¿Qué es una factura de hotel?
Las facturas de hotel son documentos que se envían a los huéspedes donde se resumen las transacciones asociadas a una reserva, incluyendo la tarifa de la habitación, pagos extra, ajustes y valores incidentales cargados a la habitación.
Las facturas se suelen presentar al iniciar y concluir la estancia del huésped, con el fin de resumir los cobros, pagos y valores pendientes. La factura funciona como acuerdo vinculante entre el huésped y el hotel. La diferencia entre factura y recibo es que el recibo representa una venta cerrada, mientras que la factura se presenta al huésped como notificación de valores pendientes a pagar.
Las facturas se pueden imprimir y presentar al huésped en persona, enviar por correo, SMS o mensajería, o todas las opciones anteriores, dependiendo de los requisitos legales y las preferencias del huésped.
¿Qué debe incluir una factura de hotel?
Cualquier negocio hotelero, debe incluir los siguientes campos en su factura:
- Logo y marca del hotel (tipo de letera y colores consistentes)
- Nombre del hotel e información de contacto (dirección, teléfono, correo, sitio web)
- Número único de facturación
- Fecha de creación de la factura y fecha de pago
- Nombre e información de contacto del huésped (dirección, teléfono, correo)
- Número de huéspedes en la reserva
- Número de noches de alojamiento y fechas de la estancia
- Número de reserva
- Número de habitación
- Tarifas del hotel y servicios adquiridos con la descripción y el precio de cada uno
- Impuestos de venta locales y estatales
- Métodos de pago, incluyendo tarjeta de crédito, tarjeta de débito y efectivo
- Saldo pendiente
- Términos de pago
- Información de pago
- Información y notas adicionales
Guía paso a paso para crear una factura profesional
1) Reúne la información de contacto del huésped. Reúne la información necesaria directamente del huésped o busca los datos de la reserva en el sistema PMS.
2) Añade los cobros adicionales a la factura. Todos los productos o servicios adquiridos, como uso del minibar, cobros de restaurante y bar, tarifas por mascota, transporte desde y hacia el aeropuerto o registro anticipado, se deben incluir y detallar por fecha de compra.
3) Cobra el pago. El pago puede incluir un deposito de seguridad para cubrir gastos adicionales que se cobrarán a la habitación durante la estancia.
4) Genera la factura. Descarga esta plantilla y haz una copia con la información necesaria antes de imprimirla y enviarla al huésped por correo o mensajería.
4 consejos para crear una plantilla de facturas
1) Crea una plantilla detallada que puedas enviar al huésped por varios métodos, en caso de que no pasen por la recepción al iniciar o concluir su estancia.
2) Asegúrate de poder crear facturas individuales, en caso de que los huéspedes que viajan juntos quieran facturas separadas. Las funciones del folio dividido te ayudarán a generar facturas separadas.
3) Si tienes acuerdos con organizaciones y empresas para ofrecer servicio a su personal o a sus clientes, asegúrate de transferir los cargos del huésped que serán pagados por la compañía y otras organizaciones patrocinadoras.
4) Invierte en software de facturación para automatizar y simplificar el proceso de registro de reservas. Algunas propiedades usan Excel y otras hojas de cálculo para crear facturas, pero todas las compañías, sin importar su tamaño, deberían hacer uso de la tecnología para mejorar sus informes financieros y ofrecer una experiencia ágil y cómoda a sus huéspedes.
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