Cómo Vacatia está usando Cloudbeds y su API para reducir la fragmentación tecnológica, escalar más rápido y sentar las bases de una hostelería impulsada por IA

La tecnología hotelera nunca ha sido tan potente ni tan fragmentada.

A medida que los operadores se expanden a través de portfolios, marcas y modelos de negocio, cada nuevo sistema promete resolver otro problema. Pero para muchas empresas hoteleras, esa promesa tiene un coste: plataformas desconectadas, datos duplicados, procesos manuales y una complejidad operativa cada vez mayor.

Para Vacatia, la complejidad no era solo un reto tecnológico, era el propio negocio. Con casi 60 resorts independientes en Estados Unidos y el Caribe, Vacatia reúne en un solo negocio la propiedad vacacional, los alquileres por noche, los servicios a propietarios, la distribución en OTAs y las operaciones corporativas.

Cada día, la empresa equilibra las necesidades de casi 500.000 propietarios mientras optimiza más de 11.000 unidades tanto para uso de los propietarios como para la demanda de huéspedes ocasionales. La tecnología hotelera tradicional no estaba diseñada para esa realidad.

Pero, en lugar de forzar su negocio para que encajara en un software rígido, Vacatia decidió construir sobre una plataforma abierta, lo bastante flexible para adaptarse a la forma en que ya operaban.

Esa plataforma fue Cloudbeds.

La propiedad vacacional no se parece a la operativa hotelera tradicional. El inventario cambia constantemente a medida que los propietarios deciden si van a usar su semana, alquilarla, intercambiarla o devolverla al inventario disponible. Cada decisión afecta a la disponibilidad, los precios, la previsión y la distribución.

Al mismo tiempo, los propietarios no son simplemente clientes. Como dice Kris Wallsmith, VP of Engineering en Vacatia: «Llevan viniendo al mismo resort durante décadas. Sus hijos crecieron allí, las familias se conocen entre sí, se han convertido en parte de la comunidad».

Proteger esa experiencia del propietario mientras se maximiza el rendimiento de los alquileres exige un modelo operativo completamente distinto. «A los propietarios les encantan los resorts, y eso lo valoramos mucho. Y eso se traslada a todos los que los gestionan».

Como muchas empresas hoteleras en crecimiento, Vacatia dependía inicialmente de software heredado de propiedad vacacional, pero pronto quedó claro que estos sistemas no podían respaldar la visión de la empresa.

«No somos una empresa de timeshare típica», explica Kris. «Estamos intentando hacer algo diferente, y esos sistemas genéricos no hacen lo que necesitamos».

En lugar de buscar una solución monolítica única, Vacatia construyó una estrategia tecnológica best-of-breed con Cloudbeds como base operativa.

Nuestra estrategia ha consistido en seleccionar las mejores tecnologías de cada categoría. Trabajamos con Cloudbeds para la distribución, para la plataforma y para la experiencia de usuario.

En lugar de sustituir los sistemas propios de gestión de propietarios de Vacatia, la API abierta de Cloudbeds permite a la empresa conectarlos en una plataforma hotelera unificada.

«Estamos construyendo sobre Cloudbeds gracias a la plataforma y las APIs».

El resultado es un ecosistema conectado en el que la tecnología especializada en propiedad vacacional y las operaciones hoteleras modernas funcionan juntas de forma fluida e integrada.

El portal de propietarios propio de Vacatia, conocido internamente como Clubhouse, funciona como el centro neurálgico para cientos de miles de propietarios. Allí, los propietarios pueden pagar cuotas de mantenimiento, gestionar sus preferencias de propiedad, depositar semanas en redes de intercambio o liberar inventario hacia el programa de alquiler de Vacatia.

A través de la API abierta de Cloudbeds, esas decisiones se integran automáticamente en los sistemas de gestión de inventario de Vacatia antes de sincronizarse con Cloudbeds en tiempo real, lo que proporciona a Vacatia un inventario preciso y actualizado sin necesidad de intervención manual.

Para un negocio en el que el inventario disponible puede cambiar cada noche, o incluso cada hora, esa flexibilidad se ha vuelto fundamental. «El denominador cambia constantemente», explica Kris. «Nuestra capacidad de prever el inventario con precisión puede ser todo un reto».

Con Cloudbeds como plataforma operativa, esas señales de inventario en constante cambio permanecen sincronizadas en todos los canales de distribución, los sistemas internos y los modelos de previsión.

A medida que Vacatia expandía su portfolio, la velocidad de incorporación se convirtió en otra ventaja estratégica.

Antes de Cloudbeds, migrar incluso alojamientos relativamente pequeños exigía un esfuerzo manual considerable.

Wallsmith recuerda una de las primeras implementaciones de la empresa. «Era un resort de 53 habitaciones. Estuvieron sin operar durante unas dos semanas y media mientras cargábamos todo en el nuevo sistema».

Hoy, el proceso es radicalmente distinto. «El año pasado migramos un resort con más de 4.000 habitaciones en cuatro horas».

Pero migrar alojamientos grandes era solo una parte del reto. La verdadera medida del éxito no era la rapidez con la que un resort podía ponerse en marcha, sino la confianza con la que podía funcionar en condiciones reales de operación.

Durante uno de los fines de semana festivos más concurridos del año, el resort Grandview de Vacatia, uno de los alojamientos hoteleros más grandes del mundo, operó con más del 90 % de ocupación sobre la nueva experiencia de calendario de Cloudbeds, con incidencias mínimas reportadas, lo que supuso una mejora notable respecto a la migración original del alojamiento.

«Cuando migramos Grandview por primera vez el año pasado, el alojamiento estaba solo al 50 % de capacidad el día de la migración, y las operaciones de recepción se paralizaron por completo», compartió Wallsmith tras el exitoso fin de semana festivo. «Fue una diferencia como de la noche al día respecto a dónde empezamos».

La mejora reflejaba mucho más que una actualización de software. Representaba más de un año de re-arquitectura de la plataforma por parte de Cloudbeds, junto con meses de estrecha colaboración, pruebas y ajustes entre los dos equipos.

«El nuevo calendario es un producto genuinamente mejor, y este fin de semana lo demostró a gran escala».

Para Vacatia, esto demostró que Cloudbeds podía dar soporte a algunos de los resorts más grandes y operativamente exigentes del sector hotelero sin comprometer el rendimiento de recepción ni la experiencia del huésped.

La hostelería moderna depende de buenos datos. Y para Vacatia, Cloudbeds Data Insights ha transformado la forma en que la información circula por toda la organización.

En lugar de depender de informes desarrollados a medida, los equipos operativos ahora reciben la información correcta en el momento adecuado a través de paneles e informes automatizados.

«Ha revolucionado de verdad nuestro proceso nocturno», dice Kris. Hoy, un equipo centralizado de turno nocturno formado por solo cuatro personas da soporte a las operaciones de 30 resorts.

Los informes automatizados también han reforzado la seguridad, ya que entregan la información operativa relevante sin exponer datos innecesarios de huéspedes o propietarios a equipos más amplios.

En lugar de crear más paneles o más complejidad, Vacatia ha logrado mayor visibilidad con menos piezas móviles.

La inteligencia artificial puede estar cambiando la hostelería, pero su éxito depende de datos limpios y conectados. Con Cloudbeds, las reservas, las tarifas, la distribución, el comportamiento de los huéspedes y los pagos se integran en el mismo modelo de datos para la IA, de forma que la previsión se vuelve más precisa, los precios se vuelven más inteligentes y la personalización realmente funciona.

Para Vacatia, eso significa datos operativos limpios y conectados, que combinan con modelos de previsión propios y algoritmos de machine learning para optimizar continuamente la asignación de inventario.

Los modelos de previsión evalúan los cambios en el comportamiento de los propietarios, predicen el inventario disponible y envían automáticamente esas recomendaciones de vuelta a Cloudbeds para optimizar la distribución en OTAs.

Ese circuito de retroalimentación cerrado permite a Vacatia tomar decisiones de inventario cada vez más inteligentes, reduciendo al mismo tiempo la intervención manual.

En lugar de simplemente añadir IA a los flujos de trabajo existentes, Vacatia está construyendo la IA sobre una plataforma operativa unificada.

A pesar de su enfoque en la ingeniería, Vacatia nunca pierde de vista a las personas que hay detrás de la tecnología.

Mientras la empresa se prepara para lanzar una nueva oferta de club vacacional, preservar la conexión emocional que huéspedes y propietarios tienen con sus resorts sigue siendo una prioridad absoluta.

«Seguimos siendo una empresa hotelera», dice Kris. «La tecnología no puede ir en detrimento de la experiencia del huésped».

Esa filosofía refleja la propia visión de Cloudbeds sobre la hostelería moderna: tecnología que funciona de forma discreta en segundo plano, permitiendo a los operadores dedicar menos tiempo a gestionar sistemas y más tiempo a crear experiencias excepcionales.

Las empresas hoteleras no funcionan todas de la misma manera. Algunas gestionan hoteles boutique. Otras se ocupan de hostels, alquileres vacacionales o grandes portfolios de resorts. Empresas como Vacatia gestionan algo todavía más complejo: un modelo de negocio que combina hostelería, propiedad, distribución, ingeniería y comunidad.

Al reducir la fragmentación tecnológica, acelerar el crecimiento, conectar sistemas especializados a través de APIs abiertas y crear la base de datos necesaria para la IA, Cloudbeds está ayudando a empresas hoteleras como Vacatia a modernizarse sin concesiones.