Los 10 mejores programas de gestión hotelera (+ 10 funciones clave)

Un software de gestión hotelera es uno de tus mayores activos. Un buen software agiliza las tareas administrativas de tu hotel, aumenta la eficiencia y, en última instancia, la rentabilidad. Por otro lado, un software de segunda mano puede hacerte la vida imposible, ya que puede complicar tareas que van desde el manejo de la recepción y las reservas hasta la gestión de la limpieza y el mantenimiento.

Este artículo desglosa las principales funcionalidades que hay que buscar en las soluciones de un PMS (Property Management System en inglés) y las ventajas que aportarán a tu establecimiento. Para empezar, ¿qué es un PMS de hotel?

Piensa en un sistema PMS hotelero como un software de back-office utilizado por el personal del hotel para llevar a cabo operaciones diarias como la gestión de reservas y base de datos, check-in y check-out, limpieza, disponibilidad y precios en los canales de venta y agencias de viajes online (OTA), revenue management, informes, y mucho más.

La mayoría de los PMS de la industria hotelera no son programas informáticos instalados en tu ordenador, sino están basados en la nube y van más allá para ofrecer herramientas que agilizan y automatizan las tareas.

Aquí puedes encontrar más inforación sobre la definición, evolución y futuro del PMS hotelero.

Funciones clave de un software para hoteles

1. Panel de control
2. Gestión de canales
3. Calendario de reservas
4. Módulo de limpieza
5. Gestión del revenue
6. Procesamiento de pagos
7. Generación de informes
8. Motor de reservas en línea
9. Gestión de huéspedes
10. Integraciones o API abierta

1. Panel de control

Cuando te conectes y abras tu sistema de gestión hotelera, debería recibirte un panel de control amigable y útil. Un panel de control con facilidad de uso proporciona instantáneamente la información más crítica para tus tareas diarias y la administración de tu hotel. Con los conocimientos adecuados, podrás completar las tareas con mayor rapidez y facilidad. Tu PMS debe ofrecerte una página de inicio rápida que se actualice en tiempo real.

La información sobre el estado y el inventario de las habitaciones, la ocupación, las llegadas y las salidas probablemente influya en otras decisiones, como la tarifa diaria y la gestión del rendimiento. Esta información tiene que estar al alcance de tu mano en una interfaz limpia y fácil de usar construida pensando en la claridad, especialmente el módulo para la recepción. Los directores y propietarios de hoteles quieren conocer la información más importante de antemano, y un panel de control es increíblemente útil.

Esta es una captura de pantalla de los paneles del programa de gestión de hoteles (PMS) de Cloudbeds y del sistema de reservas.

2. Gestión de canales

También quieres vender tu inventario a numerosos canales de distribución online y sincronizar la información para que se actualice en tiempo real desde y hacia PMS y en tu central de reservas. Un gestor de canales (o channel manager) mejorará tu visibilidad online, generará más reservas y beneficios. Aun así, es muy importante que esté integrado con tu software hotelero para tener un control total sobre las reservas y cancelaciones, y no correr el riesgo de overbooking.

Tanto si necesitas liberar disponibilidad como hacer cambios de tarifa, puedes hacerlo todo en tu software PMS y tenerlo actualizado en todos los canales de reserva en tiempo real. Las nuevas reservas online se actualizan en tu PMS, por lo que siempre tienes el control total de la ocupación y puedes adoptar medidas inmediatas si es necesario. Busca un channel manager con sólidas sincronización bidireccionales no solo con algunas de las principales OTA como Booking, Expedia y Airbnb, sino también con sitios de reservas regionales o de nicho, proveedores de GDS, metabuscadores y más.

3. Calendario de control

Un calendario es una forma estupenda de visualizar las reservas y darte claridad. Con un calendario fácil de leer, puedes ver la disponibilidad y desbloquear las posibilidades de optimización de tu plan de reservas. Por ejemplo, si ves tus reservas en una hoja de cálculo de Excel, puede que no veas una disponibilidad oculta.

Digamos que un huésped tiene reservada una habitación estándar para tres noches, y esa misma habitación queda sin reservar la noche anterior. Ya sabes que tus huéspedes casi siempre reservan un viaje mínimo de dos noches. También ves disponibilidad en tu suite para tres noches. Si liberas la reserva original de la habitación normal, puedes obtener no una, sino quizá dos reservas más. La pérdida de tu reserva de una noche acaba de convertirse en dos reservas más y has mejorado una reserva actual.

No siempre funciona así, pero un calendario te ayudará a ti y a tu personal de la recepción a ver los casos en los que los huéspedes pueden ser trasladados para optimizar la ocupación y ofrecer una mejor experiencia.

Un calendario interactivo ofrece más ventajas que un calendario normal. El calendario de Cloudbeds te permite modificar y mover las reservas directamente en el panel. Esta es una de las funciones más populares del PMS. 

4. Gestión de la limpieza

La funcionalidad del sistema de gestión de limpieza ayudará a mantener las propiedades de todos los tamaños funcionando sin problemas. El PMS de tu hotel, ya sea urbano o vacacional, debe agilizar las gestiones administrativas y de recursos humanos. Un informe de limpieza entra en esta categoría. Tu proveedor de PMS debe saber qué habitaciones hay que ordenar o limpiar completamente antes de la llegada de un nuevo huésped.

El PMS de Cloudbeds te permite asignar a los empleados la limpieza de determinadas habitaciones. Puedes imprimir este informe y dárselo a tus encargados de limpieza. Una vez que terminen, puedes actualizar los estados de las habitaciones, lo que agiliza el proceso de check-in.

5. Gestión de revenue

Agiliza tu proceso de fijación de precios con capacidades de gestión de revenue, especialmente si no contratas a un gestor de revenue para la toma de decisiones de tarifas. La tecnología actual de gestión de revenue puede ayudarte a optimizar tus planes de precios para obtener beneficios y ocupación, y a eliminar las conjeturas sobre las métricas de rendimiento del negocio hotelero, como el RevPAR (revenue por habitación disponible).

A la hora de repasar los precios de la competencia, recopilar datos del mercado en tiempo real y actualizar los precios automáticamente, una solución de gestión de ingresos (RMS) te ayuda a ser competitivo y a confiar en tus decisiones de precios. Para mayor eficacia y precisión de datos, elige un PMS para hoteles que esté integrado con un sistema de gestión de revenue (RMS).

6. Procesamiento de pagos

Un procesador de pagos integrado te ayudará a agilizar los pagos de los huéspedes, la facturación electrónica y la contabilidad, así como a producir y mantener informes más precisos. Si un PMS no tiene un procesador de pagos que acepte la mayoría de las tarjetas de crédito o una integración con un sistema de punto de venta (TPV), tendrás que gestionar manualmente los pagos y todas las tareas relacionadas, como los informes, las conciliaciones, las devoluciones de cargos y mucho más. Y, como seguramente sabes, mientras más datos manuales usas, mayor es la probabilidad de cometer errores.

9. Gestión de huéspedes

Elige un software con un módulo de gestión de huéspedes para ahorrar tiempo y ganar eficacia. Las características esenciales que debes buscar son la funcionalidad de los perfiles de los huéspedes, que funciona como un CRM para almacenar los datos de tus huéspedes, y la comunicación con ellos.

La comunicación con los huéspedes es un proceso que requiere tiempo, pero tiene un gran impacto en su experiencia, satisfacción y fidelización. Para automatizar este proceso, busca una solución que automatice la comunicación.

10. Integraciones o API abierta

Si necesitas herramientas adicionales para complementar la funcionalidad de tu PMS, busca una solución que se integre con los mejores software y soluciones de terceros. Este modelo de Marketplace con servicios y herramientas te permite elegir tu pila tecnológica personalizable que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu propiedad o mercado. Desde los servicios de check-in sin contacto, como los quioscos y las cerraduras inteligentes, hasta los servicios de gestión de la reputación online y los informes policiales.

También puedes crear tus propias herramientas o aplicaciones móviles y sincronizarlas con el PMS de tu hotel a través de la API. Para ello, busca un proveedor con una API abierta, bien documentada y con soporte.

Tipos de software de gestión hotelera

Basado en la nube vs. aplicaciones de descarga

Al investigar y comprar soluciones de gestión de propiedades para el sector hotelero, busca tecnología basada en la nube que sea accesible desde cualquier lugar. Ello te permitirá dirigir y gestionar las operaciones de tu negocio sin importar tu ubicación. Además, al compararse con software instalado, la tecnología basada en la web es más sencilla a la hora de instalar actualizaciones y mejoras.

Una sola plataforma vs. sistema con integraciones de terceros

Para competir en el complejo mundo de la distribución en línea, es necesario tener acceso a otros sistemas básicos aparte del PMS. Esto incluye el motor de reservas de tu sitio web, el gestor de canales, el sistema de gestión de ingresos y el procesador de pagos. Si tu proveedor de PMS crea estas herramientas internamente y las conecta a la perfección, evitarás tener que lidiar con demasiados proveedores, equipos de asistencia, planes de precios, etc.

Precios por comisión vs. precios fijos

Hoy en día, las soluciones de PMS funcionan con un modelo basado en comisiones sobre las reservas que recibe o en una cuota mensual fija que depende del tipo de propiedad y de las funcionalidades que se vayan a utilizar.

Asistencia rápida 24/7 vs. sistema de tickets

Fíjate bien en el servicio de atención al cliente que ofrece el proveedor del PMS: si hay un sistema de tickets con disponibilidad limitada fuera de horario o un servicio de atención 24/7/365 a cargo de un equipo de especialistas internos. Además, ten en cuenta el tiempo y el coste de implementar un nuevo software. Pregunta cómo es el proceso, cómo se transfieren los datos y qué tipo de asistencia hay disponible durante este proceso y después.