Herramienta de gestión de tareas: 7 consejos para operaciones más fluidas

Dirigir una empresa de hotelería es duro. A todos —desde anfitriones con pocos alquileres en Airbnb hasta experimentados administradores de propiedades, hoteles boutique o complejos turísticos de lujo en el mundo entero— les resulta difícil mantenerse al día con las interminables listas de tareas pendientes y ofrecer al mismo tiempo experiencias memorables a los huéspedes.

Los profesionales de la hotelería han confiado históricamente en hojas de cálculo y herramientas genéricas de gestión de tareas para resolver el problema, pero estas soluciones complican la asignación de tareas, dificultan la comunicación interna y ponen en peligro la preparación de los alojamientos. La mayor competencia y el aumento de las expectativas de los viajeros siguen reduciendo el margen de error para ofrecer alojamientos de calidad y experiencias únicas.

A medida que la tecnología sigue desempeñando un papel más crucial en las operaciones de hotelería, exploremos cómo la racionalización de los procesos puede tener un impacto significativo en el negocio de un operador e influir en la experiencia general del huésped.

¿Por qué es importante para los operadores de hotelería?

Atrás quedaron los días en que las operaciones hoteleras dependían únicamente de procesos manuales y métodos tradicionales. Hoy en día, la tecnología se ha convertido en parte indispensable de cada aspecto de la industria. Desde la gestión de reservas y procesos de check-in hasta la mejora de la experiencia de los huéspedes, la tecnología ha revolucionado el modo en que los operadores de hotelería llevan a cabo sus negocios.

Una de las principales ventajas de la tecnología para los operadores hoteleros es la eficacia que aporta a las operaciones cotidianas. El software integrado de gestión de propiedades como Cloudbeds, las cerraduras inteligentes y los dispositivos IoT han agilizado los procesos, reducido la probabilidad de errores y mejorado la eficiencia operativa general. Esto no solo ahorra tiempo, sino que permite al personal centrarse en ofrecer una experiencia más personalizada y excepcional al huésped.

Entonces ¿qué es exactamente la gestión de tareas?

Examinemos el trabajo que debe realizarse entre la salida de un huésped a las 10 de la mañana y la llegada de otro huésped a las 3 de la tarde de ese mismo día. Hay muchas tareas operativas que deben tenerse en cuenta:

• Asegurarse de que el huésped hace check-out a tiempo
• Asignar tareas a encargados de limpieza, inspectores y compañeros de servicio en la unidad 
• Dar instrucciones al personal para garantizar que el trabajo realizado cumple las normas de la marca
• Tratar cualquier problema de mantenimiento que surja e informar al departamento adecuado
• Gestionar la finalización del trabajo a lo largo del día y volver a priorizar en función del estado del huésped
• Comunicar al huésped la preparación de la habitación y las instrucciones para el check-in

Por supuesto, el trabajo no termina cuando llega el siguiente huésped, ya que también hay que:

• Comunicarse para asegurarse de que el huésped tiene todo lo que necesita para una gran estancia
• Coordinar la oferta de alojamiento y conserjería
• Gestionar y dar solución a los problemas de mantenimiento que surjan
• Lavar y preparar la ropa de cama para el próximo huésped

Por no hablar de que los gerentes tienen que hacer todo esto a gran escala, con múltiples habitaciones y aún más huéspedes, y a menudo en múltiples ubicaciones con una cartera de alojamientos únicos.

Estos retos suponen una gran presión para las empresas y el personal hotelero. La capacidad de descargar y automatizar estas tareas operativas con tecnología supone un gran avance para la industria.

7 formas en que la tecnología puede facilitar tus operaciones

1.Optimiza la programación de la limpieza

Equilibrar los cambios de última hora en las reservas, los horarios de los equipos y los plazos reducidos dificulta la programación. La naturaleza manual de esto a menudo da lugar a que se pierda trabajo o a ajustes de última hora, que conducen a necesidades más urgentes y pueden disminuir la satisfacción de los huéspedes. 

Con la ayuda de una herramienta de operaciones, puedes utilizar flujos de trabajo de programación automatizados para identificar estos cambios y asignar inteligentemente el trabajo adecuado a la persona adecuada en el momento adecuado. Crea flujos de trabajo y tareas automatizados basados en las reglas que establezcas para cada check-out, check-in y reserva consecutiva, de modo que nunca vuelvas a quedarte con una habitación sin limpiar.

2. Alerta a los huéspedes sobre la disponibilidad del alojamiento en tiempo real

La forma más personal, detallada y automática de diferenciar tu negocio es apoyando tus operaciones con una gran comunicación con los huéspedes. Vincular una solicitud de servicio directamente a una orden de trabajo o solicitar el check-in anticipado cuando los alojamientos estén listos puede mejorar la experiencia de tus huéspedes y elevar tu marca.

Los operadores están recurriendo a herramientas de mensajería automatizada para responder a los huéspedes con mayor puntualidad. Con la mensajería de check-out vinculada a tu herramienta de operaciones, un simple mensaje confirmando que el huésped se ha marchado puede hacer que el personal de limpieza se ponga manos a la obra, y la comunicación estándar de ida y vuelta puede generar una tarea u orden de trabajo para que tu equipo actúe en consecuencia. Potenciar tus operaciones con una comunicación decidida con el cliente ayuda a crear interacciones fluidas para una mejor experiencia del huésped.

Llevamos más de un año utilizando la función automatizada de mensajes de texto para el check-in de huéspedes, y la diferencia es abismal. Esto permite a nuestros equipos empezar antes, ocuparse de los problemas que informan los huéspedes en el check-out y olvidarnos de los huéspedes que no recuerdan el día y la hora del check-out. – Brittany Blackman, propietaria de Alquileres Breathe Easy

3. Aumenta la eficiencia de tu equipo ante la escasez de personal

Una reciente encuesta a 200 hoteles realizada por la Asociación Americana de Hoteles y Alojamientos (AHLA) reveló que el 87% de los hoteles de Estados Unidos no tienen personal suficiente, y que el 36% de los encuestados citó una grave escasez de personal.

En respuesta, los operadores se centran en optimizar las operaciones y buscar nuevas formas de hacer más con menos. Ahí es donde la tecnología puede ayudar. 

Una herramienta de gestión de tareas puede aumentar la eficiencia de tu equipo y ayudarle a tener éxito. Estableciendo procesos automatizados e instrucciones claras, puedes olvidarte de preguntas como «¿Y ahora qué?» y «¿La habitación ya está lista para ser inspeccionada?» Además, tener esto en un panel visual puede ayudar a tu equipo a comprender cómo influye su trabajo en la experiencia de los huéspedes y mostrar el valor que tiene.

4. Evita errores costosos con una gestión inteligente de las tareas

Errores como un mensaje mal comunicado o una limpieza fallida son una pesadilla con la que ya no tendrás que lidiar. Cuanto más puedas automatizar, menos cosas tendrás que recordar, menos propenso serás a cometer errores y menos probable será que tengas lagunas en la comunicación.

Una herramienta de gestión de tareas puede notificar automáticamente a tu equipo los cambios en las reservas, los problemas de mantenimiento o las salidas anticipadas, lo que les permite resolver rápidamente los problemas sin idas y venidas y recuperar un tiempo valioso de su jornada.

5. Sé proactivo con el mantenimiento preventivo

Hacer un seguimiento del trabajo de calidad en cada unidad puede ser todo un reto, sobre todo durante los picos de trabajo, con plazos de entrega aún más ajustados. Mediante el desarrollo de programas de mantenimiento preventivo, limpiezas a fondo frecuentes, inspecciones de seguridad e informes de inspección, tu equipo puede adelantarse y prevenir los problemas antes de que surjan, dándote la seguridad de que los huéspedes llegarán a un alojamiento perfecto.

Con una herramienta de operaciones, puedes crear una lista de verificación de mantenimiento preventivo y programar automáticamente a tu inspector para garantizar que los requisitos de seguridad se comprueban a intervalos regulares. Después, revisa y accede fácilmente a los informes de inspección para documentar el estado de los bienes clave de la unidad, antes o después de la estancia del huésped.

6. Garantiza la calidad y la coherencia con listas de verificación digitales

El 52% de los operadores de hotelería señalaron la garantía de calidad como su principal reto operativo en el Informe de Operaciones de Propiedades de 2023 de Breezeway. Aunque la tecnología no puede completar las tareas por ti, puede equipar a tu personal con herramientas fáciles de usar, como una aplicación móvil, para que puedan realizar un trabajo detallado que cumpla las normas de la marca de tu empresa. 

Las listas de verificación personalizables garantizan que se tengan en cuenta los atributos únicos de cada unidad y ayudan a los equipos de limpieza y mantenimiento a realizar un trabajo de calidad y uniforme en todo momento. Pueden trabajar más rápida y diligentemente con instrucciones claras al alcance de la mano. Las listas de verificación suelen incluir fotos para que el personal de limpieza esté seguro de cómo debe quedar la unidad tras una rotación, y puedes exigirles que suban fotos para asegurarte de que está lista para los huéspedes.

7. Utiliza los datos de gestión de tareas para optimizar aún más tus operaciones

La tecnología no solo puede ayudar a tu equipo a trabajar con más eficacia, sino que puede proporcionar un análisis en profundidad de las operaciones y el rendimiento de tu empresa con datos sobre tareas, problemas notificados, rendimiento del personal, comunicación con los huéspedes y mucho más.

Si tienes curiosidad por saber cómo podría gestionarse tu empresa de forma más eficiente, un buen punto de partida es hacer un seguimiento trabajando en una plataforma de operaciones con capacidad de elaboración de informes. Mediante el seguimiento del trabajo, una herramienta de informes puede agregar y segmentar los datos para identificar tendencias en el rendimiento del personal, las experiencias de los huéspedes y el cuidado del alojamiento, de modo que puedas tomar decisiones más informadas para tu negocio.

El valor de las integraciones para construir tu pila tecnológica óptima

En un sector en el que la satisfacción de los huéspedes y la eficacia operativa son primordiales, adoptar innovaciones tecnológicas ya no es opcional, sino esencial. Tu herramienta de gestión de tareas debe estar integrada con tu PMS para potenciar realmente tus operaciones. Al integrar estas tecnologías, los profesionales de la hotelería pueden agilizar las operaciones, mejorar la experiencia del huésped y, en última instancia, conseguir más reservas, asegurando el éxito a largo plazo en un mercado competitivo.