Una solicitud de propuesta (RPF en inglés) es un documento comercial que anuncia y proporciona detalles sobre un proyecto, al tiempo que pide ofertas a contratistas que ayuden a completarlo. En hotelería, las solicitudes de propuesta suelen ser enviadas a los hoteles por los planificadores de eventos, gestores de viajes corporativos, organizadores de torneos, empresas de gestión de viajes o empresas de producción.
Responder a las solicitudes de propuesta es una tarea fundamental para los hoteles que quieren asegurarse reservas para eventos y negocio de grupos. Ganar una solicitud de propuesta puede repercutir significativamente en los ingresos y la reputación de tu alojamiento; sin embargo, la competencia es feroz, y no basta con responder a las solicitudes de propuesta. Elaborar propuestas convincentes, personalizadas y claras es clave para destacar.
Hemos creado esta plantilla de respuesta a solicitudes de propuesta para ayudarte a elaborar respuestas convincentes y agilizar el proceso de creación de una. No dudes en personalizar la plantilla para adaptarla a las necesidades de tu alojamiento.
Estrategias para ganar más solicitudes de propuesta
Además de tomarte el tiempo necesario para leer y entender los requisitos del cliente y responder a las solicitudes de propuesta a tiempo, aquí tienes algunas mejores practicas que debes tener en cuenta al crear tus propuestas.
- Personaliza tus propuestas: aunque deberías disponer de procesos y plantillas para agilizar las respuestas a las solicitudes de propuesta, asegúrate de añadir un nivel de personalización a cada respuesta. Incorpora elementos de la petición y de cómo tu alojamiento puede aportar algo único.
- Ofrece una imagen: sé detallado y ayuda al huésped a visualizar cómo puedes ofrecerle los resultados que busca. Desde las habitaciones de tu hotel hasta los espacios para eventos y salas de reuniones, muestra cómo tu alojamiento se adapta a sus necesidades.
- Incluye estudios de clientes relevantes: ¿Has organizado eventos o grupos similares? Mantén un repositorio de casos prácticos y referencias que puedas incluir en tu propuesta. Tenerlos a mano para añadirlos fácilmente puede suponer una gran diferencia a la hora de ganar solicitudes de propuesta.
- Capacita a tus equipos de ventas: haz que las solicitudes de propuesta formen parte de la incorporación de ventas y celebra sesiones de formación periódicas con los managers del hotel para responder a las preguntas y comunicar cualquier cambio en el proceso. Define claramente cómo es una buena propuesta y el proceso para responder a las propuestas.
- Ten una página de grupos y eventos en tu sitio web: deja claro en tu sitio web que tu alojamiento alberga grupos y eventos para que los planificadores te tengan en cuenta. Incluye información sobre reservas, capacidad de habitaciones, opciones de comida y bebida, imágenes, preguntas frecuentes e información de contacto.
- Invierte en software de solicitudes de propuesta: las herramientas de respuesta a solicitudes de propuesta ayudan a los proveedores a encontrar hoteles y facilitan las interacciones en tiempo real, lo que aumenta la probabilidad de conseguir acuerdos. Las herramientas de gestión también agilizan el largo proceso, facilitando la creación de plantillas y la respuesta rápida a las mismas.
