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4 Razões para Deixar de Usar Planilhas Excel

By Alex Gaggioli, julho 27, 2017

Introdução

Se você gerencia seu hotel, hostel, ou pousada com uma planilha de Excel, você está fadado ao fracasso. Não há dúvidas que o Excel é um programa poderoso e muito útil, usado por quase todo o tipo de empresa no mundo. Mas, de acordo com a Forbes e a PricewaterhouseCoopers, quase todas as planilhas contém erros. Toda indústria tem perdas de produtividade ou receitas usando planilhas de Excel, e o negócio de hospitalidade não é exceção.

Aqui estão as principais coisas para se preocupar se estiver usando o Excel.

Tempo Gasto

Time is a hoteliers most valuable asset, channel managers help decrease the amount of time spent on administrative work

É difícil calcular exatamente quanto tempo os hoteleiros gastam usando processos manuais, como o Excel, para gerenciar suas propriedades. Mas, sabemos que é significativo. É verdade que o Excel tem muitas funções excelentes, mas elas estão sujeitas ao erro. Uma “célula errada” pode arruinar sua planilha inteira.

Quando você usa uma planilha de Excel para gerenciar suas despesas, reservas, disponibilidade, etc, é provável que outras pessoas também usem o seu documento. Quando mais de uma pessoa usa o mesmo documento, está escrita a receita para o fracasso.

Cenário 1: Seus recepcionistas usam planilhas para gerenciar as reservas e os e-mails de confirmação. Durante o turno da manhã, o funcionário 1 envia vários e-mails de confirmação, mas se esquece de marcá-los. Mais tarde, o funcionário 2 entra e acha que os e-mails ainda não foram enviados, e então refaz todo o trabalho, gerando confusão e perda de tempo.

Cenário 2: Suas reservas são atualizadas no Excel várias vezes ao dia, tudo isso enquanto outras reservas e cancelamentos acontecem a todo o momento via agências online. Entre atualizações no Excel, hóspedes podem cancelar e reservar, fazendo com que suas planilhas fiquem quase sempre desatualizadas.

Cenário 3: um funcionário, acidentalmente, salva uma cópia da sua planilha. Você e outro funcionário abrem a versão antiga e a informação mais atual não está disponível, fazendo com que você opere um turno inteiro com base em informações incorretas.

O Excel deixa muita margem para erros. Se você tem um Sistema automatizado, consegue evitar trabalho em duplicidade e muita confusão.

Exposição a Graves Erros

Você sabia que 90% das planilhas contém erros e que quase 100% das que têm mais de 200 linhas contém um erro? A PricewaterhouseCoopers conduziu um estudo que mostra o quão imprecisas as planilhas de Excel são. E há provas! A maioria das empresas nos Estados Unidos encontrou sérios erros em suas planilhas, e por isso sofreram as consequências.

  • Os erros das planilhas da Kodak fizeram com que novos balanços tivessem que ser divulgados com perdas de 11 milhões de dólares de faturamento.
  • A Fannie May teve um erro que gerou aumento indevido de seus ganhos em 1.3 bilhões de dólares.
  • A Fidelity teve um cálculo de 2.6 bilhões de dólares em dividendos, resultando em um pagamento de 4.32 dólares por ação, feito por engano devido a um sinal de menos em uma célula. Na realidade, havia um prejuízo de 1.3 bilhões de dólares.

É claro que esses são exemplos extremos de erros em planilhas de Excel. Mas, se uma empresa de 1 bilhão de dólares, com centenas de contadores pode sofrer com os erros do Excel, você também pode.

Erros de Excel podem causar tanto problemas financeiros, quanto no gerenciamento de suas reservas.

 

Falta de Comunicação

Como foi ilustrado acima, quando muitas pessoas usam a mesma planilha, os erros são inevitáveis. Treinamento é essencial para o uso de qualquer sistema, mas a diferença entre planilhas de Excel e outro software é que você pode facilmente manipular as planilhas de Excel. As planilhas funcionam quando categorias, títulos de coluna e outros identificadores são usados corretamente. Mas seus funcionários podem interpretar os marcadores e categorias de formas diferentes.

Existem poucos dispositivos de segurança no Excel que previnem que usuários mudem as funções e os títulos. É fácil não esquecer de salvar as alterações e salvar arquivos duplicados. Você estará correndo o risco de perder informações e tempo com as diferentes planilhas.

Falta de Segurança

Excel lacks security

A maioria das empresas que usa planilhas não as protege com senhas. Além disso, as planilhas não travam após um certo período de tempo sem uso. Suas informações pessoais e profissionais ficam facilmente acessíveis se alguém acessar seu computador. Existem poucos, ou quase nenhum, dispositivo de segurança nas planilhas.

Sistemas de Gestão Hoteleira na nuvem são protegidos por senha e informações sigilosas são criptografadas.

Planilhas de Excel são facilmente compartilhadas e não são seguras. Um funcionário habilidoso ou hacker pode duplicar as informações de maneira assustadoramente fácil.  Só é necessário “salvar como” e toda a sua informação poderá ser compartilhada.

A Solução

Enquanto as planilhas são ótimas para algumas tarefas, elas não devem ser usadas para gerenciar a sua propriedade. Os riscos associados às planilhas podem e irão resultar em erros muito caros. Um sistema baseado em nuvem reduzirá tanto confusões entre funcionários quanto entre hóspedes. Medidas de segurança e criptografia mantém os sistemas na nuvem seguros enquanto automatizam vários processos. É muito mais fácil treinar seus funcionários a usarem um software do que manter planilhas frágeis.

Melhore seu empreendimento com um sistema de gestão hoteleira. Quer você use o nosso, chamado myfrontdesk ou algum outro, você economizará tempo e dinheiro se comparado ao uso de planilhas em sua gestão.

 

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