Guía completa de software de gestión hotelera

Los gestores de hotel y operadores de alojamiento no tienen mucho tiempo libre. Desde aumentar la ocupación hasta generar reservas directas y incrementar el ADR, siempre hay mucho por hacer. A medida que aumenta la complejidad de la industria hotelera, el papel de la tecnología en agilizar operaciones y automatizar procesos cobra cada vez más importancia.

El Informe sobre el estado del alojamiento independiente en de Cloudbeds encuestó a cientos de propiedades independientes y llegó a una conclusión definitiva: los dueños y operadores no pueden hacerlo todo solos. Este año, más propiedades invertirán en tecnología para descubrir nuevas oportunidades de ingresos, crear mejores sitios web, gestionar campañas de marketing, automatizar servicios y mejorar la experiencia de sus huéspedes.

Ese es el verdadero poder de un robusto software de gestión hotelera: te permite enfocarte en tus huéspedes, en vez de perder tiempo repitiendo las mismas tareas administrativas. La herramienta adecuada hace la diferencia entre trabajar para tu negocio y sobrellevar el trabajo. Las propiedades de menor tamaño son más vulnerables a verse agobiadas por las operaciones de todos los días, porque sus equipos son más pequeños y casi siempre son administradas por el dueño o el operador.

Para reducir los niveles de frustración y gestionar tu propiedad con una facilidad y sofisticación que sorprenderán a tus huéspedes, utiliza un software de gestión hotelera (HMS de hotel management software en inglés). En esta guía, desglosamos la importancia de una moderna solución HMS, las funciones a buscar y cómo elegir al mejor proveedor.

Razones por las que necesitas un software de gestión hotelera

En una reciente entrevista con Skift, Adam Harris, CEO de Cloudbeds, comentó el estado de adopción tecnológica en la industria hotelera: «El porcentaje promedio de inversión en tecnología es una fracción de lo que debería ser. El principal motivo por el que no llegamos a acuerdos con algunos clientes no es porque prefieren a la competencia, sino porque le temen al cambio».

Los motivos por los que los hoteleros deben superar los desafíos del cambio y adoptar un software de gestión hotelera.

Tu tiempo es muy valioso.

Para un establecimiento hotelero, cada segundo del día cuenta.

Hagamos un cálculo rápido tomando como ejemplo un hotel boutique de lujo con 15 habitaciones al pie de unas montañas. Para simplificarlo, sólo consideraremos los ingresos por habitación. El hotel busca clientes afluentes, así que su tarifa media es de $425 USD por noche. Cuando está totalmente ocupado, ingresa $6.375 USD al día. Si la tasa de ocupación es del 72 %, sus ingresos medios son de $4.590 USD. Como el día tiene 24 horas, estamos hablando de $191.25 USD/hora.

¿Qué pasa si dedicas 15 minutos a tomar una reserva por teléfono, en vez de implementar el autoservicio de reservas que muchos huéspedes prefieren? Esos 15 minutos cuestan $47.82 USD. Si invirtieras esos 15 minutos (o $47.82 USD) en marketing o en tecnología para obtener una reserva más, prácticamente cuadruplicarías tus ingresos.

Piensa en lo que haces cada día. ¿Cuánto vale cada hora para ti y para tus empleados? ¿Todos dedican su tiempo a tareas que generan valor y que ofrecen el mayor rendimiento? ¿Cómo afectan los métodos manuales de operación tus ingresos generales?

El tiempo es dinero. Así que invierte en actividades que generan valor, como crear una estrategia de distribución rentable.

De por sí, tienes mucho que hacer.

No importa el tipo de propiedad que diriges, ya sea un hotel grande o pequeño, un motel, un hostel o una zona de camping: siempre tendrás algo que hacer, como entrevistar candidatos, darle la bienvenida a huéspedes, lanzar campañas de marketing o atender asuntos de mantenimiento.

Entre todo ese caos, ¿no te vendría bien contar con programas informáticos confiables que te sirvieran de apoyo? Ese es el momento en que el software de gestión de hoteles salva el día. Una robusta solución de HMS te ofrece paz mental y te permite tener todo bajo control de muchas maneras, como:

• Una sola plataforma para gestionar tu propiedad. Es un lío tener que gestionar muchos sistemas. Sobre todo, para pequeños hoteles. Una buena solución de gestión hotelera reúne muchas funciones, como motor de reservas, PMS (de property management system en inglés), channel manager, marketing digital, interacciones con huéspedes y generación de informes.
• Accesibilidad desde cualquier lugar. Los HMS modernos se ejecutan en la nube. Esto significa que recibes actualizaciones en tiempo real y que puedes dirigir tus operaciones desde cualquier sitio con acceso a Internet. 
• Menos quejas de huéspedes. Olvidar la reserva de un huésped, no dar solución a solicitudes especiales o refundir los datos de tarjetas de crédito son algunas de las quejas más habituales. Un HMS organiza los datos de tus huéspedes y te ofrece oportunidades de personalizar el servicio mediante herramientas de mensajería con huéspedes.
• Gestión de la administración. Los pagos, las facturas, las cajas de efectivo y los informes financieros son mucho más fáciles de realizar con sistemas conectados que obtienen datos de una misma fuente.
• Equipo de Soporte especializado. No puedes hacerlo todo por tu cuenta. Tu software se vuelve en una extensión de tu equipo y te ofrece conocimiento y soporte para gestionar y hacer crecer tu negocio.

El objetivo es mantener la rentabilidad y liberar tu tiempo para que puedas trabajar de forma eficiente y con menos estrés (¡hasta podrías tomarte unas merecidas vacaciones!)

Sanj Gidda, director de los hoteles George Street y Bocardo y cliente de Cloudbeds, conoce de primera mano las ventajas de usar un moderno HMS. Antes de implementar la plataforma hotelera de Cloudbeds, Sanj usaba un sistema local que no incluía soporte, pero sí muchos desafíos y un channel manager pobremente integrado. Todo ello hacia que las operaciones de cada día fueran «confusas, arduas, arcaicas y frustrantes».

Luego de cambiarse a Cloudbeds, Sanj recomienda a otras propiedades hacer lo mismo, en particular las que no cuentan con equipos dedicados a tecnologías. Con Cloudbeds, Sanj asegura tener acceso a un equipo de personas que se esmeran por entender y apoyar su estrategia. Es más, considera al equipo de Cloudbeds una extensión del suyo. Pero eso no es todo. Sanj afirma que, gracias a la plataforma en la nube, pudo irse de vacaciones a México, donde estuvo «literalmente en la playa, tomando decisiones gracias a los datos en tiempo real de Cloudbeds».

Estaba literalmente en la playa, tomando decisiones gracias a los datos en tiempo real de Cloudbeds, y asegurándome que el negocio maximizara las oportunidades. Gracias a la automatización no tenía que desgastarme.

Tus huéspedes esperan un servicio impecable.

Existen áreas en las que lo peculiar sienta bien y es valorado por los huéspedes, como la decoración, la ubicación y los servicios únicos. Sin embargo, los huéspedes tienen expectativas que todas las propiedades deben cumplir. Un buen software de gestión hotelera te ofrece el soporte que necesitas para ser impecable en las áreas operativas que más importan.

Un buen programa de gestión hotelera te ayuda a cumplir esas expectativas al incluir:

• Un motor de reservas online. Los huéspedes pueden hacer sus reservas en la web del hotel, en vez de por teléfono. Un sistema de reservas online empodera a tus huéspedes y permite a tus empleados colgar el teléfono para dedicarse a otras prioridades.
• Precios y disponibilidad sincronizados. Uno de los mayores problemas de la gestión manual del inventario es menor competitividad en precios y disponibilidad. Siempre existirá una brecha entre cuando un agente del hotel recibe una reserva por teléfono y la habitación es eliminada del inventario en otro lugar. En ocasiones, algunos canales son ignorados, lo que termina creando reservas dobles… y huéspedes poco contentos. Solo cuando el inventario en tu software se sincroniza con un channel manager desde una central, los estados de las habitaciones siempre están al día.
• Localización. Para atraer más huéspedes, debes tener en cuenta los visitantes internacionales y simplificar el proceso de reserva para hablantes de otros idiomas. Cuando ofreces un proceso de reserva en varios idiomas, tu propiedad cobra interés para viajeros de todo el mundo y se amplían tus grupos demográficos. Las plataformas de interacciones con huéspedes también ofrecen funciones cruciales de traducción para que puedas comunicarte con tus huéspedes, sin importar el idioma que hablen.
• Comunicación con los huéspedes. Con el surgimiento de chatbots y herramientas de mensajería en todo tipo, los viajeros ahora esperan comunicarse con su proveedor de alojamiento antes, durante y después de su estancia. Ya sea que tengan preguntas sobre las horas de registro, que necesiten algo en su habitación o que quieran contarte que uno de tus empleados le ha dado un toque especial a su estancia, los hoteles deben ofrecer comunicación bidireccional a sus huéspedes.

La capacitación y comunicación de tus empleados podría ser mejor.

La capacitación de personal es parte de cualquier negocio, pero resulta aún más crucial en el sector hotelero donde la tasa de rotación es alta. Según el informe de encuestas sobre ofertas de empleo y rotación laboral de la Oficina de estadísticas laborales de EE. UU., la hotelería tiene mayor tasa de rotación que ningún otro sector, con 86.3 %.

Cuando no se tiene un sistema organizado o se usa tecnología engorrosa, la capacitación puede requerir mucho tiempo y ser frustrante para todos. La ejecución de operaciones debería ser lo bastante sencillo como para que todo nuevo empleado lo aprenda rápidamente sin que represente una inversión de tiempo y energía cada vez que contratas a una persona.

Las funciones eficientes de un software de gestión hotelera incluyen:

• Interfaz intuitiva y facilidad de uso. Que tenga sentido y que funcione de la manera que uno espera. Por ejemplo, una vista unificada del calendario que permite arrastrar y soltar reservas para que los empleados puedan asignar las habitaciones disponibles con total facilidad.
• Informes que reducen errores y trabajo manual. Con el software adecuado, puedes evitar que tu personal dedique un turno entero a organizar una planilla o escribir informes a mano. En cambio, tu equipo puede dedicarse a estudiar los informes generados por el HMS para identificar tendencias y elaborar planes de acción.
• Gestión de limpieza y mantenimiento. La recepción debería poder ver el estado de las habitaciones en el sistema y asignar el personal para priorizar el servicio de limpieza de ciertas habitaciones. Esta visibilidad reduce los lapsos en la comunicación y aumenta la eficiencia de los empleados.

La plataforma hotelera de Cloudbeds tiene una interfaz intuitiva y fácil de usar que reduce los tiempos de formación y mejora la experiencia del usuario.

La industria hotelera va cambiando todo el tiempo.

Lo mejor de trabajar con una plataforma hotelera moderna y en la nube es que se actualiza con regularidad, así que la tecnología siempre está al día y lista para apoyar las cambiantes necesidades de tu propiedad. Las nuevas funciones y características facilitan los nuevos métodos de interacción con huéspedes y una gestión más rentable. Dicho eso, tu sistema de gestión hotelera debe fomentar las conexiones con otras tecnologías hoteleras con un robusto menú de integraciones, para que puedas contar con la pila tecnológica ideal.

Las 9 funciones más importantes del software de gestión hotelera

Los hoteles independentes aumentan su productividad y obtienen mayores ingresos al adoptar el software adecuado. El poder yace en la naturaleza global de un sistema que funciona con otros para lograr mejores resultados.

El software de gestión hotelera tiene que hacer una cosa bien: ayudarte a gestionar mejor tu hotel. No debe convertirse en una carga adicional que aprender a utilizar.

El software digital de gestión hotelera elimina los sistemas separados y agiliza las operaciones en todo el modelo empresarial. Con absoluta transparencia y visibilidad compartida, el equipo entero trabaja con la misma información. Esto reduce los lapsos en el servicio y hace que tus huéspedes (sin mencionar tus empleados) estén más felices.

A la hora de seleccionar el mejor software de gestión hotelera para tu hotel independiente, cadena hotelera, hostal or alquiler vacacional, considera estas funciones.

1. Que esté basado en la nube

Los SaaS más modernos y potentes están en la nube. Es una propuesta diametralmente opuesta a las soluciones que almacenan hardware local. La tecnología computacional en la nube es económica, escalable y rápida. También resulta más fácil actualizarla que los sistemas locales, los cuales requieren costosas actualizaciones físicas. Los HMS basados en la nube se pueden acceder desde cualquier lugar del mundo con conexión a Internet, así no tienes que estar físicamente presente en tu propiedad para echarle un ojo a tu empresa.

2. Que tenga una interfaz intuitiva

En una industria que compite con tanta ferocidad por el mejor talento, ¿para qué dedicar tiempo valioso a capacitar empleados en sistemas que toman mucho tiempo en cargar y que imposibilitan encontrar lo que se necesita? Los empleados quieren herramientas fáciles de aprender y de usar. En la misma nota, los dueños y gerentes son los que a menudo capacitan nuevos empleados, así que un software fácil de usar se traduce en una empresa que funciona con más facilidad.

3. Que tenga un motor de reservas integrado

Un HMS que incluye un motor de reservas integrado agiliza la gestión de reservas y permite a los huéspedes reservar por su cuenta, lo que aumenta las ventas directas. Si además incluye un procesador de pagos, puedes recibir reservas en tu sitio web las 24 horas y cada día.

Un motor de reservas integrado te permite personalizar las ofertas de acuerdo a los intereses de distintos huéspedes. Este mayor nivel de personalización aumenta los ingresos, sin importar el tamaño de la propiedad.

Un motor de reservas eficiente:

• Incluye varios idiomas y divisas. Elige un motor de reservas con soporte de localización para atraer y acomodar huéspedes internacionales.
• Acepta pagos seguros. Acepta reservas en tu sitio web y asegura a tus huéspedes que sus pagos están protegidos con una pasarela de pagos.
• Ofrece una herramienta para comparar tarifas. Otra potente herramienta para generar confianza y convertir más reservas son los widgets para comparar tarifas. Aumenta tu transparencia y brinda a los usuarios la confianza de que recibirán la mejor tarifa en tu sitio web.
• Es personalizable. Tu motor de reservas debe coincidir con el diseño de tu sitio web para ser coherente con tu marca.
• Se integra con tu PMS y channel manager. Las reservas creadas en tu sitio web deben sincronizarse automáticamente con tu sistema y con todos los canales de ventas, para que no termines con overbookings.
• Se puede anunciar en tus redes sociales. No pierdas la oportunidad de obtener más reservas desde tus redes sociales. Muchos viajeros usan las aplicaciones móviles de Instagram y TikTok para buscar viajes, así que agregar un enlace a tu perfil en esas redes te permitirá convertir a esos usuarios.

4. Que tenga informes detallados

Los informes detallados facilitan la toma de decisiones. El uso de datos para desarrollar operaciones y estrategias de precios y marketing solía ser un privilegio reservado para hoteles con mucho presupuesto. ¡Pero ya no! Con el software adecuado, los hoteles independientes pueden tomar decisiones acertadas basadas en datos y crear informes exhaustivos que aumentan la visibilidad de las finanzas de la propiedad, las actividades diarias, las analíticas y mucho más.

Los informes detallados brindan claridad sobre las iniciativas de la empresa. Luego de saber exactamente cuantos ingresos genera cada OTA para tu propiedad, puedes elaborar una mezcla de canales que rinda el mayor ROI. Los módulos de informes dinámicos te permiten crear informes en tu navegador y enviarlos por correo, o descargarlos en hojas de calculo y PDF con la capacidad de filtrar la información por canal de marketing, tipo de habitación, año, casillas especiales y otros parámetros.

La plataforma hotelera de Cloudbeds ofrece una serie de informes para evaluar tus operaciones y finanzas todos los días.

5. Que tenga un channel manager

El channel manager organiza la distribución de tu inventario de habitaciones en agencias de viaje online como Booking.com, Airbnb y Expedia. Al integrarse con tu software de gestión hotelera, el channel manager actualiza la disponibilidad de tu calendario en tiempo real. Otros beneficios de tener un channel manager en tu software son:

• Mayor visibilidad y más huéspedes. Conectarse a distintos tipos canales de reserva permite anunciar tu propiedad a más posibles huéspedes en todo el mundo. Además, te permite encontrar OTAs más pequeñas y de nicho para atraer a tu público ideal y pagar menos en comisiones.
• No más overbookings. Cuando cuentas con un channel manager que se sincroniza con tu software de gestión hotelera, podrás despedirte de los días de actualizar manualmente tu disponibilidad en múltiples canales y de tener muchos inicios de sesión en distintas extranet. Nada supera la facilidad y conveniencia de tener todas tus herramientas en completa armonía.
• Mayor control sobre tus tarifas y disponibilidad. Con un channel manager, puedes establecer distintos precios y disponibilidad por canal, así que tendrás en la palma de tu mano la manera en que vendes tus habitaciones.

6. Que tenga gestión de ingresos

Las tarifas de tu hotel no deberían ser cosa de poner y olvidar. Para maximizar tus ingresos, los precios deben ser dinámicos y ajustarse a factores como las tarifas de la competencia y los eventos locales que pueden incidir en tu rentabilidad. No es factible cambiar manualmente los precios todo el tiempo. Con la automatización, los precios se ajustan de manera inteligente para reflejar la demanda en tiempo real.

Lo ideal es que tu software automatice al menos algunas de tus decisiones de precios. Dependiendo del tamaño y la complejidad de tu propiedad, es crucial tener acceso a todo, desde un motor de inteligencia de precios hasta una solución de revenue management.

7. Que incluya marketing digital

No basta con limitarse a distribuir tu inventario en las OTA. Al menos no si quieres maximizar ingresos y tener el control de los datos de tus huéspedes. Una solución de marketing digital ayuda a los hoteles a crear conciencia de marca y obtener reservas en múltiples canales, lo que contribuye a una estrategia equilibrada de distribución.

Conviene buscar software de gestión hotelera que ofrece una solución de marketing enfocada en hotelería, con funciones como:

• Sitios web bien ilustrados y optimizados. Tu sitio web es la base de tu estrategia de marketing y es importante para fomentar la confianza de viajeros y huéspedes. Tu sitio web debe tener un diseño moderno, ser fácil de usar y estar optimizado para dispositivos móviles.
• Publicidad en metabuscadores. El 75 % de los viajeros usan metabuscadores para encontrar reservas. Son plataformas de gran importancia en las que se tiene que trabajar. La publicidad en metabuscadores aumenta tu visibilidad en plataformas como Google Hotel Ads y Trivago, para que los viajeros reserven directamente.
• Mantenimiento de anuncios de empresa. Los anuncios acertados de empresa en tu perfil de Google Business, directorios online y otras aplicaciones son elementales para aumentar tu presencia en búsquedas orgánicas y de pago.

8. Que permita interactuar con huéspedes

El recorrido del huésped se ha vuelto más complejo a medida que se espera de los operadores de alojamiento que interactúen con sus huéspedes desde que descubren la propiedad hasta después de su estancia. El aumento en las interacciones no sólo resulta en la fidelización del huésped, sino que aumenta los ingresos mediante ventas adicionales o de productos mejorados y agiliza las operaciones con automatización.

Con las herramientas de interacción con huéspedes, los alojamientos pueden comunicarse con sus huéspedes en cada punto de contacto, incluyendo:

• Descubrimiento de la propiedad. Usa el chat en vivo para responder preguntas de los viajeros y animarlos a reservar más prontamente.
• Antes de la llegada. Envía comunicación previa a la llegada por SMS, WhatsApp o Messenger para emocionar a los huéspedes con su estancia, ofrecerles productos adicionales y responder sus preguntas.
• Llegada. Ofrece opciones de check-in sin contacto y agiliza el proceso mediante tarjetas de registro digital, códigos de acceso y firmas digitales para ahorrar tiempo a tus empleados y asegurar que tus huéspedes empiecen a disfrutar sus vacaciones lo antes posible.
• Durante la estancia. Usa automatización para que tu equipo atienda las solicitudes y los posibles errores en el servicio rápidamente, mientras los huéspedes siguen en la propiedad.
• Después de la estancia. Gestiona, responde y evalúa los comentarios de tus huéspedes en tiempo real y envía mensajes automatizados para obtener más opiniones y reseñas.  

9. Que tenga integraciones robustas

La última función en esta lista de un software equilibrado y potente es la conexión a integraciones de terceros. Las integraciones son herramientas y servicios que puedes añadir a tu HMS para realizar labores específicas. Por ejemplo, si tienes un café o restaurante en tu propiedad, puedes agregar un terminal de punto de venta (POS) a tu software para que tus huéspedes carguen con facilidad productos a la habitación.

Busca un proveedor de software que se conecta con facilidad a tus soluciones preferidas de terceros. El hecho de priorizar integraciones indica que el proveedor de software busca empoderar a sus clientes.

El resultado final de todo software de gestión hotelera debe ser uno que fomente las relaciones. Todo se reduce a empoderar a hoteleres con tecnología robusta y fácil de usar que les ahorre horas de trabajo para que se dediquen a crear interacciones personales con los huéspedes.

Evaluemos las soluciones de HMS

A la hora de elegir una solución de software de gestión hotelera, es importante tener cuidado y paciencia. Mucho depende de esta decisión: como el corazón de tu propiedad, tu HMS tiene un papel fundamental en operaciones exitosas. Los siguientes son pasos cruciales para evaluar tus opciones.

1. Prioriza la funcionalidad. Antes de empezar a leer sobre proveedores, tómate un momento para priorizar las funciones que necesitas. Dependiendo de tu tipo de propiedad, necesitas distintas funciones. Los alquileres por temporada, para poner un ejemplo, necesitan automatización, puesto que suelen operar sin personal de recepción. Para empezar, enumera las tres mayores prioridades según su nivel de importancia. Lo más probable es que no encuentres un proveedor que cubra el 100 % de las necesidades de software de tu hotel, pero si empiezas identificando las funciones imprescindibles, podrás evaluar tus opciones de forma crítica.
2. Haz una lista maestra. Empieza a investigar. Busca palabras clave, como software de gestión hotelera, en motores de búsqueda para ver qué resultados orgánicos y de anuncios pagos produce. También puedes visitar sitios web de conferencias de tecnología hotelera para ver las empresas que se dan a conocer en ferias y exposiciones. Aprovecha las reseñas imparciales en sitios web reconocidos, como Capterra u Hotel Tech Report, para descubrir de primera mano cuáles herramientas se recomiendan allí, y quienes las recomiendan.
3. Solicita información a tus contactos. Luego de redactar una lista de opciones de software, pregunta a tus contactos en hotelería cuáles han sido sus experiencias con los proveedores y las herramientas tecnológicas en tu lista. Es posible que descubras patrones que repercutan en tus decisiones: los proveedores con muchos comentarios positivos pueden escalar en tu lista, mientras que los que sólo reciben comentarios negativos pueden ser eliminados.
4. Agenda una serie de demos. Luego de quedarte sólo con los favoritos, conoce de primera mano los distintos software agendando demos. Sé diligente al seleccionar de 3 a 5 opciones para conocerlos mejor. Recuerda que puedes volver a expandir tu búsqueda si los demos te decepcionan.

Para algunas personas, el paso 4 es el que menos gusta del proceso. Sin embargo, tomar una decisión precipitada antes de conocer los demos puede conllevar presunciones falsas y expectativas poco realistas. Tómate tu tiempo en esta fase y conoce a fondo las empresas de software que estés considerando. Recuerda que es una relación a larga plazo y que no tienes que correr hacia algo que puede no ser ideal para tu propiedad.

Con el fin de guiarte en la selección del software más adecuado de gestión hotelera, te recomendamos algunas preguntas que conviene hacer a cada proveedor al conocer los demos.

¿Con cuánta frecuencia actualizan sus productos?

Por qué importa: Los sistemas más antiguos se instalan en el hardware y tienen la desventaja de actualizaciones poco frecuentes de software y limitaciones de personalización. Los software de gestión hotelera nuevos suelen estar basados en la nube, así que el sistema se actualiza y se añaden novedades sin la necesidad de visitas de técnicos a la propiedad. La industria hotelera se encuentra en constante cambio, así que los software que pueden mantenerse a la par con las demandas de la industria solucionarán mejor las necesidades de tu empresa hotelera a largo plazo. Si el software no tiene una función que te gustaría, puedes preguntar si esa función está en desarrollo del producto. Como mencionamos, ningún software abarca el 100 % de las funciones que quieres, pero los HMS modernos están en constante evolución y mejoran todo el tiempo para satisfacer las necesidades de sus clientes.

¿Cuán personalizable es el sistema? ¿Se puede integrar con mis otras herramientas?

Por qué importa: Todas las propiedades son diferentes. Cada empresa tiene necesidades particulares. Por eso es importante que el software de gestión hotelera sea flexible y personalizable. Incluso al seleccionar una suite de gestión hotelera que atiende la mayoría de tus necesidades, conviene conocer la flexibilidad con que se integran otras a medida que tu negocio crece y evoluciona.

¿Qué opciones de capacitación y apoyo ofrecen?

Por qué importa: Cambiar de sistema o implementar un sistema totalmente nuevo puede ser abrumador. Se deben transferir las reservas, familiarizarse con el sistema y capacitar a los empleados. Busca un proveedor de software que trabaje con diligencia para que te familiarices con su sistema. Algunos incluso ofrecen especialistas de incorporación dedicados y capacitaciones personalizadas. Luego de la configuración inicial, considera el soporte disponible para responder preguntas, como una librería de artículos de base de conocimiento, vídeos de formación y acceso a un equipo de soporte.

¿Cómo garantizan la protección de datos?

Por qué importa: Los hackers y piratas informáticos son una amenaza real para cualquier empresa. En contraste a sus muchos beneficios, el software alojado en la nube es más vulnerable a brechas de seguridad. Habla con tu proveedor de software sobre las medidas de seguridad que implementan para proteger tus datos y los de tus huéspedes. Algunos software hasta incluyen permisos por nivel de usuario para que los datos más sensibles sólo sean vistos por unas pocas personas.

¿Tienen estudios de caso y referencias?

Por qué importa: Las referencias ofrecen perspectivas de primera mano sobre como es trabajar con el proveedor y su sistema. Los estudios de caso de propiedades similares a la tuya pueden revelar posibles beneficios de trabajar con ese proveedor. También puedes solicitar referencias a otras empresas en la industria para obtener una perspectiva equilibrada.

¿Cuáles herramientas se incluyen?

Por qué importa: Como bien sabrás, dirigir un hotel independiente requiere de mucho esfuerzo. Es posible que no tengas el presupuesto para contratar personal especializado, como director de revenue o profesional de marketing. El software de gestión hotelera ofrece una serie de versátiles herramientas que optimizan las operaciones hoteleras y te brindan mucho más que solo un sistema de gestión de propiedad, channel manager y motor de reservas.

¿Cuál es su política de servicio al cliente?

Por qué importa: Si te vuelves cliente de ese proveedor, querrás saber qué esperar cuando se presenten errores en el sistema. Es una buena señal que la empresa te brinde soporte 24/7 en varios idiomas y en distintos canales (como por chat y correo). Demuestra compromiso por el cliente y comprensión de que un producto sólo es tan bueno como las personas que le brindan soporte.

¿Cuál es el periodo promedio de implementación?

Por qué importa: La implementación de un nuevo software lleva tiempo. Para las propiedades más grandes, el tiempo de capacitación puede ser bastante más extenso. Al preguntar sobre el tiempo promedio de implementación e incorporación para propiedades del mismo tamaño que la tuya, estableces un punto de referencia realista.

¿Y si no estoy satisfecho los primeros 30 días?

Por qué importa: Necesitas la confianza que brindan las garantías de retracto. Si el proveedor no confía en su propio producto, ¿por qué confiarías tú? Asegúrate de evaluar la política de cancelación de tu proveedor de software, porque no quieres verte atrapado por un sistema deficiente y una empresa que te hace la vida imposible para poder cancelar.

Los 10 mejores proveedores de software de gestión hotelera

Llegado a este punto, has definido tus requisitos y preparado tus preguntas. El siguiente paso es evaluar soluciones. Hemos recopilado los 10 mejores sistemas de gestión hotelera que deberías considerar a la hora de buscar un proveedor.

1. La plataforma hotelera de Cloudbeds

Cloudbeds es el ganador del premio HotelTechAward 2023 a mejor software de gestión hotelera, junto a otros cinco premios. La plataforma hotelera de Cloudbeds impulsa el crecimiento y el éxito de decenas de miles de empresas hoteleras en más de 150 países. Su plataforma es unificada, moderna, intuitiva y complementada por un enorme marketplace de integraciones de terceros. Agiliza operaciones, optimiza ingresos, sorprende a los huéspedes y ofrece perspectivas de enorme valor para hoteleros independientes.

2. Little Hotelier

Fundado en 2012, Little Hotelier es un sistema todo en uno de gestión hotelera diseñado para proveedores de alojamiento de menor tamaño. Con base en Sidney, Australia, esta empresa atiende a más de 9.000 propiedades en todo el mundo y fue reconocida como el 2º mejor sistema de gestión hotelera en los HotelTechAwards 2023. Little Hotelier usa tecnología de Siteminder y ofrece una plataforma sencilla, fácil de configurar y que ofrece soporte al cliente 24/7.

3. RoomRaccoon

RoomRaccon es un software todo en uno basado en la nube para hoteles independientes, B&B y apartamentos, fundada en 2017 y con base en los Países Bajos. Con más de 1.500 clientes en todo el mundo, ha sido nominado finalista en la categoría Mejor sistema de gestión hotelera por Hotel Tech Report en los HotelTechAwards 2023.

4. ResNexus

Con más de 3.200 clientes en todo el mundo, ResNexus es un software de gestión de propiedades todo en uno basado en la nube para empresas de alojamiento de todo tipo y tamaño. Inaugurada en 2004 y con base en los EE. UU., esta empresa obtuvo el nivel III de Hotel Tech Report en Certificación de soporte mundial al cliente (GCSC) en 2022.

5. ThinkReservations

Fundado en 2012 y con base en los EE. UU., ThinkReservations brinda soporte a más de 1.800 empresas, mayormente en Norteamérica. Su software incluye un sistema de gestión de propiedades todo en uno, motor de reservas online y channel manager, con una tasa de satisfacción de 4.9/5 en Capterra.

6. WebRezPro

Con la confianza de más de 2.000 proveedores de alojamiento en 45 países, WebRezPro ofrece un software hotelero todo en uno que se divide en tres secciones: recepción, oficina y contabilidad. Fundada en 2003 y con oficinas principales en Canadá, esta empresa fue nominada uno de los 10 Mejores lugares para trabajar por Hotel Tech Report en los HotelTech Awards 2022.

7. RMS

Con oficinas principales en los EE. UU., RMS ofrece tecnología en la nube a más de 7.000 propiedades en 70 países y ha sido calificado como Top 5 sistemas de PMS por Hotel Tech Report. Con más de 35 años de experiencia, RMS Cloud ofrece una solución totalmente integral de gestión de propiedades para dirigir empresas hoteleras desde cualquier lugar, en el momento que se prefiera y desde cualquier dispositivo.

8. innRoad

innRoad es un premiado software de gestión hotelera usado por miles de hoteles en todo el mundo. Diseñado específicamente para hoteleros independientes, esta empresa fue fundada en 2007 y tiene base en Nueva York, EE. UU. Su suite totalmente integrada sirve a propiedades de todo tipo, tamaño y nivel de experiencia.

9. eviivo

Creado en 2011 y con oficinas principales en el Reino Unido, eviivo ofrece un software integrado de gestión de propiedades en la nube usado por 20.000 propiedades independientes. Hace poco, esta empresa ganó el premio a la Mejor plataforma de gestión de propiedades en los Tech Times 2022. Permite a dueños de propiedades, hoteleros y anfitriones a gestionar huéspedes, reservas y agencias de viaje online desde una misma plataforma.

10. InnQuest

Fundado en 2014 en Florida, EE. UU., InnQuest es elegido por más de 5.000 propiedades de la industria hotelera en más de 100 países. Este proveedor de tecnología para la industria hotelera obtuvo hace poco la Certificación de Excelencia de Hotel Tech Report al desarrollar una solución exhaustiva con PMS de hotel, channel manager, CRM de hotel y otros para maximizar la experiencia de los huéspedes.

Cómo empezar a usar tu sistema de gestión hotelera

¡Felicitaciones! Has seleccionado tu sistema de gestión hotelera. Ahora que has tomado esta importante decisión, es hora de pasar a la implementación. En un mundo ideal, tu equipo ya se encuentra también familiarizado con la herramienta, así que este proceso trata menos sobre presentar la nueva solución y más sobre ajustar flujos de trabajo.

La implementación empieza con la evaluación honesta de tus operaciones actuales: ¿dónde están los cuellos de botella o atascos actuales? ¿Qué esperas obtener del software? ¿Quiénes serán los usuarios designados? ¿Cómo evaluaremos el éxito de esta nueva herramienta? Permite que las respuestas a esas preguntas moldeen tu enfoque para aprovechar al máximo el poder de tu software de gestión hotelera.

Hemos dedicado años a crear y refinar nuestro software de gestión hotelera y tenemos un verdadero cúmulo de experiencias para encontrar el mejor enfoque de implementación para cada cliente. Desde tomar hasta mantener el impulso, aquí te mostramos cómo aprovechar al máximo tu nueva plataforma.

Establece tus tarifas

Fijar las tarifas es una de las tareas más complejas que suelen enfrentan los hoteleros. El cuidadoso análisis del desempeño de tu propiedad y las fluctuaciones en la demanda de tu mercado local pueden ayudarte a encontrar las tarifas más adecuadas.

Considera establecer un plan de tarifas en tu sistema de gestión hotelera para simplificar el proceso. De esa manera, distintos canales de OTA pueden basar sus precios en tu plan de tarifas establecido. Luego puedes ajustar las tarifas de forma individual en la extranet de cada canal para aprovechar las herramientas de fijación de precios que ofrecen algunos canales.

Otra opción es establecer diferencias específicas de precio en cada canal. Ello te permite ajustar los precios de cada tipo de habitación por montos fijos o porcentajes en esos canales, sin tener que iniciar sesión en su extranet. El sistema se limita a tomar la tarifa base y sumar (o restar) de manera acorde.

Cada vez que actualizas tus tarifas base, los precios se ajustan en conformidad a esos parámetros, lo que te da un control más dinámico sin tener que realizar la gestión de tarifas en cada uno de los canales. Al igual que en la mayoría de aspectos de distribución y revenue management, conviene evaluar las tarifas con regularidad para monitorear su precisión y consistencia. También puedes usar una herramienta de revenue management para seleccionar las mejores tarifas basándote en eventos locales y en tu competencia.

Mapea tu inventario

Uno de los mayores errores que cometen los hoteles al familiarizarse con nuevo software es no realizar el mapeado de habitaciones: en otras palabras, identificar y conectar los tipos de habitación de tu propiedad con los canales de distribución externos u OTA. El mapeado exacto de nombres de habitación, descripciones, características y servicios se traduce en anuncios precisos en todos los canales al mismo tiempo. Esta práctica asegura que tus habitaciones están listas para conversiones y ayuda a evitar confusiones cuando los huéspedes hacen comparaciones en distintos canales. Además, es estupendo para labores de SEO y agiliza tus iniciativas de revenue management.

El proceso de mapeado puede ser complicado, porque las habitaciones deben ser idénticas en tu channel manager, sistema de gestión de propiedades y canales de distribución externos. Pero es indispensable: los inventarios con un mapeado mal hecho terminan con overbookings, reservas perdidas y otros errores de comunicación.

Lo ideal es realizar el mapeado de cada habitación por su cuenta. En otras palabras, mapear un tipo de habitación en una OTA con un tipo de habitación en tu HMS. Recomendamos centrarte en tipos de habitación, en vez de en habitaciones individuales para lograr este cometido.

Algunas plataformas de distribución, como Expedia, requieren el uso de tipos de habitación. Otras, como Airbnb, permiten las habitaciones individuales. Pero aún si tu propiedad es un pequeño bed and breakfast con habitaciones únicas, sigue siendo recomendable usar tipos de habitación, a menos que no quieras nunca usar los principales canales de distribución. En fin, el proceso de mapeado puede ser tortuoso para algunos, así que, si crees que algún día anunciarás tu contenido en las OTA, lo mejor es usar tipos de habitación para asegurar que no te hagas un lío al mapear las habitaciones más adelante.

Conecta tus canales

Luego de establecer tus tarifas y de mapear tus habitaciones, es hora de conectar tus canales. Recuerda que cada canal de distribución requiere una cuenta individual que tienes que crear manualmente y que la mayoría de software de gestión hotelera no lo hacen automáticamente. Selecciona los canales de distribución que prefieras, crea cuentas individuales y vuelve al HMS para conectar esos canales.

Automatiza tu comunicación

La comunicación con los huéspedes es una de las herramientas más poderosas de tu software de gestión hotelera. La forma en que te comunicas con huéspedes anteriores y futuros establece el tono de la relación y el nivel de satisfacción de tus huéspedes.

Para automatizar debidamente la comunicación con tus huéspedes, concéntrate primero en estas áreas:

• Correo de confirmación: Asegúrate de enviar automáticamente un correo de confirmación a cada nueva reserva. ¡No lo hagas manualmente! Los huéspedes buscan confirmación inmediata y la seguridad de que tu hotel es comunicativo, organizado y legítimo.
• Correo previo a la llegada: Un par de días antes de la llegada del huésped, envíale un correo que le haga saber que lo esperas con brazos abiertos. Este correo puede incluir información importante sobre la estancia (lo que reduce las llamadas a recepción), como datos puntuales sobre el destino y ofertas especiales de servicios en la propiedad. Es un importante punto de contacto, porque lo más seguro es que los huéspedes ya estén pensando en su viaje.
• Correo posterior a la estancia: En la economía digital de hoy en día, ¡las reseñas valen oro! Este correo solicita comentarios y anima a los huéspedes a dar a conocer sus experiencias. También es una buena oportunidad para identificar problemas antes de que se publiquen online. 

Luego de establecer estos puntos de contacto, conviene evaluar el desarrollo general de tu estrategia de comunicación con los huéspedes. Dependiendo de tus grupos demográficos objetivo, ¿tendría sentido enviarles mensajes por SMS o Messenger? ¿Podrías aumentar tus ingresos con la venta de productos mejorados o adicionales? Un HMS con funciones de interacción con huéspedes aumenta la sofisticación de tu estrategia de comunicación.

Crea una estrategia de reservas directas

El sistema de gestión hotelera no estaría completo sin un motor de reservas sin comisión que funciona como canal de reservas directas. Para obtener el máximo provecho de tu software de gestión hotelera, tómate el tiempo de integrar tu motor de reservas al sitio web de tu hotel y personalizarlo para que coincida con el diseño de tu sitio web.

De aplicar, aprovecha la experiencia de tu proveedor de HMS. Podría ayudarte a crear un sitio web optimizado para comercio online con el fin de dirigir más tráfico a tu sitio web y aumentar tus tasas de conversión.

Para aumentar aún más tu visibilidad, considera otros canales de marketing, como anuncios en metabuscadores, anuncios de retargeting y anuncios empresariales optimizados. Comunícate constantemente con tu proveedor para conocer su perspectiva sobre la optimización de tus iniciativas de marketing digital. A fin de cuentas, tu proveedor trabaja con cientos de propiedades y tiene una buena idea de lo que mejor funciona para operadores de alojamiento.

Al dueño de The Vaquero Motel en Bandera, Texas, le gustó la plataforma hotelera de Cloudbeds por el conjunto de herramientas que ofrece, a las que se refiere como un todo en uno: PMS, procesador de pagos, sitio web y solución de marketing digital.

El dueño de ese motel, Carlos González, ha trabajado con Cloudbeds para agilizar sus operaciones y aumentar su presencia online. De la mano con el equipo de expertos en marketing digital de Cloudbeds, The Vaquero Motel ha implementado un sitio web totalmente integrado y que hace uso de SEO, con un motor de reservas fácil de usar en dispositivos móviles y anuncios de metabúsquedas en plataformas como Tripadvisor, Google Hotel Ads y Trivago. Todo ello ha multiplicado 5 veces su ROI de marketing y anunciado su marca a más personas, con lo que su estrategia de reservas directas se ha fortalecido.

Quería tenerlo todo en un solo lugar. Sabía sobre la importancia del marketing digital y buscaba un equipo que aumentara mi presencia online.

Capacita a tu personal

La capacitación es lo que más requiere tiempo en este proceso. Pero también es lo que define a las propiedades más rentables: las propiedades que priorizan la capacitación obtienen mayor valor de su software de gestión hotelera.

Además de dar importancia a la implementación, no ignores la capacitación continua. No siempre es factible o realista capacitar a los empleados en todos los detalles desde el mismo principio. Conviene empezar con lo más importante que todos deben saber para realizar labores diarias y continuar agregando nuevas capacitaciones en la medida que se considere adecuado.

Puede resultar beneficioso desarrollar un proceso de capacitación que se repita las veces que sea necesario. Si tu software de gestión hotelera es fácil de usar y evita confusiones, el proceso de capacitación será mucho más sencillo. 

Añade integraciones con propósito

Los mejores software de gestión hotelera se integran con muchas plataformas, herramientas y servicios. Una vez que estableces lo elemental, como asignación del inventario, tarifas y canales, querrás enfocarte en las integraciones.

Lo mejor es comenzar por las integraciones que atienden una necesidad o que son más útiles para ti. A lo mejor necesitas más capacidad de contabilidad o quieres implementar el acceso sin llaves en tu propiedad. La buena noticia es que con modernos software de gestión hotelera puedes personalizar tu sistema y herramientas a tu gusto.

No pierdas el impulso

En último lugar, no pierdas el impulso. El software de gestión hotelera no es sólo cosa de poner y olvidar, sino un valioso activo en la construcción de un negocio hotelero rentable. Evalúa tus métricas con frecuencia y realiza ajustes a las áreas que no cumplen las expectativas. Un enfoque estable genera resultados consistentes. ¡Así es como sacas provecho a tu software de gestión hotelera!

Cambiarse a una solución de HMS

El uso de una solución de HMS moderna y basada en la nube lo cambia todo para las propiedades independientes. Con actualizaciones automáticas, nuevas funciones y todo lo que necesitas en una misma plataforma, no sólo ahorras tiempo a todos en tu equipo, sino que aumentas tus ingresos y brindas mejores experiencias a tus huéspedes.

La plataforma hotelera de Cloudbeds ofrece a empresas de alojamiento de cualquier tamaño una solución potente, intuitiva y unificada que incluye todo lo que necesitas para dirigir tu propiedad. La plataforma central consiste en un premiado software PMS, channel manager y motor de reservas, pero ofrece otras herramientas para aumentar tus ingresos, sorprender a tus huéspedes y agilizar tus operaciones de todos los días, como un motor de inteligencia de precios, un servicio de marketing digital, funciones de interacción con huéspedes, un robusto marketplace de integraciones, una solución de pagos protegidos y la opción de conectar por API.

Con Cloudbeds, las oportunidades son ilimitadas. Nuestro equipo está a tu lado a cada paso del camino: desde un asesor dedicado de incorporación a cientos de vídeos de capacitación en Cloudbeds University. Estamos comprometidos contigo y con tu equipo para que descubran y aprovechen al máximo todo lo que ofrece nuestro sistema.