Guia para iniciantes sobre o check-in sem contato na hotelaria

Na atual era digital, em que a conveniência e a eficiência são soberanas, é evidente que a hotelaria está evoluindo rapidamente. Uma inovação importante na vanguarda dessa evolução é o check-in sem contato.

A tecnologia que possibilita isso não é só uma tendência passageira. Ela está rapidamente se tornando uma prática padrão, otimizando a eficiência operacional e a satisfação dos hóspedes. Vamos analisar como o check-in sem contato pode beneficiar suas operações hoteleiras e oferecer uma melhor experiência aos hóspedes.

Check-in sem contato x padrão

Tradicionalmente, os hóspedes chegam na propriedade, aguardam na fila da recepção, fornecem a identidade e a confirmação da reserva, preenchem a papelada e fazem o pagamento, se não tiver sido feito com antecedência. Os funcionários da recepção criam um cartão de acesso e explicam as comodidades da propriedade e o local da acomodação.

No entanto, o check-in online surgiu como um divisor de águas. Esse processo digital permite que os hóspedes façam o check-in antes mesmo de pisar na propriedade, revolucionando a experiência. Esse processo digital apresenta vários novos pontos de contato em que os hoteleiros têm a oportunidade de se destacar e fazer um impacto significativo na experiência do hóspede. O processo de registro online típico se desenrola da seguinte maneira:

Antes da chegada

Comunicação antes da chegada. Depois de confirmar a reserva, os hóspedes recebem um e-mail ou notificação antes da estadia nos seus dispositivos móveis com instruções e um link de check-in para iniciar o processo. Você pode personalizar o e-mail com as informações capturadas durante o processo de reserva e automatizar o envio em diferentes momentos e cenários, como uma semana antes da chegada ou dois dias após enviar o primeiro lembrete de check-in, para garantir que os hóspedes concluam o check-in antes da chegada.

Coleta das informações dos hóspedes. Os hóspedes preenchem os detalhes necessários online, incluindo informações pessoais, solicitações especiais e horário estimado de chegada em um formulário de registro. Você pode usar essas informações para elevar a experiência do hóspede, fazer upsell de itens adicionais relevantes e coordenar seus serviços de limpeza da acomodação.

Verificação de identidade digital. Como parte do check-in móvel, é solicitado que os hóspedes carreguem uma foto da identidade ou do passaporte para verificação. Sistemas de correspondência biométrica avançados podem validar a autenticidade da identidade ou do passaporte ao compará-los com uma selfie.

Conformidade legal. Não visíveis aos hóspedes, comprovantes de registro do hóspede são enviados automaticamente às autoridades locais para garantir que os requisitos legais sejam cumpridos.

Upsells. Durante o processo de check-in digital, você pode promover serviços ou itens adicionais especiais para gerar mais receita direta. Você pode aproveitar as possibilidades de upsell a qualquer momento até o check-out do hóspede.

Pagamentos. Os hóspedes podem inserir dados de pagamento (por cartão de crédito ou outra forma de pagamento) com segurança para qualquer cobrança pendente, como impostos de turismo ou serviços agregados.

Na chegada

Destrancar as acomodações dos hóspedes. Os hóspedes podem ignorar a recepção e seguir direto para suas acomodações. Depois de fazer o check-in, eles recebem um código de acesso digital pelo web app de registro ou e-mail, que usam como chave para desbloquear a porta da acomodação. Eliminar a necessidade de uma chave física reduz os custos para as propriedades e garante que os hóspedes sempre tenham acesso às acomodações pelos seus dispositivos móveis.

Comunicações. Durante a estadia, os hóspedes da propriedade podem receber notificações sobre comodidades, upsells e instruções de check-out da propriedade pelo app para dispositivos móveis, e-mail, WhatsApp ou mensagem de texto.

Manuais. A qualquer momento, os hóspedes podem acessar manuais ou guias digitais com regras da propriedade e recomendações na área.

4 benefícios do check-in sem contato

A adoção do check-in sem contato pode oferecer vários benefícios para sua propriedade e seus hóspedes:

1. Maior eficiência. Eliminar o tempo de espera e a papelada tradicionalmente associados aos processos de check-in faz com que a chegada do hóspede seja mais fácil e rápida.
2. Menos custos operacionais. Reduzir a necessidade de funcionários na recepção pode ajudar você a alocar melhor os recursos e economizar dinheiro, especialmente durante períodos movimentados.
3. Mais oportunidades de gerar receita. O processo de check-in online pode ser uma ótima oportunidade para promover serviços e comodidades adicionais da propriedade, possivelmente aumentando sua receita.
4. Maior satisfação do hóspede. Oferecer uma experiência de check-in descomplicada pode otimizar significativamente a satisfação e lealdade do hóspede.

Um guia passo a passo de como implementar o check-in sem contato

Passo 1. Escolha a tecnologia certa

Opte por um software de check-in que aprimore a experiência do hóspede. Não se limite ao escolher uma solução que só permite o registro dos hóspedes. Busque uma solução de automação completa. Como discutido, selecione tecnologia com funcionalidades que abrangem todas as etapas do processo de registro, como coleta de informações dos hóspedes, comunicações por e-mail, chave móvel, acesso remoto do hóspede, conexão com autoridades locais, upsells e pagamentos centralizados.

Passo 2. Conecte à sua pilha de tecnologia

Explore suas opções e escolha uma solução de check-in sem contato que se integre bem ao seu sistema de gestão de propriedades (PMS) existente e outros software de gestão hoteleira. A integração direta com seu PMS permite atualizações em tempo real nos perfis dos hóspedes, status das acomodações e informações de faturamento, garantindo que todos os departamentos estejam informados e possam oferecer um serviço personalizado. 

A conexão com seu sistema de gestão de relacionamento com o cliente (CRM) e ferramentas de marketing para aproveitar os dados digitais dos hóspedes para comunicações e campanhas de marketing personalizadas também pode ser vantajosa, melhorando a satisfação e lealdade dos hóspedes.

Passo 3. Treine sua equipe

Garanta que os funcionários da propriedade conheçam a nova tecnologia e processos. Eles devem estar preparados para ajudar os hóspedes e resolver qualquer problema técnico que surgir

Passo 4. Comunique-se com os hóspedes

Informe aos hóspedes sobre a opção de check-in sem contato assim que a reserva for confirmada. Oferecer instruções claras e enfatizar os benefícios os incentivará a usá-lo e aprimorar a estadia.

Passo 5. Avalie e adapte-se

Fique de olho no uso do sistema e colete feedback dos hóspedes. Esteja aberto a fazer mudanças para continuar melhorando o processo.

Criando experiências memoráveis

Integrar tecnologia de self-check-in é um avanço importante na hotelaria, respondendo às necessidades dos hóspedes por uma experiência mais eficiente. Ao adotar e implementar essa tecnologia de maneira cuidadosa, você pode não só atender, mas exceder as expectativas dos hóspedes, garantindo que a propriedade mantenha a competitividade nesse cenário de mudança constante

Lembre-se que a mudança para o check-in sem contato é muito mais do que uma resposta a uma necessidade de menos interação física: é uma questão de usar a tecnologia para deixar cada aspecto da experiência do hóspede mais simples, eficiente e personalizada. Com uma abordagem estratégica, o simples ato de fazer check-in pode se tornar um ponto alto na experiência do hóspede, promovendo satisfação e lealdade. Então, pronto para atualizar o processo de check-in da propriedade?