¿Qué es un motor de reservas hotelero? 8 maneras en que impulsa a tu negocio

En los últimos años, cada vez más hoteles independientes y otro tipo de alojamiento turístico han centrado su enfoque a captar más reservas al menor coste posible. Al utilizar un buen motor de reservas y mejores estrategias de marketing, un gran número de propiedades ha conseguido crear con éxito su canal de ventas directas.

De hecho, las reservas confirmadas directamente con el hotel han ido creciendo en los últimos años y la pandemia las ha impulsado aún más. 

Si estás evaluando la posibilidad de usar un motor de reservas online para aumentar las ventas directas en tu hotel, hemos preparado esta guía practica que te ayuda a entender mejor como funciona esta herramienta, las funcionalidades más importantes que debes buscar y cómo utilizarla con otra tecnología de gestión hotelera. 

Un motor de reservas, también conocido como Booking Engine (o Internet Booking Engine), es normalmente una aplicación o software cuya función principal es recopilar reservas e información de tarjeta de crédito de los huéspedes e integrar estos datos con otro software hotelero, como por ejemplo un PMS, channel manager, CRS, o pasarela de pagos. 

¿Cómo funciona un motor de reservas? 

La mayoría de los motores de reserva online pueden integrarse en la web de un hotel para trabajar solamente como el sistema de reservas. También pueden funcionar como la página web del hotel (si no se cuenta con una), gracias a unas plantillas web personalisables y listas-para-usar que normalmente disponen.

El principal beneficio de utilizar un motor de reservas para hoteles es generar nuevas reservas sin comisiones, desde un canal de distribución externo, incluyendo OTAs, GDSs, agentes de viaje o marketplaces online. Los huéspedes pueden reservar en línea en cualquier momento, desde cualquier lugar y sus tarjetas de crédito se pueden cargar inmediatamente de forma segura si el motor de reservas se integra con una plataforma de pagos.

8 beneficios de utilizar un motor de reservas

1. Obtener ventas directas

Vender tus habitaciones de hotel directamente y eliminar las comisiones de los canales de distribución puede aumentar significativamente los márgenes de beneficio y reducir el coste de adquisición de clientes. Una de las ventajas del motor de reservas es incrementar las ventas directas, facilitando el proceso y convirtiendo la página web de tu hotel en una tienda online disponible 24/7. Por ejemplo, las propiedades que utilizan el motor de reservas de Cloudbeds observan de media un incremento del 20% en sus reservas directas.

Mientras es posible maximizar las ventas directas a través de un anuncio online, campañas en redes sociales, imagen de marca, posicionamiento SEO y programas de fidelidad, tener tu propio sistema de reservas es un diferenciador clave. Esto te dará un control completo sobre el proceso y la experiencia de tus huéspedes y te permite probar diferentes estrategias de precios y gestión de ingresos.

2. Obtener ingresos extra

Los huéspedes siempre estarán buscando nuevas formas de mejorar su estancia en tu propiedad y la ubicación. Los servicios adicionales en tu hotel (mejora de habitaciones, desayuno, tratamientos de spa, etc.) y servicios de terceros (tours y actividades locales), son una importante fuente de ingresos para todos los proveedores de alojamiento. Tu propia web es el lugar perfecto para ofrecer estos servicios extra para mejorar la experiencia de compra y facilitarle la vida a tus huéspedes.

3. Cumplir con las expectativas de los huéspedes

Cada vez más viajeros eligen reservar directamente con un proveedor de alojamiento. Tal vez estés familiarizado con el efecto Billboard: el fenómeno por el cual los huéspedes descubren una propiedad en una OTA y luego visitan la web de la propiedad para reservar. Con tantas opciones disponibles, muchos viajeros hacen su búsquedas antes de tomar su decisión. Esperan una experiencia impecable al reservar e interacción directa con la propiedad que han elegido.

4. Personalizar su servicio

Tu página web te ayuda a ofrecer un servicio personalizado a tus huéspedes. Conociendo bien el target de tu mercado, puedes personalizarlo ajustando los tipos de habitaciones, añadiendo servicios adicionales o creando paquetes. Puedes estar seguro de que tu mensaje satisface a tu tipo de huésped ideal, le inspira y le responde a preguntas frecuentes. Ya que la salud y seguridad son una preocupación importante en este momento, puedes utilizar tu página para enseñar las medidas que esta tomando tu propiedad y destino para afrontar estos retos.

5. Obtener reservas de los Metabuscadores

Los motores de meta búsqueda de viajes ofrecen a los usuarios un lugar en el que comparar tarifas desde varias agencias de viajes online, marketplaces e incluso las propias webs de los hoteles. Los mayores jugadores en la meta búsqueda relacionada con viajes incluyen Google, TripAdvisor, Kayak, y Trivago. Con la introducción de los enlaces gratuitos de reservas de hoteles en Google y Trivago los proveedores de alojamiento pueden aparecer en la búsqueda y trazar resultados en las OTAs asociadas. Para mantenerse competitivo en un nivel de metabúsqueda, los hoteles deben contar con un motor de reservas con precios en tiempo real y la disponibilidad actualizada.

6. Tus reservas, tus condiciones

Tu página web es tu tienda, donde los visitantes se inspiran, buscan, y confirman sus reservas sin la interrupción de un intermediario o la intervención de tu recepción o equipo de ventas. Una reserva directa significa que tu propiedad controla la reserva, los datos y la relación con el huésped. Tus términos y condiciones implican cancelaciones, pagos y otras normas internas. Serás capaz de interactuar con huéspedes directamente, sin intermediarios.

7. Fidelización del huésped

Un motor de reservas es esencial para una estrategia de fidelización de huéspedes. Ya estés lanzando una campaña de marketing para captar clientes que vuelvan de nuevo o capturar otros a través de recomendaciones, la forma más eficiente y rentable de procesar estas reservas, mientras garantizas una experiencia fluida, es a través de tu propio sistema de reservas.

8. Mantener una imagen de marca

Para negocios de turismo en expansión, establecer su marca única es importante. Además de destacar la propuesta de valor de tu propiedad, tu marca ayuda a construir confianza y lealtad en un entorno de comercio electrónico. Una vez que has definido los atributos de tu marca, desde el logo y los colores hasta la “personalidad” de tu marca, tu web es el lugar perfecto para empezar a implementarlos. Busca un motor de reservas personalizable que puedas adaptar a tu marca.
 

Las funcionalidades clave de los mejores motores de reservas 

Antes de buscar funcionalidades imprescindibles, es importante determinar cuánto puedes pagar a tu proveedor de motor de reservas. Hay empresas que cobran una comisión por cada reserva que recibes de entre el 3%-8%; hay empresas que tienen una comisión fija y otras empresas, como Cloudbeds, que ofrecen un motor de reservas por un coste fijo y sin comisiones. Presupuestar y decidir el coste que puedes invertir para obtener un retorno positivo son los primeros pasos cruciales. 

24/7 Disponibilidad

Tu motor de reservas es la tienda online del hotel, abierta las 24 horas al día y los siete días de la semana, de manera que los visitantes de cualquier procedencia puedan acceder y hacer una reserva. Si no puedes recibir reservas automáticamente, estarás perdiendo negocio. La disponibilidad del sistema también es esencial para mantener la fuerza de tu canal de ventas directas.  

Experiencia de reservas impecable

Los visitantes de tu web esperan que el proceso de reserva sea fácil, conveniente y rápido al igual que cualquier otra tienda online. Simplicidad y pasos claros lo son todo para una tasa de conversión optima. Los pasos fundamentales en el proceso de compra deben ser simples: buscar fechas, seleccionar una habitación y completar el pago. Según Google, el 77% de los compradores que utilizan un smartphone tienen más posibilidades de finalizar la compra si les resulta fácil completar el pago. Por lo tanto, intenta evitar demasiados pasos y opciones que pueden confundir a los viajeros.  

Integraciones

Tu motor de reservas debe ser de confianza en cuanto a disponibilidad, tipos de tarifas y precios. Por eso las integraciones en tiempo real con tu Channel Manager y tu software de gestión de reservas es esencial. Evitarás las reservas dobles, errores en los precios, y tener que transferir datos de forma manual de un software a otro. Otras integraciones muy importantes incluyen Google Analytics y plugins para obtener reservas en tus redes sociales. 

Procesamiento de pagos

Una pasarela de pagos online automatiza el proceso de reservas tanto para la propiedad como para los huéspedes. Hoy en día, los viajeros prefieren pagar online con tarjeta de crédito y tener confirmaciones instantáneas de sus reservas. Este proceso te ahorrará también cargos manuales y tener que verificar la validez de la tarjeta de crédito. 

Compatible con dispositivos móviles

Busca un motor de reservas de carga rápida y que esté completamente optimizado para los dispositivos móviles. Los smartphones han cambiado la forma en que nos comportamos los consumidores. Ahora nos esperamos un proceso de reservas y autoservicio, independientemente del dispositivo que estemos utilizando. Google indica que las búsquedas de viajes a través del móvil crecen cada año. No deberías perder reservas porque tu web  no funciona en un móvil o tablet.

Servicios extra & códigos promocionales

La página web de tu hotel es el mejor lugar para que tus huéspedes encuentren tarifas especiales, utilizar códigos promocionales y comprar servicios extra, por ejemplo, tours locales, actividades y más. Ofrecer tarifas promocionales a tus socios, como tour operadores, centros de congresos, viajeros de negocios, etc., es mucho más fácil de controlar con un motor de reservas creado con funcionalidades promocionales en mente.

Multi-moneda & multi-idioma

Configura tu propiedad para atraer un mercado internacional permitiendo a los huéspedes hacer sus reservas en su idioma preferido y hacer su pago en la moneda de su elección. 

Protección SSL

Igual de importante, asegúrate de que tu proveedor se adhiere al cumplimiento de la normativa PCI DSS y a unas pautas fuertes de autenticación de clientes. De esta manera tus datos y los de tus huéspedes estarán protegidos. 

Diseño & Personalización

Elegir un motor de reservas con opciones personalisables o la posibilidad de incorporar código CSS adicional si lo necesitas. Además de la identidad de tu marca, tu web te ayudará a ofrecer una experiencia fluida a tus huéspedes. Para inspirar a los huéspedes, elige un diseño con abundantes imágenes para destacar tus habitaciones, servicios y ubicación.

Utilizar tu motor de reservas integrado con otra tecnología de gestión hotelera

¿Cuál es la diferencia entre un motor de reservas y sistema de reservas hotelero?

Frecuentemente utilizados de forma indistinta, los términos motor de reservas y sistema de reserva hotelera pueden referirse a la misma solución. La diferencia es que motor de reservas se refiere a la app o al software utilizado para completar una reserva online procesando los datos proporcionados por el huésped. Puede ser utilizado en conjunto con un PMS integrado para gestionar todas las reservas y detalles de los huéspedes. Por otro lado, sistema de reservas hotelero se refiere a un software con un amplio conjunto de funcionalidades que los hoteles utilizan para gestionar la reserva al completo, incluyendo modificar datos o cancelarla, añadir cargos, notas, facturas y muchas otras opciones.  

Un motor de reservas y un channel manager 

En terminos simples, la gestión de canales en el sector hotelero es el proceso de actualizar automáticamente precios y disponibilidad de habitaciones en múltiples páginas de distribución online utilizando un channel manager. Como tu web es el canal más importante para las ventas directas, deberías mostrar siempre la información más actualizada y asegurarte de que sea correcta. 

Al elegir un motor de reservas para tu hotel, hostal, BnB u otro alojamiento (alquiler vacacional, casa rural, camping, etc.) busca uno que incluya una integración en tiempo real con un channel manager que te garantice que la información, precios y disponibilidad de tu propiedad sean siempre actualizados. Un channel manager se encargará de actualizar tus precios y calendario de forma automática desde y hacia tu motor de reservas. Esto te ayudará a evitar overbookings y otros errores manuales.

Un motor de reservas y un PMS

Para administrar y expandir un negocio de hotelería, contarás con un PMS como plataforma principal para controlar y organizar de forma completa cada aspecto operacional de tu propiedad. El PMS hotelero correcto aumenta tu eficacia operativa, recorta costes y te ayuda a ofrecer la mejor experiencia y servicio a tus huéspedes. Cuando eliges un motor de reservas que se integra directamente con tu sistema de gestión de la propiedad, evitas transferir datos de una plataforma a otra. Automatizar actualizaciones de tu disponibilidad, precios, nuevas reservas, cancelaciones, detalles de la tarjeta de crédito y más, te ahorrará muchas horas del día en operaciones.

Tal como un channel manager, busca un PMS que se integre con tu motor de reservas para ofrecer una sincronización de datos en tiempo real. De esta manera, una nueva reserva desde tu motor de reservas se importará inmediatamente en el panel de control de tu PMS, el calendario central se actualizará, y los datos de los huéspedes estarán disponibles para enviarles mensajes / correos. Cada vez que la disponibilidad de una habitación cambia o las tarifas se modifican en tu PMS, serán actualizados inmediatamente en tu motor de reservas, por lo tanto en tu página web.

Un software de gestión hotelera completamente integrado

La tecnología fundamental para utilizar en conjunto con tu motor de reservas incluye un procesador de pagos online, un PMS y un Channel Manager. 

Si quieres evitar tener que utilizar diferentes proveedores para todas las herramientas mencionadas arriba, hay una solución conveniente: elige un software con un PMS integrado, channel manager y motor de reservas incorporados para garantizar actualización de datos en tiempo real.

Al utilizar un sistema centralizado que incorpora todas las herramientas que necesitas, gestionar tus reservas pasa a ser más ágil y eficiente. Un huésped puede reservar utilizando tu motor de reservas y el pago será procesado inmediatamente. Los datos de reservas serán entregados inmediatamente en tu PMS, donde saltará un email automático de confirmación de la reserva, y tu channel manager actualizará tus canales de distribución en tiempo real. 

Además, hay otras herramientas de administración hotelera importantes a las que tu motor de reservas debería conectarse, tales como una solución para gestión de ingresos (revenue management), las cuales te ayudan a tomar decisiones inteligentes sobre los precios utilizando datos del mercado en tiempo real para comparar las tarifas. También te ayudan a identificar nuevas oportunidades de generar ingresos. La mejores herramientas te permiten poner reglas para ajustar las tarifas basándose en un amplio criterio, asegurándose de que tus precios se mantengan competitivos tanto en tu web como en tus canales de ventas.  

Un sistema de gestión hotelera centralizado también significa tener acceso a datos unificados en un solo lugar. Puedes controlar completamente tu propiedad mediante informes de transacciones diarias, incluyendo pagos, nuevos ingresos, movimientos en el mercado y análisis de los canales de reserva, y lo mejor es que puedes tomar decisiones basadas en datos.