Guia Para Software de Gestão Hoteleira

Software de Gestão Hoteleira: Por que Você Precisa

Até mesmo as menores propriedades independentes se beneficiam de um software de gestão hoteleira. Quer o seu hotel boutique, pousada ou hostel tenha um par de quartos ou dúzias, o sistema de gestão hoteleira (PMS) correto colocará você no controle do seu negócio.

Há um poder real em ter um sistema organizado que libera você para focar no hóspede, em vez de perder tempo com tarefas manuais repetitivas. Ter a ferramenta certa pode significar a diferença entre trabalhar EM sua empresa ou trabalhar PARA ela. Propriedades menores são especialmente vulneráveis a serem sugadas para o fluxo de tarefas diárias, já que as equipes são pequenas e quase sempre gerenciadas pelo proprietário.

Para minimizar as frustrações e gerenciar sua propriedade com facilidade e sofisticação que impressionam os hóspedes, considere utilizar um software de gerenciamento de hotéis, ou HMS. A seguir estão algumas razões pelas quais um sistema de gestão hoteleira útil é um aliado necessário para mudar seu negócio para melhor.

Seu tempo é precioso

Todo super-herói tem um elenco de personagens de apoio. Para o atarefado dono do hotel, este elenco inclui sua equipe, é claro, mas a tecnologia é outro parceiro importante que aumentará a produtividade.

Vamos fazer um cálculo rápido como um exemplo. Imagine uma pousada de luxo de 15 quartos localizada no meio das montanhas. Para simplificar, só consideraremos a receita de hospedagem. A pousada é de alto nível, com uma tarifa média de US$425 por noite. Com ocupação total, são US$6.375 em receita potencial por dia. Com uma taxa média de ocupação de 72%, a receita média por noite é de US$4.590. Há 24 horas por dia, o que representa US$191,25 de receita por hora. Impressionante!

Mas o que acontece quando você gasta 15 minutos fazendo a reserva do hóspede pelo telefone, em vez de disponibilizar a reserva online que muitos hóspedes preferem? Esses 15 minutos de tempo lhe custam US$47,82 em receita. Caramba! Se você investisse 15 minutos (ou US$47,82) em marketing ou tecnologia que trouxessem uma nova reserva, você quase quadruplicaria seu dinheiro.

Agora, pense sobre o seu dia. Qual é o valor de cada hora para você e sua equipe? Todos estão usando o tempo em tarefas de criação de valor que proporcionam o melhor retorno possível? Como o uso de métodos manuais para operar sua propriedade afeta sua receita geral?

Seu tempo é dinheiro, então gaste-o em atividades orientadas a valor – como criar una estratégia de distribuição lucrativa para sua propriedade.

Você já está ocupado o suficiente

Para hoteleiros e anfitriões, a lista diária de tarefas é interminável. Sempre haverá algo a ser feito: um candidato para entrevistar, um hóspede para cumprimentar, uma campanha de marketing para lançar, um problema de manutenção para corrigir, etc.

Em meio ao caos, não seria bom ter uma solução confiável para lhe dar uma mão? É quando seu software de gerenciamento de hotéis pode realmente salvar seu dia. Um HMS adequado dá tranquilidade e ajuda a manter tudo sob controle das seguintes maneiras:

• Fornece uma solução tudo-em-um – Gerenciar vários sistemas é um aborrecimento – especialmente para operações menores. Uma plataforma de gestão hoteleira combina várias funcionalidades, como motor de reservas, PMS, gerenciador de canais de venda (channel manager) e relatórios.
• Acessível de qualquer lugar – o HMS moderno funciona ‘na nuvem’. Isso significa que você pode receber atualizações em tempo real em seu dispositivo móvel de qualquer lugar com acesso à Internet, mesmo depois de sair de casa.
• Reduz as reclamações dos hóspedes – Perder acidentalmente a reserva de um hóspede, esquecer de atender a uma solicitação especial ou lidar incorretamente com os dados de cartão de crédito são maneiras infalíveis de receber reclamações. Um HMS manterá todos os dados do seu hóspede organizados. Além disso, com todo o tempo que você economiza automatizando tarefas manuais, você poderá dar a seus hóspedes uma atenção mais personalizada.
• Gerencia o back-office – Recebimentos, faturas, gavetas de caixa e relatórios financeiros são muito mais fáceis de gerenciar quando o back office está dentro do mesmo software.

O objetivo final é manter a lucratividade e liberar seu tempo para que você possa trabalhar com mais eficiência e ter menos estresse.

Seus hóspedes querem perfeição

Há certas áreas onde o “peculiar” é legal e valorizado pelos hóspedes: decoração, localização e até até certo ponto, a personalidade dos membros de sua equipe. No entanto, existem certas expectativas que todas as propriedades, independentemente de seu tamanho, devem atender. O software de gerenciamento de hotéis oferece o suporte necessário para que você seja impecável nas áreas operacionais mais importantes.

O software de gestão hoteleira correto ajuda a atender a essas expectativas, fornecendo:

• Um motor de reservas online. Os hóspedes podem fazer sua reserva através do seu site, ao invés vez de telefonar. Um motor de reservas online permite que os funcionários fiquem mais tempo longe do telefone para lidar com outras prioridades.
• Preços e disponibilidade sincronizados. Um dos principais problemas da gestão manual de inventário é a precificação e a disponibilidade desatualizadas. Sempre haverá uma lacuna entre o momento em que o agente de reserva recebe uma reserva por telefone e quando esse quarto é removido do inventário em outro lugar. Às vezes, um canal pode passar despercebido, levando a hóspedes com reservas duplicadas – e com certeza, descontentes. Como o inventário em um HMS com um channel manager é sincronizado a partir de um pool central, ele está sempre atualizado. Nunca mais tenha reservas duplicadas!
• Localização. Para atrair mais hóspedes, você precisa incluir os visitantes internacionais de seu site e tornar o processo de reserva mais fácil para quem fala outros idiomas. É importante oferecer formas fáceis para pessoas de todas as nacionalidades fazerem reservas através de seu website. Isso dá à sua propriedade um apelo global que amplia sua demografia.

O treinamento e comunicação com sua equipe podem ser melhores

Treinamento de novos funcionários faz parte de qualquer negócio. Quando você não tem um sistema organizado ou está usando uma tecnologia complicada, o processo pode ser demorado e frustrante para todos. Executar suas operações do dia-a-dia deve ser simples o suficiente para que qualquer novo membro da equipe aprenda rapidamente, para que você não desperdice energia preciosa toda vez que contratar um novo colaborador.

Um sistema de gestão hoteleira eficiente deve incluir:

• Uma interface intuitiva de fácil utilização. Basta fazer sentido – e funcionar da maneira que você espera. Por exemplo, ter uma visão de calendário com a funcionalidade de clicar e arrastar, permitindo que sua equipe aloque quartos com facilidade.
• Relatórios que reduzem erros e trabalho manual. Com o HMS adequado, você pode eliminar a necessidade de sua equipe gastar um turno inteiro em uma planilha, ou redigindo relatórios manualmente. Em vez disso, sua equipe pode gastar seu tempo analisando os relatórios preparados pelo seu HMS para que eles possam identificar tendências e fazer planos de ação.
• Gestão de limpeza e governança. A recepção deve ser capaz de ver o status de cada quarto diretamente no painel do HMS, e ter a capacidade de alocar a equipe de limpeza para limpar primeiro os quartos prioritários. Essa visibilidade agiliza a comunicação e ajuda a equipe a ser mais eficiente.

A indústria hoteleira está mudando constantemente

A beleza de trabalhar com um moderno software de gestão hoteleira baseado na nuvem é que ele é atualizado regularmente para que a tecnologia esteja sempre em dia e pronta para atender às necessidades de sua propriedade. Novos recursos e funcionalidades abrem o caminho para a adoção de métodos melhores de envolvimento com os hóspedes e lucratividade da operação. Ao mesmo tempo, o software de gestão hoteleira deve ter conexões com outras tecnologias para a hotelaria, com uma lista ampla de integrações para que sua propriedade possa utilizar o que há de melhor no mercado.

Ao avaliar suas opções, procure um software de gerenciamento de hospitalidade que atenda às suas necessidades e esteja em sintonia com o setor. A indústria hoteleira está sempre evoluindo e seu HMS deve ser seu aliado na manutenção da relevância e eficácia.

Você está pensando em utilizar um sistema de gestão hoteleira em sua propriedade? Faça um rápido tour em vídeo da premiada suíte de gestão hoteleira da Cloudbeds para ver como ela pode atender às suas necessidades.

Software de Gestão Hoteleira: Os Recursos Mais Importantes

Os hoteleiros independentes aumentam a produtividade e ganham mais receita adotando o software de gestão hoteleira. O poder reside na natureza abrangente de um sistema que trabalha em conjunto para alcançar os melhores resultados de negócios.

O software de gestão hoteleira (HMS – hospitality management system) deve fazer uma coisa bem feita: ajudar você a gerenciar melhor o seu hotel. Ele não deve ser um fardo adicional para gerenciar ou um custo adicional para arcar.

Considere este exemplo: um hóspede vai até a recepção de uma pousada de luxo com 15 quartos. O lobby é calmo, os funcionários descontraídos. O hóspede acaba de chegar e quer fazer o check-in. Depois de consultar o livro de registro – que é, na verdade, apenas uma folha de papel com uma lista de hóspedes e check-outs, parece que o hóspede anterior fez o check-out. A recepção interfona à equipe de limpeza para confirmar que o quarto 5 está limpo e arrumado. O hóspede fica ali, esperando uma resposta. Nada. A recepção tenta novamente. Nada. Com um pedido de desculpas, o funcionário da recepção corre para ir atrás da camareira – pela segunda vez na última hora. Uma experiência frustrante que atinge diretamente o hóspede.

O software de gestão hoteleira online elimina esses tipos de saia justa dentro de uma propriedade. Com total transparência e visibilidade compartilhada, toda a equipe usando o HMS/PMS trabalha com as mesmas informações. O software de hotelaria reduz falhas no serviço e deixa os hóspedes (para não mencionar a sua equipe de funcionários) mais felizes.

Quando se trata de selecionar o melhor software de gestão hoteleira para o seu negócio de hotelaria independente, estes são os recursos mais importantes para procurar.

#1: Na Nuvem

O moderno e poderoso software de gestão hoteleira fica hospedado “na nuvem”. Isso é o oposto das soluções instaladas em hardware local. A tecnologia de computação em nuvem é acessível, escalável e rápida. Também é muito mais fácil atualizar regularmente do que um sistema que requer atualizações físicas dispendiosas. O HMS/PMS na nuvem também pode ser acessado de qualquer lugar com uma conexão de Internet, o que significa que você não precisa estar fisicamente em sua propriedade para gerenciar o seu negócio.

#2: Interface Intuitiva

Em uma indústria compete tão fervorosamente por talentos, por que alguns ainda usam sistemas desatualizados e demorados para carregar? O simples fato de usar uma interface difícil de navegar torna as tarefas diárias uma luta árdua a ser vencida. Os funcionários desejam ferramentas simples que são fáceis de usar e aprender. Do mesmo modo, os proprietários e os gerentes precisam frequentemente treinar a nova equipe de funcionários regularmente. Portanto, ter um software de gestão hoteleira prático faz o negócio funcionar melhor.

#3: Motor de Reservas Completo

O software de gestão hoteleira inclui um motor de reservas integrado que proporciona aos hóspedes a possibilidade de fazerem suas reservas sozinhos, gerando mais reservas diretas. E, quando o seu motor de reservas inclui um processador de pagamentos, você pode receber novas reservas no seu site em qualquer horário do dia ou da noite.

Um motor de reservas incorporado diretamente ao seu site também dá a você muito mais controle para oferecer mais pacotes que refletem os diferentes interesses dos hóspedes. Essa personalização adicional traz uma receita extra ao seu hotel, não importa o tamanho da sua propriedade.

Um motor de reservas eficiente irá:

• Incluir vários idiomas e moedas. Escolha um motor de reservas com suporte para diversos idiomas, para você atrair e receber turistas estrangeiros.
• Aceitar pagamentos de forma segura. Disponibilize reservas em seu site 24 horas por dia e dê aos hóspedes a certeza de que o pagamento é seguro com processadores de pagamento confiáveis.
• Oferecer uma ferramenta de comparação de tarifas. Outra maneira poderosa de criar confiança e converter mais reservas é através de um widget comparador de tarifas. Seja transparente e dê aos usuários a certeza de que eles estão recebendo a melhor tarifa se fizerem a reserva diretamente do seu site.
• Ser personalizável. O seu motor de reservas deve corresponder perfeitamente ao design do seu site para que seja coerente com a sua marca.
• Integrar com o seu PMS e channel manager. As reservas efetuadas no seu motor de reservas devem ser sincronizadas automaticamente com o seu PMS e em todos os seus canais de OTAs para não ocorrer overbooking, ou seja, reservas além da capacidade.

#4: Relatórios detalhados

Relatórios robustos permitem que os hoteleiros tomem decisões orientadas por dados. Usar dados para melhorar as operações e estratégias de marketing costumava ser um privilégio dos hotéis de grandes redes. Agora não mais! Com o software de gestão hoteleira certo, os hoteleiros independentes podem tomar decisões inteligentes com dados e criar relatórios abrangentes que dão visibilidade às finanças de suas propriedades, atividades diárias, análises e muito mais.

Relatórios detalhados dão mais clareza sobre as suas ações de negócios. Uma vez que você sabe exatamente quanta receita cada OTA gerou, você pode ganhar o controle da sua estratégia de distribuição e canais, e nunca mais pagar comissões de OTA sem necessidade. Os módulos de relatórios dinâmicos devem permitir que você crie relatórios diretamente da plataforma e exportar para e-mail ou planilhas e PDFs para download. Você também poderá filtrar os dados por canal de venda, tipo de quarto, ano, promoções, e outros parâmetros-chave.

#5: Channel Manager

Um channel manager para hotelaria organiza como o seu inventário de quartos é distribuído em agências online de viagens (OTAs), como Booking.com, Airbnb e Expedia. Quando integrado ao seu software de gestão hoteleira, o channel manager atualizará a disponibilidade do seu quarto no seu calendário em tempo real. Outros benefícios de ter um channel manager como parte do seu software de gestão hoteleira incluem:

• Mais visibilidade e mais hóspedes. Conectar-se a diferentes OTAs usando o seu channel manager lhe dará o benefício de exibir a sua propriedade para um número maior de potenciais hóspedes em todo o mundo. Além disso, você poderá encontrar OTAs menores e mais segmentados que irão atrair o hóspede ideal e cobrar menos comissão.
• Sem Overbookings. Quando você tem um channel manager sincronizado com o seu software de gestão hoteleira, os dias de atualização manual da sua disponibilidade em vários canais e login em diferentes extranets serão coisas do passado. Nada supera a facilidade e a comodidade de ter todas as suas ferramentas em sincronia.
• Maior controle sobre suas tarifas e disponibilidade. Com um channel manager, você pode definir diferentes preços e disponibilidade canal por canal, para que você tenha pleno controle sobre as vendas dos seus quartos.

#6: Revenue Management

Suas tarifas não devem funcionar na base do “definir e esquecer.” A fim de maximizar a sua receita, os preços precisam ser dinâmicos e levar em consideração fatores como as tarifas dos seus concorrentes e eventos locais que podem afetar seus lucros. Não é viável ajustar constantemente os preços manualmente. Com a automação, os preços podem ser ajustados de forma inteligente para refletir a demanda em tempo real.  

O software de gestão hoteleira da Cloudbeds oferece um mecanismo de precificação inteligente para ajudar os hoteleiros a gerenciar suas receitas e ganhar mais dinheiro.

Idealmente, seu software de gerenciamento de hotéis poderá automatizar algumas de suas decisões sobre preços. Não é possível ajustar constantemente os preços manualmente. Mesmo pequenas propriedades podem aumentar os lucros usando a tecnologia de Revenue Management. 

#7: Integrações robustas

A característica central final do completo e poderoso software de gestão hoteleira deve incluir a capacidade de se conectar com integrações de terceiros. Integrações são ferramentas e serviços que você pode vincular ao seu HMS para realizar trabalhos específicos. Por exemplo: se você tem um restaurante ou uma lanchonete na sua propriedade, você pode vincular sua conta a um sistema de ponto de venda para que os hóspedes possam facilmente comprar ítens de conveniência. Há várias ferramentas integradas com as quais você pode se conectar para ajudar a melhorar a experiência dos hóspedes, com opções desde autoatendimento para check-in a ferramentas de avaliação.

Procure um fornecedor de software de gestão hoteleira que se conecta facilmente às suas soluções preferidas de terceiros. Essa abordagem hospitaleira para integrações é um sinal de que o fornecedor do software deseja capacitar seus clientes.

O objetivo final de qualquer software de gestão hoteleira tem que ser a construção de relacionamentos. Tudo se resume a capacitar hoteleiros com tecnologia forte e de fácil utilização, a fim de liberar tempo para construir mais interações pessoais com os hóspedes.

Veja como Cloudbeds pode ajudá-lo a gerenciar melhor o seu negócio agendando uma demonstração gratuita hoje.

Software de Gestão Hoteleira: Avaliando as Opções

Quando se trata de selecionar um novo fornecedor de software de gestão hoteleira, o processo deve ser considerado com paciência e cuidado. Há muita coisa nessa decisão: no centro de uma propriedade, o software de gerenciamento de hotéis desempenha um papel fundamental em operações bem-sucedidas. À medida que o processo de tomada de decisão se desenrola, há algumas etapas críticas a serem tomadas para avaliar suas opções. 

1. 1. Priorize as funcionalidades. Antes de começar a pesquisar fornecedores, reserve um tempo para priorizar as funcionalidades que você está procurando. Liste suas três principais prioridades por nível de importância. Provavelmente, você não encontrará um provedor que cubra 100% de suas necessidades de gestão hoteleira, mas se você começar a identificar seus recursos essenciais, poderá avaliar suas opções com um olhar mais crítico. 
   2. Faça uma lista principal. Comece a pesquisar. Coloque sua palavra-chave, como “software de gestão hoteleira”, em um mecanismo de pesquisa para ver o que aparece nos espaços de anúncio pagos na parte superior e nos resultados orgânicos (os que não são anúncios pagos). Você também pode consultar os sites das conferências de tecnologia para hospitalidade para ver quais empresas estão exibindo nas feiras. Aproveite críticas imparciais em sites respeitáveis, como o Capterra, para aprender em primeira mão quais ferramentas são recomendadas – e por quem.
   3. Pergunte à sua rede de amigos. Depois de ter sua lista de opções de software, você pode começar a perguntar para seus contatos na hotelaria para ouvir experiências em primeira mão de colegas e conhecidos sobre os fornecedores e ferramentas de tecnologia em sua lista. Você pode descobrir padrões que podem informar suas decisões: um fornecedor com feedback positivo repetido pode subir na lista, enquanto um com mais feedback negativo pode precisar ser removido.  
   4. Agende demonstrações. Quando você tiver restringido sua lista de favoritos, dê uma olhada em primeira mão no software participando de demonstrações. Seja diligente na seleção de suas principais 3-5 opções para explorar ainda mais. Você sempre pode expandir sua pesquisa mais uma vez se as demos decepcionarem. 

Para alguns, a Etapa 4 é a parte mais desagradável do processo. No entanto, pular o estágio de demonstração do software pode levar a suposições falsas e expectativas desiguais. Não se apresse nessa fase e conheça realmente as empresas de software em consideração. Este é um relacionamento de longo prazo e não há necessidade de se apressar em algo que pode não ser o melhor para sua propriedade.

Para guiá-lo na seleção do software de gestão hoteleira certo, use esta lista de comparação de funcionalidades, além destas perguntas essenciais para o seu representante de vendas: 

Com qual frequência vocês fazem atualizações de produto?

Por que é importante: Sistemas antigos que usam hardware instalado localmente têm a desvantagem de atualizações de software pouco frequentes e disponibilidade limitada para personalização. Os sistemas de gestão hoteleira mais recentes geralmente estão na nuvem, o que significa que o sistema provavelmente se beneficiará de atualizações frequentes de software que são feitas automaticamente, sem a necessidade de uma visita de um técnico à propriedade. O setor de hospitalidade está sempre mudando; portanto, ter um software que possa acompanhar facilmente as demandas do setor manterá seu negócio suportado a longo prazo. Se falta um recurso que você gostaria de ter, pergunte se esse recurso está no cronograma de atualizações do produto. Como mencionado, é provável que nenhum software tenha 100% dos recursos que você deseja, mas um software moderno de gerenciamento de hotéis está sempre evoluindo e melhorando para atender às necessidades de seus clientes.

Seu sistema é customizável? Está integrada a outras ferramentas de software que eu uso?

Por que é importante:  todas as propriedades são diferentes e cada empresa tem suas próprias necessidades individuais. É por isso que é tão importante que o software de gestão hoteleira seja flexível e personalizável. Esteja você interessado em ferramentas de gerenciamento de reputação ou em software de engajamento de hóspedes, ter recursos de integração com terceiros tornará seus negócios mais dinâmicos. Mesmo ao selecionar um pacote de gerenciamento de hotéis que atenda à maioria das suas necessidades, você deseja saber que tipo de flexibilidade você tem para conectar outras soluções ao longo do tempo.

Quais materiais de treinamento e suporte contínuo você fornece?

Por que é importante: Mudar de um sistema de gestão para outro ou implementar um sistema totalmente novo é uma tarefa assustadora. Você precisará transferir ou fazer o upload de reservas, familiarizar-se com o sistema e treinar sua equipe. Procure um fornecedor de software que trabalhe diligentemente com você para ajudá-lo a embarcar. Alguns podem até oferecer a você um especialista em integração dedicado para ajudá-lo com treinamento personalizado. Após sua configuração inicial, verifique se você considera que tipo de materiais de suporte estão disponíveis para ajudá-lo com qualquer pergunta que surgir, como uma biblioteca de artigos da base de conhecimento e vídeos de treinamento.

Como você garante a segurança dos dados mantidos em sua plataforma?

Por que é importante: Os hackers de dados são uma ameaça real para qualquer negócio. Por todos os seus tremendos benefícios, o software na nuvem pode ser mais sensível a tentativas de violações de segurança. Converse com seu fornecedor de software sobre as medidas de segurança que eles usam para manter os dados de você e de seus hóspedes em segurança. Alguns softwares podem até apresentar diferentes permissões baseadas no usuário no sistema para manter os dados confidenciais visíveis para apenas alguns usuários específicos.

Você tem algum estudo de caso e poderia passar outras referências?

Por que é importante: As referências podem oferecer perspectivas em primeira mão de como é trabalhar com o fornecedor e com o sistema. Um estudo de caso de uma propriedade semelhante à sua pode ajudar a revelar os possíveis benefícios de trabalhar com o fornecedor. Você também pode solicitar referências adicionais para ter uma perspectiva abrangente de outros clientes da empresa.

Quais ferramentas adicionais você tem para ajudar a administrar meu hotel? 

Por que é importante: Como você já deve saber, administrar um hotel independente exige muito trabalho. Você pode não ter orçamento para contratar cargos especializados, como especialista em revenue management ou profissional de marketing. O software de gestão hoteleira que dará suporte ao seu negócio fornecerá muito mais do que apenas um sistema. O software sofisticado também incluirá ou se integrará a um channel manager para ajudar na distribuição de inventário nas OTAs, uma ferramenta de revenue management para manter suas tarifas competitivas, um motor de reservas para que você possa obter mais reservas diretas via seu site 24 horas por dia, 7 dias por semana, e uma amplitude de relatórios e análises para que você possa ter uma visão detalhada de suas operações.

Qual é a sua filosofia de atendimento ao cliente?

Por que é importante: Se você se tornar um cliente, saberá o que esperar do seu fornecedor de software se tiver algum problema com o sistema. É um bom sinal quando uma empresa dedica um tempo para fornecer suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana, em mais de um idioma. Isso demonstra um compromisso com o cliente – e um entendimento de que um produto é tão bom quanto as pessoas que fornecem seu suporte. Uma empresa moderna permitirá que você envie tíquetes de suporte on-line para que você não precise esperar enquanto eles avaliam como resolver seu caso.  

Qual é o seu tempo médio de implantação para uma propriedade do meu tamanho?

Por que é importante: A implantação de qualquer novo software leva tempo. Para propriedades maiores, o período de treinamento pode ser um pouco mais longo. Ao perguntar sobre o tempo médio de implantação de propriedades do seu tamanho, você pode definir uma referência realista para si mesmo.

O que acontece se eu não estiver feliz nos primeiros 30 dias?

Por que é importante: Você precisa de uma garantia. Se o fornecedor não confia em seu próprio produto, por que deveria? Avalie a política de cancelamento do seu fornecedor de software, porque você não quer ficar preso a um sistema inadequado e a uma empresa que dará trabalho para você sair. 

Software de Gestão Hoteleira: Como Aproveitar ao Máximo

Parabéns! Você selecionou seu software de gestão hoteleira. Agora que a grande decisão está tomada, é hora de começar a implantação. Idealmente, você já se familiarizou com a nova ferramenta e, portanto, esse processo se refere menos à introdução da nova solução e mais ao ajuste de fluxos de trabalho aos novos padrões.

A implantação começa com uma avaliação honesta das operações atuais: onde existem gargalos? O que você espera obter com o software? Quem são os encarregados designados internamente para cuidar do novo software? Como avaliaremos o sucesso desta nova ferramenta? Deixe essas respostas moldarem sua abordagem para aproveitar totalmente o poder do seu software de gestão hoteleira.

Como passamos anos construindo e refinando nosso software de gerenciamento de hotéis, temos um profundo poço de experiências passadas para combinar com a melhor abordagem de implantação para cada cliente. Desde o início até a dinâmica do dia-a-dia, veja como aproveitar ao máximo seu software de gerenciamento de hotéis. 

Defina suas tarifas

Definir tarifas é uma das tarefas mais complexas que os hoteleiros enfrentam regularmente. A análise cuidadosa do desempenho de sua propriedade, bem como as flutuações na demanda do mercado local, ajudam a encontrar as tarifas certas. As tarifas também devem ser ajustadas na extranet de cada canal individual. 

Para otimizar esse processo, considere definir um plano tarifário no seu sistema de gestão hoteleira. Dessa forma, as OTAs podem basear seus preços no plano de tarifas que você estabeleceu no sistema. Em seguida, você pode ajustar as tarifas em canais individuais por meio da extranet para aproveitar as ferramentas de preços específicas de cada canal.

Outra opção é definir uma diferença específica por canal no seu software de gestão. Isso permite que você ajuste o preço de cada tipo de quarto em um valor ou porcentagem definida nesse canal – sem precisar fazer login na extranet. O sistema simplesmente pega a tarifa básica e depois adiciona (ou subtrai) de acordo.

Sempre que você atualizar suas tarifas básicas, os preços serão ajustados de acordo com essas configurações, proporcionando um controle mais dinâmico de tarifas sem a necessidade de gerenciá-las em vários canais individualmente. Como na maioria dos aspectos do gerenciamento de distribuição e receita, revise as tarifas regularmente para monitorar precisão e consistência. Você também pode considerar o uso de uma ferramenta de revenue management para ajudá-lo a selecionar as melhores tarifas para sua propriedade com base em eventos locais e tarifas de seus concorrentes.

Mapeie seu inventário

Um dos maiores erros que os hotéis podem cometer ao implantar um novo software hoteleiro é o mapeamento de quartos impreciso: o processo de identificação e conexão dos tipos de quartos da sua propriedade aos canais de distribuição ou OTAs de terceiros. Mapear com precisão os nomes, descrições, recursos e comodidades de seus quartos significa que eles são exibidos da mesma forma nos canais. Essa prática garante que seus quartos estejam preparados para a conversão e ajuda a evitar confusões quando os hóspedes fazem comparações em diferentes canais – além disso, simplifica seus próprios esforços de revenue management. Para ilustrar, o mapeamento de quartos é a forma como um “quarto com cama queen size e vista da cidade” no seu PMS corresponde ao mesmo tipo de quarto em uma OTA. 

O processo de mapeamento pode ser bastante complicado, pois os quartos devem corresponder entre o channel manager, o sistema de gestão hoteleira (PMS) e aos canais de distribuição de terceiros. Mas é importante: o inventário mapeado incorretamente pode levar a overbookings, reservas perdidas e outras falhas de comunicação.

A mistura de tipos de quartos e quartos individuais leva a incompatibilidades entre os diferentes sistemas, o que leva a inconsistências e possível negligência de erros.

A abordagem ideal é praticar o mapeamento um-a-um, que mapeia um tipo de quarto em uma OTA para um tipo de quarto em seu sistema de gerenciamento de hotéis. Para conseguir isso, recomendamos focar nos tipos de quartos / categorias, e não nas unidades. Isso reduz o potencial de erro agrupando quartos semelhantes em categorias. 

Algumas plataformas de distribuição, como a Expedia, exigem tipos de quartos. Outros, como o Airbnb, permitem quartos individuais. Se sua propriedade é uma pousada com apenas quartos perculiares, todos diferentes, ainda é preferível usar as categorias, a menos que você planeje nunca usar os principais canais de distribuição. O processo de mapeamento pode ser trabalhoso; portanto, se você acha que pode distribuir inventário para outros portais, use as categorias de acomodações para fazer o mapeamento pronto para mudanças mais ágeis no futuro.

Para evitar reservas em duplicidade, mapeie os tipos de quarto em cada um dos canais escolhidos. Se você ativar um canal sem mapear seu inventário, a disponibilidade não será sincronizada. Isso pode resultar em overbookings!

Conecte seus canais de venda

Depois de configurar suas tarifas e concluir o mapeamento, é hora de conectar seus canais. Lembre-se de que cada canal de distribuição requer sua própria conta e a maioria dos softwares de gerenciamento de hotéis não realiza a inscrição em seu nome. Escolha os canais de distribuição desejados, crie contas individuais e volte ao software de gestão hoteleira para conectar esses canais. 

Em média, as OTAs aprovam a conexão 24 horas depois do pedido. Algumas OTAs demoram até uma semana para autorizar a conexão.

Automatize duas comunicações

A comunicação com o hóspede é uma das ferramentas mais poderosas na parte PMS do seu software de gerenciamento de hotel. A maneira como você se comunica com hóspedes antigos e futuros define o tom do relacionamento e o nível de satisfação de seus deles.

Para automatizar adequadamente as comunicações com os hóspedes, concentre-se nestas áreas:

E-mail “Obrigado por sua reserva”: seu software de gestão hoteleira pode enviar isso automaticamente para cada reserva; nunca faça isso manualmente! Os hóspedes esperam confirmações instantâneas e querem saber que o hotel escolhido é responsivo e organizado.

E-mail antes da chegada: alguns dias antes da chegada de um hóspede, envie um e-mail “estamos ansiosos para recebê-lo”. Esta mensagem pode incluir detalhes importantes da estadia (reduzindo assim as chamadas para a recepção). Também pode incluir informações de destino e ofertas especiais de serviços oferecidos no local. É um ponto de contato valioso, porque é mais provável que os hóspedes pensem em sua próxima viagem.

E-mail pós-estadia: na economia digital de hoje, as críticas são de ouro! Um e-mail solicitando comentários e críticas incentiva os hóspedes a compartilhar suas experiências. Há também uma oportunidade de identificar possíveis problemas antes que eles sejam publicados on-line.

Embora seu software de gerenciamento de hotel provavelmente tenha um sistema de e-mail automatizado embutido, você pode integrar-se a ferramentas adicionais de terceiros para aprimorar ainda mais a comunicação com os hóspedes, por exemplo, implementando um aplicativo de chatbot ou concierge móvel.

Crie seu canal direto

Um sistema completo de gestão hoteleira deve incluir um motor de reservas sem comissões, que servirá como seu canal de reservas diretas. Para aproveitar ao máximo seu sistema de gerenciamento hoteleiro, integre seu motor de reservas ao site do hotel e personalize-o para combinar com o design do site.

Depois de colocar as imagens e os tipos de quartos da sua propriedade, teste a aparência em dispositivos móveis, tablets e web. A única maneira de aproveitar totalmente o poder do seu motor de reservas é se ele funciona (e bem) em todos os dispositivos. Na pressa de implementar um novo software, essa etapa é facilmente ignorada.

Treine sua equipe

O treinamento é a parte mais demorada desse processo. Esse também é um dos comportamentos que definem as propriedades com melhor desempenho: quem treina bem obtém maior valor do software de gerenciamento de hotéis.

Além da implantação inicial, não negligencie o treinamento contínuo. Nem sempre é possível ou realista treinar a equipe em todos os detalhes desde o início. Comece com as coisas essenciais que as pessoas precisam saber para o seu dia-a-dia e, gradualmente, introduza novos recursos, conforme apropriado.

Pode ser benéfico desenvolver um processo de treinamento que pode ser repetido conforme necessário. Se o seu software de gestão for amigável e fácil de aprender, o processo de treinamento será muito mais fácil.

Integrar com propósito

Os melhores softwares de gestão hoteleira integram-se a uma variedade de outras plataformas, ferramentas e serviços. À medida que você vai além da configuração do essencial, como alocação de inventário, tarifas e canais, você deverá buscar integrações.

Comece com as integrações que atendem a uma necessidade ou são mais úteis para você. Talvez você queira oferecer um serviço de pré-check-in ou implemente acesso sem chave em sua propriedade. A boa notícia é que, com o moderno software de gerenciamento de hotéis, você pode personalizar seu sistema e ferramentas ao seu gosto.

Mantenha o piqua

Por fim, mantenha o momentum. Um sistema de gestão não é uma coisa do tipo “configure e esqueça”. É um aliado que pode se tornar um ativo valioso na construção de um negócio lucrativo de hospitalidade. Consulte suas métricas com frequência e ajuste áreas que parecem estar com desempenho abaixo de suas expectativas. Uma abordagem constante leva a resultados consistentes – e é assim que você aproveita ao máximo seu software de gestão hoteleira!