Ordem de eventos de banquete (BEO) para iniciantes: Navegando pela arte dos eventos perfeitos

Bem-vindo ao mundo dos pedidos de eventos de banquete (BEOs, do inglês “Banquet Event Orders”), onde a magia dos eventos de sucesso começa. Como profissional do setor de hospedagem, entender os meandros dos BEOs é fundamental para orquestrar eventos que deixem uma impressão duradoura. 

Neste guia, vamos detalhar os conceitos básicos e fornecer exemplos reais para garantir que a sua jornada pelos BEOs seja tranquila e bem-sucedida. 

Quem cria uma ordem de evento de banquete?

O criador de um BEO é, normalmente, o gerente ou o organizador do evento. Ele se encarrega do processo de planejamento e dedica seu tempo para dar vida à ideia inicial e produzir todos os detalhes do evento. Então, ele se certifica de que esses detalhes estejam acordados com o cliente e que as instruções sejam adequadamente comunicadas e seguidas pela equipe.

6 componentes que todo BEO deve incluir

Um BEO de qualidade deve ser simples, porém completo. Um BEO não é apenas um manual de instruções; ele é um contrato que cobre todos os detalhes essenciais do evento acordados entre o hóspede e a propriedade. Como resultado, um BEO deve ser compreensível e deve cobrir todos os detalhes importantes.

Existem 6 componentes para um BEO eficiente:

1. Informações de contato

As informações corretas de contato do cliente e do local do evento devem constar do BEO. Além disso, certifique-se de incluir um telefone comercial e um celular, e que o nome do evento esteja correto.

2. Programação

A programação inclui os horários de preparação, de início e de fim. O cliente e o gerente do evento devem garantir que as informações estejam corretas, além de confirmar a contagem total de convidados e a ordem dos eventos.

3. Pedidos de comidas e bebidas

O seu gerente de buffet deve detalhar todos os itens do menu no BEO, incluindo quaisquer restrições específicas de dieta, tais como vegetarianismo, alergias, etc. Certifique-se de que isto não seja feito apenas para as comidas, mas também para as bebidas. Esta seção é muito parecida com um resumo de estadia quando completado.

4. Configuração do espaço

Essa configuração define todos os aspectos do espaço. Se não for uma configuração-padrão, inclua um diagrama que será anexado ao BEO. Inclua peças importantes de mobília e decoração.

5. AV/fornecedores externos

Ocasionalmente, equipamentos e serviços áudio-visuais são incluídos em um BEO, mas, se o local contratar os seus próprios serviços de A/V, geralmente, há um contrato separado. Fornecedores externos e seus planos de entrega devem ser incluídos.

6. Contrato e assinatura

Um BEO é um contrato de vinculação e, por isso, a maioria deles inclui termos e condições a serem acordados, além de uma linha para a assinatura das partes, o cargo e a data. Ele só se torna oficialmente um BEO quando ambas as partes o tiverem assinado.

Um exemplo real

Traremos aqui um exemplo de BEO que cobre alguns dos principais detalhes. Aqui, você pode ver alguns dos detalhes essenciais a serem cobertos. Elementos essenciais incluem:

• Nome da propriedade e principais informações do contrato
• Nome da conta (se uma conta corporativa estiver organizando o evento)
• Como o evento deve ser publicado (publicar como)
• Quem é o contato no evento e os seus detalhes
• A data do evento, cronogramas, espaços, configurações e número de convidados
• O contato da propriedade no local
• O coordenador do evento

Em seguida, defina as informações essenciais do evento, incluindo:

• Instruções de configuração do espaço (toalhas de mesa, centros de mesa, etc.)
• Informações do buffet, tais como comidas, horários, quantidades e preços
• Pedidos ou observações especiais para garantir que o evento transcorra sem problemas
• Necessidades de pessoal (equipe do local, equipe de segurança, equipe do buffet, bartenders, atendentes de estacionamento, etc.)

Certifique-se de incluir uma planta do espaço funcional no seu BEO. A planta é parte integral de um pedido de evento de banquete, pois ela oferece uma representação visual de como o espaço deve ficar. Isso reduz a possibilidade de confusão e ajuda a economizar tempo ao configurar o espaço.

Por último, é importante lembrar que um excelente BEO é um contrato e um acordo final para o evento. Tendo isso em mente, você deve incluir:

• Quaisquer termos e condições finais que o hóspede esteja aceitando
• Espaço para assinatura tanto do cliente quanto da propriedade

Melhorando o seu BEO

Na era digital, auxílios visuais podem melhorar significativamente a compreensão de tópicos complexos. Ao elaborar BEOs, clareza é fundamental. O seu hóspede e a sua equipe devem estar de acordo com o que precisa ser alcançado. Considere incorporar o seguinte aos seus BEOs:

• Imagens. Mostre fotos e maquetes de como deve ficar o espaço e todos os elementos essenciais do evento, incluindo o buffet e o espaço.
• Plantas. Mostre exatamente onde tudo deve estar por meio de uma representação visual do ambiente.
• Assinaturas eletrônicas. Certifique-se de que os seus documentos sejam assinados e certificados rapidamente.
• Verifique cada detalhe. É uma ótima ideia incluir detalhes grandes e pequenos para garantir que você realize um evento memorável e que nada seja esquecido.

Seu esquema de BEO para o sucesso

Dominar a arte das ordens de eventos de banquete é um processo contínuo, mas, com o conhecimento e o enfoque certos, você pode evoluir no jogo do planejamento de eventos. Colabore com a sua equipe, aprenda com os especialistas do setor e priorize sempre a experiência do visitante nos seus esforços de planejamento. Com um BEO bem elaborado, você não apenas está planejando um evento – está produzindo uma experiência inesquecível.