Las facturas de hotel son documentos que se envían a los huéspedes donde se resumen las transacciones asociadas a una reserva, incluyendo la tarifa de la habitación, pagos extra, ajustes y valores incidentales cargados a la habitación.
Las facturas se suelen presentar al iniciar y concluir la estancia del huésped, con el fin de resumir los cobros, pagos y valores pendientes. La factura funciona como acuerdo vinculante entre el huésped y el hotel. La diferencia entre factura y recibo es que el recibo representa una venta cerrada, mientras que la factura se presenta al huésped como notificación de valores pendientes a pagar.
Las facturas se pueden imprimir y presentar al huésped en persona, enviar por correo, SMS o mensajería, o todas las opciones anteriores, dependiendo de los requisitos legales y las preferencias del huésped.
Cualquier negocio hotelero, debe incluir los siguientes campos en su factura:
1) Reúne la información de contacto del huésped. Reúne la información necesaria directamente del huésped o busca los datos de la reserva en el sistema PMS.
2) Añade los cobros adicionales a la factura. Todos los productos o servicios adquiridos, como uso del minibar, cobros de restaurante y bar, tarifas por mascota, transporte desde y hacia el aeropuerto o registro anticipado, se deben incluir y detallar por fecha de compra.
3) Cobra el pago. El pago puede incluir un deposito de seguridad para cubrir gastos adicionales que se cobrarán a la habitación durante la estancia.
4) Genera la factura. Descarga esta plantilla y haz una copia con la información necesaria antes de imprimirla y enviarla al huésped por correo o mensajería.
1) Crea una plantilla detallada que puedas enviar al huésped por varios métodos, en caso de que no pasen por la recepción al iniciar o concluir su estancia.
2) Asegúrate de poder crear facturas individuales, en caso de que los huéspedes que viajan juntos quieran facturas separadas. Las funciones del folio dividido te ayudarán a generar facturas separadas.
3) Si tienes acuerdos con organizaciones y empresas para ofrecer servicio a su personal o a sus clientes, asegúrate de transferir los cargos del huésped que serán pagados por la compañía y otras organizaciones patrocinadoras.
4) Invierte en software de facturación para automatizar y simplificar el proceso de registro de reservas. Algunas propiedades usan Excel y otras hojas de cálculo para crear facturas, pero todas las compañías, sin importar su tamaño, deberían hacer uso de la tecnología para mejorar sus informes financieros y ofrecer una experiencia ágil y cómoda a sus huéspedes.
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