Guía de reservas de grupos: Cómo los
hoteles pueden atraer grupos en 2024

Hay cosas que probablemente no cambien en la hotelería. Una de ellas es la importancia de los grupos para los ingresos de los hoteles. Los grupos ayudan a los hoteles a llenar la ocupación y contribuyen a aumentar los ingresos totales; sin embargo, se han vuelto más exigentes y sofisticados en los últimos años y requieren una estrategia global. 

En este artículo, analizamos qué son las reservas de grupos, por qué son vitales para los alojamientos independientes y cómo satisfacer eficazmente las necesidades de segmentos específicos del mercado. 

Los grupos son importantes para las empresas hoteleras, ya que: 

• Ayudan a llenar la ocupación y aumentar los ingresos durante las temporadas bajas
• Generan negocios repetidos y aumentan la previsibilidad de los ingresos
• Tienen menores costes de captación en comparación con las reservas individuales
• Contribuyen a aumentar los ingresos totales mediante el gasto en comida y bebida, alquiler de equipos audiovisuales, espacio para reuniones, cargos adicionales por habitaciones y actividades

Por qué los hoteles independientes deben dirigirse a grupos

Tras unos años de recuperación, en 2023 y lo que llevamos de 2024, los viajes en grupo volvieron a los niveles de 2019. Durante el rebote, surgieron algunas tendencias interesantes:

1. Vuelven los viajes de negocios (y, por lo tanto, los grupos)

Un informe de la Global Business Travel Industry Association estimó un crecimiento del gasto del 32 % en 2023 y un mayor crecimiento en los próximos años, especialmente gracias a las pequeñas y medianas empresas.

2. La asistencia a eventos también está aumentando

Sin embargo, muchas conferencias abandonan ahora los grandes centros urbanos y eligen ciudades más pequeñas, como Milwaukee (Wisconsin) o Albuquerque (Nuevo México).

3. Alineación del destino con los valores

Para los actos organizados por asociaciones profesionales, la alineación del destino con los valores de los miembros es cada vez más importante.

4. Surgen nuevos destinos

La mayoría de los organizadores de eventos están abiertos a destinos estadounidenses que no habían considerado antes, sobre todo para eventos sociales y deportivos.

5. Cambio hacia grupos más pequeños

Para los viajeros de ocio, hay un cambio hacia grupos más pequeños y experiencias más personalizadas y significativas, incluso en itinerarios de grupo.

Si eres un hotel independiente, estas tendencias son una excelente oportunidad. Aunque no estés en una gran ciudad, tienes más oportunidades que nunca de hacer negocios con grupos, sobre todo en el segmento empresarial más lucrativo. 

Comprendiendo los segmentos de mercado de los grupos hoteleros

Los distintos tipos de grupo tienen necesidades y expectativas diferentes, y también pros y contras. Aquí exploramos los distintos tipos de segmentos de grupos y cómo pueden atenderlos los hoteles independientes. 

Grupos profesionales

Eventos como convenciones anuales celebradas por asociaciones profesionales, ferias comerciales o una combinación de ambas pueden atraer a miles de personas. Para eventos más pequeños, los organizadores pueden asociarse con grandes marcas hoteleras como Marriott, Hilton o IHG, que cuentan con suficientes habitaciones y espacio para eventos como para albergar de todo y a todos bajo un mismo techo. 

Para actos celebrados en lugares alternativos, como centros de convenciones o complejos deportivos, los planificadores y asistentes buscarán alojamientos cercanos que puedan alojar a grupos grandes y eventos fuera de las instalaciones. 

¿Qué es importante para los grupos profesionales?

A la hora de buscar alojamiento, los siguientes factores suelen ser prioritarios para los grupos profesionales:

• Proximidad al lugar del evento 
• Facilidad de transporte 
• Calidad de la comida y la bebida 
• Espacio para eventos fuera de las instalaciones 
• Facilidad de reserva y facturación 

Cómo pueden los hoteles independientes atender a los grupos profesionales.

Los grandes eventos celebrados en lugares externos pueden ser grandes oportunidades de asociación para los alojamientos independientes. Los equipos de ventas de los hoteles pueden trabajar con los planificadores de eventos de conferencias para acoger a los huéspedes y organizar el transporte adecuado hacia y desde el lugar de celebración. 

Los hoteles también pueden ofrecer actividades relevantes y espacios flexibles para que los viajeros los utilicen cuando no estén en el evento. Por ejemplo, tu vestíbulo podría ser un espacio de coworking durante conferencias de negocios, o podrías organizar un evento de networking en el bar de tu hotel. 

Grupos corporativos 

Al igual que las conferencias, los eventos corporativos (como reuniones, viajes de incentivo, formación o eventos de creación de equipos) entran en la categoría «profesional», pero con diferencias significativas. Son más pequeños, por lo que es más probable que los organizadores busquen hoteles con todos los servicios y espacios dedicados a las reuniones. 

Además, suelen ser más rentables. Los eventos corporativos tienen una vertiente social y de ocio, por lo que las empresas están dispuestas a gastar más. Suele haber presupuesto asignado a comida y bebida, actividades de formación de equipos, alquiler de equipos audiovisuales y transporte, lo que contribuye a aumentar los ingresos totales de los hoteles. 

Los grupos de empresas también pueden establecer contratos con hoteles, con asignaciones de habitaciones predefinidas durante un periodo determinado. En este escenario, los empleados de la empresa utilizan un código corporativo para reservar con descuento (tarifas negociadas corporativas) siempre que estén en la ciudad y, a cambio, los hoteles se aseguran un flujo de ingresos constante durante el periodo contratado. 

¿Qué es importante para los grupos corporativos?

Al buscar alojamiento, los siguientes factores suelen ser prioritarios para los grupos corporativos:

• Espacio para reuniones 
• Calidad de la comida y bebida 
• Tecnología (equipos audiovisuales, wifi rápido, etc.) 
• Servicios y actividades in situ 
• Proximidad a la sede corporativa 

Cómo pueden los hoteles independientes atender a los grupos corporativos.

Los hoteles independientes pueden ser una gran opción para los grupos corporativos, ya que suelen buscar experiencias únicas para sorprender a sus clientes o agasajar a sus empleados. La dirección del hotel debe centrarse en la experiencia del huésped, asegurándose de que los grupos de empresa dispongan de equipos audiovisuales de última generación para celebrar reuniones y de opciones para planificar actividades in situ o con proveedores locales para el tiempo en que no haya reuniones.

Grupos de viajeros 

Los grupos de viajeros son el grupo más tradicional de la hostelería. Para trabajar con ellos, será esencial asociarse con una agencia de viajes, ya sea online o física, para facilitar reservas de grupo. Una relación establecida con las agencias de viajes puede garantizar la repetición del negocio, especialmente durante la temporada baja. 

El inconveniente, sin embargo, es que es más probable que negocien descuentos para grupos y que busquen paquetes que incluyan servicios auxiliares, como transporte al aeropuerto y visitas guiadas, en el precio. Eso podría aumentar los costes operativos del hotel, afectando a la gestión de los ingresos y a la rentabilidad general. 

¿Qué es importante para los grupos de viajeros?

Al buscar alojamiento, los siguientes factores suelen ser prioritarios para los grupos de viajeros:

• Ubicación cerca las principales atracciones y centros de transporte 
• Aparcamiento para autobuses 
• Varios tipos de habitaciones para acomodar a todo el grupo (individuales, dobles, etc.)
• Procesos eficientes de check-in/out 
• Comida y bebida (desayuno gratuito) 

Cómo pueden los hoteles independientes atender a los grupos de viajeros.

A los grupos de viajes como Intrepid, Exodus o G Adventures les gusta ofrecer a los viajeros estancias únicas en los lugares que visitan. Los hoteles independientes suelen encajar muy bien, ya que aportan un toque más local a la experiencia del viaje. 

Como hotel independiente, debes determinar qué tipo de grupo tiene más sentido para tu alojamiento. Los tipos de viajeros que acogen estos grupos difieren significativamente, desde jóvenes aventureros hasta viajes familiares, por lo que encontrar la opción adecuada es crucial. 

Una vez que hayas identificado qué tipos de grupos te gustaría acoger, el siguiente paso es determinar qué es importante para ellos. Independientemente del tipo de grupo, los hoteles deben ofrecer check-in/out sin problemas, varios tipos de habitaciones y servicios como desayuno y wifi.

Grupos sociales 

Al igual que los grupos de viaje, los grupos sociales pertenecen a la categoría de ocio. Sin embargo, es más probable que reserven habitaciones sin la ayuda de agencias. En la industria hotelera, estos grupos suelen conocerse como SMERF: Social, Militar, Educativo, Religioso y Fraternal. 

Algunos ejemplos típicos de actos de grupos sociales son: bodas, reuniones familiares, reuniones anuales de asociaciones de alumnos, conferencias de aficionados y grupos religiosos. Aunque pertenecen a la misma categoría, sus necesidades varían mucho. Por ejemplo, los grupos familiares valorarán su oferta de comida, servicios y actividades infantiles, mientras que los grupos de aficionados y religiosos buscarán un hotel con espacio para reuniones.

¿Qué es importante para los grupos sociales?

Al buscar alojamiento, los siguientes factores suelen ser prioritarios para los grupos sociales:

• Espacio para eventos y/o reuniones (según el grupo) 
• Calidad de la comida y bebida 
• Bloques de habitaciones (proximidad entre sí en el hotel) 
• Tarifas de grupo
• Facilidad de reserva y facturación

Cómo los hoteles independientes pueden atender a grupos sociales.

Dado que los grupos sociales varían significativamente de un segmento a otro, los propietarios de los hoteles deben definir el grupo o grupos que tiene más sentido alojar. Si tienes un bonito jardín o un lugar frente a la playa, podrías dar prioridad a las bodas. Si diriges un camping con cabañas y espacio para actividades, puede que tengas el lugar perfecto para celebrar la reunión anual de una familia. 

Comprender tu nicho puede ayudarte a orientar tus esfuerzos de marketing y mejorar la experiencia del huésped. Los grupos sociales quieren disfrutar del espacio en el que están y valoran las experiencias por encima de todo.

Equipos deportivos

Los equipos deportivos profesionales y semiprofesionales pueden ser un grupo hotelero lucrativo para los alojamientos independientes. Si tienes cerca sedes que acogen acontecimientos deportivos a nivel estatal o nacional, te animamos a que empieces a estudiar sus necesidades específicas y las incluyas en tus esfuerzos de marketing. 

¿Qué es importante para los equipos deportivos?

En un estudio de investigación, la Universidad de Cornell encuestó a 42 equipos de béisbol, baloncesto y fútbol americano con preguntas sobre sus necesidades hoteleras cuando viajaban a una competición. De las respuestas surgieron algunas ideas interesantes. La mayoría de los equipos buscan hoteles que: 

• Están cerca del aeropuerto y/o del estadio
• Proporcionan habitaciones individuales con camas grandes para los jugadores y el personal
• Proporcionan tarifas especiales de habitación a los huéspedes y medios de comunicación que viajen con el equipo
• Tienen una seguridad sólida para garantizar la privacidad de los jugadores

Otras necesidades varían en función del deporte. Por ejemplo, los jugadores de fútbol suelen comer en el hotel, y su comida se suministra bajo la estricta supervisión de managers y entrenadores, mientras que los jugadores de béisbol y baloncesto tienen más libertad a la hora de cenar. Los equipos de fútbol también necesitan espacios de descanso y equipos audiovisuales para las reuniones y las sesiones de estrategia, mientras que los jugadores de baloncesto aprecian las camas extragrandes y el servicio de comidas hasta altas horas de la noche.

Cómo pueden los hoteles independientes atender a los equipos deportivos.

Recibir a equipos deportivos requiere una atención especial por parte del personal del hotel, que puede ser exigente. Sin embargo, establecer una buena relación puede dar lugar a negocios repetidos que se mantengan durante toda la temporada (y más allá). 

Los hoteles deben minimizar cualquier variable que pueda afectar al rendimiento de un atleta, como habitaciones ruidosas, ventiladores molestos o comida y bebida insuficientes. Al conocer las necesidades de los equipos con antelación, los hoteleros pueden planificar proactivamente la llegada, asignar los bloques de habitaciones adecuados y preparar la cocina. 

Grupos de entretenimiento

Las giras de grupos musicales, los espectáculos y las producciones de cine y TV son otro segmento que los hoteles independientes deberían tener en cuenta. Estos grupos pueden ser estancias cortas o largas; por ejemplo, los equipos de producción pueden trabajar en una película o espectáculo durante meses, mientras que los grupos musicales de gira pueden estar en la ciudad durante una noche.

¿Qué es importante para los grupos de entretenimiento?

He aquí algunos factores importantes para los grupos de entretenimiento:

• Cerca del lugar de celebración o del aeropuerto
• Aparcamiento para autobuses 
• Check-in temprano o tardío 
• Disponibilidad de habitaciones silenciosas para conductores de autobús
• Servicios como máquinas de café, aparatos de gimnasia, lavandería, etc.

Cómo pueden los hoteles independientes atender a los grupos de entretenimiento.

Los grupos de entretenimiento están acostumbrados a alojarse en hoteles y, por tanto, tienen grandes expectativas. Dado que se desplazan durante largos periodos, los hoteles deben proporcionar todas las comodidades posibles para que los grupos se sientan más cómodos. Los hoteles también deben ser flexibles con los horarios de check-in y proporcionar personal durante las horas libres, ya que los grupos de entretenimiento suelen trabajar hasta altas horas de la noche o de madrugada.

Reflexiones finales

Los grupos de viaje están de vuelta y han traído consigo algunas tendencias prometedoras: más personalización, mayor atención a los valores sociales y la sostenibilidad, y consideración por los destinos fuera de lo común. Todo ello está creando grandes oportunidades de negocio en grupo para los hoteleros independientes. Atraer y atender a grupos ya no es exclusivo de los hoteles situados en lugares turísticos o grandes centros urbanos. 

Para satisfacer a estos grupos y establecer contratos rentables a largo plazo, los hoteles deben comprender sus necesidades y desarrollar eficiencias operativas para ofrecer un servicio de primer nivel.