Cómo atraer y gestionar grandes grupos

By Isis Darios, agosto 30, 2019

Tradicionalmente, los grandes grupos, tales como los tours reservados por las agencias de viajes, grupos corporativos o grandes grupos de bodas, buscan grandes cadenas hoteleras o grandes marcas para alojar a sus huéspedes. Esto es debido a que las cadenas ofrecen confianza al saber lo que esperar de antemano. Pero en la cultura del viajero actual, más y más huéspedes buscan experiencias únicas para crear recuerdos inolvidables. Es ahí donde los hoteles independientes y propiedades tienen una oportunidad para cubrir ese deseo de combinar una experiencia auténtica y original con una atmósfera más personal.

Para los dueños de propiedades independientes, hospedar grandes grupos puede ser un arma de doble filo. Por un lado, hospedar siempre grupos a través de las agencias de viaje o grupos de negocios puede suponer unos ingresos consistentes y predecibles. Por otro lado, gestionar las llegadas y salidas de grandes grupos y separar diferentes facturas y comisiones puede ser una pesadilla.

Aún así, los propietarios independientes tienen mucho más que ganar que perder en cuanto al crecimiento del negocio de grupos. También tienen el reto de competir con las grandes cadenas ya que muchos grupos aún prefieren este tipo de seguridad. Por tanto, ¿cómo puedes posicionar tu propiedad independiente para atraer más grupos haciendo que su gestión sea fácil de gestionar para tu personal?

 

Cómo atraer más grupos

Es cierto que el negocio de los grupos tiende a alojarse más en cadenas hotelera, esto no quita que hay muchas grandes oportunidades para independientes de atraer negocios de grupo. Al aumentar tu visibilidad, y conectando con organizaciones tanto cerca como lejos, el hotelero independiente puede empezar a alojar más grupos.

Aquí tienes 6 trucos para atraer más grupos:

1. Enfócate en grupos más pequeños. Si tu propiedad no tiene un espacio para alojar grandes grupos, aún puedes contactar tour operadores locales y agencias de viajes para establecer una comisión para grupos pequeños, como reuniones familiares, bodas y pequeños tours.

2. Sumérgete en el calendario de eventos locales. Piensa en cualquier evento grande, conferencia, show o atracción temporal que pueda atraer grandes grupos a tu área. Enfócate primero en estos eventos y comprueba si puedes desarrollar una relación con los organizadores del evento.

3. Conecta con hoteles más grandes. Durante los grandes eventos locales, muchos hoteles acaban llenos. únete a una asociación de hoteles o alcanza a un público específico para ver si puedes lograr un acuerdo y recibir algo de su afluencia. Esta es una situación mutuamente beneficiosa que puede ser una fuente estable y relativamente fácil de conseguir reservas de grupo.

4. Ofrece tarifas especiales para grupos. Para competir más directamente con otras propiedades, proporciona tarifas exclusivas para grupos. Esto dá a los agentes de viajes y grupos un incentivo para reservar proporcionándote a tí una oportunidad para captar reservas de alto valor. Otros valores añadidos que también funcionan: pequeños gestos, tales como desayunos complementarios para los huéspedes del grupo, puede ser lo que se necesita para afianzar el negocio.

5. Preparate antes. Para aprovechar por completo las características únicas de tu propiedad, aumenta tu visibilidad antes los organizadores de eventos al comienzo del proceso de toma de decisiones. Promociona tu propiedad a través de varios caminos: Un blog, redes sociales, y en publicidad digital orientada a las keywords de tu público objetivo.

«Para grandes convenciones y eventos excepcionales, es importante que las propiedades presenten sus mejores ofertas pronto, mientras los organizadores y consejeros de turismo están todavía en la fase de planificación.» Phocuswire

6. Haz que las reservas de grupos sean lo más sencillas posible- Puedes facilitar las reservas de grupos para huéspedes proporcionando una URL personalizada que tenga todas las opciones de reservar en las fechas específicas de su estancia. Dependiendo de tu booking engine y PMS, esto puede hacerse facilmente.

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Cómo gestionar reservas de grupo

Una vez que has atraído más grupos a tu propiedad, el siguiente paso es gestionarlo con éxito. Por supuesto, esto es más fácil decirlo que hacerlo. Gestionar grupos es un reto en cualquier situació… piensa en separar la factura de un grupo grande en un restaurante. Los mismos problemas logísticos aparecen en los hoteles en cuanto a grupos.: durante el checkout, las tarifas de las habitaciones ( y cualquier cargo relacionado con las habitaciones tales como F&B) deben ser divididas correctamente de forma separada para cada huésped. Como puedes imaginar, gestionar esto manualmente puede llegar a complicarse.

Para facilitar la gestión de grupos, necesitarás asignar cargos facilmente y enviar facturas. Esto te ayudará a tí y a tu personal a evitar largas colas en la recepción.

Otra funcionalidad clave es la habilidad para hacer un fácil seguimiento y control del inventario. Por ejemplo, si has asignado 30 habitaciones para un grupo específico pero solo 10 de esas habitaciones están reservas una vez llegada la fecha límite, sería útil poder ver ese ratio de un vistazo sin tener que buscar en todo tu calendario para comprobar la ocupación de cada grupo manualmente.

Finalmente, si tienes que poner a la venta el inventario no reservado por un grupo, es conveniente tener un sistema que lo haga por tí. De esta forma, no tienes que perder tiempo configurando tu ocupación arriesgándote a perder reservas.

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Simplifica tu negocio de grupos con la herramienta para grupos de Cloudbeds Groups

El nuevo módulo de Cloudbeds Groups elimina el estrés de gestionar grandes grupos. La solución asegura que tu propiedad pueda gestionar más grupos y proveer una gran experiencia que constrya la reputación de tu hotel y haga crecer tu negocio de grupos en el tiempo. Nuestro módulo de grupos te ayudará. :

Sincroniza la disponibilidad de tu grupo con tu calendario. Las reservas de grupos se sincronizarán con la disponibilidad de tu calendario de manera que puedas controlar la ocupación de un solo vistazo. Reducirás tareas repetitivas, tales como controlar manualmente la ocupación a nivel de grupos. Por el contrario, todos los bloques confirmados aparecen en la ocupación y disponibilidad general de tu propiedad para que puedas tener una visión de cómo los grupos impactan en tu ocupación general.

Asigna cargos facilmente utilizando los folios de grupos. Dirige diferentes cargos en cada folio individual de cada huésped para que puedan ser rápida y facilmente asignados a un folio de grupo. Ya que puedes meter transacciones individuales en un grupo, los impuestos, comisiones y deudas que aparezcan en el perfil de grupo serán actualizados automáticamente. Estos cargos están listos para imprimir como factura o ser enviados via email.

Crea tarifas especiales solo para grupos. Personaliza y ajusta tarifas, descuentos, restricciones y depósitos sobre la marcha mientras mantienes los precios confidenciales y las tarifas visibles solo para el grupo

Pon a la venta bloques de habitaciones con un solo click. Solo necesitas un click para poner a la venta un pickup o agrupamiento y así poder vender el inventario no reservado rapidamente. Con el módulo de grupos, puedes ajustar facilmente el inventario asignado y no perder ninguna reserva garantizada.

Genera una URL personalizada por grupo para un mejor autoservicio Los huéspedes están acostumbrados al autoservicio, así nuestro motor de reservas trabaja en conjunto con el módulo de grupos para permitir que los grupos hagan sus propias reservas. En un solo click, puedes generar una URL personalizada para cada lote. Esto significa que los huéspedes puede acceder a una página de reservas única con la disponibilidad de las fechas necesarias para ese grupo. También puedes generar un código promocional para el grupo para que reservar sin necesitar la URL.

Atraer grupos supone seguir algunos pasos estratégicos y ofrecer la mejor combinación de eficiencia, funcionalidad y flexibilidad. Una vez estés listo para más de un grupo, la correcta tecnología te ayudará a gestionar los grupos de manera que tanto tú como tu personal estéis felices.

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About Isis Darios

Isis is on the marketing team at Cloudbeds where she gets to put her M.A. in Writing, passion for travel, and hospitality experience to good use as Content Coordinator. Brazilian born, South Florida raised, she now lives in sunny San Diego, home to Cloudbeds headquarters. When she’s not busy researching and writing everything travel and hospitality tech you can find her at the dog beach with her pug, young son, and hubby– or plotting her next trip.

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