CRS para hoteles: qué es y cómo ayuda a la cuenta de resultados

El número de canales de reserva que deben gestionar las empresas de alojamiento se ha ampliado exponencialmente, desde su sitio web hasta las agencias de viajes en línea, los bancos de camas, los GDS y los metabuscadores.

Las estrategias de distribución más eficaces en la industria hotelera son dinámicas. Desde la gestión de cientos de planes de tarifas a través de múltiples canales hasta la elaboración de campañas de marketing altamente segmentadas y a medida, los hoteleros necesitan las herramientas adecuadas para ejecutar sus estrategias con eficacia. 

Ahí es donde entra en juego un sistema central de reservas o CRS. En este artículo, exploramos qué es un CRS para hoteles, cómo funciona y cinco soluciones CRS líderes en el mercado. 

La función principal de un CRS es actuar como base de datos de todas las actividades de distribución, lo que incluye hacer visibles las habitaciones disponibles en todos los canales, permitir que los viajeros y las agencias de viajes realicen reservas y recopilar los datos de las reservas. A diferencia de un channel manager, un CRS puede atender solicitudes de búsqueda y crear nuevas reservas en tiempo real. 

Cómo funciona un CRS

Como centro de distribución, un CRS desempeña un papel fundamental en la creación de planes estratégicos de tarifas y promociones en los diferentes canales de distribución. Utilizando los datos de varios sistemas, incluido tu PMS, sistema de revenue management (RMS) y sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), los hoteles pueden aprovechar estratégicamente los datos para aplicar estrategias de precios dinámicas y campañas personalizadas, segmentadas y adaptadas a través de tu CRS.

Independientemente de cómo se reserve una habitación, la solicitud de reserva se envía al CRS del hotel, donde se confirma o rechaza en función de la disponibilidad de habitaciones. Si se confirma, se bloquea la habitación para esas fechas y se actualiza el ARI. 

A partir de ahí, el CRS se sincronizará en tiempo real con: 

Todos los demás canales de distribución. Durante el periodo reservado, la habitación de hotel no aparecerá disponible para ningún viajero o agente de viajes en ningún canal de ventas, lo que evita las reservas duplicadas. Si en algún momento se cancela la reserva, el proceso se deshace y la habitación vuelve a aparecer disponible. 

El PMS. Los detalles de la reserva se envían al sistema de gestión de propiedades para que el personal de limpieza prepare las habitaciones para la llegada de los huéspedes y el personal de recepción organice los check-ins y envíe las comunicaciones previas a la estancia. Para las reservas de hotel realizadas por teléfono o directamente en la recepción por huéspedes sin cita previa, los datos fluirán en sentido contrario, del PMS al CRS y al resto de canales de distribución. 

El sistema de revenue management (RMS). El RMS extraerá los datos de las reservas del CRS para actualizar la ocupación y optimizar las tarifas de las habitaciones basándose en la estrategia de precios dinámicos del hotel. Por ejemplo, la mayor ocupación durante esas dos semanas podría desencadenar subidas de tarifas para el inventario de habitaciones restantes. Una vez que el RMS actualiza las tarifas en el CRS, los nuevos precios se distribuyen al resto de canales de reserva. 

El sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM). Los datos de reservas del CRS pueden ser muy útiles para los equipos de ventas y marketing, para identificar fácilmente a los huéspedes recurrentes (y a los de gran valor entre ellos), personalizar las ofertas y conocer mejor los patrones y preferencias de reserva y gasto. 

El sistema de pago de la propiedad. Si el viajero opta por pagar en el momento de la reserva (o si está obligado a hacerlo), el sitio de reservas del hotel recopilará los datos del pago y los enviará al CRS, que actualizará el sistema de pago. Por el contrario, si el huésped paga en el check-out, la actualización fluirá en sentido contrario, del sistema de pago al CRS, finalizando el check-out.

5 ventajas de un CRS

En resumen, un CRS hace cinco cosas importantes: 

1. Atiende las solicitudes de búsqueda y crea reservas en tiempo real
2. Apoya el desarrollo de planes tarifarios complejos
3. Ofrece funciones avanzadas de segmentación 
4. Realiza campañas de marketing a medida y personalizadas
5. Aumenta la visibilidad y la exposición en los canales de distribución en línea

Esto aporta importantes beneficios a los hoteleros: 

Aumento de los ingresos. Un CRS saca lo mejor de una estrategia de distribución hotelera. En cuanto las habitaciones están disponibles, los viajeros y las agencias de viajes pueden verlas y reservarlas en todos los canales de distribución. Gracias a la integración con el RMS, es posible ajustar tarifas, compartir promociones y aplicar descuentos de última hora sin problemas, aumentando el RevPAR (ingresos por habitación disponible) y garantizando la paridad de tarifas. 

Costes más bajos. La automatización del proceso de reserva aumenta la eficacia, lo que a su vez ahorra tiempo y evita costes adicionales causados por errores administrativos y pérdidas de datos. Por ejemplo, la integración del CRS con el PMS evitará el overbooking, ayudará al personal de limpieza a hacer la asignación de habitaciones para saber exactamente qué habitaciones deben limpiarse y para cuándo, y al equipo de alimentos y bebidas a saber cuánta comida preparar para el desayuno cada día, lo que redundará en una mayor rentabilidad.

Mejor experiencia del huésped. La otra ventaja de una mayor eficiencia es que mejora directamente la experiencia del huésped, en primer lugar con lo básico, como evitar las reservas duplicadas y tener las habitaciones listas para los huéspedes en cuanto llegan. Sin embargo, disponer de datos actualizados sobre las reservas también ayudará a ofrecer un trato personalizado que encantará a los huéspedes.

¿Qué tipos de propiedades necesitan un CRS?

Un CRS para hoteles no tiene por qué ser una aplicación independiente. De hecho, algunas soluciones de PMS basadas en la nube incluirán un gestor de canales, un motor de reservas y funciones de gestión de reservas. Para las propiedades más pequeñas (por ejemplo, los hoteles boutique) que desean maximizar su exposición a los viajeros, pero disponen de un número limitado de habitaciones, una solución unificada puede ser la mejor opción. 

Sin embargo, se necesita un CRS específico para propiedades con un gran número de habitaciones y operaciones complejas. Tales hoteles serían: 

Propiedades de gran tamaño. Los hoteles con más de 100 habitaciones y estrategias de distribución más complejas deben gestionar una cantidad considerable de datos de reservas.

Propiedades con equipos altamente especializados. Los establecimientos más grandes tienden a dividir las operaciones en equipos especializados (como recepción, servicio de limpieza, alimentos y bebidas, finanzas y ventas y marketing), y cada uno de ellos utiliza una aplicación de software específica. En este escenario, un CRS autónomo podrá integrarse mejor con estas aplicaciones y proporcionarles la conectividad y los datos que necesitan. 

6 principales sistemas CRS para hoteles

He aquí seis de los principales sistemas CRS en el sector de la hotelería:

Amadeus iHotelier. Amadeus es uno de los tres mayores operadores de GDS del mundo. Su cartera de productos incluye un CRS con funciones de gestión de ingresos y compatible con varios idiomas y divisas.

Busy Rooms. El CRS Busy Rooms ofrece un CRS adaptable, personalizable y escalable basado en la nube, diseñado para ser el centro de control de las actividades diarias de ventas, marketing, operativas y de gestión de ingresos

D-EDGE. D-EDGE Hospitality Solutions es una empresa europea creada a partir de la fusión de Availpro y Fastbooking. Su CRS basado en la nube es una solución todo en uno que también puede integrarse con otras aplicaciones.

Pegasus. La solución de Cendyn es un CRS basado en la nube que se integra totalmente con otros PMS y sistemas de gestión de ingresos, aunque lleva incorporadas funcionalidades de precios dinámicos. También incluye un sistema de reservas y una plataforma de comercio electrónico. Está dirigido a cadenas hoteleras, hoteles casino, empresas de gestión hotelera y hoteles boutique. 

Sabre SynXis. Este CRS forma parte de la cartera de Sabre, el otro actor principal de los GDS. Se adapta mejor a las marcas internacionales medianas y grandes con operaciones más complejas. Admite varios idiomas y opciones de pago. 

SHR Allora CRS. Anteriormente conocido como Windsurfer, y desarrollado por SHR, con sede en Texas, pasó a llamarse Allora después de que SHR adquiriera el proveedor irlandés de tecnología hotelera Avvio. Allora CRS está basado en IA y forma parte de una suite de productos que incluye RMS, motor de reservas hoteleras, una funcionalidad de programa de fidelización y un CRM entre otros. Está dirigido a hoteles independientes, complejos turísticos y cadenas hoteleras globales.

Empresas de representación

Las empresas de representación no deben pasarse por alto como parte de la estrategia de distribución de un hotel. Se trata de empresas con amplias redes y relaciones en todo el sector de los viajes que ayudan a las empresas de alojamiento a ampliar su alcance a través de los canales de distribución para atraer a más clientes específicos de alto valor. 

Las empresas de representación utilizan la infraestructura de los CRS, pero van un paso más allá, proporcionando un enfoque dirigido por personas para ayudar a los hoteles a establecer relaciones estratégicas con huéspedes potenciales, agentes de viajes, OTA, operadores turísticos y demás.

Entre las principales empresas de representación con experiencia en GDS figuran: 

HotelREZ. HotelREZ Hotels & Resorts es una de las empresas más grandes del mundo, aunque hecha a medida, dedicada a comercializar y conectar a hoteleros independientes con reservistas de todo el mundo.

Hotelnet. Hotelnet ofrece a los hoteles una gama completa de soluciones para hoteles, incluido un proceso de análisis y consultoría diseñado para ayudar a las empresas de alojamiento a ampliar los límites de su negocio.

Cómo integrar tu CRS

El PMS de Cloudbeds es una plataforma unificada que ofrece a las empresas de alojamiento de todos los tamaños la flexibilidad necesaria para crear una pila tecnológica automatizada y de impecable rendimiento. Los módulos de la plataforma incluyen un channel manager, que permite a los operadores elegir entre cientos de canales sin comisión adicional. 

Para quienes deseen utilizar un CRS dedicado, ofrecemos una integración impecable a los principales proveedores por nuestras API que utilizan un conjunto definido de protocolos, herramientas y estándares. Esto permite a los hoteleros alejarse del modelo tradicional «hub-and-spoke» —en el que coexisten diferentes aplicaciones pero no se comunican entre sí, lo que crea silos de datos y un complejo mosaico de sistemas— y pasar a una plataforma integrada de herramientas que trabajan juntas, aunque no sean todas de un mismo proveedor.

Optimiza tus operaciones con un CRS

Un CRS conecta a la perfección varios aspectos de las operaciones, desde la gestión de las reservas hasta la optimización de los ingresos y la mejora de la experiencia de los huéspedes. Al proporcionar un repositorio centralizado del inventario y automatizar los procesos de reserva, al tiempo que se sincronizan en tiempo real con otras herramientas de software esenciales, las soluciones CRS contribuyen significativamente a aumentar los ingresos, reducir los costes operativos y mejorar la satisfacción de los huéspedes.