¿Qué es un sistema de reservas hoteleras y por qué es importante?

Cuando los viajeros hacen una reserva de hotel, se esperan un proceso eficiente y sin problemas. De lo contrario, podrían decidir alojarse en otro lugar. Para los hoteles de hoy en día, satisfacer esta expectativa significa alejarse de los procesos manuales e invertir en un sistema de reservas online que permite a los viajeros reservar una habitación cuando quieran y en el canal que prefieran.

Para un número cada vez mayor de viajeros, los canales de reserva son online. En la última década, las reservas hoteleras en línea han crecido a un ritmo rápido, alcanzando el 50 % del total de reservas en Norteamérica en 2019 y hasta el 80 % en Australia, según Skift.

Ya sea en línea o fuera, detrás de cada experiencia de reserva fluida hay una tecnología hotelera rápida, fiable y totalmente integrada. Aquí explicamos cómo funcionan los sistemas de reservas, las principales ventajas de una plataforma integrada y lo que hay que buscar a la hora de seleccionar un sistema de gestión hotelera. También te mostraremos cómo aprovechar esta potente tecnología para captar más reservas, agilizar los procesos, ahorrar tiempo y costos, y mejorar la experiencia de los huéspedes, tanto si diriges un hotel, un hostel, un motel, un B&B o una empresa de alquiler vacacional.

¿Cómo funcionan los programas de reservas de hotel?

En primer lugar, el gestor de ingresos del hotel carga las tarifas, el inventario y las restricciones del hotel en el CRS. La información se introduce en el PMS y, con la ayuda del software de gestión de canales, se distribuye a los canales de reserva del hotel. Estos canales pueden incluir la plataforma de reservas del sitio web del hotel, las agencias de viajes online (OTA), el sistema de distribución global (GDS), los mayoristas y los sitios de metabúsqueda.

Cuando un viajero reserva una habitación de hotel en uno de estos canales, la información se transmite al CRS y al PMS, donde se almacena para recuperarla cuando se registre. Al mismo tiempo, la disponibilidad se actualiza en todos los canales de distribución.

Por supuesto, este proceso depende de la conectividad bidireccional entre el sistema de reservas y los demás componentes. Si los componentes no están integrados, hay que realizar estas tareas manualmente, un proceso que consume tiempo y es propenso a errores.

La diferencia entre un sistema de reservas de hotel y un motor de reservas

Los términos «sistema de reservas de hotel» y «motor de reservas» se utilizan a menudo indistintamente en el sector hotelero, pero en realidad se refieren a cosas diferentes. Un sistema de reservas hoteleras, o CRS, es el núcleo central donde se almacena la información de las reservas de todos los canales de reserva, ya sea por teléfono, OTA, GDS, departamento de ventas o motor de reservas online. Un motor de reservas, también llamado motor de reservas por internet (IBE), es un software que permite a los huéspedes hacer una reserva directamente desde el sitio web del hotel.

9 ventajas de utilizar un sistema de reservas hoteleras

Aunque la mayoría de los hoteles se pasaron a un sistema de gestión de reservas digital hace años, un número sorprendente de pequeños hoteles, hostels, posadas, B&B, hostales y operadores de alquileres vacacionales siguen utilizando procesos manuales. Esto les sitúa en clara desventaja frente a sus competidores más tecnológicos o las cadenas hoteleras.

Estas son algunas de las razones porque se utiliza un sistema de reservas online en la gestión de hoteles:

1. Satisface las expectativas de los viajeros. Hoy en día, los viajeros quieren reservar una habitación sin tener que enviar un correo electrónico al hotel o mantenerse en espera. Con un motor de reservas en la web, los huéspedes pueden reservar online en cualquier momento y desde cualquier lugar, ¡generando reservas las 24h!

2. Aumenta la eficiencia. Al automatizar tareas administrativas como la comparación de tarifas, la gestión del inventario y las confirmaciones por correo electrónico, un sistema integrado de reservas reduce los costos de mano de obra, evita costosos errores y libera al personal para que se ocupe de tareas más complejas.

3. Ahorra comisiones de las OTA. Cuando los huéspedes reservan directamente en tu sitio web, no pagas una fuerte comisión a un intermediario. Por eso las reservas directas suelen ser el canal de reserva más rentable de un establecimiento.

4. Ofrece múltiples opciones de reserva. En tu sitio web o en los canales de las redes sociales, puedes anunciar múltiples tipos de habitaciones, promociones y paquetes, dirigidos a una amplia gama de presupuestos y gustos de los viajeros. Muchos sitios de terceros no ofrecen esta flexibilidad.

5. Genera más ingresos. Cuando los viajeros reservan en tu sitio web, también tienes la oportunidad de venderles habitaciones premium y hacer ventas cruzadas de servicios in situ como el desayuno, la cena, el spa y el ocio.

6. Construye las relaciones con los huéspedes antes de la llegada. La mayoría de las OTA no comparten los datos de contacto de los huéspedes cuando remiten una reserva. Cuando los huéspedes reservan a través de tu sitio web, recoges esta información y crear fidelización. Mediante el uso de un software de automatización de correos puedes invitarles a empezar a planificar su estancia y check-in, a mejorar su habitación, o más.

7. Da seguridad a los viajeros. La flexibilidad con los cambios de fecha y las cancelaciones sigue siendo una de las principales prioridades para los viajeros. Cuando los viajeros reservan a través de tu sitio web, pueden hacer cambios o cancelar directamente con tu propiedad, lo que les da tranquilidad.

8. Gestiona las tarifas y la disponibilidad en tiempo real. Con un channel manager integrado en tu sistema de reservas, puedes actualizar los precios y la disponibilidad en todos los canales de reserva simultáneamente. Esto te ayudará a aumentar la ocupación, a mantener la paridad de tarifas y a evitar errores de precios, overbooking y pérdida de ventas.

9. Automatiza tu proceso de pago. Con una pasarela de pago conectada a tu motor de reservas, las tarjetas de crédito se validan automáticamente y los depósitos se procesan rápidamente, reduciendo los errores de introducción, los retrasos en los pagos y los reembolsos.

¿Qué características debes buscar en un sistema de reservas de hotel?

Hay muchas opciones a la hora de elegir un sistema de reservas de hotel. Para encontrar la mejor solución para las operaciones de tu hotel, busca las siguientes características clave:

• Una plataforma abierta basada en la nube que sea fácil de implementar y mantener, accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y pueda escalar con tu negocio.

• Integración con el PMS de tu hotel para proporcionar actualizaciones automáticas de la información de los huéspedes en lugar de tener que transferir manualmente los datos de una plataforma a otra.

• Conectividad bidireccional con un channel manager y un software de gestión de revenue para optimizar la distribución, los precios y el inventario.

• Un motor de reservas sencillo, fácil de usar y sin comisiones que puede personalizarse para adaptarse al diseño de tu sitio web.

• Un widget de comparación de tarifas integrado que de a los visitantes la seguridad de que reservar directamente es la mejor opción.

• Una experiencia de reserva adaptada a los dispositivos móviles. En 2019, las reservas por móvil representaron el 43 % de las reservas online en EE. UU., el 41 % en el Reino Unido y el 79 % en China, según Skift. Y esas cifras no hacen más que aumentar.

• Información y análisis incorporados con potentes datos que te ayudarán a entender el comportamiento de compra y las preferencias.

• Funcionalidad de idioma y moneda para permitir a los huéspedes internacionales completar una reserva en su idioma y moneda preferidos para simplificar el proceso de reserva.

• Un sistema seguro que cumple la normativa de privacidad y garantiza que la información de los huéspedes y los datos de pago se procesan y almacenan de forma segura.
• El personal de atención al cliente especializado en hotelería estará ahí cuando lo necesites y proporcionará sólidos servicios de incorporación, formación y apoyo para mejorar la experiencia del huésped.

Los 8 mejores sistemas de reserva de hoteles en 2024

Estoy son algunos de los proveedores de servicios y sistemas de reservas hoteleras que reciben altas valoraciones:

1. Plataformas con motor de reservas, channel manager y sistema de gestión de propiedades PMS

• Cloudbeds. Cloudbeds ofrece una plataforma de gestión de la hotelería basada en la nube y totalmente integrada, con todas las herramientas que necesitas para garantizar un proceso de reserva perfecto. Consulta la sección siguiente para obtener más información.
• RMS Cloud. RMS Cloud cuenta con un PMS integrado, un motor de reservas, un channel manager y un sistema de gestión de ingresos adecuado para todo tipo de operadores de alojamiento.
• Frontdesk Anywhere. Frontdesk Anywhere es un software de gestión hotelera basado en la nube con un PMS integrado, channel manager, motor de reservas y sistema de gestión de ingresos creado para hoteles independientes y grupos de gestión.

2. Plataformas con un PMS + motor de reservas

• Mews. Con sede en Praga, Mews es un sistema PMS basado en la nube que ofrece soluciones integradas de operaciones, pagos, viaje de los huéspedes, BI, Marketplace y API.
• Protel. Con sede en Alemania, Protel es un proveedor de PMS heredado que también ofrece un motor de reservas web, una aplicación móvil y un software para eventos.
• Resnexus. Con sede en Estados Unidos, Resnexus es un PMS basado en la nube muy popular entre los Bed & Breakfast y las posadas que ofrecen un sitio web y un motor de reservas junto con la gestión de huéspedes, el procesamiento de tarjetas de crédito y la gestión automática del rendimiento.

3. Sistemas de reserva centralizados + motor de reservas

• Cendyn. Con su reciente fusión con Pegasus, Cendyn ofrece ahora un sistema de reservas flexible y escalable con herramientas inteligentes de gestión de tarifas e inventario.
• Vertical Booking. Parte del grupo Zucchetti, con sede en Italia, Vertical Booking ofrece un sistema central de reservas con un motor de reservas integrado, channel manager y central de reservas (CRO).
• SHR. El CRS Windsurfer de SHR es popular entre los grupos hoteleros, ya que ofrece un software de gestión de ingresos, un sistema de gestión de las relaciones con los clientes (CRM) y servicios de centro de llamadas.
• Guestcentric. Diseñado exclusivamente para hoteles grandes e independientes y pequeños grupos, el CRS de Guestcentric cuenta con un motor de reservas integrado y un mercado de integración de socios.

¿Por qué elegir el sistema de reserva de hoteles de Cloudbeds?

Cloudbeds ofrece un software de reservas integrado y basado en la nube, diseñado especialmente para propiedades independientes con estas características clave:

• Un PMS premiado y fácil de usar con funciones de reserva integradas, calendario de arrastrar y soltar, potentes informes y análisis, y automatización del correo electrónico.

• Un channel manager que proporciona acceso a más de 300 canales de reserva, incluidos Booking.com, Expedia, Airbnb y Vrbo, con cero comisiones añadidas.

• Un motor de reservas sin comisiones para ayudarte a convertir más visitantes del sitio web y aumentar las reservas directas hasta un 20 % de media.

• Una herramienta de inteligencia de precios que incluye un gestor de tarifas, un buscador de tarifas y reglas y alertas automatizadas para mantener una estrategia de precios dinámica y maximizar los ingresos.

• Una solución integrada de procesamiento de pagos de hoteles con una pasarela de pagos incorporada para que las reservas y los pagos online sean rápidos, fáciles y seguros.
  
  

Todas estas herramientas están totalmente integradas, lo que significa que las reservas, las tarifas y la disponibilidad están siempre sincronizadas desde un panel de control. No es necesario cambiar entre varias herramientas ni tratar con varios proveedores. Y hay integraciones adicionales disponibles a través del marketplace de Cloudbeds.