Hoteles Fray: Modernizando su stack tecnológico y maximizando ingresos en un mercado sensible al precio

Fray Group es un grupo hotelero familiar que opera dos hoteles de servicio completo en Tepic, la capital de Nayarit, México. Con un total de 172 habitaciones, que pronto serán más de 200, restaurantes propios y amplios espacios para eventos, las propiedades atienden principalmente a viajeros de negocios, además de recibir grupos y turistas atraídos por la ubicación céntrica.

Con más de 120 empleados y un enfoque en el servicio cálido y atento, Fray Group se ha construido una reputación de excelencia en hotelería. Pero a medida que su crecimiento se aceleró, quedó claro que su sistema de gestión de propiedades de 20 años no podía seguir el ritmo.

Cuando su proveedor de software de toda la vida anunció que ya no daría soporte a su sistema, Fray Group supo que era hora de un cambio. Pero en lugar de conformarse con una versión actualizada de la misma tecnología obsoleta, vieron una oportunidad para modernizarse.

Con dos hoteles ocupados y una complejidad creciente en todos los departamentos, el equipo necesitaba una plataforma que pudiera centralizar las operaciones, soportar integraciones con herramientas clave y ofrecer la flexibilidad para gestionar todo, desde reservas individuales hasta grupos grandes, sin sacrificar la calidad del servicio por la que eran conocidos.

Fray Group eligió Cloudbeds no solo para reemplazar software obsoleto, sino para centralizar las operaciones, desbloquear oportunidades de ingresos y servir mejor a los huéspedes en ambas propiedades.

Antes de Cloudbeds, dependían de una mezcla de herramientas desconectadas para gestionar OTAs, procesar reservas de grupos, enviar encuestas a huéspedes y manejar ingresos. Cloudbeds ofreció algo completamente diferente: una plataforma unificada que podía integrarlo todo.

No sé si hay un sistema que tenga un API como Cloudbeds… No creo que haya muchos que tengan la cantidad de conexiones con la capacidad de conectarse a tantos canales y herramientas como Cloudbeds.

Al consolidar el inventario a través de OTAs, GDS, CRS y su motor de reservas directas, Fray Group obtuvo visibilidad y control completos sobre la distribución. Esa mayor visibilidad, combinada con la integración de Room Price Genie para precios automatizados basados en la demanda, ha contribuido a un aumento del 12-15% en la tarifa diaria promedio (ADR).

«Para un mercado como el nuestro que es muy, muy sensible al precio, esto es genial», comparte Mario.

Mientras tanto, la mensajería automatizada a huéspedes basada en el estado de la reserva y las fechas de estancia asegura una comunicación oportuna y ha ayudado a mantener una sólida reputación online. Las propiedades de Fray Group tienen un rendimiento consistentemente bueno en plataformas de reseñas como Google, Expedia y TripAdvisor.

Gracias a una sólida distribución y gestión de reputación, Fray Group ha mantenido una impresionante tasa de ocupación del 74% durante todo el año, colocándolos entre los hoteles con mejor rendimiento en Tepic.

«Estamos en el top uno o dos de la ciudad en términos de porcentaje de ocupación y estamos entre las tarifas promedio más altas de la ciudad», añadió Mario.

Diseñado específicamente para el negocio de grupos

En su hotel insignia en el centro de la ciudad, gestionar reservas de grupos es un desafío diario y una parte clave del negocio. Para Fray Group, la capacidad de un sistema para gestionar bloques de grupos, llegadas y pagos era esencial.

«Nuestra propiedad principal está en el centro de la ciudad y recibimos mucho negocio de grupos», explicó Mario. «El módulo de grupos de Cloudbeds es muy completo. Las llegadas de grupos, que es una de las cosas más complicadas que puede hacer un sistema hotelero, se manejan muy bien.»

Gracias al módulo de grupos, Fray Group puede gestionar reservas de manera más eficiente y asegurar que cada check-in de grupo transcurra sin problemas, incluso durante los períodos pico.

Pagos, permisos y tranquilidad

Cloudbeds también ha transformado la eficiencia del back-office. Con Cloudbeds Payments, el equipo ahora puede procesar tarjetas virtuales directamente dentro de la plataforma, algo que se ha vuelto cada vez más común para reservas de OTAs y agencias.

Cloudbeds Payments también es muy importante porque también nos ha funcionado para no tener un procesador de pagos externo. Es muy fácil hacer los pagos con tarjetas virtuales directamente en el sistema. Ahorra tiempo, te da más control… esta también es la forma más fácil para que nuestros socios de agencias nos paguen.

Los permisos basados en roles aseguran que los miembros del equipo solo accedan a lo que necesitan, mejorando tanto la eficiencia como la seguridad.

Implementar un nuevo sistema en dos propiedades puede ser desalentador, pero Cloudbeds hizo que el proceso fuera fluido. El equipo importó datos históricos de su plataforma heredada y rápidamente hizo la transición a nuevos flujos de trabajo.

El personal de recepción, muchos de los cuales habían usado el sistema anterior por más de una década, inicialmente se mostraron reticentes. Pero en dos semanas, estaban completamente convencidos y no querrían volver atrás.

El chat de soporte de Cloudbeds resultó invaluable durante la transición, ofreciendo respuestas rápidas en minutos. Para necesidades más complejas, Fray Group tuvo acceso directo al soporte especializado, dándoles tranquilidad en un entorno operativo acelerado.

«Cloudbeds está diseñado para hacer todo lo más simple posible, pero con el nivel de complejidad que se necesita», comparte Mario.

Al consolidar sistemas y optimizar flujos de trabajo, Cloudbeds ha ayudado a Fray Group a ahorrar tiempo en áreas críticas como distribución, informes y pagos. Los equipos de recepción son más eficientes. El equipo de ingresos tiene mejores herramientas. Los contadores ya no dependen de proveedores externos para informes.
Con resultados medibles en ADR, ocupación y ahorro de tiempo operativo, el equipo estima su retorno de la inversión en un mínimo de 5:1, potencialmente tan alto como 10:1.

Mirando hacia el futuro

Fray Group se está preparando para su siguiente fase de crecimiento, con planes de agregar más de 34 habitaciones y llevar su inventario total a 206 habitaciones. Gracias a Cloudbeds, podrán escalar con confianza, sin agregar complejidad.

Para un grupo hotelero que gestiona múltiples propiedades, reservas complejas y un equipo grande, Cloudbeds ha demostrado ser un socio indispensable. Es más que solo un PMS, es el motor detrás de su éxito continuo.