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4 plantillas de correo que mejoran la experiencia de tus huéspedes

Cloudbeds

Por Cloudbeds

El correo es la mejor forma de mantenerte conectado con tus huéspedes antes, durante y después de su estancia. También te da la habilidad de crear una relación con tus huéspedes incluso antes del check-in.

Además, y posiblemente más importante, los correos continúan siendo el canal preferido para los consumidores: el 83% de ellos prefiere el correo a la hora de recibir comunicaciones de empresas. Con la mayoría de los hoteles enviando correos a los huéspedes, continúa siendo un canal esencial en hotelería. 

¿Cuáles son los elementos esenciales que debería incluir un correo dirigido a un huésped para ser útil y relevante? Aquí abajo encontrarás las plantillas de los correos más comunes para hoteles que puedes adaptar a tu propiedad. 

 

ebook - plantillas email hotel

 

En primer lugar, ¿qué conforma un buen correo? 

Debe ir acorde con la marca. Primero y principalmente, el correo debe combinar con la imagen y cultura de la marca: los colores, la tipografía y las imágenes deben alinearse con los valores y misión de la empresa. Además, el contenido debe estar escrito con el tono de la marca. Si tienes una marca divertida y los correos son demasiado serios, se crea discordancia.

Ser útil. Esto es relevante especialmente para comunicaciones previas a la estancia. Otros ejemplos de información útil incluyen dónde aparcar, qué hacer al llegar o eventos especiales que los huéspedes puedan considerar.

Debe ser relevante. En el estudio de Twilio mencionado anteriormente, el 56% de los consumidores odian las comunicaciones que no son relevantes. ¡Así que escribe correos relevantes! Si añades ofertas a tus correos, asegúrate de que esas ofertas se alinean lo más posible con lo que sabes acerca del huésped.

Debe llegar en el momento preciso. Además de útil y relevante, debes enviar el correo en el momento correcto. Normalmente, debe ser unos días antes de la llegada o en el momento en que se crea la reserva.

Vamos a ver las 4 plantillas de correo más comunes para las propiedades hoteleras.

 

#1: Plantilla de confirmación de la reserva del hotel

Objetivo: Proporcionar una confirmación de reserva de hotel instantánea con todos los detalles relevantes de los huéspedes.

La confirmación de reserva de hotel ofrece paz mental a los huéspedes y reduce el volumen de llamadas de los huéspedes que no hayan recibido una email de confirmación. Recuerda que la mayoría de los huéspedes están acostumbrados a la respuesta instantánea de las tiendas online, por lo que enviar un correo electrónico de confirmación manualmente puede no cubrir las expectativas de los viajeros de hoy en día.

Qué incluir: Número de reserva/booking ID, tipo de habitación, fechas de la estadía, horas de check-in/check-out, el desglose, localización e información de contacto, política de cancelación, y perfiles de redes sociales

Cada cuánto actualizarla: Te aconsejamos actualizar está plantilla cada pocas semanas para incluir los próximos eventos, ofertas especiales de tiempo limitado y otros elementos de interés para tus huéspedes en el mail de confirmación. Además si usas está comunicación estratégicamente, puedes aumentar tus oportunidades de ingreso. 

 

Plantilla de ejemplo

 
ASUNTO: Tu reserva en [nombre hotel] está confirmada – Confirmación #[número conf]
 

{TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJE TU MARCA}

Hola [primer nombre]

Gracias por elegir [nombre de hotel]. Tenemos muchas ganas de recibirte.

Aquí están los detalles de tu reserva:

 

Número de confirmación de reserva de hotel: [número confirmación]

Tipo de habitación: [tipo de habitación]

Fecha de llegada: [llegada] 

Fecha de salida: [salida]

Petición especial: [peticiones especiales]

 

Dirección: [dirección del hotel] 

Cancelaciones: [política de cancelación]

Si necesitas hacer cambios o requieres asistencia por favor llama [número de teléfono] o mándanos un correo a [email hotel]. 

 

¡Tenemos muchas ganas de recibirte en [ciudad] pronto!

[nombre del hotel]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

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#2: Plantilla de correo para antes de la llegada

Objetivo: Crear emoción acerca de su próxima estancia y ofrecer información importante previa a su llegada.

Es mucho más fácil para los huéspedes encontrar el email más reciente que tener que buscar la confirmación de reserva. Al enviar el correo anterior a la llegada, añadirás de nuevo todos los detalles de la reserva, además de recursos útiles para la estadía de tus huéspedes.

Qué incluir: Este correo normalmente es más largo que el de confirmación. Incluye todos los detalles relevantes de la reserva (los cuales se usaron en el correo de confirmación), tales como número de reservas, tipo de habitación, y duración de la estancia.

No es común un desglose de los costes en este correo, pero asegúrate de incluir detalles funcionales. También quieres incluir información de la propiedad (ej. detalles de check-in, dónde aparcar, normas de la casa, próximos eventos) y ofertas relevantes (ej. mejoras de habitación, opciones de actividades en el destino, descuentos para el café o spa). Además, es muy común y recomendable incluir un enlace a una guía local creada por tu propiedad.

Cada cuánto actualizarla: Al igual que en el correo de la confirmación de la reserva, querrás alinear las actualizaciones con el calendario de eventos de tu propiedad. Además, siempre que utilices una integración de terceros (consulta la última sección para obtener más detalles) para hacer coincidir automáticamente las ofertas de ventas adicionales con el perfil de cada huésped, la plantilla no tendrá que actualizarse tan a menudo.

 

Plantilla de ejemplo

 
ASUNTO: Tu próxima estancia en [nombre hotel] – Reserva # [número de conf.]
 

Hola [primer nombre],

¡Tu estancia está cada vez más cerca! Aquí tienes información para que tu visita sea aún más placentera:  

Reserva # [número confirmación]

Nombre del huésped: [Nombre completo]

Número de noches: [noches]

Fecha de llegada: [llegada] 

Fecha de salida: [salida]

Tipo de habitación: [tipo de habitación]

Check in: __:__ {rellenar con tu hora de check in}

Check out: __:__ {rellenar con tu hora de check out}

Dirección: [dirección] 

Parking: {AÑADIR INFORMACIÓN RELATIVA AL PARKING} (e.g. Parking es sencillo y complementario: coge un sitio en alguna parte del parking al lado del hotel o añade detalles acerca de tus tarifas de parking.)  

Información importante: {Utiliza esta sección para añadir detalles tales como: NORMAS DE LA CASA, ANUNCIOS, PÓLIZAS, DETALLES DE PAGO, INFO DEL WIFI, etc} 

Comienza tu estancia en [nombre de hotel]

{AÑADE PROMOCIONES} EJEMPLO: Disfruta de la happy hour diaria de 3-6 pm en el lobby.   

Especiales:

  • $100 cena en pareja – incluye 3 platos y una botella de vino. Por favor llama o envía un correo para hacer una reserva. 
  • Viernes Half-off – todos los aperitivos con un descuento del 50% cada Viernes en Enero.

Saca lo mejor de [ciudad] 

Esto es lo que está pasando en la ciudad esta semana.

{PERSONALIZA CON LOS EVENTOS CLAVE O UN LINK A UN CALENDARIO} 

Mira nuestra guía local para recomendaciones seleccionadas cuidadosamente en los mejores lugares para comer, visitar y explorar. 

Si nos necesitas, contáctanos en [número de teléfono] o [email hotel]

¡Nos vemos pronto!

[nombre hotel]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

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#3: Plantilla de correo para después de la estancia

Objetivo: El correo después de la estancia debería enfocarse en dos cosas: pedir la opinión de los huéspedes y reseñas online.

Al pedir la opinión de forma proactiva, puedes detectar posibles problemas antes de que lleguen a publicar una mala opinión online, y tendrás una mayor frecuencia de reseñas publicadas (criterio utilizado por las OTAS para clasificar tu hotel en búsquedas relevantes). ¡Y no olvides responder tus reseñas en línea! 

Qué incluir: Es conveniente que se incluya una opción para que los huéspedes se pongan en contacto directamente con el director general si desean hacer algún comentario específico. También querrás incluir enlaces a las plataformas de reseñas más importantes para tu hotel, como TripAdvisor.

Cada cuánto actualizarla: El correo después de la estancia es directo y no necesita ser actualizado muy a menudo. Debes revisarlo al menos trimestralmente para asegurarte que las URL funcionan y que todo lo demás encaja con el estilo de comunicación de tu marca.

 

Plantilla de ejemplo

 
ASUNTO: Gracias por tu estancia en [nombre de hotel]. ¿Quieres compartir tu experiencia?
 

{IMAGEN DE TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJE TU MARCA}

Hola [primer nombre],

¡Gracias de nuevo por pasar tu tiempo en [ciudad] con nosotros! ¿Cómo ha sido tu estancia en [nombre de hotel]?   

Tu opinión es esencial y de gran valor para nosotros y nuestros futuros huéspedes.

Por favor, tómate un momento para compartir tu experiencia {AÑADE UN LINK A LA PÁGINA DE OPINIONES, TripAdvisor, etc.} 

Nos comprometemos a dirigir cualquier problema que surja durante tu estancia con nosotros. Si tienes comentarios sobre cómo podemos mejorar, por favor responde a este correo directamente o llámanos a [teléfono de hotel]  

Esperamos que te unas a nosotros pronto.

[nombre de hotel]

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

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#4: Plantilla de correo para retención de clientes 

Objetivo: Para cultivar relaciones a largo plazo con huéspedes que se han alojado contigo. Los correos de retención son especialmente efectivos cuando se dirigen a huéspedes que están a poca distancia y que podrían considerar un viaje espontáneo.

Qué incluir: El contenido relacionado con eventos y actividades temporales puede atraer huéspedes potenciales a visitar tu propiedad de nuevo. Incluye una «llamada a la acción» y cualquier oferta promocional específica para huéspedes que vuelven por segunda vez. 

Cada cuánto actualizarla: De todas las plantillas, esta es una de las más dinámicas. Es mejor crear plantillas de retención para segmentos específicos que puedes reutilizar fácilmente para futuras campañas. Recomendamos actualizar esta plantilla para cada campaña de retención para no enviar el mismo correo cada vez. Además, prueba diferentes asuntos de correo para determinar cuál funciona mejor.

 

Plantilla de ejemplo

 
ASUNTO: [Nombre hotel] Te invita a experimentar los colores vibrantes del otoño
 

{IMAGEN DEL TÍTULO EN NEGRITA QUE REFLEJA TU MARCA}

{TEXTO DE EJEMPLO. ESTE CORREO NECESITARÁ SER PERSONALIZADO SEGÚN TU UBICACIÓN}

Ven a experimenta el otoño en [ciudad]!

Otoño es el momento perfecto para volver a visitarnos y experimentar los cambios estacionales más vibrantes de la costa este. Desde el cambio de hojas a la recogida de manzanas frescas, hay un incontable número de actividades para todas las edades. {CONSEJO: PUEDES PERSONALIZAR ESTE CORREO PARA DIRIGIRLO A PAREJAS, VIAJEROS EN SOLITARIO, FAMILIAS Y DEMÁS} 

Aquí tienes un pequeño ejemplo de lo que puedes esperar está temporada. {AÑADE LINKS E IMÁGENES RELATIVAS A CADA EJEMPLO}

Las 25 Actividades de Otoño en [ciudad] 

Nuestras Recetas Favoritas de Otoño [Es bueno incluirlas si dispones de restaurante]

Las 10 Actividades Festivas más especiales de este Otoño 

Echa un vistazo a nuestro Instagram {AÑADIR LINK} para ver los colores cambiando en tu propiedad. ¡Siempre es una bonita vista!

Saludos,

[nombre hotel]

{AÑADE UNA LLAMADA A LA ACCIÓN: RESERVA TU ESTANCIA EN OTOÑO Y DISFRUTA DE UN COCKTAIL PARA DOS AL ATARDECER}

{FOOTER: AÑADIR ICONOS DE REDES SOCIALES/LINKS}

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Ejemplo de correo para tus huéspedes: Bode Hotel Nashville 

Las plantillas de correo para hoteles compartidas más arriba te darán la base para los correo de tu propiedad, pero por supuesto, necesitarán ser editadas y modificadas para tu propiedad y huéspedes. ¡Puedes ser tan creativo o directo como quieras! 

Más abajo tienes un ejemplo de un correo anterior a la llegada del Hotel Bode en Nashville. Es efectivo, corporativo y está bien redactado. Aporta facilidades a los huéspedes ofreciéndoles todo lo que necesitan saber sobre su próxima estancia y una idea del tipo de experiencia que les espera.

Proporcionar esta importante información por adelantado reduce la incertidumbre y motiva a los huéspedes en cuanto a su próxima estancia. Y, si los clientes tienen otras preguntas, deja claro cuál es la manera más fácil de ponerse en contacto. 

A pesar de ser automáticos, estos correos marcan las bases sobre la capacidad de respuesta de tu propiedad. Echa un vistazo a la plantilla de más abajo y observa cómo se hace. 
nashville bode

Herramientas para automatizar la comunicación con tus huéspedes

La automatización es la mejor amiga del hotelero. Aumenta la consistencia, reduce errores y elimina el trabajo manual tedioso, ahorrándote mucho dinero. La comunicación con los huéspedes, como los correos anteriores y posteriores a la estadía, encajan perfectamente en la automatización. En lugar de tener que reunir toda esta información manualmente en un correo para cada huésped antes de la llegada, el proceso automático se encarga. 

Además del impacto positivo en la experiencia del huésped y la eficiencia del tiempo, la automatización también puede incrementar tus ingresos ofreciendo ofertas en el momento correcto y mejorando la reputación de tu hotel online al conseguir más reseñas de tus huéspedes. 

En Cloudbeds, hemos creado un sistema de automatización de correo electrónico que se vincula directamente a nuestro sistema de gestión de propiedades para agilizar las comunicaciones a lo largo del recorrido del viajero. De esta manera, no tendrás que utilizar varios softwares diferentes y tu personal solo tendrá que aprender a usar uno. Las plantillas de correo se pueden personalizar con la información más importante para tus huéspedes y después programarlas según haya nuevas reservas, check-ins o cambios en las reservas.

Además de la herramienta automatizada todo en uno, nos integramos con otros servicios (desde el Marketplace de Cloudbeds) que potencian tu propiedad con comunicaciones automáticas. Aquí tienes algunas opciones:

    • GuestJoy te ayuda a gestionar la comunicación con tus huéspedes en todas las etapas de la estancia. El servicio también ayuda a recolectar reseñas de los huéspedes y ofrecer servicios de consejería y ofertas específicas. 
    • Experience Hotel es un CRM de experiencia de huéspedes que incluye ofertas automáticas, petición de reseñas y campañas de fidelidad. Todo dirigido por comunicaciones dinámicas de marketing basadas en el perfil de cada huésped.  

 

Una vez que construyes unas plantillas de correo potentes y configuras tus normas de automatización, disfrutarás de una estrategia sostenible y directa de comunicaciones. No volverás a tener que enviar manualmente este tipo de correos.

 

banner carta realojamiento hotel

 

Un último consejo, revisa tus plantillas y automatización periódicamente y asegúrate que todo funciona aún como debería. Un indicador de un problema potencial es si notas una bajada repentina en correos abiertos o si los huéspedes protestan por no haber recibido el correo. 

Tómate tiempo para analizar resultados, mejorar las plantillas de tus correos y convertir tus correos en una fuente creciente de beneficio para tu propiedad. 

 

Obtén más plantillas para organizar y gestionar mejor tu negocio.
Publicado en 31 marzo, 2020 | Actualizado en 20 diciembre, 2023
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Sobre Cloudbeds

Cloudbeds

Fundado en 2012, Cloudbeds es el socio tecnológico de mayor crecimiento en la industria hotelera. Ofrece servicios a una base internacional de clientes con miles de propiedades en 157 países. La plataforma hotelera de Cloudbeds combina herramientas de operaciones, ingresos, distribución, marketing y crecimiento, con un Marketplace de integraciones de terceros para ayudar a hoteleros y anfitriones a aumentar sus ingresos, agilizar operaciones y ofrecer experiencias memorables a sus huéspedes. Cloudbeds fue reconocido como el mejor PMS y Sistema de gestión hotelera por el Hotel Tech Report en 2022, mejor PMS y mejor channel manager por los World Travel Tech Awards en 2021, y fue incluido en la lista de Deloitte’s Technology Fast 500 en 2021. 

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