Informes de análisis diarios: Una Guía Completa sobre los Informes de Auditoría Nocturna para Hotel

By Isis Darios, diciembre 5, 2019

Una de las preguntas más comunes de los hoteleros es “¿cómo ejecuto un informe para asegurarme de que todas las actividades han sido registradas en el sistema en el día correcto al final del día?” 

Los dueños de propiedades pequeñas y medianas necesitan ejecutar informes todos los días. Hacer seguimiento del beneficio, reservas e inventario puede ser complicado. Los informes nocturnos de auditoría simplifican tu vida como hotelero a la vez que te ayudan a identificar rapidamente las áreas de tu negocio que necesitan una mayor atención. Los informes hoteleros aportan una vista detallada de tu negocio para que puedas tomar decisiones basadas en datos. 

Hemos creado una lista de los informes más importantes para tu propiedad necesarios para asegurar que tus operaciones sean más ligeras. Estos informes te ayudarán a medir el éxito y progreso de tu negocio en el tiempo. Te guiaremos también en cuanto a cuándo deberías ejecutar los informes de auditoría nocturna para asegurar que recibes los datos correctos.  

 

¿Cuando debería ejecutar los informes de auditoría nocturna de mi hotel? 

Es importante ejecutar tus informes de auditoría en el momento correcto del día para asegurar que toda la información del día está completa y que tus informes son correctos. La mayoría de los informes solo muestran las transacciones publicadas, no las pendientes, lo que significa que las transacciones pertenecen a la anterior o actual fecha de estancia.  Esto ocurre habitualmente una vez que las reservas pasan al estado de “in-house” o que los huéspedes hacen check-in. A fin de que los informes se rellenen con la información correcta a raíz de tus reservas, recomendamos que registres y compruebes tus reservas de forma rutinaria. 

Para la mayoría de los software para la gestión de propiedades (PMS) con informes incorporados, las transacciones del día se publicarán automáticamente en la sección de informes con el día y hora «día actual, 11:59.» Sin embargo, estas transacciones no estarán visibles en los informes hasta más tarde, por ejemplo, a las 2:00 am, porque puede ser que el sistema tarde en reunir todos los datos del día. Es por eso que la mejor forma de ejecutar un informe de auditoría nocturno es después de las 2:00 de la mañana del día siguiente. 

¿Cuales son los informes de auditoría nocturnos más adecuados para los hoteles?

Una vez que los negocios del día se hayan procesado y las tarifas de las habitaciones, impuestos y comisiones hayan sido publicadas, generalmente después de las 2.00 am, serás capaz de ejecutar todos los informes de auditoría nocturnos para ver la actividad de los días anteriores. 

Para obtener una visión más completa de tus operaciones, utiliza este ejemplo de informe de auditoría nocturno para tu propiedad. 

 

Informe de Transacciones 

Qué es: El informe de transacciones del hotel es similar al diario publicado. Registra todas las publicaciones y pagos hechos en tus reservas, folios y cuentas. Refleja también todos los ajustes, espacios y reembolsos. Generalmente, puedes usar filtros para ver las transacciones publicadas por fecha, usuario, tipo de transacción (créditos, deudas, artículos y servicios, etc.), situación de los huéspedes (in-house, checked out, no show, etc.) y otros. Si operas una propiedad grande con múltiples usuarios que hacen varias publicaciones diarias, te recomendamos que utilices los filtros para ver sólo algunas de las transacciones al mismo tiempo. 

Por qué es importante: Tu auditor o manager nocturno encontrará este informe muy útil para hacer una comprobación cruzada de las publicaciones del día.  

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🥋 Conviértete en un ninja de informes de transacciones aprendiendo cómo aplicar todos estos filtros a los informes para ver tus informes de ingresos, habitaciones, impuestos, artículos y servicios.  

 

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Ejemplo de informe de auditoría nocturna de Hotel: Informe de Transacciones

 

Informe Diario Financiero

Que es: El informe financiero diario es similar al informe del gerente. En él, puedes encontrar las estadísticas diarias para cualquier fecha. El informe se enfoca en el rendimiento de tu propiedad en lo que respecta a los ingresos generados por habitaciones en la fecha del informe reservas en los libros, y un pronóstico a 14 días. Es un resumen de todos los datos requeridos diariamente desde ADR, REVPAR, Ocupación, ingresos totales y mucho más.

Por qué es importante: Revisar este informe te permitirá hacer un seguimiento de la producción, ver los errores del personal, calcular la pérdida de ingresos debido a descuentos y estar preparado para las próximas 2 semanas. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: ☀️ Sé el hombre/mujer del tiempo de tu empresa en el nivel financiero aprendiendo cómo utilizar tu informe financiero diario para extraer un pronóstico de producción para las próximas 2 semanas. 

 

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Ejemplo de informe de auditoría nocturna de Hotel: Informe Diario Financiero

 

Informe de Ajustes

Qué es: El informe de ajustes de hotel debería ser similar al informe de transacciones, aunque solo mostrará las transacciones que estén en ajustes. Este informe puede ser útil cuando muestre todos los ajustes o descuentos del día. Utiliza filtros disponibles para ayudar a organizar tus datos.

Por qué es importante: Es importante para tu auditor o manager de noche hacer el recuento de todos los ajustes ya que estos borran los ingresos ya publicados del sistema.

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 💡 Hay 4 tipos diferentes de números que pueden aparecer en la sección de deudas en el informe de ajustes, dos son positivos y dos negativos. Conviertete en un experto e impresiona a tus compañeros aprendiendo lo que representan.

 

Libro Mayor de Pagos 

Qué es: El libro mayor de pagos es similar al informe de depósitos a cobrar. Este informe contable te permite comprobar tus depósitos a cobrar para así encontrar cualquier reserva que no haya sido pagada por completo, ver qué se ha pagado y asegurar que tus pagos cuadran con los ingresos. Debes ser capaz de filtrar tus reservas en este informe según el tipo de pago, fecha, transacciones asociadas con los pagos y fechas de la reserva.  

Por qué es importante: La utilidad de los depósitos a cobrar en el libro mayor subsidiario recae en el hecho de que puede mostrar, de un vistazo, si tu propiedad ha recibido todos los pagos que debía recibir para un día o mes específico. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🤓 Alcanza el nivel de genio de los informes aprendiendo a utilizar el libro mayor de pagos para: 1. Generar un informe que muestre todas las transacciones en efectivo de un periodo determinado 2. Ejecutar un informe de pagos a crédito 3. Generar un informe para futuras reservas con pagos aplicados a la factura del huésped.

 

Informe de Impuestos

Qué es: El informe de impuestos resume todos tus impuestos y comisiones de la fecha actual del informe, mes y año. Al basar los impuestos y comisiones en un servicio que ha sido prestado, es importante comprobar tus reservas de forma rutinaria para asegurarte de que la información de impuestos en el informe es correcta. Ten en cuenta que los impuestos y comisiones de tus reservas que han cambiado su estado de ‘confirmado’ a ‘cancelado’ o ‘no show’ no deben aparecer en este informe. 

Por qué es importante: Este informe le permite ver fácilmente los cargos de impuestos por separado y le permite saber rápidamente cuánto deberá pagar por los impuestos en un período de tiempo determinado.

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🤔 Con los informes internos de Cloudbeds, completar tu informe de impuestos es coser y cantar. Ahora, aplicar o no los ajustes…esa es la cuestión. 

 

Resultado cuenta de balances

Qué es: El resultado de la cuenta de balances es parecida a un balance de saldo de los huéspedes. Al utilizar este informe, un usuario o manager logra filtrar las reservas según la fecha de llegada o salida y puede ver todas las reservas con saldo pendiente. Un uso común de este informe es controlar el gasto de un huésped para que no se acumule una suma demasiado alta. Algunas propiedades pueden solicitar al huésped con un elevado saldo pendiente y pedirle que liquide su balance actual o proporcione un depósito en efectivo o bloqueando su tarjeta de crédito. 

Por qué es importante: Este informe es crucial para las actividades diarias y puede incluso ejecutarse 2 – 3 veces al día para asegurar que nadie sale con un saldo pendiente, que los no shows y cancelaciones se ajustan y nadie hace check-in sin una forma de pago archivada. 

Consejos para el usuario de Cloudbeds: 💸 Filtra el informe de la cuenta de balances por  ‘checked out’ reservas que ya han salido y asegúrate de que la lista está vacía y permanece vacía. Si hay huéspedes que han hecho check out y no han pagado, deberías intentar ajustar la cantidad de ingresos o, aun mejor, que te paguen lo más pronto posible.

 

Informe de caja

Qué es: El informe de caja debe generarse cuando cierras la caja de efectivo de cualquier lugar desde el que tu propiedad recibe pagos tal como la cafetería o la tienda de regalos. Con él, eres capaz de comprobar todas las transacciones de efectivo (pagos y devoluciones) que se han hecho a la caja. Si tu propiedad tiene un depósito de seguridad o un depósito de efectivo, puedes utilizar este informe para juntar la cantidad de dinero que ha salido de la caja y ha sido depositado en la caja de seguridad o el banco.

Por qué es importante: Este informe es esencial para hacer seguimiento de las operaciones de efectivo en tu propiedad ya que puedes usarlo para ver los balances de apertura y cierre de caja en periodos o fechas específicos, asi como ver excesos/carencias durante el turno de recepción.

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🕵️‍♀️ Profundiza en los detalles del informe de caja haciendo click en el número de informe que te redirige a un resumen específico del informe donde podrás ver: exceso y escasez al comienzo y final del turno, balance inicial, efectivo recibido, efectivo pagado, balance de caja, depósito de efectivo y balance final.

 

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Ejemplo de informe de auditoría nocturno de Hotel: Informe de caja

 

Informe de notas

Qué es: Algunas propiedades pueden usar notas en su PMS para notificar a otros usuarios los detalles de la reserva o instrucciones de pago. Puedes utilizar el informe de notas del hotel para filtrar según reserva o notas de los huéspedes por fecha de llegada o salida y estado de la reserva. Un ejemplo de nota de reserva podría ser: COA 2RB SUP@1000.-/RM/NT el cual se traduce como Efectivo a la llegada 2 pax habitación+desayuno habitación superior a 1000.- por habitación por noche. 

Por qué es importante: Este informe puede ser especialmente útil para alertar a otros usuarios de información importante o instrucciones para un huésped o reserva particular, tales como un huésped VIP o un huésped que necesita asistencia especial. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🛎️Algunos hoteles utilizan el informe de notas como un informe de verificación de tarifas. Para hacer esto, deberías abrir todas las reservas actuales y verificar la tarifa con las notas de las reservas. Esto puede hacerlo un auditor o manager de noche y no tendrán que ajustar ninguna tarifa de habitaciones.

 

Informe de Reconciliación de Pagos

Qué es: El informe de reconciliación de pagos muestra la cantidad de dinero recolectado durante un rango de tiempo específico, partido en diferentes tipos de pagos. 

Por qué es importante: Este informe es muy útil cuando puedes filtrar para ver todos los pagos hechos por un usuario para ver una vista detallada de su actividad de pagos. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: ✨ Simplemente como magia, los métodos de pago en el informe de reconciliación de pagos te llevarán a un informe de transacciones en un click con una lista detallada de pagos que componen el total. Echa un vistazo tras el telón…

 

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Ejemplo de informe de auditoría nocturno de Hotel: Informe de Reconciliación de Pagos

 

Informe de Reconciliación del Usuario 

Qué es: El informe de reconciliación del usuario de un hotel muestra un resumen de todas las transacciones y pagos publicados por un usuario.  

Por qué es importante: Este informe muestra información en cuanto a las transacciones de débito y crédito relativas a un usuario específico en la fecha seleccionada. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🥪 El informe de reconciliación del usuario puede imprimirse y adjuntarse al informe de caja del usuario at final del turno para una forma rápida de comparar y verificar los números. 

 

Informe Diario de Revenue 

Qué es: El informe diario de revenue del hotel es similar al informe de gerencia o al informe de balance de prueba. Te mostrará los ingresos generados para una fecha, mes y año específicos. El informe te muestra las fuentes de tus ingresos.

Por qué es importante: El informe diario de revenue te ayuda a recopilar un resumen o desglose de los ingresos por departamento y categorías. Entonces, serás capaz de identificar problemas potenciales y asegurarte de que tus ingresos son normales para tu ocupación actual. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 👀 ¡Que no se te crucen los números! Si comparas los totales de tu informe diario de revenue con tu informe financiero diario (revenue total), recuerda que los ingresos totales en ese informe particular no contempla impuestos ni comisiones. 

 

Informe de Salidas

Qué es: Un informe de salidas de un hotel muestra que huéspedes dejarán la propiedad hoy y cuales la dejarán mañana o un día determinado. Cada noche, tu gerente o auditor deberá crear dos informes de salida, uno para hoy y otro para mañana. Esto te ayudará a identificar cualquier huésped que no haya salido cuando debería asi como ayudar a tu personal a prepararse para las salidas del dia siguiente. Tu recepción necesita saber qué habitaciones estarán disponibles para nuevas reservas entrantes y el personal de limpieza necesitará seguir los pasos para preparar las habitaciones. 

Por qué es importante: Si no completas un informe de salidas nocturno tu propiedad podría arriesgarse a tener overbookings. Por ejemplo, si un huésped no hace su check out el día que debe salir y un nuevo huésped tiene una reserva para el día siguiente, deberás investigar qué ha pasado. Sin los informes nocturnos, no puedes auditar la situación de ocupación actual. 

Consejo para el usuario de Cloudbeds: 🖨️ Si quieres imprimir el informe de salidas para guardar una copia en la recepción, lo puedes hacer directamente desde tu panel de control haciendo click en el pequeño icono de impresora a la derecha en la sección de reservas. También puedes utilizar este método para imprimir listas de los días de llegadas, reservas, estancias y in-house (porque reducir el número de clicks ahorra tiempo y cada segundo cuenta)

 

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Informe de llegadas

Qué es: Además del informe de salidas, el manager de noche o auditor debe generar también el informe de llegadas para el personal de la mañana. Este informe incluye la lista de llegadas del día o de la fecha seleccionada. El informe te ayuda a identificar a qué huéspedes se les han asignado habitaciones y a los que no. Puedes utilizar el informe para asegurarte de que las habitaciones asignadas estén abiertas para el check-in e identificar donde estarán los huéspedes no asignados. Utiliza el informe de salidas para asegurarte de que la lista de llegadas es correcta y solucionar cualquier cambio necesario. 

Por qué es importante: El informe de llegadas te ayuda a hacer un seguimiento de los no-shows. Si un huésped no hace check-in y después cancela su reserva, tu informe de llegadas lo reflejará. Entonces, puedes hacer los cambios necesarios en tu software de gestión de la propiedad para que tus auditorías diarias e informes de salidas permanezcan precisas. Este informe ayuda también a prevenir overbookings mientras te permite planear las logísticas del día. 

Consejo del usuario de Cloudbeds ✂️: La vida es un viaje, no un destino, pero los atajos también valen. Puedes ver rapida y facilmente las llegadas previstas en los próximos días directamente desde tu panel de control sin necesidad de mirar el informe de llegadas. Bajo la sección de reservas, simplemente navega hasta la pestaña que dice “mañana.”

 

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Conclusion 

Tu propiedad necesita diferentes informes continuamente para que puedas operar correctamente. Los informes de auditoría nocturna de hotel mencionados arriba te ayudarán a mantener un mejor seguimiento de tu revenue diario y a gestionar efectivamente tus reservas.  

Los usuarios de Cloudbeds pueden ejecutar este informe directamente desde el Software de Gestión Hotelera de Cloudbeds. Gestionar un hotel incluye muchas variables por lo que tener las herramientas adecuadas para generar informes precisos es esencial. Hoteleros y anfitriones necesitan saber lo que está pasando hoy y qué esperar mañana.  

Para una discusión aún más profunda de los mejores informes de hotel para usted, lea nuestro libro electrónico gratuito (en Inglés)  The Most Important Hotel Reports for Property Management..

Descubre como el software de gestión hotelera de Cloudbeds te ofrece las herramientas de informes que necesitas para llevar tu propiedad al siguiente nivel. 

About Isis Darios

Isis is on the marketing team at Cloudbeds where she gets to put her M.A. in Writing, passion for travel, and hospitality experience to good use as Content Coordinator. Brazilian born, South Florida raised, she now lives in sunny San Diego, home to Cloudbeds headquarters. When she’s not busy researching and writing everything travel and hospitality tech you can find her at the dog beach with her pug, young son, and hubby – or plotting her next trip.

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