TECNOLOGÍA

Las 10 funciones clave de un programa de gestión hotelera

Cloudbeds

Por Cloudbeds

Un software de gestión hotelera es uno de tus mayores activos. Un buen software agiliza las operaciones diarias de tu hotel, aumenta la eficiencia y, en última instancia, la rentabilidad. Por otro lado, un software de segunda mano puede hacerte la vida imposible, desde la recepción y las reservas hasta la gestión de la limpieza y el mantenimiento.

Este artículo desglosa las principales funcionalidades que hay que buscar en las soluciones de un ‘property management system‘ (PMS, por sus siglas en inglés) y las ventajas que aportarán a tu negocio de hotelería. Pero primero: ¿Qué es exactamente un PMS de hotel?

 

¿Qué es un programa de gestión hotelera PMS?

Un programa de gestión hotelera PMS es un software para establecimientos hoteleros que se utiliza para controlar, organizar y ejecutar de forma sencilla las actividades diarias de un hotel, hostal, B&B, pequeño hotel, posada o alquiler vacacional.

Piensa en un sistema PMS hotelero como un software de back-office utilizado por el personal de la hotelería para llevar a cabo operaciones diarias como la gestión de reservas y base de datos, check-in y check-out, limpieza, disponibilidad y precios en los canales de venta y agencias de viajes online (OTA), revenue management, informes, y mucho más. En comparación con el sector inmobiliario, la mayoría de los PMS del sector hotelero no son programas informáticos instalados en tu ordenador, sino están basados en la nube y van más allá para ofrecer herramientas que agilizan y automatizan las tareas.

 

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Funciones del sistema de gestión de propiedades hoteleras

  1. Panel de control
  2. Gestión de canales
  3. Calendario de reservas
  4. Módulo de limpieza
  5. Gestión del revenue
  6. Procesamiento de pagos
  7. Generación de informes
  8. Motor de reservas en línea
  9. Gestión de huéspedes
  10. Mercado o API abierta
 

1. Panel de control

Cuando te conectes y abras tu sistema de gestión hotelera, debería recibirte un panel de control amigable y útil. Un panel de control fácil de leer y comprender proporciona una instantánea de la información más crítica para tus tareas diarias y la administración de tu hotel. Con los conocimientos adecuados, podrás completar las tareas con mayor rapidez y facilidad. Tu PMS debe ofrecerte una página de inicio rápida que se actualice en tiempo real.

La información sobre el inventario y estado de las habitaciones, la ocupación, las llegadas y las salidas probablemente influya en otras decisiones, como la tarifa diaria y la gestión del rendimiento. Esta información tiene que estar al alcance de tu mano en una interfaz limpia y fácil de usar construida pensando en la claridad, especialmente para tu personal de recepción. Los directores y propietarios de hoteles quieren conocer la información más importante de antemano, y un panel de control es increíblemente útil.

 

panel de control del PMS hotelero

Esta es una captura de pantalla de los paneles del programa de gestión de hoteles (PMS) de Cloudbeds y del sistema de reservas.

 
 

2. Gestión de canales

También quieres vender tu inventario a numerosos canales de distribución online y sincronizar la información para que se actualice en tiempo real desde y hacia PMS y en tu central de reservas. Un gestor de canales (o channel manager) mejorará tu visibilidad online, generará más reservas y beneficios. Aun así, es muy importante que esté integrado con tu programa de gestión hotelera para tener un control total y no correr el riesgo de overbooking.

Tanto si necesitas liberar disponibilidad como hacer cambios de tarifa, puedes hacerlo todo en tu software de gestión de hotel (PMS) y tenerlo actualizado en todos los canales de reserva en tiempo real. Las nuevas reservas online se entregan en tu PMS, por lo que siempre tienes el control total de la ocupación y puedes adoptar medidas inmediatas si es necesario. Busca un channel manager con sólidas sincronización bidireccionales no solo con algunas de las principales OTAs como Booking, Expedia y Airbnb, sino también con sitios de reservas regionales o de nicho, proveedores de GDS, metabuscadores y más.

 

Channel Manager hotelero

 
 

3. Calendario de control

Un calendario es una forma estupenda de visualizar las reservas y darte claridad. Con un calendario fácil de leer, puedes ver la disponibilidad de habitaciones y desbloquear las posibilidades de optimización de tu planning de reservas. Por ejemplo, si ves tus reservas en una hoja de cálculo de Excel, puede que no veas una disponibilidad oculta.

Digamos que un huésped tiene reservada una habitación estándar para tres noches, y esa misma habitación queda sin reservar la noche anterior. Ya sabes que tus huéspedes casi siempre reservan un viaje mínimo de dos noches. También ves disponibilidad en tu suite para tres noches. Si liberas la reserva original de la habitación normal, puedes obtener no una, sino quizá dos reservas más. La pérdida de tu reserva de una noche acaba de convertirse en dos reservas más y has mejorado una reserva actual.

No siempre funciona así, pero un calendario te ayudará a ti y a tu personal de front office a ver los casos en los que los huéspedes pueden ser trasladados para optimizar la ocupación y ofrecer una mejor experiencia.

 

Cloudbeds PMS software calendar

Aún mejor que un calendario es un calendario interactivo. El calendario de Cloudbeds te permite modificar y mover las reservas directamente en el panel. Nuestros comentarios nos dicen que ésta es una de las funciones más populares del sistema de gestión de propiedades. 

 
 

4. Gestión de la limpieza

La funcionalidad del sistema de gestión de limpieza ayudará a mantener las propiedades de todos los tamaños funcionando sin problemas. El PMS de tu hotel debe automatizar las gestiones administrativas y crear sistemas más eficaces. Un informe de limpieza entra en esta categoría. Tu proveedor de PMS debe saber qué habitaciones hay que ordenar o limpiar completamente para un huésped que llega.

El PMS de Cloudbeds te permite asignar a los empleados la limpieza de determinadas habitaciones. Puedes imprimir este informe y dárselo a tus encargados de limpieza. Luego, una vez que hayan terminado, puedes actualizar los estado de las habitaciones, lo que facilitará el check-in.

 

5. Gestión de revenue

Agiliza tu proceso de fijación de precios con capacidades de gestión de revenue, especialmente si no contratas a un gestor de revenue para la toma de decisiones de tarifas. La tecnología actual de gestión de revenue puede ayudarte a optimizar tus planes de precios para obtener beneficios y ocupación, y a eliminar las conjeturas sobre las métricas de rendimiento del negocio hotelero, como el RevPAR (revenue por habitacion disponible).

Al supervisar los precios de los competidores, recopilar datos del mercado en tiempo real y actualizar los precios automáticamente, una solución de gestión de ingresos (RMS) te ayuda a ser competitivo y a confiar en tus decisiones de precios. Para una mayor eficacia y precisión de los datos, elige un PMS para hoteles que esté integrado con un sistema de gestión de revenue (RMS).

 

6. Procesamiento de pagos

Un procesador de pagos integrado te ayudará a agilizar los pagos de los huéspedes, la
facturación electrónica y, en general, la contabilidad, así como a mantener informes más precisos. Si un PMS no tiene un procesador de pagos que acepte la mayoría de las tarjetas de crédito o una integración con un sistema de punto de venta (TPV), tendrás que gestionar manualmente los pagos y todas las tareas relacionadas, como los informes, las conciliaciones, las devoluciones de cargos y mucho más. Y, como sabes, la introducción manual aumenta en gran medida la probabilidad de errores también con muchos años de experiencia.

 

software de cobros en hoteles

 
 

7. Generación de informes

Los informes son una de las principales funcionalidades que una solución de software PMS te proporciona y es fundamental en la gestión de un hotel. Hemos escrito algunos artículos sobre los informes que deberías realizar cada noche; uno sobre la gestión de ingresos y otro sobre cómo aprender los secretos de la gestión de revenue de las grandes cadenas hoteleras. Sobra decir que creemos que los informes y el conocimiento son la mejor manera de llevar tu propiedad al siguiente nivel. Tu software de gestión hotelera debe tener incorporadas funciones de generación de informes.

Tu PMS ya tiene tus reservas, tarifas y ocupación, así que deja que haga el trabajo personalizado por ti. Conocer las estadísticas debería ser la parte fácil, y facilitará un análisis más sencillo. Con un PMS en la nube, puedes acceder a tus informes desde cualquier lugar y adoptar medidas cuando tu empresa más lo necesite.

 

8. Motor de reservas online

Elige un software PMS con un motor de reservas sin comisiones. Las reservas directas en la web del hotel son una de las fuentes de ingresos más valiosas para la mayoría de las propiedades. No deberías tener que pagar para conseguir las reservas por las que te has esforzado para hacer llegar los clientes potenciales a tu sitio con estrategias de marketing y SEO. Cuando un PMS viene con un motor de reservas, no tienes que preocuparte por los problemas de integración. Busca un motor de reservas que se integre con tu sitio web y redes sociales, asegurándote de que se carga rápidamente y es fácil de usar, especialmente en dispositivos móviles.

 

software gestión hotelera PMS

 

9. Gestión de huéspedes

Elige un software con un módulo de gestión de huéspedes para ahorrarte mucho tiempo y ganar eficacia. Las características esenciales que debes buscar son la funcionalidad de los perfiles de los huéspedes, que funciona como un CRM para almacenar los datos de tus huéspedes, y la comunicación con ellos.

La comunicación con los huéspedes es un proceso que requiere mucho tiempo y tiene un gran impacto en la experiencia, la satisfacción y la posibilidad de fidelización de los huéspedes. Para automatizar este proceso, busca una solución con envío automático de correo electrónico, para que puedas enviar notificaciones importantes como el correo de confirmación, el correo de antes de la llegada, el correo de después de la estancia y mucho más.

 

10. Mercado o API abierta

Si necesitas herramientas adicionales para complementar la funcionalidad de tu software PMS, busca una solución que se pueda integrar con los mejores software y soluciones de terceros. Este modelo de mercado de más servicios y herramientas, te permite elegir la pila tecnológica que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu propiedad o mercado. Desde los servicios de check-in sin contacto, como los quioscos y las cerraduras inteligentes, hasta los servicios de gestión de la reputación online y los informes policiales.

También puedes crear tus propias herramientas o aplicaciones móviles que se pueden sincronizar con el PMS de tu hotel a través de la API. Para ello, busca un proveedor con una API abierta, bien documentada y con soporte.

 

Evaluación de los proveedores de programas de gestión de propiedades

Basado en la nube frente a descarga de la aplicación: al comprar e investigar soluciones de gestión de propiedades hechas para el sector hotelero, busca tecnología basada en la nube que sea accesible desde cualquier lugar. Esto te ayudará a conectarte para gestionar las operaciones de tu negocio independientemente de tu ubicación. Además, en comparación con el software local, la tecnología basada en la web es más sencilla a la hora de instalar actualizaciones y mejoras.

Asistencia al cliente e implementación: ten en cuenta el tiempo y el coste de implementar un nuevo software en tu empresa. Pregunta cómo es el proceso, cómo se transfieren los datos y qué tipo de asistencia hay durante este proceso y después de implementarlo.

Modelo de precios: las soluciones de PMS funcionan hoy en día con un modelo basado en comisiones sobre las reservas que recibes o con una cuota mensual fija que depende del tipo de propiedad y de los módulos que vayas a utilizar.

Opiniones de usuarios: comprueba las opiniones de los hoteleros en Google, los sitios de opiniones del sector y los sitios de revisión de software como Capterra, TrustPilot, SoftwareAdvice y otros.

 

Reflexiones finales

Un software PMS es la plataforma que utilizarás día a día para gestionar todos los aspectos de tu hotel, hostel, B&B o alojamiento alternativo. Dependiendo del tamaño de tu empresa, de tus necesidades operativas y de tu presupuesto, elegir el sistema de gestion hotelera (PMS) con el conjunto de funciones adecuado es fundamental para gestionar tu propiedad de forma eficiente. Busca una tecnología que esté integrada, que sea fácil de usar para tu personal de recepción y que tenga una funcionalidad completa para cada usuario. Creemos que las características mencionadas anteriormente facilitan la vida de los propietarios.

 

¿Cómo funciona el sistema de gestión de propiedades de Cloudbeds?
Publicado en 09 junio, 2022
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Sobre Cloudbeds

Cloudbeds

Founded in 2012, Cloudbeds is the hospitality industry’s fastest-growing technology partner, serving a global customer base of thousands of properties across 157 countries. Its award-winning Cloudbeds Hospitality Platform seamlessly combines operations, revenue, distribution, and growth marketing tools with a marketplace of third-party integrations to help hoteliers and hosts grow revenue, streamline operations, and deliver memorable guest experiences. Cloudbeds was named No. 1 PMS and No. 1 Hotel Management System by Hotel Tech Report in 2022, Best PMS and Best Channel Manager by the World Travel Tech Awards in 2021, and has been recognized by Deloitte’s Technology Fast 500 in 2021. For more information, visit www.cloudbeds.com.

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