Crecer de forma más inteligente: cómo se preparó We Hotels Group para su mejor año hasta la fecha

Durante años, el equipo utilizó un sistema tradicional de gestión hotelera alojado en un servidor físico, instalado y mantenido por un desarrollador externo. Era poco práctico, obsoleto y estaba totalmente desconectado de las herramientas modernas.

Solo la carga de tarifas podía llevar hasta tres horas. Las reservas tenían que introducirse manualmente. Y los huéspedes a menudo se veían obligados a esperar en la recepción mientras se confirmaban sus reservas, a veces durante más de una hora.

Para empeorar las cosas, la recepción no tenía forma de garantizar la mejor tarifa en persona. Los huéspedes solían sacar sus teléfonos y reservar a través de las OTA directamente desde la recepción, lo que comprometía las ventas directas del hotel y aumentaba la dependencia de los canales de terceros. Llegó un momento en que las reservas a través de las OTA representaban la gran mayoría de sus ingresos.

Cuando Mauricio Hernández se incorporó a We Hotels Group como responsable de ingresos en diciembre, vio la oportunidad de hacer las cosas de otra manera. Gracias a su experiencia previa con Cloudbeds, sabía que esta herramienta podía resolver las ineficiencias que el grupo arrastraba desde hacía tiempo, pero también era consciente de que, para que la implementación tuviera éxito, habría que superar tanto las barreras operativas como las emocionales que se interponían al cambio.

Comenzó trabajando en estrecha colaboración con el equipo de recepción, que, como era de esperar, se mostraba reticente. «Cuando consigues que los equipos, los propietarios y la dirección comprendan que el sistema va a trabajar para nosotros y no nosotros para el sistema», explicó Mauricio, «se reduce en gran medida la tensión, se alivia considerablemente la carga de trabajo y también se mitiga el estrés que suelen sufrir los hoteleros cuando cuentan con un sistema y un modelo de gestión obsoletos o que ya han quedado desfasados».

Repasó los puntos débiles de su día a día y mostró cómo Cloudbeds los resolvería, desde eliminar horas de introducción manual de tarifas hasta garantizar que las reservas aparecieran al instante. El mensaje era claro: no se trataba de sustituir a las personas, sino de proporcionarles las herramientas para hacer mejor su trabajo.

Para convencer a los propietarios, Mauricio centró la conversación en los datos. Cloudbeds proporcionaría a la dirección acceso en tiempo real a las reservas, la actividad de pagos y las métricas de rendimiento desde cualquier lugar, sin necesidad de depender del personal para generar informes o manejar un software poco intuitivo. Ese nivel de visibilidad y control fue lo que cerró el trato.

Una vez que los aspectos básicos funcionaban a la perfección, Mauricio centró su atención en la fijación de precios. Gracias a las herramientas de fijación dinámica de precios de Cloudbeds, implementó estrategias de tarifas automatizadas, lo que le liberó de la laboriosa tarea de realizar actualizaciones manuales y le permitió centrarse en el desarrollo de otras unidades de negocio.

Los resultados no se hicieron esperar: un aumento del 28 % en el RevPAR y hasta un 40 % más de ingresos en algunos meses en comparación con el año anterior. Y, según Mauricio, una de las claves de ese éxito fue el apoyo que Cloudbeds brindó al equipo durante la transición.

Creo que el proceso de incorporación y las personas encargadas del mismo colaboran mucho para que la transición sea fluida y adecuada. Eso genera mucha tranquilidad y seguridad a los hoteleros que van a adoptar el sistema.

Cloudbeds no obligó a We Hotels a replantearse sus procesos de trabajo. Por el contrario, se integró con su sistema de facturación ya existente, automatizó sus tareas rutinarias y simplificó todo, desde la comunicación con las OTA hasta los mensajes a los huéspedes.

«El equipo de Cloudbeds nos ayudó a sentirnos tranquilos y seguros de que todo estaría listo y muy bien hecho, en beneficio de nuestro negocio», comentó Mauricio.

Con cinco nuevas aperturas en camino —y con 2026 perfilándose como el año de mayor crecimiento en la historia de la empresa—, We Hotels Group está preparado para crecer con confianza, sin añadir complejidad. La tecnología ya está implantada. El equipo está capacitado. Y la visión es clara.

Para Mauricio, Cloudbeds no solo resolvió los problemas del pasado, sino que abrió un camino hacia el futuro.