporciona productos respetuosos con el medio ambiente en tus habitaciones.<\/p>\n\n\n\n

13. Utiliza un software de compromiso con los hu\u00e9spedes<\/h3>\n\n\n\n

El software de interacci\u00f3n con los hu\u00e9spedes<\/a> permite que tus grupos se comuniquen a la perfecci\u00f3n con la persona responsable del evento o la recepci\u00f3n. Tanto si hacen una pregunta desde la comodidad de su habitaci\u00f3n como si tienen una duda mientras participan en actividades de grupo fuera del hotel, el software de participaci\u00f3n de hu\u00e9spedes proporciona a tus hu\u00e9spedes un acceso f\u00e1cil a sus puntos de contacto cuando m\u00e1s los necesitan.<\/p>\n\n\n\n

14. Implementar una gu\u00eda digital<\/h3>\n\n\n\n

Una p\u00e1gina web de f\u00e1cil acceso o una gu\u00eda digital adaptada a las necesidades de tu grupo, significa informaci\u00f3n y recursos clave al alcance de tus hu\u00e9spedes en cualquier momento del d\u00eda. Los detalles relativos a su itinerario, la informaci\u00f3n sobre el wifi, las comodidades y las sugerencias locales de restaurantes y actividades posicionan a tu alojamiento como el experto de tu regi\u00f3n, al tiempo que satisface a los hu\u00e9spedes.<\/p>\n\n\n\n

15. Incluye servicios en la habitaci\u00f3n<\/h3>\n\n\n\n

Aseg\u00farate de incluir servicios en la habitaci\u00f3n que tengan sentido para el grupo elegido. Los hu\u00e9spedes de empresa apreciar\u00e1n prestaciones como cafeteras, tablas de planchar y vaporizadores, mientras que los grupos que asistan a una conferencia sobre bienestar podr\u00edan disfrutar de acceso a equipos de gimnasia en la habitaci\u00f3n, como colchonetas de yoga, bloques o bandas el\u00e1sticas.<\/p>\n\n\n\n

16. Aprovechar los folios del grupo <\/h3>\n\n\n\n

Cada grupo tendr\u00e1 diferentes formas de pagar. Desde cuentas corporativas que cubren toda la factura hasta grupos sociales que se encargan de las bebidas de la hora feliz, es importante que el proceso de pago sea lo m\u00e1s fluido posible. <\/p>\n\n\n\n

Con un folio de grupo<\/a>, puedes a\u00f1adir cargos espec\u00edficos a una cuenta de grupo y otros cargos al folio de reserva. De este modo, puedes dividir los cargos adecuadamente, facilitando las cosas cuando llegue el momento del pago. <\/p>\n\n\n\n

17. Proporcionar facturas de grupo <\/h3>\n\n\n\n

Con facturas de grupo<\/a>, puedes proporcionar a los contactos clave un desglose completo de todos los cargos del folio de grupo (por correo electr\u00f3nico o mediante impresi\u00f3n). Dado que los grupos gastan mucho aloj\u00e1ndose en tu hotel, una factura detallada es una parte crucial de la experiencia del hu\u00e9sped. <\/p>\n\n\n\n

Cuanto m\u00e1s clara sea la factura<\/a>, menos preguntas tendr\u00e1n los grupos en el momento del pago. Esto agiliza el proceso de pago para ambas partes, garantizando un final positivo de su estancia. <\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Despu\u00e9s de la estancia<\/h2>\n\n\n\n

Puedes seguir creando conexiones asombrosas con tus grupos mucho despu\u00e9s de que se vayan de tu hotel, fomentando la fidelidad y la repetici\u00f3n. Esto se aplica a los viajeros individuales que regresan por motivos transitorios o a las reservas de grupos contigo a\u00f1o tras a\u00f1o.<\/p>\n\n\n\n

18. Env\u00eda un seguimiento personalizado <\/h3>\n\n\n\n

Para empezar, env\u00eda a los miembros del grupo un correo electr\u00f3nico o SMS de agradecimiento personalizado con un enlace a una encuesta para recoger sus opiniones. Esto demuestra que realmente te importan sus opiniones y tambi\u00e9n ayuda a tu equipo a introducir mejoras para futuras estancias en grupo. <\/p>\n\n\n\n

19. Ofrece c\u00f3digos promocionales<\/h3>\n\n\n\n

Los grupos son una forma fant\u00e1stica de atraer a hu\u00e9spedes que repiten y transitorios. Si ofreciste una experiencia de grupo estelar, es probable que los hu\u00e9spedes quieran volver por su cuenta de vacaciones (o bien estar\u00e1n m\u00e1s dispuestos a recomendarte a amigos y familiares). En tus mensajes de seguimiento, aseg\u00farate de incluir un c\u00f3digo de descuento \u00fanico para utilizarlo en una estancia futura.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Utilizar la tecnolog\u00eda para facilitar una experiencia fluida <\/h2>\n\n\n\n

A veces, alojar grupos puede ser un poco complicado. Con la tecnolog\u00eda adecuada como parte de tu pila<\/a>, especialmente una soluci\u00f3n integrada de hoteler\u00eda, mejorar\u00e1s la experiencia previa a la llegada, durante la estancia y despu\u00e9s de la visita de los miembros individuales de tu grupo visitante, adem\u00e1s de implantar procesos operativos fluidos que beneficien a tu personal.<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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Descubre c\u00f3mo Cloudbeds puede ayudarte a ofrecer experiencias de grupo excepcionales.<\/h2>

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\n \n \n Consulta gratuita<\/span>\n <\/svg> <\/a>\n <\/div><\/div><\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Desde despedidas de soltero hasta conferencias, los grupos ponen a prueba tus operaciones. Este manual ofrece 19 formas de garantizar una experiencia fluida e inolvidable.<\/p>\n","protected":false},"author":93,"featured_media":42657,"parent":42235,"menu_order":5,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"content-hub-page","meta":{"_acf_changed":true,"footnotes":""},"categories":[],"wf_page_folders":[11023],"class_list":["post-42879","page","type-page","status-publish","has-post-thumbnail","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\n19 ideas para mejorar la experiencia de los hu\u00e9spedes en grupo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Descubre 19 formas de mejorar la eficiencia y la experiencia general de los grupos que visitan tu hotel.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.cloudbeds.com\/es\/reservas-grupos-hotel\/experiencias\/\" \/>\n<meta property=\"og:locale\" content=\"es_ES\" \/>\n<meta property=\"og:type\" 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