Una orden de servicio para banquetes (BEO) es un documento que detalla cada aspecto de un evento, como fechas, horas, lugar, catering, elementos audiovisuales y otros requisitos. Funciona como contrato y reúne los datos más importantes del evento acordados entre el huésped y la propiedad.
Hemos creado una plantilla de BEO disponible en dos formatos, Google Docs y Google Sheets, para propietarios de hotel. Estas plantillas han sido diseñadas para incluir los campos más importantes de tres tipos distintos de eventos:
- General
- Reuniones empresariales
- Recepciones de bodas
Recuerda que puedes personalizar las plantillas con lo que necesite tu propiedad.
Un BEO efectivo tiene 6 componentes esenciales:
- Información de contacto. En el BEO debe figurar la información correcta del cliente y del lugar del evento. Asegúrate también de incluir un número de teléfono de oficina y móvil, y de que el nombre del evento sea correcto.
- Cronograma. En el cronograma se define la hora de preparación, la hora de inicio y la hora de finalización. El cliente y el responsable del evento deben asegurarse de que la información sea correcta y finalizar el recuento total de invitados y el orden del evento.
- Pedido de alimentación y bebidas. Tu responsable de catering debe detallar cada elemento del menú en el BEO, incluyendo restricciones alimentarias específicas, como vegetarianismo, alergias y demás. Asegúrate de que esto se haga no solo con los alimentos, sino también con las bebidas.
- Configuración de la sala. La configuración de la sala describe todos los aspectos del espacio. Si se trata de una configuración de sala no estándar, suele incluirse un diagrama adjunto al BEO. Recuerda incluir piezas importantes de mobiliario y decoración.
- AV/proveedores externos. A veces, los equipos y servicios audiovisuales se incluyen en el BEO, pero si el local contrata sus servicios audiovisuales, suele haber un contrato aparte. Deben incluirse los proveedores externos y sus plazos de entrega.
- Contrato y firma. Un BEO es un contrato vinculante, por lo que la mayoría de los BEO incluyen los términos y condiciones que hay que aceptar, junto con una línea para la firma de cada parte, el cargo y la fecha.
Elementos adicionales en tu BEO
Un BEO efectivo debe ser lo más claro y detallado posible para que tanto tu cliente como tu equipo tengan expectativas claras del evento. Considera incluir los siguientes elementos para realzar tus BEO:
- Imágenes. Muestra fotos y maquetas de cómo debe ser el espacio y todos los elementos esenciales del evento, incluido el catering y la composición del espacio.
- Planos. Muestra exactamente dónde tiene que estar cada cosa en una representación visual de la sala.
- Firmas electrónicas. Permite que tus documentos se firmen y certifiquen lo más pronto posible.
- Resumen de cada detalle. Es conveniente incluir detalles grandes y pequeños para asegurarte de que tu evento sea memorable y que no se te escape nada.
