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O que é um Motor de Reservas e como ele pode ajudar no crescimento do seu negócio?

By Linda Pashaj, agosto 5, 2020

Nos últimos anos, o progressivo crescimento no número de hotéis e outros negócios da indústria de acomodações voltaram o seu foco à obtenção de novas reservas pelo menor preço possível. Um grande número de propriedades conseguiram criar um canal de reservas diretas de sucesso usando um motor de reservas para hotéis e aplicando estratégias avançadas de venda e marketing.

Na verdade, as reservas diretas de hotéis vêm ganhando espaço já há algum tempo. Um estudo de 2019 da Phocuswright previu um aumento para 50% do share de reservas até 2022. Agora que os negócios de turismo estão voltando a abrir e planejando o seu caminho de recuperação, a nossa pesquisa de percepção recente descobriu que as reservas diretas representam 43% do total que os hoteleiros esperam receber nos próximos 12 meses.

Se você está ponderando o potencial e a possibilidade de adicionar um Motor de Reservas para aumentar as suas vendas diretas, preparamos este guia para ajudá-lo a entender melhor como funciona, as funcionalidades mais importantes que você deve buscar e como usá-lo junto a outras tecnologias de gestão da sua propriedade.

 

O que é um motor de reservas hoteleiro?

Um motor de reservas online é um sistema de processamento de reservas usado por hotéis, hostels, pousadas, aluguéis de temporada e outros negócios do ramo da hotelaria para obter reservas através do seu site, redes sociais ou outros canais de vendas.

Um motor de reservas, também conhecido pela sua sigla em inglês IBE (Internet Booking Engine), é um aplicativo ou software com a função principal de obter reservas e dados de pagamento dos hóspedes e integrar esses dados a outros softwares do hotel, tais como o sistema de gestão hoteleira (PMS), channel manager, CRS ou processador de pagamentos.

A maioria dos motores de reserva online podem ser incorporados no site do hotel para funcionar apenas como um sistema de processamento de reservas. Eles também podem ser usados como o próprio site do seu hotel, já que são fáceis de usar e possuem templates customizáveis.

O principal benefício para os hotéis que usam um motor de reservas é obter novas reservas sem o pagamento de comissões que é feito a canais de distribuição externos, incluindo OTAs, GDSs, agências de viagem ou marketplaces online. O hóspede pode fazer sua reserva a qualquer momento, de qualquer lugar e seu cartão de crédito será cobrado imediatamente se você tiver um processador de pagamentos integrado.

booking engine for hotels

 

Por que hoteleiros usam motor de reservas?

Vendas diretas: Vender acomodações diretamente e eliminar o pagamento de comissões a canais de distribuição aumentam significativamente a margem de lucro do hotel e diminui os custos de compra do hóspede. O motor de reservas ajuda a aumentar as vendas diretas simplificando o processo e transformando o site do hotel em um site de compras online self-service que está disponível 24 horas por dia. Por exemplo, propriedades que usam o Motor de Reservas da Cloudbeds registraram um aumento de aproximadamente 20% nas reservas diretas. Mesmo sendo possível maximizar as vendas diretas através da publicidade online, campanhas em redes sociais, conscientização de marca e programas de fidelidade, seu próprio sistema de reservas é um grande diferencial. Isso lhe dá controle completo sobre o processo de reservas e a experiência dos seus hóspedes e permitirá com que você experimente diferentes estratégias de revenue management e preços.

Lucro extra: Hóspedes estão sempre buscando novas formas de realizar uma reserva na sua propriedade e na sua localização. Serviços realizados dentro da propriedade (upgrades de quartos, café da manhã, spa, etc.) e serviços externos (tours e atividades locais) são um importante fluxo de lucro para todos os fornecedores de acomodações. O seu próprio site é o local perfeito para oferecer esses serviços extras para melhorar a experiência da compra e facilitar a vida dos seus hóspedes.

Expectativa do hóspede: Cada vez mais turistas escolhem fazer a reserva diretamente com o fornecedor das acomodações. Talvez você já conheça o “Efeito Billboard”: o fenômeno em que os hóspedes descobrem a propriedade em uma OTA e depois visitam o seu site para realizar a reserva. Com tantas escolhas disponíveis a eles, diversos turistas realizam um processo de análise antes de tomar uma decisão. Eles esperam uma experiência de reserva simples e uma interação direta com a propriedade que escolheram.

Personalização: O seu site ajuda você a fornecer um serviço altamente personalizado aos seus hóspedes. Conhecendo o público alvo do seu hotel, você pode ajustar os tipos de acomodações, oferecer serviços extras ou criar pacotes especiais. Você deve se certificar de que está direcionando suas mensagens ao tipo correto de hóspede da sua propriedade, inspirando eles e respondendo às perguntas frequentes. Como atualmente as maiores preocupações dos turistas são relacionadas à saúde e segurança, você pode usar o seu site para mostrar como a sua propriedade e a sua localização estão lidando com esse desafio.

Reservas por metabusca: Ferramentas de metabusca dão aos seus usuários um lugar para comparar tarifas de diversas agências de viagens online, marketplaces e até mesmo os sites dos próprios hotéis. As ferramentas mais usadas nas buscas relacionadas a turismo incluem o Google, TripAdvisor, Kayak e Trivago. Com a introdução de campanhas de hotéis e inventário de aluguéis de temporada do Google, fornecedores de acomodações agora podem anunciar na busca e mapear os resultados junto às OTAs parceiras. Para se manter à frente da concorrência no nível de metabusca, os hotéis devem contar com um motor de reservas com atualizações de preços e disponibilidade em tempo real.

Suas reservas, suas condições: O seu site é a sua loja em que os visitantes podem se inspirar, navegar e, por último, confirmar suas reservas sem interrupções de um intermediário externo ou intervenção da sua recepção ou equipe de vendas. Uma reserva direta significa que a sua propriedade “possui a reserva”, os dados e o relacionamento com o hóspede. Seus termos e condições são aplicáveis a cancelamentos, pagamentos e outras regras da casa. Você poderá interagir com os hóspedes imediata e diretamente, sem um intermediário.

Fidelidade do hóspede: O motor de reservas de um hotel é obrigatório para quem busca uma estratégia de fidelizar o hóspede. Seja realizando uma campanha de marketing para incentivar seus hóspedes a voltarem ou para obter novos hóspedes através de indicações, a forma mais lucrativa para processar essas reservas, ao mesmo tempo que garante uma experiência de hóspede tranquila, é através do seu próprio sistema de reservas diretas.

Conscientização de marca: Para empresas que estão crescendo no ramo do turismo, estabelecer uma marca exclusiva é extremamente importante. Além de exibir a proposta de valor único da sua propriedade, a sua marca ajuda a passar confiança e fidelidade em um modelo B2C, como o da hotelaria. Depois que você definiu os atributos da sua marca, desde o logotipo e cores até a personalidade, o seu site é o local perfeito para começar a aplicar tudo isso. Busque um motor de reservas que permita você a adaptar a sua marca.

 

As funcionalidades mais importantes do motor de reservas

Antes de você começar a buscar as funcionalidades mais importantes, você precisa descobrir como deseja pagar o seu provedor de software de motor de reservas. Há empresas que cobram uma comissão sobre cada reserva recebida, entre 3-8%, empresas que trabalham com uma taxa fixa e empresas, como a Cloudbeds, que oferecem reservas sem o pagamento de comissões. Verificar o seu orçamento e descobrir quanto você pode investir para um ROI positivo são os primeiros passos.

Disponibilidade 24 horas por dia – O motor de reservas é a sua loja online, que funciona 24 horas por dia e sete dias por semana para que os visitantes de todo o mundo possam acessar e realizar uma reserva. Se as reservas não podem ser aceitas automaticamente o tempo todo, você está perdendo negócios. O tempo de operação também é essencial para manter a força do seu canal de reservas diretas.

Experiência de reserva impecável – Os visitantes do seu site esperam que o processo de reserva seja fácil, conveniente e rápido, assim como qualquer outro site de compras online. Simplicidade e passos claros são tudo. As etapas mais importantes na hora de comprar uma jornada devem ser muito simples: busca por datas, seleção de um quarto e a realização do pagamento. De acordo com o Google, 77% das pessoas que compram usando um smartphone tendem a comprar de lojas que possuem um processo simples, então evite adicionar muitos passos e opções que confundirão os turistas.

Integrações – O seu motor de reservas deve ser confiável quando falamos sobre disponibilidade de acomodações, tipos de tarifas e preços. Por isso é essencial ter uma integração com o seu Channel Manager e o Sistema de Gestão Hoteleira. Você evita overbookings, erros de preço e a necessidade de transferir manualmente os dados de um software para outro. Outras integrações muito importantes incluem Google Analytics e plugins para reservas em redes sociais.

Processamento de pagamentos – Um processador de pagamentos online automatiza o processo de reserva para a propriedade e para o hóspede. Atualmente, os turistas preferem realizar pagamentos com cartões de crédito online e receber a confirmação da reserva de forma instantânea. Esse processo também faz com que você economize seu tempo em cobrar manualmente pelas reservas ou verificando a validade do cartão de crédito.

Acesso móvel – Procure um motor de reservas que carregue rapidamente e que seja totalmente otimizado para dispositivos móveis. Smartphones mudaram a forma como nos comportamos como consumidores. Agora, esperamos um processo de reserva self-service independentemente do dispositivo que estamos usando. Estatísticas do Google mostram que as buscas por viagens realizadas em dispositivos móveis cresce a cada ano. Você não deveria perder vendas porque seu site não está funcionando corretamente.

google data on hotels with mobile search

 

Serviços adicionais e códigos promocionais – O seu site é o melhor lugar para o hóspede realizar reservas com tarifas especiais, usar códigos promocionais e comprar serviços adicionais, como, por exemplo, tours, atividades e muito mais. Oferecer tarifas promocionais para parceiros, como operadores turísticos, centros de conferência, turistas a negócios, etc., fica muito mais simples quando gerenciado através de um motor de reservas que foi criado para o uso de funcionalidades promocionais. 

Diversas moedas e idiomas – Configure a sua propriedade para atrair o mercado internacional permitindo com que hóspedes façam a reserva no seu idioma de preferência e realizem o pagamento na moeda de escolha.

Proteção SSL – Com a mesma importância, você deve se certificar de que o seu provedor está de acordo com o PCI DSS Compliance e com as diretrizes do Strong Customer Authentication (SCA) para que os seus dados e dos seus hóspedes fiquem protegidos.

Design e customização – Escolha um motor de reservas com opções customizáveis ou com a possibilidade de adicionar CSS customizáveis caso precise. Além da conscientização da marca, a aparência do seu site ajudará a garantir uma experiência tranquila ao seu hóspede. Como o site do seu hotel tem o objetivo de inspirar os hóspedes, escolha um design com diversas imagens exibindo corretamente os seus quartos, serviços e localização.

 

Usando o seu motor de reservas com as principais tecnologias de gestão hoteleira

Qual é a diferença entre um motor de reservas e um sistema de reservas de hotel?
Frequentemente usados de forma intercambiáveis, os termos motor de reservassistema de reservas de hotel podem se referir à mesma solução. A diferença é que o motor de reservas é apenas o aplicativo ou software usado para realizar uma reserva online processando os dados inseridos pelo hóspede. Por outro lado, o sistema de reservas de hotel é um software mais abrangente, com um amplo conjunto de funcionalidades que os hotéis usam para gerenciar uma reserva no geral, inclusive para modificar ou cancelar uma reserva, lançar cobranças, adicionar anotações, dividir extratos e muitas outras opções.

Motor de reservas e channel manager 
O channel manager é o software responsável pelo processo de atualizar automaticamente o inventário das suas acomodações em diversos sites de distribuição online. Como o seu site é o canal mais importante para reservas diretas, ele deve sempre exibir as informações mais corretas e atualizadas, a mesma coisa com seus sites de anúncios.

Ao escolher um motor de reservas, procure por um que inclua uma integração em tempo real com um channel manager para garantir que as informações, preços e disponibilidades da sua propriedade estão corretas e atualizadas em todos os seus canais. Um channel manager cuidará da atualização dos seus preços e calendário automaticamente e do seu motor de reservas, evitando assim overbookings e outros erros manuais.

Um motor de reservas e um sistema de gestão hoteleira 
Para gerenciar e fazer crescer um negócio de hotelaria, você depende de um sistema de gestão hoteleira (PMS, sigla do inglês) como a sua plataforma principal para controlar e organizar todos os aspectos operacionais da sua propriedade. O PMS certo para o seu hotel aumenta a sua eficiência operacional, corta custos e ajuda você a fornecer uma excelente experiência ao hóspede. Ao escolher um motor de reservas que está diretamente integrado ao seu sistema de gestão hoteleira, você evita transferir dados manualmente de uma plataforma para outra. Automatizar as atualizações da sua disponibilidade, preços, novas reservas, cancelamentos, dados de cartão de crédito, entre outros, fará você economizar muito tempo operacional.

Assim como você deve fazer com o channel manager, procure um PMS que tenha integração com o seu motor de reservas para fornecer uma sincronização de dados em tempo real. Dessa forma, qualquer reserva nova que você receber do seu motor de reservas será imediatamente importada ao painel de controle do seu PMS, o calendário central será atualizado e os dados do hóspede ficarão disponíveis para você enviar mensagens. Todas as vezes que a disponibilidade dos quartos mudar ou que as tarifas forem modificadas no seu PMS, elas serão atualizadas imediatamente no seu motor de reservas.

Um software de gestão hoteleira completamente integrado 
A tecnologia fundamental para usar junto a um motor de reservas do seu hotel inclui um processador de pagamentos online, um PMS e um Channel Manager.

Se você evitar usar diferentes fornecedores para todas as ferramentas mencionadas acima, há uma solução muito conveniente: escolha um software que já possui um PMS, channel manager e motor de reservas que garantirá um fluxo de dados sem atrito e em tempo real.

Ao usar um sistema centralizado que engloba todas as ferramentas que você precisa, a gestão das suas reservas se tornará muito mais ágil e eficiente. O hóspede poderá reservar uma acomodação usando o seu motor de reservas e o pagamento será processado no ato. Os dados da reserva serão imediatamente enviados ao seu PMS, onde um e-mail automático de confirmação da reserva pode ser acionado e o seu channel manager atualizará os seus canais de distribuição em tempo real.

Além disso, há outras ferramentas muito importantes de gestão hoteleira às quais seu motor de reservas deve estar conectado, como, por exemplo, uma solução de revenue management. Um sistema revenue management ajuda você a tomar decisões inteligentes com relação às suas tarifas usando dados do mercado em tempo real e comparação de tarifas com os concorrentes enquanto também auxilia você a identificar novas oportunidades de lucro. As melhores ferramentas permitem que você defina regras que são acionadas para ajustar tarifas com base em uma ampla gama de critérios, sempre se certificando de que o seu preço se mantenha sempre competitivo no seu site e em todos os seus canais de venda conectados.

Um sistema centralizado também significa um acesso mais fácil a insights de dados que estão todos unificados em um único lugar. Através de relatórios exatos de transações diárias, como pagamentos, novo lucro, insights de mercado e estatísticas dos seus canais de reservas, você pode controlar totalmente o seu negócio e tomar decisões de negócios bem informadas com base em dados.

 

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Linda Pashaj

About Linda Pashaj

Linda Pashaj is the Content Marketing Specialist at Cloudbeds, the hospitality management software for properties of all sizes. Her previous experience includes running the operations of a small short-term rental agency in Barcelona, as well as content management for a vacation rental software. She is passionate about travel tech, digital marketing and “all things cats”.

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