Por que Você Precisa – Muito – de Um Software de Gestão Hoteleira

By Cloudbeds, junho 14, 2019

Até mesmo as menores propriedades independentes se beneficiam de um software de gestão hoteleira. Quer o seu hotel boutique, pousada ou hostel tenha um par de quartos ou dúzias, o sistema de gestão hoteleira (PMS) correto colocará você no controle do seu negócio.

Há um poder real em ter um sistema organizado que libera você para focar no hóspede, em vez de perder tempo com tarefas manuais repetitivas. Ter a ferramenta certa pode significar a diferença entre trabalhar EM sua empresa ou trabalhar PARA ela. Propriedades menores são especialmente vulneráveis a serem sugadas para o fluxo de tarefas diárias, já que as equipes são pequenas e quase sempre gerenciadas pelo proprietário.

Para minimizar as frustrações e gerenciar sua propriedade com facilidade e sofisticação que impressionam os hóspedes, considere utilizar um software de gerenciamento de hotéis, ou HMS. A seguir estão algumas razões pelas quais um sistema de gestão hoteleira útil é um aliado necessário para mudar seu negócio para melhor.

 

Seu tempo é precioso

Todo super-herói tem um elenco de personagens de apoio. Para o atarefado dono do hotel, este elenco inclui sua equipe, é claro, mas a tecnologia é outro parceiro importante que aumentará a produtividade.

Vamos fazer um cálculo rápido como um exemplo. Imagine uma pousada de luxo de 15 quartos localizada no meio das montanhas. Para simplificar, só consideraremos a receita de hospedagem. A pousada é de alto nível, com uma tarifa média de US$425 por noite. Com ocupação total, são US$6.375 em receita potencial por dia. Com uma taxa média de ocupação de 72%, a receita média por noite é de US$4.590. Há 24 horas por dia, o que representa US$191,25 de receita por hora. Impressionante!

Mas o que acontece quando você gasta 15 minutos fazendo a reserva do hóspede pelo telefone, em vez de disponibilizar a reserva online que muitos hóspedes preferem? Esses 15 minutos de tempo lhe custam US$47,82 em receita. Caramba! Se você investisse 15 minutos (ou US$47,82) em marketing ou tecnologia que trouxessem uma nova reserva, você quase quadruplicaria seu dinheiro.

Agora, pense sobre o seu dia. Qual é o valor de cada hora para você e sua equipe? Todos estão usando o tempo em tarefas de criação de valor que proporcionam o melhor retorno possível? Como o uso de métodos manuais para operar sua propriedade afeta sua receita geral?

Seu tempo é dinheiro, então gaste-o em atividades orientadas a valor – como criar una estratégia de distribuição lucrativa para sua propriedade.

 

Você já está ocupado o suficiente

Para hoteleiros e anfitriões, a lista diária de tarefas é interminável. Sempre haverá algo a ser feito: um candidato para entrevistar, um hóspede para cumprimentar, uma campanha de marketing para lançar, um problema de manutenção para corrigir, etc.

Em meio ao caos, não seria bom ter uma solução confiável para lhe dar uma mão? É quando seu software de gerenciamento de hotéis pode realmente salvar seu dia. Um HMS adequado dá tranquilidade e ajuda a manter tudo sob controle das seguintes maneiras:

  • Fornece uma solução tudo-em-um – Gerenciar vários sistemas é um aborrecimento – especialmente para operações menores. Uma plataforma de gestão hoteleira combina várias funcionalidades, como motor de reservas, PMS, gerenciador de canais de venda (channel manager) e relatórios.
  • Acessível de qualquer lugar – o HMS moderno funciona ‘na nuvem’. Isso significa que você pode receber atualizações em tempo real em seu dispositivo móvel de qualquer lugar com acesso à Internet, mesmo depois de sair de casa.
  • Reduz as reclamações dos hóspedes – Perder acidentalmente a reserva de um hóspede, esquecer de atender a uma solicitação especial ou lidar incorretamente com os dados de cartão de crédito são maneiras infalíveis de receber reclamações. Um HMS manterá todos os dados do seu hóspede organizados. Além disso, com todo o tempo que você economiza automatizando tarefas manuais, você poderá dar a seus hóspedes uma atenção mais personalizada.
  • Gerencia o back-office – Recebimentos, faturas, gavetas de caixa e relatórios financeiros são muito mais fáceis de gerenciar quando o back office está dentro do mesmo software.

O objetivo final é manter a lucratividade e liberar seu tempo para que você possa trabalhar com mais eficiência e ter menos estresse.

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Seus hóspedes querem perfeição

Há certas áreas onde o “peculiar” é legal e valorizado pelos hóspedes: decoração, localização e até até certo ponto, a personalidade dos membros de sua equipe. No entanto, existem certas expectativas que todas as propriedades, independentemente de seu tamanho, devem atender. O software de gerenciamento de hotéis oferece o suporte necessário para que você seja impecável nas áreas operacionais mais importantes.

O software de gestão hoteleira correto ajuda a atender a essas expectativas, fornecendo:

  • Um motor de reservas online. Os hóspedes podem fazer sua reserva através do seu site, ao invés vez de telefonar. Um motor de reservas online permite que os funcionários fiquem mais tempo longe do telefone para lidar com outras prioridades.
  • Preços e disponibilidade sincronizados. Um dos principais problemas da gestão manual de inventário é a precificação e a disponibilidade desatualizadas. Sempre haverá uma lacuna entre o momento em que o agente de reserva recebe uma reserva por telefone e quando esse quarto é removido do inventário em outro lugar. Às vezes, um canal pode passar despercebido, levando a hóspedes com reservas duplicadas – e com certeza, descontentes. Como o inventário em um HMS com um channel manager é sincronizado a partir de um pool central, ele está sempre atualizado. Nunca mais tenha reservas duplicadas!
  • Localização. Para atrair mais hóspedes, você precisa incluir os visitantes internacionais de seu site e tornar o processo de reserva mais fácil para quem fala outros idiomas. É importante oferecer formas fáceis para pessoas de todas as nacionalidades fazerem reservas através de seu website. Isso dá à sua propriedade um apelo global que amplia sua demografia.

 

O treinamento e comunicação com sua equipe podem ser melhores

Treinamento de novos funcionários faz parte de qualquer negócio. Quando você não tem um sistema organizado ou está usando uma tecnologia complicada, o processo pode ser demorado e frustrante para todos. Executar suas operações do dia-a-dia deve ser simples o suficiente para que qualquer novo membro da equipe aprenda rapidamente, para que você não desperdice energia preciosa toda vez que contratar um novo colaborador.

Um sistema de gestão hoteleira eficiente deve incluir:

  • Uma interface intuitiva de fácil utilização. Basta fazer sentido – e funcionar da maneira que você espera. Por exemplo, ter uma visão de calendário com a funcionalidade de clicar e arrastar, permitindo que sua equipe aloque quartos com facilidade.
  • Relatórios que reduzem erros e trabalho manual. Com o HMS adequado, você pode eliminar a necessidade de sua equipe gastar um turno inteiro em uma planilha, ou redigindo relatórios manualmente. Em vez disso, sua equipe pode gastar seu tempo analisando os relatórios preparados pelo seu HMS para que eles possam identificar tendências e fazer planos de ação.
  • Gestão de limpeza e governança. A recepção deve ser capaz de ver o status de cada quarto diretamente no painel do HMS, e ter a capacidade de alocar a equipe de limpeza para limpar primeiro os quartos prioritários. Essa visibilidade agiliza a comunicação e ajuda a equipe a ser mais eficiente.

 

A indústria hoteleira está mudando constantemente

A beleza de trabalhar com um moderno software de gestão hoteleira baseado na nuvem é que ele é atualizado regularmente para que a tecnologia esteja sempre em dia e pronta para atender às necessidades de sua propriedade. Novos recursos e funcionalidades abrem o caminho para a adoção de métodos melhores de envolvimento com os hóspedes e lucratividade da operação. Ao mesmo tempo, o software de gestão hoteleira deve ter conexões com outras tecnologias para a hotelaria, com uma lista ampla de integrações para que sua propriedade possa utilizar o que há de melhor no mercado.

Ao avaliar suas opções, procure um software de gerenciamento de hospitalidade que atenda às suas necessidades e esteja em sintonia com o setor. A indústria hoteleira está sempre evoluindo e seu HMS deve ser seu aliado na manutenção da relevância e eficácia.

Você está pensando em utilizar um sistema de gestão hoteleira em sua propriedade? Faça um rápido tour em vídeo da premiada suíte de gestão hoteleira da Cloudbeds para ver como ela pode atender às suas necessidades.

About Cloudbeds

Cloudbeds creates cloud-based hospitality management software that simplifies the working lives of professional property owners, operators, and employees. Tens of thousands of hotels, hostels, vacation rentals, and groups in over 135 countries trust Cloudbeds’ award-winning software. Founded in 2012, Cloudbeds has expanded to hundreds of team members in 31 countries who altogether speak 17 languages.

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