E-mail marketing para hotéis: Um guia passo a passo para gerar mais reservas e receita

Mas será que o e-mail ainda é relevante na era das mensagens de texto e bate-papo? Talvez não para adolescentes, mas não são eles que reservam quartos de hotel. Para todos os outros, o e-mail ainda faz parte da vida diária online.

Na verdade, em 2020, cerca de quatro bilhões de pessoas em todo o mundo usaram e-mail, e esse número deve crescer para 4,6 bilhões de usuários até 2025, de acordo com o Statista.

Se você não está usando e-mail para promover sua propriedade, está perdendo oportunidades de usar essa ferramenta de marketing altamente eficaz e econômica para gerar receita e lucratividade.

Melhor ainda, não é preciso pagar taxas de publicidade ou comissões; os únicos custos são o seu tempo e qualquer ferramenta ou software de marketing por e-mail que você utilizar. E como a maioria das reservas é direta, pode ser um canal de marketing altamente lucrativo para os hotéis.

O e-mail marketing para hotéis não deve ser confundido com comunicações por e-mail, como confirmações de reserva e solicitações de feedback pós-estadia. Para saber mais sobre como usar o e-mail como uma ferramenta de atendimento ao hóspede, dê uma olhada em 4 modelos de email para construir um melhor relacionamento com os hóspedes.

Tipos de campanhas de email marketing para hoteleiros

Normalmente, os hotéis criam campanhas de marketing que usam uma variedade de canais para gerar reconhecimento e receita, incluindo e-mail, site do hotel, agências de viagens on-line (OTAs), publicidade paga e marketing de redes sociais. O que torna o e-mail especialmente poderoso é que os destinatários já estão familiarizados com seu estabelecimento, já tendo se hospedado nele antes ou se inscreveram no seu site.

Uma campanha de e-mail pode envolver um e-mail único ou uma série de e-mails ao longo do tempo. Aqui estão as principais categorias de uma campanha de email marketing:

• Promoções e ofertas especiais. Pode incluir uma promoção de temporada, um pacote de staycation ou workcation ou uma oferta especial em suítes.
• Eventos e ocasiões especiais. Essas campanhas se concentram na comemoração de eventos festivos, como férias de primavera, véspera de ano novo ou dia dos namorados, além de ocasiões especiais, como aniversários, casamentos e aniversários. Podem incluir um pacote romântico, uma garrafa de vinho de boas-vindas ou com café da manhã no quarto.
• E-mails de pré-chegada. Além de ajudar os hóspedes do hotel a planejar sua estadia, esses e-mails podem gerar receita adicional ao convidar os hóspedes a solicitar um upgrade de quarto, reservar uma mesa no restaurante do hotel ou fazer um pedido antecipado de algum serviço, passeio ou atividade.
• E-mails durante a estadia. Os e-mails de boas-vindas para os hóspedes do hotel podem ser uma maneira não intrusiva de convidar os hóspedes para participar de eventos e atividades locais, como happy hours, partidas de golfe ou brunches de domingo.
• E-mails pós-estadia. Esses e-mails são enviados aos hóspedes após a estadia para atraí-los de volta. Por exemplo, um incentivo para os hóspedes  que chegaram através de uma OTA para que reservem diretamente na próxima estadia.
• Boletins informativos por e-mail. Um boletim informativo mensal ou trimestral do hotel pode ser uma ótima maneira de envolver os hóspedes e gerar reservas, combinando notícias e promoções com recursos especiais, como uma receita da sua cozinha ou um link para a postagem mais recente do blog.

10 passos para construir o e-mail promocional perfeito para seu hotel

Escrever seus primeiros e-mails promocionais pode parecer assustador, mas não precisa ser assim. Siga os passos a seguir para criar uma mensagem de marketing por e-mail bem-sucedida.

Comece com um tema atraente. O que é que atrai as pessoas a reservar uma estadia no seu estabelecimento? Nem sempre tem que se tratar de descontos, embora eles sem dúvida ajudem. Dê a seus hóspedes em potencial um bom motivo para clicar em “Reservar agora”, seja esta a última chance de esquiar na primavera ou um pontapé inicial para a temporada de verão nas praias.

1. Identifique seu público-alvo.

Você enviará a mensagem para todas as pessoas do seu banco de dados ou será mais relevante para determinados tipos de hóspedes, como moradores locais, viajantes de negócios ou membros de programas de fidelidade? Quanto mais direcionada for a sua mensagem, melhores serão os resultados.

2. Insira uma linha de assunto de e-mail.

Faça com que seja curta e cativante, mas não excessivamente comercial, caso contrário ela poderá acionar filtros de spam e afetar negativamente a capacidade de entrega do seu e-mail. Por exemplo, não abuse das maiúsculas e da pontuação. Também evite usar determinados símbolos, como cifrões. Dê uma razão convincente pela qual o destinatário deve abrir a mensagem para saber mais.

3. Adicione um logotipo e uma imagem.

Publique seu logotipo na parte superior do corpo do e-mail, seguido de uma imagem grande e marcante do seu estabelecimento, do destino ou atividade relevante para a oferta.

4. Acrescente o corpo do texto.

Se você conseguir integrar o e-mail com seu banco de dados, personalize a mensagem com o nome do hóspede. Adicione uma descrição concisa da oferta que crie uma sensação de entusiasmo e urgência, num estilo e tom que reflita sua marca.

5. Inclua uma chamada para ação.

Adicione um botão “Reservar agora” com um link para a oferta no seu motor de reservas ou página de destino. Faça com que ele se destaque com uma cor especial ou uma fonte grande.

6. Adicione dados de contato.

Termine o e-mail com o nome do seu estabelecimento, detalhes de contato e logotipo (novamente), bem como links para perfis de mídia social e uma opção de “cancelar assinatura”.

7. Enviar um e-mail de teste.

Para evitar erros de digitação embaraçosos e erros de formatação, envie um e-mail de teste para você e para um colega ou dois para que seja revisado. Visualize a mensagem num dispositivo móvel, bem como num computador desktop.

8. Enviar.

Verifique todos os detalhes (e links) mais uma vez para garantir que tudo esteja perfeito, então você está pronto para pressionar enviar.

9. Monitore os resultados.

Use o software de e-mail marketing para monitorar como as pessoas interagem com seu e-mail e quantas reservas e upsells ele gera.

Estratégias e melhores práticas de e-mail marketing para hotéis

Para tornar seus e-mails promocionais o mais eficazes possível, tente seguir as recomendações a seguir.

Crie um banco de dados de e-mail rico em dados. Quanto mais contatos você tiver e quanto mais informações tiver sobre eles, mais segmentada poderá ser sua mensagem. Adicione hóspedes ao banco de dados a cada nova reserva de cliente. Mostre um formulário para assinatura de e-mails em seu site e crie perfis de hóspedes ao longo do tempo registrando os dados do contato, suas atividades e preferências.

Obtenha permissão. Em muitas regiões, os regulamentos de privacidade exigem que as empresas recebam o consentimento dos destinatários antes de enviar e-mails promocionais. Por exemplo, o Regulamento Geral de Proteção de Dados da União Europeia (GDPR) tem regras estritas sobre como o setor de hotelaria e outros podem coletar e entrar em contato com assinantes de e-mail nas campanhas de e-mail marketing para hotéis. Mesmo que essas leis não existam na sua região, é uma boa prática pedir permissão aos hóspedes antes de enviar e-mails promocionais. Você pode fazer isto no e-mail de confirmação da reserva, adicionando uma caixa de verificação para confirmar seu consentimento, ou pessoalmente no momento da reserva ou check-in.

Planeje com antecedência. Em vez de correr no último minuto, prepare um plano de e-mail marketing para o ano, detalhando a frequência, os horários e os tópicos em potencial dos e-mails. Isto ajudará a garantir que você envie as mensagens certas para os hóspedes certos nos momentos certos.

Direcione as mensagens para seu público Em vez de enviar os mesmos e-mails transacionais genéricos para todos, crie listas de e-mail com base nos dados demográficos, interesses e comportamento de reserva dos seus assinantes e envie ofertas personalizadas. Você garantirá tarifas de abertura mais altas dessa maneira. Para obter ajuda, consulte as 5 fontes de dados para identificar o mercado-alvo do seu hotel de forma fácil.

Crie um texto convincente. Crie e-mails distintos dedicando tempo para escrever um texto profissional e de qualidade. Pense no motivo pelo qual os hóspedes se hospedam no seu estabelecimento e no que eles elogiam nas avaliações. Lembre-se de que as pessoas costumam passar pelos e-mails rapidamente num smartphone, portanto, garanta que ele seja curto e visual – elas podem clicar para ter mais detalhes.

Use imagens de qualidade. Mostre fotos de alta qualidade (mas de baixa resolução) capazes de provocar uma resposta emocional, como desejo, sensação de diversão ou nostalgia. Você pode complementar as imagens do seu estabelecimento investindo em algumas boas fotos, mas tente evitar imagens que pareçam excessivamente encenadas ou clichê.

Observe o timing. De acordo com o Campaign Monitor, os melhores dias para enviar e-mails promocionais são segunda, terça e quarta-feira, e os piores dias são sexta, sábado e domingo. Dito isso, só você saberá quando seus e-mails são mais eficazes e só descobrirá se experimentar dias e horários diferentes.

Não exagere. Quando hóspedes cancelam a inscrição, você poderá nunca mais recuperá-los. Sua taxa de cancelamento de assinatura fornecerá uma boa indicação se você está enviando e-mails demais ou se pode aumentar a frequência. Nos setores de viagens, hotelaria e lazer, a taxa média de cancelamento de assinatura é de 0,2%, de acordo com o Campaign Monitor.

Acompanhe as métricas de desempenho. Em viagens e turismo, a taxa média de abertura de e-mails é de 30,42% e a taxa média de cliques é de 1,33%, de acordo com o Constant Contact. Você deve ser capaz de superar facilmente esses benchmarks, observando atentamente suas métricas e usando testes A/B para ver quais e-mails têm as maiores taxas de conversão.

Ferramentas de software para e-mail marketing

Gerenciar campanhas de e-mail manualmente pode dar muito trabalho. Felizmente, existem ferramentas para fazer o trabalho pesado para você, desde plataformas prontas como Mailchimp e Constant Contact até sistemas e provedores multifuncionais de CRM (gestão de relacionamento com o cliente). Use o Google Analytics para rastrear referências ao seu site e conversões de campanhas de e-mail.

Com o novo sistema de emails automatizados da Cloudbeds, os serviços de marketing e automação por e-mail estão integrados diretamente no seu sistema de gestão de propriedades (PMS), permitindo agilizar as comunicações por toda a jornada do cliente.

A seguir estão alguns dos seus recursos e vantagens:

• Aproveite os modelos de e-mail profissionais que você pode personalizar com a marca do seu estabelecimento.
• Com e-mails automatizados, como confirmações, mensagens pré-estadia e solicitações de feedback pós-estadia, você nunca esquecerá de enviar informações importantes aos hóspedes.
• Em vez de alternar entre múltiplas ferramentas de software, use um único sistema diretamente integrado ao seu PMS e que oferece integrações com outros aplicativos através do Cloudbeds Marketplace.