Navegando las solicitudes de propuesta: cómo conseguir más negocios de grupos

Los grupos son uno de los segmentos más lucrativos para los hoteleros. Desde conferencias hasta bodas y equipos de producción, conseguir negocios de grupos es una forma segura de que los hoteles llenen sus plazas con meses de antelación. 

Pero ¿cómo puedes ganar más negocios de grupos? 

Dominar el proceso de solicitud de propuesta es la clave para desbloquear este segmento. Los hoteleros deben encontrar la manera de gestionar y responder a las solicitudes de forma que destaquen entre las empresas de alojamiento competidoras. En este artículo, exploramos estrategias para que los hoteles puedan ganar más solicitudes en 2024.

¿Por qué es importante tener un proceso de solicitud?

Skift descubrió en septiembre de 2023 que las solicitudes para eventos a más de 12 meses estaban al 98% de los niveles de 2019, lo que indica la recuperación de los eventos empresariales mundiales. En Oriente Medio, la actividad de solicitudes fue del 128%, seguida de cerca por Norteamérica, con un 116%.

Un proceso de solicitud de propuesta bien definido permite a los hoteles gestionar y responder eficazmente a múltiples ofertas, aumentando la probabilidad de conseguir un negocio. Aunque no se gane una licitación, supone una gran oportunidad para que los hoteles muestren sus instalaciones y servicios a los profesionales del sector y pongan en marcha campañas de marketing para futuras solicitudes.

Participar proactivamente en el proceso de solicitud permite a los hoteles fomentar relaciones sólidas con los organizadores de eventos y los gestores de viajes, mejorando su reputación en el mercado y creando más oportunidades de negocio. Esencialmente, sirve como herramienta de marketing para mostrar las capacidades y el nivel de servicio de un hotel, garantizando que destaquen entre la competencia y ganen más a menudo.

El proceso típico de solicitud de propuesta de un hotel

Veamos un proceso típico de licitación en la industria hotelera.

1. Preparación y presentación de la solicitud

El primer paso suele consistir en que el cliente (un organizador de eventos o un gestor de viajes de empresa, por ejemplo) prepare y envíe las solicitudes a varios hoteles. Los profesionales encuentran hoteles adecuados mediante licitación y herramientas para eventos o manualmente a través de sitios web de hoteles, motores de búsqueda y directorios online. 

Estas solicitudes contienen especificaciones detalladas de lo que el cliente busca en términos de servicios y alojamiento hoteleros.

Normalmente, se incluyen en la propuesta:

• Nombre e información de la empresa
• Propósito de la licitación 
• Fechas 
• Asistentes 
• Tipos de habitaciones de huéspedes
• Número de habitaciones necesarias 
• Servicios 
• Concesiones
• Transporte 
• Salas de conferencias y espacios para reuniones
• Lugares de eventos
• Presupuesto
• Plazo de respuesta

2. Elaboración y presentación de la propuesta

El equipo de ventas del hotel lleva a cabo una revisión interna de cada solicitud para comprender los requisitos específicos y valorar si pueden cumplirlos satisfactoriamente. Antes de recibir las solicitudes, los equipos de ventas deben definir cómo es un buen cliente potencial: no tiene sentido invertir tiempo respondiendo a todas las solicitudes. Debes dar prioridad a los clientes potenciales en los que tu hotel tenga muchas probabilidades de ganar la propuesta. 

Una vez que hayas determinado que el posible negocio es apto, debes consolidar las aportaciones de varios departamentos, como el de alimentos y bebidas, eventos, reservas y otros.

Con todos los detalles necesarios, el hotel elabora una propuesta convincente adaptada a las necesidades expuestas en la solicitud. Esta propuesta sirve como el argumentario del hotel, explicando su capacidad para satisfacer los requisitos del cliente y destacando sus puntos de venta únicos para mejorar la experiencia del huésped.

3. Seguimiento

Una vez que tu solicitud de propuesta, detallada y orientada, ha pasado de tus manos a las de los responsables de la toma de decisiones, puede ser fácil caer en un patrón de espera y cruzar los dedos. Sin embargo, un aspecto crucial de la estrategia de solicitud que a menudo se pasa por alto es la importancia del seguimiento tras la presentación de la propuesta.

El seguimiento posterior a la presentación tiene múltiples finalidades. Demuestra al cliente tu continuo interés y compromiso con su proyecto. Un seguimiento también mantiene a tu hotel en primer plano, sobre todo en los casos en los que el proceso de decisión es largo y las respuestas a la solicitud son numerosas. Además, es una oportunidad para aclarar y confirmar los detalles de la propuesta y responder a cualquier pregunta que pueda tener el cliente.

4. El proceso de toma de decisiones

El cliente revisa todas las propuestas recibidas y toma una decisión, a menudo basándose en factores como el precio, la calidad del servicio y la reputación del hotel. El proceso de negociación se llevará a cabo entre el cliente y el hotel en relación con las tarifas de las habitaciones, las mejoras, los servicios auxiliares, etc. 

Tras la selección de tu hotel como ganador, será necesario tener más conversaciones para ultimar el acuerdo.

Al comprender este proceso, los hoteles pueden elaborar mejor sus estrategias y posicionarse para ganar las licitaciones. A medida que los hoteles se familiaricen con el proceso de solicitud y las necesidades de los organizadores de eventos, podrán empezar a adaptar sus ofertas para aumentar las probabilidades de éxito.

6 estrategias para ganar más solicitudes

Además de tomarte el tiempo necesario para leer y comprender los requisitos del cliente y responder a las solicitudes a tiempo, aquí tienes unos cuantos consejos para ganar más solicitudes este año. 

1. Personaliza tus propuestas. Aunque deberías disponer de procesos y plantillas para agilizar al máximo las respuestas a las licitaciones, asegúrate de añadir un nivel de personalización a cada respuesta. Incorpora elementos de la petición y de cómo tu alojamiento puede aportar algo único.
2. Dibuja una imagen. Sé detallado y ayuda al vendedor a visualizar cómo puedes ofrecerle los resultados que busca. Desde las habitaciones de tu hotel hasta los espacios para eventos y salas de reuniones, muestra cómo tu alojamiento se adapta a sus necesidades.
3. Incluye estudios de casos relevantes. ¿Has organizado eventos o grupos similares? Mantén un repositorio de casos prácticos y referencias que puedas incluir en tu propuesta. Tenerlos a mano para añadirlos fácilmente puede suponer una gran diferencia a la hora de ganar licitaciones.
4. Educa a tus equipos de ventas. Haz que las licitaciones formen parte de la incorporación de ventas y celebra sesiones de formación periódicas con los gerentes del hotel para responder a las preguntas y comunicar cualquier cambio en el proceso. Define claramente cómo es una buena propuesta y el proceso para responder a las solicitudes.
5. Ten una sección de grupos y eventos en tu sitio web. Deja claro en tu sitio web que tu alojamiento acoge grupos y eventos para que los planificadores te tengan en cuenta para la licitación (y te excluyan inmediatamente si no reúnes los requisitos adecuados). Incluye información sobre reservas, capacidad de habitaciones, opciones de comida y bebida, imágenes, preguntas frecuentes e información de contacto.

Invierte en software de solicitudes. Las herramientas de solicitudes ayudan a los proveedores a encontrar hoteles y facilitan las interacciones en tiempo real, aumentando la probabilidad de conseguir acuerdos. Las herramientas de gestión también agilizan el largo proceso de solicitud, facilitando la creación de plantillas y la respuesta rápida a las mismas.

Poner en práctica estas estrategias no garantiza que vayas a ganar todas las solicitudes, pero puede mejorar significativamente tus posibilidades de conseguir grupos hoteleros. Una solicitud no es solo una propuesta comercial; es también una oportunidad de mostrar las capacidades de tu hotel, establecer relaciones y distinguir tu alojamiento de la competencia.

Software de solicitud de propuesta para hoteles

Muchos hoteles están incorporando software de solicitud de propuesta a sus operaciones para agilizar el proceso de gestión de propuestas y aumentar las tasas de éxito. Aquí exploramos qué es el software de solicitud, cómo funciona y su valor cuando se integra con otro software hotelero.

Las empresas de alojamiento deben tener en cuenta las siguientes funciones cuando busquen un software de solicitud de propuesta:

• Priorización de las solicitudes entrantes para garantizar que los clientes potenciales de mayor calidad son atendidos en primer lugar y por los representantes de ventas adecuados
• La posibilidad de personalizar las solicitudes en función de cada propuesta 
• Herramientas de análisis de ofertas
• Seguimiento y gestión en tiempo real de las solicitudes para que el personal pueda colaborar fácilmente entre equipos, garantizando respuestas puntuales 
• Automatización para ayudar a gestionar seguimientos, recordatorios y plazos 
• Seguimiento de clientes potenciales y monitorización de la interacción para informar sobre futuras estrategias de prospección 
• Capacidades de integración con el sistema de gestión de propiedades (PMS), CRM, software de contabilidad y otros, para garantizar la coherencia de los datos y mejorar la eficacia operativa.

Capacidades de integración del software de solicitud de propuesta

El software de solicitud de propuesta se vuelve aún más potente cuando se integra con otros sistemas hoteleros, como sistemas de gestión de relaciones con clientes (CRM) y los sistemas de gestión hotelera  (PMS). Es esencial buscar un proveedor con integraciones en otras herramientas para garantizar un flujo de datos fluido entre sistemas. 

Integración del PMS.

Una integración entre el software de solicitud de propuesta y el PMS garantiza que la disponibilidad y las tarifas estén siempre actualizadas. Esto elimina el riesgo de overbooking y permite crear tarifas de grupo, bloques de habitaciones y complementos. Además, garantiza la centralización de los datos de las reservas, proporcionando una única fuente de verdad y reduciendo los posibles errores que podrían producirse por la introducción manual de datos o la sincronización en distintos sistemas.

Integración del CRM.

Esta integración ayuda a los equipos de ventas y marketing a llegar a los grupos para futuras interacciones. Dado que los sistemas CRM albergan gran cantidad de datos de los clientes, su integración con el software de solicitud de propuesta permite un enfoque más personalizado y específico a la hora de responder a las solicitudes. El software utiliza información sobre interacciones, preferencias y patrones anteriores para adaptar las respuestas a las necesidades y expectativas específicas del cliente, mejorando así la probabilidad de ganar ofertas.

También puedes aprovechar las solicitudes anteriores para ponerte en contacto de forma proactiva con grupos para fechas futuras. A menudo, los grupos organizan eventos anuales, como conferencias o retiros empresariales, lo que supone una oportunidad fantástica para que tu equipo de ventas interactúe con ellos con antelación. 

Integrar el software de solicitud de propuesta con tu pila tecnológica hotelera agiliza el proceso y te proporciona información valiosa que puedes utilizar para perfeccionar tu estrategia y fomentar relaciones más sólidas con planificadores de eventos, gestores de viajes corporativos y otros profesionales susceptibles de enviar licitaciones.

El valor de una estrategia de solicitud de propuesta

Si comprendes la mecánica del proceso de solicitud de propuesta, optimizas tu estrategia de respuesta y aprovechas al máximo el software de solicitud, puedes mejorar drásticamente tu capacidad de conseguir más negocios de grupo este año.

A largo plazo, una estrategia sólida de solicitud de propuesta forma parte de la creación y el mantenimiento de relaciones importantes con planificadores de eventos, gestores de viajes corporativos y otros profesionales que envían regularmente licitaciones a los hoteles. Cuando demuestres tu capacidad para satisfacer e incluso superar sus expectativas, allanarás el camino para que repitan y te recomienden, lo que puede aumentar significativamente tus ingresos.

Navegando estratégicamente por el panorama de las solicitudes, tu hotel puede asegurarse más negocios de grupos, elevar su reputación en el mercado e impulsar el tipo de crecimiento que garantiza un futuro próspero.