Relatórios de Análise Diária: Um Guia Completo Para a Auditoria Noturna de Hotéis

By Isis Darios, novembro 13, 2019

 

Uma das perguntas mais comuns que os hoteleiros nos fazem é “como eu gero um relatório de fechamento do dia para ter certeza que todas as atividades estão registradas no sistema dentro do dia certo?” 

Donos e gerentes de propriedades pequenas e médias são responsáveis por acompanhar relatórios diariamente. Pode ser bastante trabalho acompanhar a receita, reservas e inventário de acomodações. Relatórios de auditoria noturna tornam a vida do hoteleiro mais fácil no longo prazo, já que permitem identificar com facilidade as áreas do negócio que precisam de mais atenção. Relatórios de gestão hoteleira dão a visão geral do negócio para que você tome decisões apoiadas em dados concretos. 

Nós criamos uma lista dos principais relatórios de auditoria noturna que você deve “rodar” em sua propriedade para garantir uma operação tranquila. Estes relatórios o ajudarão a medir seu sucesso e evolução ao longo do tempo. Também mostraremos quando você deve gerar esses relatórios para garantir que possui os dados mais corretos. 

 

Quando devo “rodar” os relatórios de auditoria noturna de meu hotel? 

É importante gerar os relatórios de auditoria noturna de seu hotel na hora certa do dia para garantir que as informações daquela data estão completas e seus relatórios estão precisos. A maioria dos relatórios mostra apenas as transações lançadas e não as pendentes, o que significa que as transações se referem ao passado até a data presente. Isso normalmente acontece quando as reservas são alteradas para o status “Na Casa”, ou os hóspedes fazem o check-in. Para que os relatórios puxem os dados corretos das suas reservas, recomendamos que você sempre faça o correto check-in e check-out de seus hóspedes. 

Para a maioria dos sistemas PMS com relatórios embarcados, as transações do dia serão postadas automaticamente na sessão de relatórios com a data “hoje, 23:59.” No entanto, é possível que estas transações estejam disponíveis para visualização apenas mais tarde, digamos, às 2 da manhã, pois o sistema pode demorar um pouco para coletar e processar todos os dados. Por isso o melhor horário para gerar relatórios de auditoria interna costuma ser às 2 da manhã do dia seguinte.

 

Quais são os melhores relatórios de auditoria noturna para hotéis? 

Assim que todas as atividades do dia anterior foram processadas e as tarifas, impostos, taxas, etc foram postadas, geralmente após as 2 da manhã, você poderá gerar todos os relatórios de auditoria noturna de seu hotel para ver as atividades do dia anterior.

Para uma visão geral das suas operações, utilize a seguinte amostra de relatório de auditoria nortuna para sua propriedade. 

 

Relatórios de Transações

O que é: O relatório de transações do hotel é semelhante a um livro-caixa. Nele ficam registrados todos os pagamentos de suas reservas, extratos e contas da casa. Todos os ajustes de transações, cancelamentos e estornos também são registrados nele. Normalmente, é possível usar filtros para ver as transações postadas por data, usuário, tipo de transação (crédito, débito, ítens adicionais, etc), status da reserva (hóspede na casa, check-out feito, no show, etc) e outros. Se você gerencia uma propriedade grande com diversos usuários que fazem muitos lançamentos todos os dias, recomendamos que você filtre para visualizar apenas aguns tipos de transação por vez.  

Por que é importante: Seu auditor noturno ou gerente noturno utilizará este relatório para cruzar os dados de todos os lançamentos dos usuários do dia. 

Dica Cloudbeds🥋: Vire um ninja do relatório de transações descobrindo como aplicar todos os filtros a este relatório e gerar seus reltáorios de receita, receita de hospedagem, impostos e relatório de produtos e serviços.

 

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Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório de Transações

 

Relatório Financeiro Diário

O que é: O relatório financeiro diário é semelhante a um “relatório do gerente”. Nele você encontra as métricas diárias para qualquer data definida. O relatório foca no desempenho de sua propriedade em relação à receita de hospedagem gerada na data do relatório, reservas registradas e uma precisão de produção para os próximos 14 dias. É um resumo todos os dados que a gerência usa diariamente, incluindo Diária Média, RevPAR, Ocupação, Receita Total e muito mais.

Por que é importante: Este relatório  ajudará a monitorar sua produção, buscar erros cometidos pela equipe, calcular perdas devido a descontos e se preparar para as 2 semanas seguintes.

Dica Cloudbeds☀️: Seja o/a “homem / mulher do tempo” das finanças da sua propriedade aprendendo a utilizar o relatório financeiro diário para extrair uma previsão de produção para as próximas 2 semanas.

 

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Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório Financeiro Diário

 

Relatório de Ajustes

O que é: O relatório de ajustes é muito semelhante ao relatório de transações, mas mostra apenas as transações do tipo ajuste. Este relatório pode ser útil para identificar todos os ajustes ou descontos feitos no dia. Use os filtros disponíveis para organizar seus dados.

Por que é importante: É importante para seu Auditor Noturno ou seu Gerente Noturno detalhar cada ajuste, já que cada um remove receitas já lançadas em seu sistema. 

Dica Cloudbeds: 💡Existem quatro tipos diferentes de números que podem aparecer dentro da seção ‘débito’ do relatório de ajustes, dois são positivos e dois são negativos. Torne-se um expert e impressione seus colegas aprendendo o que significam e como usá-los corretamente. 

 

Relatório de Contabilidade de Pagamentos

O que é: O relatório de contabilidade de pagamentos para hotéis e semelhante a um relatório de recebíveis. Este relatório contábil permite que você verifique valores a receber para localizar reservas que eventualmente não tenham sido pagas integralmente, verificar o que já foi pago e se certificar que os pagamentos estão de acordo com a receita. Neste relatório você pode filtrar as reservas por tipo de pagamento, data de pagamento, transações associadas a cada pagamento e as datas da estadia.

Por que é importante: A utilidade deste controle contábil dos pagamentos recebíveis reside no fato de que ele pode mostrar, rapidamente, se sua propriedade recebeu todos os pagamentos que deveria para um dia ou mês específicos.

Dica Cloudbeds: 🤓 Atinja o nível máximo de gênio dos relatórios de gestão hoteleira quando souber usar este relatório de contabilidade de pagamentos para: 1. Gerar um relatório que mostra todas as transações em dinheiro durante determinado período. 2. Gerar um relatório de pagamentos via cartão de crédito. 3. Gerar um relatório de reservas futuras com pagamentos já lançados no extrato do hóspede.  

 

Relatório de Impostos

O que é: O relatório de impostos resume todos os seus impostos e taxas lançados para a data do relatório atual, do início do mês até a data e do início do ano até a data. Como os impostos e taxas são normalmente atrelados aos serviços que foram prestados, é importante fazer sempre o check-in e check-out das reservas para garantir que os dados de impostos deste relatório refletem corretamente a realidade. Tenha em mente que impostos e taxas para reservas que tiveram seus status modificados de ‘confirmada’ para ‘cancelada’ ou ‘no show’ não aparecerão neste relatório.

Por que é importante: Este relatório permite que você visualize facilmente as cobranças de impostos separadamente e permite que você saiba rapidamente o quanto precisará pagar de impostos em determinado período.

Dica Cloudbeds: 🤔 Com os relatórios embarcados do sistema Cloudbeds, completar seu relatório de impostos é extremamente fácil! A questão que fica é: aplicar ajustes ou não aplicar ajustes?

 

Relatório de Saldos de Contas

O que é: O relatório de saldos de contas de um hotel é similar a um um livro caixa de hospedagens. Com este relatório, o usuário ou gerente pode filtrar reservas com base na data de chegada ou partida, visualizando todas as reservas com um saldo em aberto ou devedor. Um uso comum deste relatório é monitorar os gastos dos hóspedes e evitar o acúmulo de uma despesa muito alta. Algumas propriedades podem entrar em contato com o hóspede e solicitar uma quitação parcial ou a adição de um depósito em dinheiro ou aumento do valor autorizado no limite do cartão de crédito.

Por que é importante: Este relatório é crucial para as atividades diárias e pode ser gerado 2 ou 3 vezes por dia para garantir que ninguém faz o check-out com um saldo devedor, que os ‘no shows’e cancelamentos passam pelos ajustes necessários e nenhum hóspede faz o check-in sem o pagamento ou registro de uma forma de pagamento no sistema.

Dica Cloudbeds: 💸 Filtre o relatório de saldos de contas por reservas em check out e tenha a certeza que a lista está vazia – e que continuará assim. Caso hóspedes tenham feito check out e não tenham pago, você precisará ajustar o valor da receita ou então, melhor ainda, ir atrás do pagamento urgentemente!

 

Relatório de Caixa

O que é: O relatório de caixa do hotel deve ser gerado quando se encerra a(s) gaveta(s) de caixa de qualquer lugar onde você recebe dinheiro em seu hotel, como um café ou loja de souvenirs. Com ele, você pode verificar todas as transações (pagamentos e reembolsos) feitas naquela localidade. Se na sua propriedade você tem uma caixa forte ou cofre para onde faz a chamada “sangria”, você pode usar este relatório para fazer a reconciliação dos valores removidos das gavetas e levados ao cofre ou ao banco.

Por que é importante: Este relatório é essencial para controlar as operações feitas em dinheiro em sua propriedade, já que você pode visualizar os saldos de abertura e fechamento de cada gaveta para datas e períodos específicos, assim como identificar excedente ou falta em relação a cada turno da recepção.

Dica Cloudbeds: 🕵️‍♀️Entre nos detalhes do relatório de caixa. Basta clicar no número do relatório e você será direcionado a um resumo específico que mostra: excedente ou falta no início e final do turno, saldo inicial, dinheiro recebido, dinheiro pago, saldo parcial da gaveta, sangria e saldo final. 

 

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Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório de Caixa

 

Relatório de Anotações

O que é: Algumas propriedades fazem anotações dentro do PMS para avisar outros usuários sobre os detalhes de uma reserva ou instruções de pagamento. Você pode usar o relatório de anotações para filtrar as anotações da reserva ou dos hóspedes por data de chegada, data de partida e status da reserva. Um exemplo de anotação em uma reserva seria: DIN 2P+CDM SUP@1000/Q/D que significa pagamento em dinheiro, 2 pessoas no quarto com café da manhã incluso, quarto superior na tarifa de R$ 1000 por quarto por dia.

Por que é importante: Este relatório pode ser particularmente útil para alertar outros usuários de informações importantes ou instruções sobre um hóspede ou reserva em especial, como um hóspede VIP ou alguém com necessidades especiais.

Dica Cloudbeds: 🛎️ Alguns hotéis usam o relatório de anotações como um relatório de verificação de tarifas. Para fazer isso, abra todas as reservas “na casa” e cruze os dados das reservas com as anotações delas. Isso pode ser feito pelo gerente ou auditor noturno antes da auditoria noturna para que a equipe não tenha que fazer ajustes nos valores de tarifas.

 

Relatório de Reconciliação de Pagamentos

O que é: Um relatório de reconciliação de pagamentos para hotel mostra a quantidade de dinheiro coletada durante determinado período de tempo, separado pelas diferentes formas de pagamento.

Por que é importante: Este relatório é muito útil por exemplo na visualização de todos os pagamentos feitos por um usuário, acompanhando os detalhes de suas atividades de pagamentos.

Dica Cloudbeds: ✨ Como se fosse mágica, as formas de pagamento listadas no relatório de reconciliação de pagamentos são clicáveis e te levam para um relatório de transações com a lista detalhada dos pagamentos que levam àquele total. Dê uma olhada… 

 

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Exemplo de relatório de auditoria noturna para hotel: Relatório de Reconciliação de Pagamentos

 

Relatório de Reconciliação do Usuário

O que é: Um relatório de reconciliação do usuário hoteleiro mostra um resumo de todas as transações e pagamentos lançados por determinado usuário do sistema.  

Por que é importante: Este relatório mostra dados das transações em débito e crédito relacionadas ao usuário específico em determinado período de tempo selecionado.

Dica Cloudbeds: 🥪 Assim como queijo e goiabada, o relatório de reconciliação do usuário pode ser impresso e anexado ao relatório de caixa de um usuário ao final de seu turno para comparar e verificar os valores.

 

Relatório Diário de Receitas

O que é: O relatório diário de receitas hoteleiras é similar a um relatório da gerência ou um relatório de balancete. Ele permite que você visualize a receita gerada para determinada data, do início do mês até o dia de hoje, e desde o início do ano. O relatório apresenta as origens de cada fonte de receita.

Por que é importante: O relatório diário de receitas será útil para que você tenha tanto um resumo como um detalhamento de sua receita por departamento / categorias. Assim, você poderá identificar potenciais problemas e garantir que sua receita está de acordo com sua taxa de ocupação atual.

Dica Cloudbeds: 👀 Não embaralhe seus números! Se você está comparando os totais de seu relatório diário de receitas com o relatório diário financeiro (receita total), tenha em mente que a receita total neste relatório em particular não leva em consideração os impostos e taxas. 

 

Relatório de Saídas

O que é: O relatório de saídas do hotel mostra quais hóspedes atualmente na casa estão programados para fazer check-out no dia atual, no dia seguinte ou em outro dia específico. Toda noite, seu gerente ou auditor noturno deve criar dois relatórios de saídas, um para o dia atual e um para o dia seguinte. Isto ajudará a identificar hóspedes que não fizeram o devido check-out, assim como ajudar sua equipe a se preparar para as saídas do dia seguinte. Sua equipe da recepção precisa saber quais quartos estarão disponíveis para novas reservas entrantes e a equipe de limpeza deverá prepará-los.

Por que é importante: Sem completar um relatório de saídas todas as noites, sua propriedade fica sob risco de overbookings. Por exemplo, se um hóspede não fizer o check-out no dia previsto e um novo hóspede daquele quarto chegar, será necessário investigar o que aconteceu. Sem relatórios noturnos, você não tem como auditar sua situação em termos de ocupação real.

Dica Cloudbeds: 🖨️ Se você desejar imprimir seu relatório de saídas para ter uma cópia impressa na recepção, basta clicar no pequeno ícone de impressora diretamente do painel de controle sistema, do lado direito da seção de reservas. Da mesma maneira, você pode imprimir as listas dos hóspedes chegando no dia, as reservas, pernoites e hóspedes na casa (porque menos cliques significam economia de tempo e cada segundo conta!)   

 

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Relatório de Chegadas

O que é: Além do relatório de saídas, o gerente ou auditor noturno do hotel deverá gerar o relatório de chegadas para a equipe da manhã. Este relatório inclui a lista de chegadas para o dia seguinte ou uma data específica. O relatório ajuda a identificar quais hóspedes já possuem quartos alocados e quais ainda não. Você pode usar o relatório para garantir que os quartos estarão prontos para o check-in e alocar hóspedes ainda não alocados. Use o relatório de saídas para garantir que a lista de chegadas está de acordo e fazer as alterações necessárias.

Por que é importante: O relatório de chegadas também ajuda a monitorar os no-shows. Se um hóspede não faz o check-in e por consequência tem a reserva cancelada, seu relatório de chegadas mostrará. Assim, você pode fazer as mudanças necessárias em seu sistema de gestão hoteleira para que suas auditorias diárias e relatório de saídas estejam de acordo. Este relatório também previne overbookings enquanto permite que você faça o planejamento das atividades do dia.

Dica Cloudbeds: ✂️ O melhor da vida é a jornada e não o destino final, mas um bom atalho também é legal! Você pode ver facilmente as chegadas do dia seguinte direto do seu Painel de Controle sem ter que entrar no relatório de chegadas. Embaixo da seção de reservas, basta clicar na aba ‘Amanhã’. 

 

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Conclusão 

Existem diversos relatórios que você deve gerar em sua propriedade frequentemente, para que tudo esteja sob controle em sua operação. Os relatórios de auditoria noturna listados acima o ajudarão a melhor controlar sua receita diária e gerenciar suas reservas de forma eficaz.

Clientes Cloudbeds podem gerar estes relatórios diretamente da suíte de software de gestão hoteleira da Cloudbeds. Gerenciar um hotel pode ser uma tarefa complexa, por isso é essencial ter uma ferramenta que gera relatórios precisos. Hoteleiros e anfitriões precisam saber o que acontece em sua propriedade hoje e também saber o que esperar de amanhã.

Para uma discussão ainda mais profunda sobre os melhores relatórios hoteleiros para você, leia nosso ebook gratuito (em inglês) The Most Important Hotel Reports for Property Management.

Saiba como o software de gestão hoteleira Cloudbeds fornece os melhores relatórios para você gerenciar seu negócio de forma profissional.

About Isis Darios

Isis is on the marketing team at Cloudbeds where she gets to put her M.A. in Writing, passion for travel, and hospitality experience to good use as Content Coordinator. Brazilian born, South Florida raised, she now lives in sunny San Diego, home to Cloudbeds headquarters. When she’s not busy researching and writing everything travel and hospitality tech you can find her at the dog beach with her pug, young son, and hubby– or plotting her next trip.

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