Onefam Hostels: Optimizando las operaciones en 17 establecimientos europeos

Hace veinte años, el CEO Tony Subías identificó una oportunidad sin explotar en el mercado de la hotelería de Barcelona. Los jóvenes viajeros internacionales no solo buscaban un lugar donde dormir, sino que querían experiencias auténticas, conexiones significativas y un sentido de comunidad durante sus estancias. Esta perspectiva llevó a la creación de Onefam, uno de los primeros hostels urbanos de Barcelona diseñado en torno al concepto de viajar y experiencias compartidas.

Lo que comenzó como un único establecimiento que abordaba este nicho se ha convertido en un próspero grupo de hotelería con diecisiete establecimientos en las principales ciudades europeas, incluyendo Madrid, Barcelona, Londres, Praga y Ámsterdam. Con más de 120 empleados, Onefam mantiene un enfoque láser en la experiencia del huésped, creando no solo alojamiento, sino experiencias completas a través de actividades diurnas y nocturnas que fomentan las conexiones, las amistades y la comunidad entre los huéspedes.

«Lo que distingue a Onefam de otros grupos u hostels es la experiencia del huésped», explica la Directora General Ariane Echevarría Delgado. «Para nosotros, es esencial que el huésped no solo tenga una cama o un lugar donde quedarse, sino un paquete completo, por eso organizamos actividades día y noche, para que se creen conexiones y amistades.»

Vanessa Fontoura da Silva, Chief of Staff, explica más este enfoque único: «Me encanta decir que somos una empresa hecha por mochileros para mochileros. La mayoría de las personas que trabajan en Onefam, primero empezaron a viajar, y simplemente se enamoraron de la vida de hostel». Esta mentalidad centrada en el viajero se extiende a su filosofía de contratación, priorizando candidatos que son viajeros y entienden de primera mano cómo se ve la hotelería excepcional desde la perspectiva del huésped.

La cultura auténtica y centrada en el viajero de Onefam crea tanto su mayor fortaleza como su mayor desafío operativo. Los mismos miembros del personal que ofrecen experiencias excepcionales al huésped porque entienden la mentalidad del viajero también encarnan el espíritu de wanderlust, creando una rotación constante cuando los empleados persiguen sus propias aventuras de viaje.

«Los viajeros normalmente no se quedan en el mismo lugar durante mucho tiempo, así que sí tenemos una rotación enorme», reconoce Vanessa. «Estamos constantemente contratando y formando equipo nuevo. A veces, tengo personal nuevo empezando cuatro veces al mes «.

Este ciclo continuo de reclutamiento y formación se vio agravado por la rápida expansión de Onefam a través de múltiples países. Gestionar diecisiete establecimientos en diferentes países, incluyendo España, Portugal y Reino Unido, significaba navegar diferentes requisitos regulatorios, cumplimiento de facturación e integraciones gubernamentales mientras mantenían estándares de servicio consistentes.

La complejidad de las operaciones diarias, como la describe Jona Ramos, Manager de Onefam Ramblas, se asemeja a «una orquesta con diferentes piezas moviéndose durante todo el día».

Antes de Cloudbeds, esta carga constante de formación y la complejidad multinacional amenazaban con ralentizar la trayectoria de crecimiento de Onefam y tensionar la eficiencia operativa.

El diseño intuitivo de la plataforma de Cloudbeds abordó directamente el desafío central de Onefam de la incorporación rápida del personal. La interfaz fácil de usar del sistema redujo drásticamente el tiempo de formación, permitiendo que el nuevo personal se volviera productivo rápidamente a pesar de la alta tasa de rotación de la empresa.

«Aprender Cloudbeds me llevó un día entero de práctica, no solo la parte teórica, sino estar en recepción con los huéspedes delante de mí», explica Jona.

Esto representa un cambio fundamental de los sistemas PMS tradicionales que típicamente requieren varias semanas de formación.

Ariane destaca cómo Cloudbeds sirve como mucho más que un sistema de gestión de propiedades:

Cloudbeds es que es mucho más que un PMS. A nivel de grupo, estamos gestionando cientos de reservas directas diarias, y Cloudbeds nos permite analizar todos esos datos en muy poco tiempo, lo que realmente optimiza nuestro proceso de toma de decisiones.

El extenso marketplace de integraciones de la plataforma resultó crucial para las operaciones multinacionales de Onefam.

«El hecho de que Cloudbeds se integre con tantas otras herramientas lo hace mucho más fácil, especialmente cuando hablamos de diferentes propiedades en diferentes países», explica Ariane. «El cumplimiento regulatorio se vuelve mucho más fácil, y estas integraciones nos ahorran mucho tiempo en la gestión administrativa».

Estas integraciones manejan los requisitos específicos de cada país automáticamente, desde las regulaciones de facturación portuguesas hasta los informes gubernamentales españoles, permitiendo que Onefam mantenga el cumplimiento en todas las jurisdicciones sin complejidad adicional de formación para el personal.

Los resultados hablan por sí mismos. El tiempo de formación del personal bajó de semanas a solo tres días en promedio.

«Normalmente tardamos una media de tres días en formar a nuestros empleados en Cloudbeds, y entonces empiezan a sentirse seguros con el sistema», confirma Vanessa. «Como responsable del personal, es muy importante para mí que el sistema sea fácil de usar y también ofrezca varios recursos para que el equipo busque respuestas en caso de que las necesite».

Esta eficiencia se extiende a las operaciones diarias, donde la flexibilidad de Cloudbeds ayuda al personal a navegar el entorno dinámico del hostel.

Al reducir drásticamente el tiempo de formación y proporcionar soporte operativo multinacional las 24 horas, Cloudbeds ha permitido que Onefam crezca su portfolio mientras que mantiene su enfoque en la experiencia del huésped en todas las ubicaciones.