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O Poder de um Sistema de Gestão Hoteleira: 5 Maneiras de Ganhar Mais Dinheiro Com Um PMS

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Posted by Alex Gaggioli
fevereiro 26, 2018

Um sistema de gestão hoteleira (PMS) pode ajudar seu hotel a economizar mais do que você imagina. Com o PMS certo você pode ter uma receita maior sem aumentar sua receita por acomodação disponível ou diária média (apesar do PMS também ajudar a melhorar esses importantes indicadores de desempenho). Um PMS permite que você organize sua propriedade e crie novos processos para ajudar a identificar rendas perdidas e problemas potenciais. Analisamos e encontramos cinco áreas nas quais sua propriedade pode beneficiar-se de um sistema de gestão hoteleira, mesmo sem perceber.

 

1. Consolide reservas para evitar reservas duplicadas

 

Quando um hotel passa a usar um sistema consolidado ao invés de diversos sistemas de reserva, a chance de erros administrativos é muito reduzida. É fácil cometer erros ao gerenciar reservas de diferentes extranets ou de um PMS e channel manager não sincronizados.

Quando seus sistemas não estão sincronizados, existe a possibilidade de overbookings, que trazem mais custos além da renda perdida para aquele quarto. Quando overbookings acontecem, geralmente seu estabelecimento hoteleiro tem que pagar pela acomodação alternativa do hóspede, custos de transporte e isso pode ter um impacto tremendo nas avaliações da propriedade e na fidelidade dos hóspedes. Igualmente, se alguém cancela uma reserva você quer ter certeza de que o inventário seja atualizado imediatamente para seus canais de distribuição, para não perder a oportunidade de reservar o quarto para outro hóspede. Se o quarto ficar vazio, é renda perdida.

Informações que faltam em reservas podem estar custando dinheiro ao seu hotel. Por exemplo, se o seu hóspede não preencheu corretamente quantos adultos/crianças ficarão no quarto ou se alguns serviços adicionais não foram considerados, você pode acabar cobrando menos dos seus hóspedes. Com um sistema consolidado, você pode verificar facilmente as informações da reserva quando os hóspedes fazem check-in e fazer as mudanças necessárias imediatamente.

 

2. Calcule pagamentos para OTAs com precisão usando o Relatório de Comissões

 

Quando o sua propriedade recebe o relatório mensal de comissões de uma OTA, você pode não saber de antemão quantas reservas chegaram através dela e o valor real de comissões a pagar. Sem esse conhecimento, você pode terminar pagando por mais reservas do que realmente foram efetuadas. Bons sistemas de gestão têm relatórios de comissões. Se você usar o Cloudbeds, bastam alguns clicks para saber quanto você deve pagar para cada OTA.

Se o seu relatório de comissões mostrar que você deve menos, você pode buscar a discrepância e fazer os ajustes necessários. Ocasionalmente, a quantia cobrada será menor do que o seu relatório diz. Esses casos acontecem geralmente quando você prolonga a reserva vinda de uma OTA na propriedade (após check-in), nesse caso você deve pagar a menor quantia. No entanto, na maioria dos casos, a discrepância indicará que a OTA está cobrando a mais.

Monitorando esse simples relatório você pode controlar todas as suas comissões. Você pode economizar dinheiro que nem sabia que estava perdendo por cobranças exageradas.

 

3. Monitore o dinheiro no caixa em cada turno

 

Um hotel perde, em média, R$3.000 por ano pela má gestão de dinheiro em espécie. O pior é que a maioria das propriedades não tem ideia disso. Um bom PMS o ajuda a gerenciar seus caixas para que sempre tenha controle total das entradas e saídas de dinheiro. Seja por erro humano ou má-fé, a funcionalidade de gavetas de caixa do seu PMS ajuda a detectar discrepâncias e oferece uma camada de segurança adicional para a propriedade e seus funcionários.

Este software ajuda a detectar discrepâncias montante em dinheiro no início, durante e ao final de cada turno de funcionário; alertando as discrepâncias para gerentes e outros responsáveis. Com esse processo você impedirá “mal-entendidos” com seus funcionários e garantirá que erros administrativos sejam identificados e tratados.

 

4. Avisos automáticos ao mover reservas

 

É muito comum que hóspedes peçam alterações no tipo de quarto ou nas datas de suas reservas. Quando isso acontece, seus funcionários da recepção devem saber sobre as mudanças de tarifas associadas às mudanças de quartos e datas. Com o calendário intuitivo do sistema Cloudbeds, um pop-up alerta automaticamente os funcionários da propriedade sobre as mudanças de tarifas associadas com a alteração.

Em muitos casos, a alteração na tarifa será pequena, mas com o passar de um ano pode se acumular uma quantia considerável. Essas notificações ajudam a otimizar as operações da sua recepção e permitem que seus funcionários façam alterações sabendo que estão cobrando a quantia certa pela alteração.

 

5. Identifique erros administrativos com Relatórios de Ajustes

 

Um bom PMS permite que você identifique se e quando seus funcionários fazem alterações nas tarifas de uma reserva. Nossos relatórios de ajustes ajudam a identificar erros administrativos como, por exemplo, quando um funcionário ajusta uma reserva por acidente e cobra o preço errado. Esses relatórios ajudam a monitorar cada centavo que sua propriedade deveria ter recebido, bem como a identificar problemas com seus funcionários ou processos de gestão.

 

Quer saber mais sobre como o sistema de gestão da Cloudbeds pode ajudar sua propriedade?


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