6 Relatórios Para Analisar Diariamente Em Seu Hotel

By Alex Gaggioli, julho 31, 2017

Gerenciar um estabelecimento hoteleiro, independente do tamanho, é uma tarefa árdua. Proprietários de pequenos e médios estabelecimentos acabam tendo que gerar relatórios diários manualmente. Eles têm sempre enorme trabalho para monitorar a receita, reservas e disponibilidade. Relatórios são ‘um mal necessário’, mas tornam sua vida de hoteleiro mais fácil no longo prazo. Nós criamos uma lista dos seis principais relatórios diários que você deve usar em seu hotel para garantir uma gestão tranquila. Estes relatórios o ajudarão a balizar seu sucesso imediato, bem como consolidar relatórios semanais e mensais.

1. Relatório de Receita de Hospedagem e Impostos

O que é: Este relatório é direto ao ponto. O relatório de receita de hospedagem e impostos lista sua receita total de hospedagem e impostos (se houver) para o dia. Comece consolidando os valores para o dia e comece a monitorar diariamente, para poder avaliar a evolução dos números. Em seguida, comece a utilizar este relatório para identificar potenciais problemas. Por exemplo, você pode compará-lo com seus relatórios de chegadas, partidas e relatórios contínuos para garantir que sua receita esteja sempre dentro da faixa correspondente à sua atual taxa de ocupação.

Riscos: Caso decida não utilizar este relatório, você poderá passar por alguns problemas. Por exemplo, se um funcionário esqueceu de registrar o checkout de um hóspede, você teria dificuldade de encontrar a receita faltante. É mais fácil identificar e corrigir um problema no mesmo dia do que esperar os números mensais se acumularem.

Solução Cloudbeds: Você pode gerar este relatório através do sistema de PMS da Cloudbeds, o myfrontdesk, na área de Relatórios. Para mais exemplos e detalhes sobre a criação de um relatório de receita de hospedagem e impostos, clique aqui.

2. Relatório de Auditoria de Turno

O que é: Cada localidade ou usuário de caixa precisa emitir um relatório de seu turno. O relatório inclui o detalhamento de cada transação realizada sob sua responsabilidade, por categoria ou item vendido. Também inclui o detalhamento dos pagamentos por forma de pagamento incluindo dinheiro, cartões de crédito (Mastercard, Visa, American Express, etc) e outras formas. O objetivo deste relatório e verificar cada pagamento e fechar o balancete diário de recebimentos e origens.

Este relatório deve ser emitido para cada usuário, para fechar cada turno. Ao criar um relatório de Auditoria de Truno, você deve incluir:

  • Código da Gaveta de Caixa ou Nome de Usuário
  • Quebra por Categoria/Departamento
  • Quebra por forma de pagamento

Segue abaixo um relatório de turnos. Você verá que no topo as transações estão selecionadas por categoria e item, A primeira categoria é alimentos e bebidas, itens Coca Cola, Corona; segunda categoria Spa com o item Plumeria Facial, etc. Após cada item, existe um subtotal e abaixo de cada categoria tem o total geral de cada departamento.

Depois dos totais de cada departamento, tem uma seção de pagamentos que demonstra cada uma das formas de pagamento aceitas. Ao completar os totais dos dois departamentos e comparar com o total dos pagamento recebidos, certifique-se de que os valores batem. Eventualmente estes valores podem não bater. Com estes relatórios, você pode localizar onde a discrepância ocorreu.

A Shift Audit Report is an Example of a nightly report that you should run every night at your hotel Shift-Audit-Report-Example-(2)

Riscos: Se sua equipe não fechar os relatórios diários, isso poderá gerar discrepâncias na sua contabilidade mais tarde. Estes relatórios o ajudam a identificar padrões, monitorá-los e identificar potenciais problemas.

Por exemplo, se você sempre vende muitos sorvetes em sua lojinha de presentes, e de repente seu estoque vai a zero sem nenhum recebimento relacionado, existe um problema. Então, se você não faz uma auditoria diária, provavelmente não ficará sabendo até o fechamento do mês que por um problema elétrico boa parte de seu estoque de sorvetes derreteu.

Isto também ajuda a supervisionar o trabalho de seus funcionários do caixa e outros. Um relatório diário mostrará discrepâncias no fluxo de caixa e níveis de estoque. Caso falte dinheiro ou estoque, você saberá na hora quem era responsável durante aquele turno.

Auditorias diárias o ajudarão a criar relatórios mensais com mais facilidade, que ajudarão nos relatórios trimestrais, que ajudarão nos relatórios anuais, e assim por diante.

Solução Cloudbeds: Você pode criar relatórios de auditoria utilizando a funcionalidade de filtros no Relatório de Transações. Este relatório fornecerá os dados necessários para você criar um relatório semelhante ao apresentado acima. É fácil exportar para Excel ou Google Sheets e trabalhar os dados da forma que quiser. Clique aqui para saber mais sobre os filtros.

3. Relatório de Partidas

O que é: Um relatório de partidas mostra quem deixará sua propriedade entre hoje e amanhã. Toda noite, seu responsável do turno ou auditor deve criar dois relatórios separados, um para o dia que se encerra e outro para o dia seguinte. O relatório do dia que fecha mostra todos os hóspedes que devem ter feito checkout. Ele ajudará a identificar hóspedes que não fizeram checkout e identificar outros potenciais problemas como overbookings.

O relatório de partidas do dia seguinte ajudará sua equipe a se preparar para as saídas do dia seguinte. Sua equipe de recepção precisará saber quais quartos estarão livres para novas reservas e a equipe de limpeza precisará tomar as devidas providências para arrumar os quartos.

Estes relatórios devem incluir as seguintes informações:

  • Alocação de Quartos
  • Número da Reserva / Confirmação
  • Nome do Hóspede
  • Data de Chegada
  • Data de Partida
  • Status da Acomodação (Na Casa, Check-out Feito)
  • Saldo

Segue um exemplo de relatório de partidas do site Setup My Hotel abaixo:

A departures report is an example of a nightly report your hotel should run every day

Riscos: Caso não realize os relatórios de partidas diárias, você pode aumentar seu risco de overbookings. Por exemplo, se alguém não fizer checkout no dia programado e outro hóspede tem uma reserva naquele quarto para o dia seguinte, será necessário investigar o que aconteceu. Sem estes relatórios, fica difícil fazer uma auditoria em sua situação atual de ocupação.

Solução Cloudbeds: Você pode facilmente identificar hóspedes que estão saindo com a funcionalidade Relatório Diário do myfrontdesk. Você pode acessar estes relatórios seguindo estes passos.

4. Relatório de Chegadas

O que é: O gerente do turno da noite ou auditor deve também gerar o relatório de chegadas para a equipe do turno da manhã. Este relatório inclui a lista de chegadas para o dia que se inicia e inclui a seguinte informação:

  • Número da Reserva / Confirmação
  • Nome do Hóspede
  • Data de Chegada
  • Data de Partida
  • Quantidade de Pernoites
  • Categoria da Acomodação Reservada
  • Quarto Alocado

Este relatório ajuda a identificar quais hóspedes já tem quartos alocados e quais não tem. Você precisa verificar quais acomodações alocadas estarão prontas no horário de check-in e em quais acomodações os hóspedes ainda não alocados ficarão. Este relatório facilita estas definições. Utilize em conjunto com o relatório de partidas para verificar inconsistências e fazer eventuais mudanças.

O relatório de chegadas também ajuda a monitorar no-shows. Se um hóspede não faz o check-in e, por consequência, tem sua reserva cancelada, isso aparecerá em seu relatório. Assim, você pode fazer os ajustes necessários para que seu relatório diário e relatório de partidas estejam de acordo com isso.

Riscos: Se em sua propriedade vocês não utilizam relatórios de chegadas, isso provavelmente gera grande confusão com sua equipe de recepção. Relatórios de chegadas ajudam a prevenir overbookings e o ajudam a preparar toda a logística do dia seguinte.

Solução Cloudbeds: Você pode facilmente identificar hóspedes que estão chegando com a funcionalidade Relatório Diário do myfrontdesk. Você pode acessar estes relatórios seguindo estes passos.

5. Relatório de Governança

O que é: O relatório de governança apresenta o número do quarto, status da reserva, status de limpeza, data de partida e tipo de acomodação. ele permite que a equipe de arrumação saiba quais quartos precisam ser limpos e quando. Os(as) camareiros(as) precisam saber quais quartos estão fazendo checkout para realizar a troca completa de roupas de cama, toalhas, kit de banheiro, etc.

Riscos: Sem esse relatório, aumentam os riscos de faltar quartos limpos ao realizar o check-in dos hóspedes, ocasionando atrasos desagradáveis. Além disso, caso um hóspede ainda não tenha feito o check-out no horário previsto, a equipe de limpeza saberá que deve contatar a recepção e resolver a situação.

Solução Cloudbeds: O myfrontdesk tem um módulo completo de governança que o ajuda a controlar sua equipe de Governança e quartos. Para saber mais como esta funcionalidade funciona e visualizar exemplos de relatórios, acesse aqui.

6. Relatório Contínuo

O que é: Um relatório contínuo ajuda a monitorar os hóspedes que prorrogaram sua estada. Com frequencia, ao estender uma estada, é necessário criar uma nova reserva. Além disso, a nova reserva tem uma origem diferente da reserva original. Por exemplo, o hóspede fez a reserva original através da Booking.com, mas estendeu a viagem através de uma reserva direta. Estas reservas não podem ser combinadas em uma, então você precisa garantir que o hóspede seja realocado para a mesma acomodação ou movido para outra. Depois, utilizando seus relatórios de chegadas e saídas, garanta que o quarto em que o hóspede ficará não esteja alocado para um hóspede que esteja chegando.

Além disso, reservas estendidas geralmente significam diferentes valores de diárias. Então, os valores corretos de diárias devem ser reportados para garantir relatórios precisos de receita de hospedagem e impostos.

Felizmente é geralemente fácil identificar reservas estendidas pois o hóspede informa que deseja estender a viagem. mas também é possível encontrá-las vendo nomes duplicados na lista de reservas. Por exemplo, se o nome de um hóspede aparece tanto no relatório de chegada como no de partidas para o dia, provavelmente isso é uma reserva estendida.

Risco: Sem um relatório contínuo, você corre o risco de alocar hóspedes chegando na casa em quartos já ocupados. Para ter números corretos nos relatórios de receita de hospedagem e impostos, é importante saber quais hóspedes estão estendendo suas reservas e a qual tarifa.

Solução Cloudbeds: Você pode usar os relatórios de chegadas e partidas para criar um relatório contínuo. Nossos Relatórios Diários incluem as reservas para o dia, chegadas, partidas, e pernoites, que o ajudarão a construir seu relatório contínuo. Clique aqui para saber mais.

Conclusão

Existem diversos relatórios que você deve emitir diariamente em sua propriedade para gerenciá-la de forma organizada. Os seis relatórios listados aqui o ajudarão a monitorar melhor sua receita diária e gerenciar suas reservas de forma eficiente e reduzindo riscos.

O sistema de gestão hoteleira da Cloudbeds, o myfrontdesk, ajuda estabelecimentos dos mais diversos tamanhos a gerar estes relatórios. Gerenciar um hotel exige controle sobre muitas variáveis, então ferramentas que ajudam nessa gestão são essenciais.

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