¿Qué es un BEO? Simplificando el arte de las órdenes de eventos

Organizar un evento por primera vez puede ser intimidante. Por eso, te damos la bienvenida al mundo de las órdenes de servicio para eventos (o BEO, de Banquet Event Order en inglés), donde comienza la magia de la organización de eventos exitosos. Como profesional del sector del alojamiento, entender los secretos de los BEO es crucial para orquestar eventos que dejen una impresión duradera. 

En esta guía, desglosaremos los aspectos básicos de los BEO y ofreceremos ejemplos reales para garantizar que todo salga a la perfección, sea cual sea el tipo de evento que organices. 

¿Quién crea una orden de eventos?

El creador de un BEO suele ser el responsable o planificador del evento. Esta persona se encarga del proceso de planificación y se toma el tiempo necesario para dar cuerpo a la idea inicial y elaborar todos los detalles del evento. A continuación, comunica esos detalles al huésped y se asegura de que el personal conozca y siga esas instrucciones.

6 componentes que todo BEO debe incluir

Un BEO de calidad debe ser sencilla pero completa. Un BEO no es solo un manual de instrucciones; es un contrato que cubre todos los detalles esenciales del evento acordados por el huésped y el alojamiento. En consecuencia, un BEO debe ser claro y abarcar todos los detalles importantes.

Un BEO eficaz tiene 6 componentes importantes: 

1. Información de contacto

En la orden de eventos debe figurar la información básica del cliente y del lugar del evento. Asegúrate también de incluir un número de teléfono de oficina y móvil, y de que el nombre del evento sea correcto.

2.  Cronograma

En el cronograma se define el orden de los eventos e incluye la hora de preparación, la hora de inicio y la hora de finalización. El cliente y el responsable del evento deben asegurarse de que la información sea correcta y finalizar el recuento total de invitados y el orden de cada aspecto del evento.

3. Pedido de alimentación y bebidas

Tu responsable de catering debe detallar cada elemento del menú en el BEO, incluyendo cualquier restricción alimentaria específica, como vegetarianismo, alergias, etc. Asegúrate de que esto se haga no solo con los alimentos, sino también con las bebidas. Esta sección tiene un aspecto muy similar al de una factura una vez completada.

4. Configuración de la sala

La configuración de la sala describe todos los aspectos del espacio. Si se trata de una configuración de sala no estándar, suele incluirse un diagrama adjunto al BEO. Incluye piezas importantes de mobiliario y decoración.

5. AV/proveedores externos

A veces, los equipos y servicios audiovisuales se incluyen en el BEO, pero si el local contrata sus servicios audiovisuales, suele haber un contrato aparte. Deben incluirse los proveedores externos y sus plazos de entrega.

6. Contrato y firma

Un BEO es un contrato vinculante, por lo que la mayoría de los BEO incluirán los términos y condiciones que hay que aceptar, junto con una línea para la firma de cada parte, el cargo y la fecha. Solo se convierte oficialmente en BEO cuando ambas partes han firmado.

Ejemplo del mundo real

Ahora te presentaremos un ejemplo de BEO donde podrás ver algunos de los detalles esenciales que hay que cubrir. Son imprescindibles:

• Nombre del alojamiento e información de contacto clave. 
• Nombre de la cuenta (si es una cuenta corporativa la que organiza el evento).
• Cómo debe publicarse el evento (publicar como).
• Nombre de la persona de contacto con teléfono y dirección de correo electrónico.
• La fecha del evento, los plazos, los espacios, los montajes y el número de huéspedes.
• El contacto del alojamiento in situ.
• El coordinador del evento.

A continuación, hay que definir la información esencial para el evento, incluyendo:

• Instrucciones para preparar el espacio (manteles, centros de mesa, etc.).
• Información sobre el catering, como alimentos, horarios, cantidades y precios.
• Peticiones o notas especiales para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
• Necesidades de personal (personal del local, personal de seguridad, personal de catering, camareros, aparcacoches, etc.).

Asegúrate de incluir un plano del espacio en tu BEO. El plano del espacio es una parte integral de la orden de eventos porque ofrece una representación visual de cómo debe ser el espacio. Esto reduce la confusión y ayuda a ahorrar tiempo al preparar el espacio.

Por último, es importante recordar que un gran BEO es un contrato y un acuerdo final para el evento. Teniendo esto en cuenta, debes incluir: 

• Cualquier condición final que el cliente acepte.
• Espacio para la firma del cliente y del alojamiento.

Cómo mejorar tu BEO

Las ayudas visuales pueden mejorar significativamente la comprensión de temas complejos. A la hora de elaborar los BEO, la claridad es primordial. Tu cliente y tu equipo deben estar de acuerdo en lo que hay que hacer. Considera la posibilidad de incorporar lo siguiente a tus BEO:

• Imágenes. Muestra fotos y maquetas de cómo debe ser el espacio y todos los elementos esenciales del evento, incluido el catering y el espacio.
• Planos. Muestra exactamente dónde tiene que estar cada cosa en una representación visual de la sala.
• Firmas electrónicas. Asegúrate de que tus documentos se firmen y certifiquen lo más pronto posible.
• Resumen de todos los detalles. Es conveniente incluir detalles grandes y pequeños para asegurarte de que tu evento sea memorable y que no se te escape nada.

Tu plan de BEO para el éxito

Dominar el arte de las órdenes de eventos es un proceso continuo, pero con los conocimientos y el enfoque adecuados, puedes llevar tus eventos al siguiente nivel. Colabora con tu equipo, aprende de los expertos del sector y siempre pon el foco en la experiencia de los asistentes a la hora de planificar. Con un BEO bien elaborado, no solo estás planificando un evento, sino que te estás asegurando de producir una experiencia inolvidable.