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O que é um sistema de controle de hotelaria? Conheça 10 funções

Cloudbeds

Por Cloudbeds

Um sistema de controle de hotelaria é um dos dos melhores recursos para negócios de hotelaria. Um bom software de PMS otimiza as operações diárias do hotel e aumenta a eficiência e, consequentemente, a lucratividade. Por outro lado, um PMS antigo pode dificultar sua vida, desde a recepção e as reservas até a governança e o gerenciamento de manutenção.

Este artigo detalha as principais funcionalidades que você deve buscar nas soluções de software e as vantagens para seu negócio hoteleiro. Em primeiro lugar, o que é exatamente um sistema de controle de hotelaria (PMS) para hotéis?
 

O que é um sistema de controle de hotelaria PMS?

Um sistema de controle de hotelaria é um software usado na hotelaria para controlar, organizar e executar as operações e atividades diárias de um hotel, hostel, pousada ou estabelecimento de aluguel para temporada.

Pense no sistema PMS como um software de retaguarda usado pela equipe de hotelaria para realizar operações diárias, como a gestão de reservas, check-ins/check-outs, serviços ao hóspede, governança, disponibilidade, preços, conexões de canais, relatórios, análises e muito mais. Em comparação com a área imobiliária, a maioria dos PMSs na hotelaria são baseados na nuvem e oferecem muito mais do que ferramentas para otimizar e automatizar tarefas.

Guia do Hoteleiro Moderno

 

Funções do sistema de controle para hotéis

  1. Painel de controle
  2. Gestão de canais
  3. Calendário de reservas
  4. Módulo da governança
  5. Gestão de receita
  6. Processamento de pagamento
  7. Geração de relatórios
  8. Motor de reservas online
  9. Gestão dos hóspedes
  10. Marketplace ou API aberta

 

1. Painel de controle

Ao fazer login e abrir o sistema de gestão de propriedades, você verá um painel útil e simples de usar. Um painel de controle completo e fácil de ler oferece um resumo instantâneo das informações mais críticas para as tarefas diárias do trabalho. Com os insights certos, você concluirá as tarefas com mais rapidez e facilidade. O PMS deve oferecer uma página inicial veloz com atualização em tempo real.

As informações sobre o inventário de quartos, a ocupação, as chegadas e as saídas provavelmente influenciarão outras decisões, como a tarifa diária e a gestão de rendimento. Essas informações precisam estar ao seu alcance em uma interface otimizada e limpa, focada na clareza, especialmente para os funcionários da recepção. Os gerentes e donos de hotéis querem saber as informações mais importantes com antecedência e um painel é incrivelmente útil.

Painel de Controle PMS Hotel

Essa é uma captura de tela dos painéis e do sistema de reservas do PMS da Cloudbeds.

 

 

2. Gestão de canais

Venda seu inventário para diversos canais de distribuição online e sincronize as informações com o PMS para a atualização em tempo real. Um channel manager aumentará sua visibilidade on-line e gerará mais reservas e lucro. Ainda assim, é muito importante que ele esteja integrado com o software de gestão de propriedades para ter controle total e não arriscar o overbooking

Não importa se você precisa liberar a disponibilidade ou fazer alterações nas tarifas, tudo isso pode ser feito no seu PMS e atualizado nos canais de reserva em tempo real. As novas reservas on-line são enviadas ao PMS para você sempre ter o controle da ocupação e tomar medidas imediatas se necessário. Procure um  gerenciador de canais  que tenha conexões bidirecionais robustas com não apenas as principais OTAs, mas também sites de reservas regionais ou especializados, fornecedores de GDS, metabuscas e muito mais.

 

Channel Manager Hoteis

 

3. Calendário de controle

Um calendário é uma ótima forma de visualizar as reservas e proporcionar clareza. Com um calendário fácil de ler, você consegue ver a disponibilidade dos quartos e descobrir possibilidades de otimização. Por exemplo, caso você visualize suas reservas em uma planilha do Excel, talvez não veja uma disponibilidade oculta.

Entenda o que queremos dizer. Digamos que um hóspede tenha reservado um quarto padrão por três noites e esse mesmo quarto esteja disponível na noite anterior. Você sabe que seus hóspedes quase sempre reservam uma viagem de pelo menos duas noites. Você também vê que a suíte está disponível por três noites. Se você liberar a reserva do quarto regular original, talvez consiga mais duas reservas. A estadia perdida de uma noite se tornou mais duas reservas e você fez o upgrade de uma reserva existente.

Nem sempre isso é possível, mas um calendário ajudará você e os funcionários da recepção a ver os casos em que os hóspedes podem ser transferidos para otimizar a ocupação.

 

Calendário sistema PMS

Um calendário interativo é ainda melhor. Com o calendário da Cloudbeds, você pode modificar e mover reservas diretamente no painel. De acordo com nosso feedback, essa é uma das funções mais populares do sistema de gestão de propriedades. 

 

4. Gestão da governança

A funcionalidade de governança ajuda a manter estabelecimentos de todos os tamanhos operando sem problemas. Seu PMS de hotel deve automatizar as tarefas administrativas e criar sistemas mais eficientes. Um relatório de governança entra nessa categoria. Seu PMS deve saber quais quartos precisam ser arrumados ou completamente limpos para a chegada de um hóspede.

Com o PMS da Cloudbeds, você pode designar funcionários para limpar determinados quartos. É possível imprimir esse relatório e fornecer à governança. Após a limpeza, você pode atualizar o status dos quartos para facilitar os check-ins.

 

5. Gestão de receita

Otimize seu processo de precificação com os recursos de gestão de receita, especialmente se você não tiver contratado um gerente financeiro. A tecnologia atual de gestão de receita pode otimizar os planos de preços levando em conta o lucro e a ocupação, além de eliminar as suposições relacionadas às métricas de resultados do hotel, como RevPAR (receita por acomodação disponível).

Ao monitorar os preços da concorrência, coletar dados do mercado em tempo real e atualizar os preços automaticamente, uma solução de gestão de receita (RMS) ajuda você a manter a competitividade e confiança nas decisões de precificação. Para uma maior precisão dos dados e eficiência, escolha um PMS de hotel integrado a um RMS.

 

6. Processamento de pagamentos

Um processador de pagamentos integrado otimiza os pagamentos dos hóspedes e a contabilidade, além de manter os relatórios mais precisos. Se o PMS não tiver um processador de pagamentos que aceite a maioria dos cartões de crédito ou que seja integrado a um sistema de ponto de venda (POS), você precisará lidar manualmente com os pagamentos e as tarefas relacionadas, como geração de relatórios, conferências e estornos. Como você sabe, receber entradas manuais aumenta consideravelmente a probabilidade de erros.

Pagamentos Cloudbeds

 

7. Geração de relatórios

Os relatórios são uma das principais funcionalidades do PMS. Escrevemos artigos sobre os relatórios que você precisa gerar todas as noites; um sobre a gestão de receita e outro sobre como aprender os segredos de gestão de receita das grandes redes de hotéis. Acreditamos que os relatórios e o conhecimento são a melhor maneira de elevar seu estabelecimento a um novo patamar. Seu sistema de gestão de propriedades deve ter funcionalidades integradas para a geração de relatórios.

O PMS já contém suas reservas, tarefas e ocupação, então deixe ele trabalhar por você. Saber as estatísticas é a parte fácil e ajudará a facilitar a análise. Com um PMS na nuvem, você pode acessar seus relatórios de onde estiver e tomar medidas quando sua empresa mais precisar.

 

8. Motor de reservas online

Escolha um software de PMS com um motor de reservas livre de comissão. As reservas diretas são uma das fontes de receita mais valiosas para a maioria dos estabelecimentos. Você não deveria precisar pagar pelas reservas que trabalhou tanto para conseguir. Quando o PMS já tem um motor de reservas, você não precisa se preocupar com problemas de integração. Procure um motor de reservas para a integração com seu site e suas redes sociais, conferindo se ele é fácil de usar e tem carregamento rápido, especialmente em dispositivos móveis.

motor de reservas hotel

 

9. Gestão dos hóspedes

Escolha um software com módulo de gestão dos hóspedes para economizar horas de trabalho da equipe e ter mais eficiência. Busque recursos essenciais de perfis dos hóspedes, que funcionam como um CRM para armazenar os dados dos hóspedes, e comunicação.

A comunicação com o hóspede é um processo demorado com um grande impacto na experiência e satisfação. Para automatizar esse processo e melhorar seu atendimento, procure uma solução com o envio automático de e-mails com notificações importantes, como e-mails de confirmação e antes ou depois da estadia.

 

10. Marketplace ou API aberta

Se você precisar de ferramentas adicionais para complementar as funcionalidades do seu software PMS, procure um sistema com soluções de terceiros integradas. Esse modelo de marketplace com mais serviços e produtos permite que você escolha as tecnologias mais adequada para as necessidades específicas do seu estabelecimento. Desde serviços de check-in sem contato, como quiosques, e fechaduras inteligentes até serviços de gestão da reputação online e relatórios técnicos.

Você também pode criar ferramentas ou apps para dispositivos móveis e sincronizar com o PMS do seu hotel através de API. Para fazer isso, busque um fornecedor que tenha uma API aberta com boa documentação e compatibilidade.

 

Avaliando os fornecedores de software de gestão de propriedades

Nuvem x app para download – Ao pesquisar, tirar dúvidas e comprar soluções de gestão de propriedades para a hotelaria, busque por tecnologias na nuvem, em que o acesso pode ser feito de qualquer lugar. Isso ajudará você a fazer login para gerenciar as operações do negócio de onde estiver. Além disso, em comparação com o software no local, a tecnologia baseada na Web é mais fácil para instalar atualizações e melhorias.

Suporte ao cliente e implementação – Considere o tempo e o custo para implementar um novo software na sua empresa. Pergunte sobre como é o processo, como os dados são transferidos e qual é o tipo de atendimento disponível durante e após esse processo.

Modelo de preços – As soluções de PMS atuais funcionam com base em um modelo de comissão das reservas recebidas ou uma taxa fixa mensal que depende do tipo de estabelecimento e dos módulos usados.

Avaliações dos usuários– Confira as avaliações de outros hoteleiros no Google, os sites de avaliações do setor e os sites de avaliação de software, como Capterra, TrustPilot, SoftwareAdvice e outros.

 

Considerações finais

O software de PMS é a plataforma que você usará diariamente para administrar cada aspecto do seu hotel, hostel, pousada ou acomodação alternativa. Dependendo do tamanho da empresa, das necessidades operacionais e do orçamento, escolher um sistema de controle de propriedades com o pacote ideal de recursos é fundamental para a administração eficiente do estabelecimento.

Busque por uma tecnologia integrada, fácil de usar pelos funcionários da recepção e com funcionalidade completa para todos os usuários. Acreditamos que os recursos listados acima facilitam a vida dos proprietários de estabelecimentos.

 

Saiba mais sobre os sistemas poderosos de controle de hotelaria da Cloudbeds.
Publicado em 22 junho, 2022
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Sobre Cloudbeds

Cloudbeds

Founded in 2012, Cloudbeds is the hospitality industry’s fastest-growing technology partner, serving a global customer base of thousands of properties across 157 countries. Its award-winning Cloudbeds Hospitality Platform seamlessly combines operations, revenue, distribution, and growth marketing tools with a marketplace of third-party integrations to help hoteliers and hosts grow revenue, streamline operations, and deliver memorable guest experiences. Cloudbeds was named No. 1 PMS and No. 1 Hotel Management System by Hotel Tech Report in 2022, Best PMS and Best Channel Manager by the World Travel Tech Awards in 2021, and has been recognized by Deloitte’s Technology Fast 500 in 2021. For more information, visit www.cloudbeds.com.

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