Una de las preguntas m\u00e1s comunes de los hoteleros es \u201c\u00bfc\u00f3mo ejecuto un informe para asegurarme de que todas las actividades han sido registradas en el sistema en el d\u00eda correcto al final del d\u00eda?\u201d<\/p>\n\n\n
Los due\u00f1os de propiedades peque\u00f1as y medianas necesitan ejecutar informes todos los d\u00edas. Hacer seguimiento del beneficio, reservas e inventario puede ser complicado. Los informes nocturnos de auditor\u00eda simplifican tu vida como hotelero a la vez que te ayudan a identificar r\u00e1pidamente las \u00e1reas de tu negocio que necesitan una mayor atenci\u00f3n. Los informes hoteleros aportan una vista detallada de tu negocio para que puedas tomar decisiones basadas en datos.\u00a0<\/span><\/p>\n Hemos creado una lista de los informes m\u00e1s importantes para tu propiedad necesarios para asegurar que tus operaciones sean m\u00e1s ligeras. Estos informes te ayudar\u00e1n a medir el \u00e9xito y progreso de tu negocio en el tiempo. Te guiaremos tambi\u00e9n en cuanto a cu\u00e1ndo deber\u00edas ejecutar los informes de auditor\u00eda nocturna para asegurar que recibes los datos correctos.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Es importante ejecutar tus informes de auditor\u00eda en el momento correcto del d\u00eda para asegurar que toda la informaci\u00f3n del d\u00eda est\u00e1 completa y que tus informes son correctos. La mayor\u00eda de los informes solo muestran las transacciones publicadas, no las pendientes, lo que significa que las transacciones pertenecen a la anterior o actual fecha de estancia.\u00a0 Esto ocurre habitualmente una vez que las reservas pasan al estado de \u201cin-house\u201d o que los hu\u00e9spedes hacen check-in. A fin de que los informes se rellenen con la informaci\u00f3n correcta a ra\u00edz de tus reservas, recomendamos que registres y compruebes tus reservas de forma rutinaria.\u00a0<\/span><\/p>\n Para la mayor\u00eda de los software para la gesti\u00f3n de propiedades (PMS) con <\/span>informes incorporados<\/span><\/a>, las transacciones del d\u00eda se publicar\u00e1n autom\u00e1ticamente en la secci\u00f3n de informes con el d\u00eda y hora \u00abd\u00eda actual, 11:59.\u00bb Sin embargo, estas transacciones no estar\u00e1n visibles en los informes hasta m\u00e1s tarde, por ejemplo, a las 2:00 am, porque puede ser que el sistema tarde en reunir todos los datos del d\u00eda. Es por eso que la mejor forma de ejecutar un informe de auditor\u00eda nocturno es despu\u00e9s de las 2:00 de la ma\u00f1ana del d\u00eda siguiente.\u00a0<\/span><\/p>\n Una vez que los negocios del d\u00eda se hayan procesado y las tarifas de las habitaciones, impuestos y comisiones hayan sido publicadas, generalmente despu\u00e9s de las 2.00 am, ser\u00e1s capaz de ejecutar todos los informes de auditor\u00eda nocturnos para ver la actividad de los d\u00edas anteriores.\u00a0<\/span><\/p>\n Para obtener una visi\u00f3n m\u00e1s completa de tus operaciones, utiliza este ejemplo de informe de auditor\u00eda nocturno para tu propiedad.\u00a0<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe de transacciones del hotel es similar al diario publicado. Registra todas las publicaciones y pagos hechos en tus reservas, folios y cuentas. Refleja tambi\u00e9n todos los ajustes, espacios y reembolsos. Generalmente, puedes usar filtros para ver las transacciones publicadas por fecha, usuario, tipo de transacci\u00f3n (cr\u00e9ditos, deudas, art\u00edculos y servicios, etc.), situaci\u00f3n de los hu\u00e9spedes (in-house, checked out, no show, etc.) y otros. Si operas una propiedad grande con m\u00faltiples usuarios que hacen varias publicaciones diarias, te recomendamos que utilices los filtros para ver s\u00f3lo algunas de las transacciones al mismo tiempo.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Tu auditor o manager nocturno encontrar\u00e1 este informe muy \u00fatil para hacer una comprobaci\u00f3n cruzada de las publicaciones del d\u00eda.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83e\udd4b Convi\u00e9rtete en un ninja de <\/span>informes de transacciones<\/span><\/a> aprendiendo c\u00f3mo aplicar todos estos filtros a los informes para ver tus informes de ingresos, habitaciones, impuestos, art\u00edculos y servicios.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Que es<\/span><\/i><\/span>: El informe financiero diario es similar al informe del gerente. En \u00e9l, puedes encontrar las estad\u00edsticas diarias para cualquier fecha. El informe se enfoca en el rendimiento de tu propiedad en lo que respecta a los ingresos generados por habitaciones en la fecha del informe reservas en los libros, y un pron\u00f3stico a 14 d\u00edas. Es un resumen de todos los datos requeridos diariamente desde ADR, REVPAR, Ocupaci\u00f3n, ingresos totales y mucho m\u00e1s.<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Revisar este informe te permitir\u00e1 hacer un seguimiento de la producci\u00f3n, ver los errores del personal, calcular la p\u00e9rdida de ingresos debido a descuentos y estar preparado para las pr\u00f3ximas 2 semanas.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\u2600\ufe0f S\u00e9 el hombre\/mujer del tiempo de tu empresa en el nivel financiero aprendiendo c\u00f3mo utilizar tu <\/span>informe financiero diario<\/span><\/a> para extraer un pron\u00f3stico de producci\u00f3n para las pr\u00f3ximas 2 semanas.\u00a0<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/em>: El informe de ajustes de hotel deber\u00eda ser similar al informe de transacciones, aunque solo mostrar\u00e1 las transacciones que est\u00e9n en ajustes. Este informe puede ser \u00fatil cuando muestre todos los ajustes o descuentos del d\u00eda. Utiliza filtros disponibles para ayudar a organizar tus datos.<\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/em>: Es importante para tu auditor o manager de noche hacer el recuento de todos los ajustes ya que estos borran los ingresos ya publicados del sistema.<\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span><\/em>: \ud83d\udca1 Hay 4 tipos diferentes de n\u00fameros que pueden aparecer en la secci\u00f3n de deudas en el informe de ajustes<\/a>, dos son positivos y dos negativos. Conviertete en un experto e impresiona a tus compa\u00f1eros aprendiendo lo que representan.<\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El libro mayor de pagos es similar al informe de dep\u00f3sitos a cobrar. Este informe contable te permite comprobar tus dep\u00f3sitos a cobrar para as\u00ed encontrar cualquier reserva que no haya sido pagada por completo, ver qu\u00e9 se ha pagado y asegurar que tus pagos cuadran con los ingresos. Debes ser capaz de filtrar tus reservas en este informe seg\u00fan el tipo de pago, fecha, transacciones asociadas con los pagos y fechas de la reserva.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: La utilidad de los dep\u00f3sitos a cobrar en el libro mayor subsidiario recae en el hecho de que puede mostrar, de un vistazo, si tu propiedad ha recibido todos los pagos que deb\u00eda recibir para un d\u00eda o mes espec\u00edfico.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83e\udd13 Alcanza el nivel de genio de los informes aprendiendo a utilizar el <\/span>libro mayor de pagos<\/span><\/a> para: 1. Generar un informe que muestre todas las transacciones en efectivo de un periodo determinado 2. Ejecutar un informe de pagos a cr\u00e9dito 3. Generar un informe para futuras reservas con pagos aplicados a la factura del hu\u00e9sped.<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe de impuestos resume todos tus impuestos y comisiones de la fecha actual del informe, mes y a\u00f1o. Al basar los impuestos y comisiones en un servicio que ha sido prestado, es importante comprobar tus reservas de forma rutinaria para asegurarte de que la informaci\u00f3n de impuestos en el informe es correcta. Ten en cuenta que los impuestos y comisiones de tus reservas que han cambiado su estado de \u2018confirmado\u2019 a \u2018cancelado\u2019 o \u2018no show\u2019 no deben aparecer en este informe.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe le permite ver f\u00e1cilmente los cargos de impuestos por separado y le permite saber r\u00e1pidamente cu\u00e1nto deber\u00e1 pagar por los impuestos en un per\u00edodo de tiempo determinado.<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83e\udd14 Con los informes internos de Cloudbeds, completar tu <\/span>informe de impuestos<\/span><\/a> es coser y cantar. Ahora, aplicar o no los ajustes…esa es la cuesti\u00f3n.\u00a0<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El resultado de la cuenta de balances es parecida a un balance de saldo de los hu\u00e9spedes. Al utilizar este informe, un usuario o manager logra filtrar las reservas seg\u00fan la fecha de llegada o salida y puede ver todas las reservas con saldo pendiente. Un uso com\u00fan de este informe es controlar el gasto de un hu\u00e9sped para que no se acumule una suma demasiado alta. Algunas propiedades pueden solicitar al hu\u00e9sped con un elevado saldo pendiente y pedirle que liquide su balance actual o proporcione un dep\u00f3sito en efectivo o bloqueando su tarjeta de cr\u00e9dito.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe es crucial para las actividades diarias y puede incluso ejecutarse 2 – 3 veces al d\u00eda para asegurar que nadie sale con un saldo pendiente, que los no shows y cancelaciones se ajustan y nadie hace check-in sin una forma de pago archivada.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejos para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83d\udcb8 Filtra el <\/span>informe de la cuenta de balances<\/span><\/a> por\u00a0 \u2018checked out\u2019 reservas que ya han salido y aseg\u00farate de que la lista est\u00e1 vac\u00eda y permanece vac\u00eda. Si hay hu\u00e9spedes que han hecho check out y no han pagado, deber\u00edas intentar ajustar la cantidad de ingresos o, aun mejor, que te paguen lo m\u00e1s pronto posible.<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe de caja debe generarse cuando cierras la caja de efectivo de cualquier lugar desde el que tu propiedad recibe pagos tal como la cafeter\u00eda o la tienda de regalos. Con \u00e9l, eres capaz de comprobar todas las transacciones de efectivo (pagos y devoluciones) que se han hecho a la caja. Si tu propiedad tiene un dep\u00f3sito de seguridad o un dep\u00f3sito de efectivo, puedes utilizar este informe para juntar la cantidad de dinero que ha salido de la caja y ha sido depositado en la caja de seguridad o el banco.<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe es esencial para hacer seguimiento de las operaciones de efectivo en tu propiedad ya que puedes usarlo para ver los balances de apertura y cierre de caja en periodos o fechas espec\u00edficos, asi como ver excesos\/carencias durante el turno de recepci\u00f3n.<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83d\udd75\ufe0f\u200d\u2640\ufe0f Profundiza en los detalles del <\/span>informe de caja<\/span><\/a> haciendo click en el n\u00famero de informe que te redirige a un resumen espec\u00edfico del informe donde podr\u00e1s ver: exceso y escasez al comienzo y final del turno, balance inicial, efectivo recibido, efectivo pagado, balance de caja, dep\u00f3sito de efectivo y balance final.<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: Algunas propiedades pueden usar notas en su PMS para notificar a otros usuarios los detalles de la reserva o instrucciones de pago. Puedes utilizar el informe de notas del hotel para filtrar seg\u00fan reserva o notas de los hu\u00e9spedes por fecha de llegada o salida y estado de la reserva. Un ejemplo de nota de reserva podr\u00eda ser: COA 2RB SUP@1000.-\/RM\/NT el cual se traduce como Efectivo a la llegada 2 pax habitaci\u00f3n+desayuno habitaci\u00f3n superior a 1000.- por habitaci\u00f3n por noche.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe puede ser especialmente \u00fatil para alertar a otros usuarios de informaci\u00f3n importante o instrucciones para un hu\u00e9sped o reserva particular, tales como un hu\u00e9sped VIP o un hu\u00e9sped que necesita asistencia especial.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83d\udece\ufe0fAlgunos hoteles utilizan el <\/span>informe de notas<\/span><\/a> como un informe de verificaci\u00f3n de tarifas. Para hacer esto, deber\u00edas abrir todas las reservas actuales y verificar la tarifa con las notas de las reservas. Esto puede hacerlo un auditor o manager de noche y no tendr\u00e1n que ajustar ninguna tarifa de habitaciones. <\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe de reconciliaci\u00f3n de pagos muestra la cantidad de dinero recolectado durante un rango de tiempo espec\u00edfico, partido en diferentes tipos de pagos.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe es muy \u00fatil cuando puedes filtrar para ver todos los pagos hechos por un usuario para ver una vista detallada de su actividad de pagos.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\u2728 Simplemente como magia, los m\u00e9todos de pago en el <\/span>informe de reconciliaci\u00f3n de pagos<\/span><\/a> te llevar\u00e1n a un informe de transacciones en un click con una lista detallada de pagos que componen el total. Echa un vistazo tras el tel\u00f3n…<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe de reconciliaci\u00f3n del usuario de un hotel muestra un resumen de todas las transacciones y pagos publicados por un usuario.\u00a0\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Este informe muestra informaci\u00f3n en cuanto a las transacciones de d\u00e9bito y cr\u00e9dito relativas a un usuario espec\u00edfico en la fecha seleccionada.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83e\udd6a El <\/span>informe de reconciliaci\u00f3n del usuario<\/span><\/a> puede imprimirse y adjuntarse al informe de caja del usuario at final del turno para una forma r\u00e1pida de comparar y verificar los n\u00fameros.\u00a0<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: El informe diario de revenue del hotel es similar al informe de gerencia o al informe de balance de prueba. Te mostrar\u00e1 los ingresos generados para una fecha, mes y a\u00f1o espec\u00edficos. El informe te muestra las fuentes de tus ingresos.<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: El informe diario de revenue te ayuda a recopilar un resumen o desglose de los ingresos por departamento y categor\u00edas. Entonces, ser\u00e1s capaz de identificar problemas potenciales y asegurarte de que tus ingresos son normales para tu ocupaci\u00f3n actual.\u00a0<\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83d\udc40 \u00a1Que no se te crucen los n\u00fameros! Si comparas los totales de <\/span>tu informe diario de revenue<\/span><\/a> con tu informe financiero diario (revenue total), recuerda que los ingresos totales en ese informe particular no contempla impuestos ni comisiones.\u00a0<\/span><\/p>\n Qu\u00e9 es<\/span><\/i><\/span>: Un informe de salidas de un hotel muestra que hu\u00e9spedes dejar\u00e1n la propiedad hoy y cuales la dejar\u00e1n ma\u00f1ana o un d\u00eda determinado. Cada noche, tu gerente o auditor deber\u00e1 crear dos informes de salida, uno para hoy y otro para ma\u00f1ana. Esto te ayudar\u00e1 a identificar cualquier hu\u00e9sped que no haya salido cuando deber\u00eda asi como ayudar a tu personal a prepararse para las salidas del dia siguiente. Tu equipo de recepci\u00f3n<\/a> necesita saber qu\u00e9 habitaciones estar\u00e1n disponibles para nuevas reservas entrantes y el personal de limpieza necesitar\u00e1 seguir los pasos para preparar las habitaciones.\u00a0<\/span><\/p>\n Por qu\u00e9 es importante<\/span><\/i><\/span>: Si no completas un informe de salidas nocturno tu propiedad podr\u00eda arriesgarse a tener overbookings. Por ejemplo, si un hu\u00e9sped no hace su check out el d\u00eda que debe salir y un nuevo hu\u00e9sped tiene una reserva para el d\u00eda siguiente, deber\u00e1s investigar qu\u00e9 ha pasado. Sin los informes nocturnos, no puedes auditar la situaci\u00f3n de ocupaci\u00f3n actual.\u00a0 <\/span><\/p>\n Consejo para el usuario de Cloudbeds<\/span>: <\/span><\/i>\ud83d\udda8\ufe0f Si quieres imprimir el <\/span>informe de salidas<\/span><\/a> para guardar una copia en la recepci\u00f3n, lo puedes hacer directamente desde tu panel de control haciendo click en el peque\u00f1o icono de impresora a la derecha en la secci\u00f3n de reservas. Tambi\u00e9n puedes utilizar este m\u00e9todo para imprimir listas de los d\u00edas de llegadas, reservas, estancias y in-house (porque reducir el n\u00famero de clicks ahorra tiempo y cada segundo cuenta) <\/span><\/p>\n\u00bfCu\u00e1ndo deber\u00eda ejecutar los informes de auditor\u00eda nocturna de mi hotel?\u00a0<\/h2>\n
\u00bfCuales son los informes de auditor\u00eda nocturnos m\u00e1s adecuados para los hoteles?<\/h2>\n
1. Informe de transacciones\u00a0<\/h3>\n
2. Informe diario financiero<\/h3>\n
3. Informe de ajustes<\/h3>\n
4. Libro mayor de pagos<\/h3>\n
5. Informe de impuestos<\/h3>\n
6. Resultado cuenta de balances<\/h3>\n
7. Informe de caja<\/h3>\n
8. Informe de notas<\/h3>\n
9. Informe de reconciliaci\u00f3n de pagos<\/h3>\n
10. Informe de reconciliaci\u00f3n del usuario<\/h3>\n
11. Informe diario de revenue<\/h3>\n
12. Informe de salidas<\/h3>\n
13. Informe de llegadas<\/h3>\n