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Emails de Resposta Automática – Você Utiliza?

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Posted by Marco Fonseca
setembro 15, 2016

Em nossas comunicações com propriedades do mundo todo, é claro que recebemos respostas automáticas a muitos dos emails que enviamos. Já vimos de tudo: desde extensos emails detalhando todas as atrações da cidade; tarifário completo para o ano todo; até uma simples palavra “recebido”.

É interessante definir respostas automáticas para os emails recebidos em seu hotel.  No entanto, é importante considerar a mensagem que será enviada, se ela faz sentido e será útil a quem recebê-la.

Antes de mais nada, recomendamos que você utilize diferentes endereços de email para reservas e gerência (por exemplo, reservas@seuhotel.com.br e gerência@seuhotel.com.br). Isso garantirá que você possa separar facilmente os assuntos administrativos das questões relacionadas a hóspedes e reservas. Funcionários da recepção, por exemplo, devem ter acesso aos emails de reservas, mas não necessariamente às conversas administrativas e de gerência. Mesmo se não houver essa preocupação e todos os emails forem lidos no mesmo computador, é interessante ter os dois endereços de email diferentes, já que os interlocutores serão diferentes. Você pode criar filtros para direcionar os emails para pastas diferentes no aplicativo que utiliza para ler emails. Além, é claro, de poder enviar respostas automáticas diferentes.

O seu endereço de email da gerência pode ou não gerar respostas automáticas. Pode enviar, por exemplo, uma resposta automática com seus dados de contato (proprietário ou gerente), já que estas informações podem ajudar nos casos mais urgentes.

Para o email de reservas, o ideal é sempre ter uma resposta automática, considerando que na maioria dos casos podem ser hóspedes solicitando alguma informação mais detalhada sobre uma reserva que fizeram.

Lembre-se: formulários de contato devem ser o último recurso oferecido ao seu hóspede em seu website.

Em sua página de contato, é interessante listar o telefone da propriedade, número do Whatsapp (caso atenda por este canal), um link para seu motor de reservas e só então um formulário de contato. É importante sempre reforçar que as reservas devem ser feitas pelo motor de reservas.

Não se preocupe: se você utiliza um motor de reservas livre de comissões como o myfrontdesk, você não pagará um centavo a mais por direcionar as reservas para ele. Além disso, economizará seu tempo e dará um atendimento melhor ao seu hóspede.

Portanto, um email de resposta automática aos contatos recebidos em seu endereço de reservas, deveria incluir:

  • Uma saudação;
  • Um aviso de que se trata de uma resposta automática;
  • Uma previsão de quando uma resposta será enviada;
  • Dados de outros canais de comunicação;
  • Assinatura

Um bom exemplo seria:

——————————————–

Prezado(a) Sr(a),

Obrigado seu contato.
Sua mensagem foi recebida com sucesso e será respondida em até 24 horas.

Para modificação de sua reserva, eventos ou reservas para grupos, entre em contato com nossa central de reservas: (00) 0000-0000. Disponível todos os dias, das 8h às 19h (horário de Brasília).

Para novas reservas, visite nosso site: www.website.com.br.
Reservas online 24 horas por dia com segurança e as melhores tarifas!

Permanecemos à sua disposição,

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Photo Credit: sergiosantos9 via Compfight cc