Guía de software de gestión hotelera

Las funciones eficientes tanto de propiedades independientes como pequeños hoteles, pueden beneficiarse al utilizar un software de gestión de hoteles. No importa que tengas un hotel boutique, un bed & breakfast o un hostal, ni tampoco si solo tienes una o dos habitaciones, un sistema de gestión PMS (property management system en inglés) adecuado, te da control absoluto de tu negocio.

Razones por las que necesitas un software de gestión de hoteles

El uso de una solución de gestión te permite enfocarte en tus huéspedes y reducir el tiempo que consumen las tareas manuales y repetitivas. Es la diferencia entre trabajar PARA tu negocio y trabajar EN tu negocio sin que las operaciones diarias te superen como propietario, o al personal a tu cargo. Si quieres administrar tu propiedad con una facilidad y sofisticación que dejarán sorprendidos a tus huéspedes, utiliza un software de gestión de hotel.

Te contamos las razones por los que un software es un excelente aliando para que tu negocio crezca exponencialmente.

 

Ahorra tiempo y aumenta tu productividad

Al automatizar las tareas y operaciones diarias, ahorras tiempo y aumentas tu productividad y la del personal del hotel.
Hagamos un cálculo rápido tomando como ejemplo un B&B de lujo con 15 habitaciones. Para simplificarlo, solo consideraremos los ingresos por habitación. Este alojamiento tiene una tarifa promedio de $425 USD por noche, por lo que si estuviera totalmente ocupado, ingresaría
$6.375 USD por día. Si la tasa de ocupación promedio fuera del 72%, el ingreso promedio por noche sería de $4.590 USD, un total de $191.25 USD de ingresos cada hora. ¡Increíble!

Sin embargo, si tomar una reservación por teléfono te toma 15 minutos, esos minutos te costarían $47.82 USD. Si invirtieras esos 15 minutos (o $47.82 USD) en marketing o tecnología para automatizar y obtener más reservas, prácticamente cuadruplicarías tu dinero.

Ahora, piensa en tu día. ¿Cuánto vale cada hora, tanto para ti como para tu personal? ¿Todos dedican tiempo a tareas que crean valor y que ofrecen el mayor rendimiento? ¿Cómo afecta a tus ingresos generales el uso de métodos manuales para operar tu propiedad?

Tu tiempo es dinero, así que invierte en estrategias que agreguen valor, como una estrategia de distribución hotelera rentable.

 

Agiliza tus procesos administrativos

La gestión de un hotel implica tareas administrativas y procesos que a veces parecen interminables, esto aplica tanto para las grandes cadenas hoteleras,como para alquileres vacacionales más pequeños. Siempre hay algo que hacer: desde entrevistar canditatos, mantener la comunicación con los huéspedes, lanzar campañas de marketing, hasta solucionar problemas de mantenimiento.

Cuando se complica la administración de estos procesos, lo ideal es contar con un buen software de gestión hotelera que:

• Combine funcionalidades múltiples para gestionar todas las operaciones. Desde un motor de reservas y PMS, hasta un gestor de canales de venta (channel manager en inglés).
• Sea accesible desde cualquier lugar: los sistemas modernos se ejecutan en la nube. Esto significa que puedes obtener actualizaciones en tiempo real desde cualquier lugar con acceso a Internet.
• Mejore la experiencia del huésped: perder una reserva, olvidar una solicitud especial o manejar mal la información de la tarjeta de crédito son las quejas más habituales. Con un sistema de gestión hotelera puedes organizar todos los datos de tus huéspedes para evitar errores y ofrecer una mejor experiencia antes y durante el check-in y check-out.

• Gestione la administración interna del hotel: para facilitar la administración pagos con TPV, facturación electrónica, cajas de efectivo e informes financieros.

El objetivo es mantener la rentabilidad y ahorrar tiempo para trabajar de forma eficiente e invertirlo en otras iniciativas como programas de fidelización.

 

Te ayuda a ofrecer un servicio impecable

Un software de gestión hotelera te ofrece el apoyo que necesitas en las áreas operativas que más importan para ofrecer un servicio impecable y te ayuda a cumplir con las expectativas de tus huéspedes ya que incluye:

• Un motor de reservas en línea. Hoy en día, los huéspedes quieren rapidez y eficacia a la hora de reservar, la mejor manera de darles lo que buscan es agilizando el proceso de reservación mediante un motor de reservas online.
• Precios y disponibilidad sincronizados. El inventario de un PMS hotelero que cuenta con un channel manager se sincroniza desde una central y mantiene actualizados los precios y disponibilidad de todos los canales para evitar la sobreventa u overbooking.
• Localización. Para atraer a más huéspedes, es necesario tener en cuenta a los visitantes internacionales y simplificarles el proceso de reserva. Para esto, ofrecer la información en varios idiomas amplía la posibildad de generar más reservaciones.

Mejora la comunicación entre tu personal

La capacitación de personal es parte de cualquier negocio. Sin un sistema organizado, esta capacitación puede ser lenta y frustrante. La ejecución de operaciones debe ser tan sencilla como para que cualquier miembro del personal lo aprenda rápidamente sin que represente una inversión de tiempo y energía.

Las funciones eficientes de un software hotelero de gestión incluyen:

• Una interfaz intuitiva y fácil de usar. Además de ser fácil de entender, su funcionamiento debe ser óptimo. Con opciones como “arrastrar y soltar” para asignar habitaciones fácilmente, por ejemplo.
• Informes que reduzcan errores y trabajo manual tedioso. Con el PMS adecuado puedes reducir la cantidad de tiempo en tareas manuales y dedicarlo a analizar informes preparados por el PMS para identificar tendencias y elaborar planes de acción. 

• Gestión de limpieza. La recepción puede encontrar información sobre el estado de las habitaciones en el panel de control del PMS para asignar personal de limpieza y reducir lapsos comunicación.
  

 

Te mantiene al día sobre la industria hotelera

Lo mejor de trabajar con un software de gestión hotelera moderno basado en la nube, es que se actualiza con regularidad para que la tecnología esté siempre al día. Estar actualizado conforme a las tendencias de la industria, te ayuda a mejorar la interacción con los huéspedes y operar con rentabilidad. Otro factor importante es la posibilidad de contar con integraciones para conectarse con otras tecnologías.

Al evaluar tus opciones, busca un software que se adecúe a tus necesidades y que responda a los constantes cambios de la industria.

 

 

Las funciones más importantes de un software de gestión PMS

El software que eligas tiene que ser excelente en una cosa: ayudarte a gestionar mejor tu hotel. No debe convertirse en una carga adicional ni otro costo a cubrir.

 

Para elegir el mejor software de gestión hotelera , toma en cuenta las siguientes funciones:

#1: Almacenamiento en la nube

Aquellos sistemas de gestión hotelera que son modernos y potentes se gestionan y almacenan en la nube y no requieren instalación. Esto los hace asequibles, escalables, rápidos y fáciles de actualizar. Lo que realmente facilita la administración de hoteles, es que se puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet y gestionar remotamente. 

#2: Interfaz intuitiva

En el sector hotelero lo realmente importante es optimizar las tareas diarias, es por eso que se necesitan herramientas sencillas que sean fáciles de aprender y utilizar. De esta manera la capacitación requiere menos tiempo y recursos.

 

 

#3: Motor de reservas completo

Un software de gestión hotelera que incluya un sistema de reservas integrado ofrece a los huéspedes la posibilidad de reservar ellos mismos, lo que aumenta las reservas directas. Si además, tu motor de reservas incluye un procesador de pagos, puedes recibir reservas las 24 horas todos los días.
Los motores de reservas te permiten personalizar las ofertas de acuerdo a los intereses de tus huéspedes para aumentar tus ingresos.

 

Un motor de reservas eficiente:

• Incluye varios idiomas y divisas . Elige un motor de reservas que cuente con geo-localización para identificar el idioma y moneda de tus huéspedes.
• Acepta pagos seguros. Es de vital importancia que cuentes con procesadores de pago seguros y reconocidos.
• Compara tarifas. Para generar confianza y convertirla en reservas, utiliza un widget para comparar tarifas y se transparente.
• Es personalizable . Tu motor de reservas debe coincidir perfectamente con el diseño de la web del hotel para que sea coherente con tu marca.
• Se integra con tu PMS y con tu channel manager . Las reservas realizadas en tu motor de reservas deben sincronizarse automáticamente con tu software PMS y agencias de viaje en línea (OTA, por sus siglas en inglés) para evitar overbooking.

 

#4: Informes detallados

Los informes detallados permiten filtrar datos y tomar decisiones informadas. Una forma de mejorar las operaciones y estrategias de marketing, es crear una base de datos de ingresos y resultados comerciales para conocer el desempeño de las OTA, campañas y estrategias de distribución, entre otras.

 

#5: Channel Manager

El channel manager de un hotel organiza la distribución de tu inventario de habitaciones en agencias de viajes en línea como Booking.com, Airbnb y Expedia. Al integrarse con tu software de gestión hotelera, el channel manager actualizará la disponibilidad de tus habitaciones en el calendario en tiempo real. Otros beneficios de tener un channel manager como parte de tu sistema de gestión hotelera incluyen:

• Mayor visibilidad y más huéspedes. Conectarte a diferentes OTA utilizando tu channel manager le dará más visibilidad a tu propiedad en todo el mundo.
• Menor overbooking. Un channel manager sincronizado con tu software de gestión hotelera, actualiza la disponibilidad en todos los canales de forma automática.
• Mayor control sobre tus tarifas y disponibilidad. Con un channel manager, puedes establecer diferentes precios y disponibilidad para cada canal y así tener un control total sobre tus habitaciones.

 

#6: Optimización de ingresos

Las tarifas de tu hotel deben cambiar dependiendo de factores como la temporada o la demanda. Una estrategia de precios dinámicos que ajuste en tiempo real y de forma inteligente los precios de tu negocio hotelero, es crucial para gestionar tus ingresos (revenue management en inglés).

El Software de Gestión Hotelera de Cloudbeds ofrece un motor de precios inteligente que te ayuda a gestionar tus ingresos y ganar más dinero. Además, tiene la capacidad de automatizar la fijación de precios de tu establecimiento hotelero.

 

#7: Integraciones sólidas

Tu software de gestión hotelera debe contar con integraciones de terceros para realizar trabajos específicos. Por ejemplo, si tienes un restaurante o cafetería en tu propiedad, puedes vincular una integración de punto de venta para que tus huéspedes puedan cargar fácilmente las compras a su habitación.

Busca un proveedor de software de gestión hotelera que cuente con integraciones que sean compatibles con tu software.

Descubre cómo Cloudbeds puede ayudarte a gestionar mejor tu negocio. Agenda una demostración GRATUITA hoy mismo. 

 

Consideraciones para elegir el mejor software

Para elegir un proveedor de software para gestionar tu hotel, es importante tener paciencia y cuidado ya que hay que tomar en cuenta muchas consideraciones. Para que la toma de decisiones sea acertada, es importante seguir algunos pasos críticos para evaluar tus opciones. 

1. Prioriza la funcionalidad. Enumera las prioridades de funcionalidad según su nivel de importancia. Aunque es complicado que un proveedor cubra el 100% de las necesidades de tu hotel, identificando las funciones imprescindibles, podrás evaluar tus opciones de forma crítica.
2. Investiga. Puedes utilizar los motores de búsqueda para encontrar opciones e investigar las ventajas y desventajas de cada una. También puedes revisar publicaciones o sitios de tecnología hotelera, así como asistir a exposiciones de la industria. Toma en cuenta las reseñas y opiniones de otros usuarios.
3. Consulta con tu red de contactos. Una vez que tengas tu lista de opciones de software, pregunta a tus contactos sobre su experiencia y pide recomendaciones.
4. Agenda pruebas y demostraciones. Selecciona de 3 a 5 opciones y explóralas a fondo agendando una demostración para darte cuenta si cumplen tus expectativas.
    

Para algunos, el paso 4 es el menos agradable. Sin embargo, tomar una decisión precipitada puede conllevar a cometer errores al elegir a la compañía de software ideal para tu propiedad.

Con el fin de guiarte en el proceso de selección de un sistema de gestión hotelera, te recomendamos descargar esta lista para comparar las funciones de cada proveedor.

 

 

Asegúrate también de hacerle estas preguntas a los agentes de ventas de cada empresa:

 

¿Con qué frecuencia actualizan sus productos?

Esto es importante porque los sistemas más antiguos, suelen instalarse en el hardware. Esto es una desventaja a la hora de actualizarlos. Los sistemas más nuevos suelen alojarse en la nube lo cual significa que es más sencillo actualizarlos e incluso mejorarlos sin necesitad de técnicos ni especialistas. Es ideal contar con un software que pueda evolucionar al ritmo de la constante transformación de la industria hotelera, por lo tanto es crucial saber esto de antemano.

 

¿Qué tan personalizable es el sistema? ¿El sistema se integra con otras herramientas de software que utilizo?

Esto es importante porque todas las propiedades son diferentes y cada negocio tiene necesidades particulares, por eso es tan importante que tu sistema de gestión hotelera sea flexible y personalizable, y que se integre con otras herramientas y plataformas para hacer tu negocio más dinámico.

 

 

¿Qué opciones de capacitación y apoyo ofrece a los clientes?

Esto es importante porque cambiar de un sistema de gestión a otro, o implementar un sistema completamente nuevo requiere tiempo y esfuerzo. Tendrás que transferir o cargar tus reservas, familiarizarte con el sistema y capacitar a tu personal. Por eso, te recomendamos buscar un proveedor de software que trabaje de forma dirigente a tu lado y cuente con material de soporte para ayudarte a la hora de empezar.

 

¿Cómo se garantiza la seguridad de los datos almacenados?

Esto es importante porque los piratas informáticos y hackers son una amenaza real para cualquier negocio. Los sistemas alojados en la nube pueden llegar a ser más vulnerables a ciber ataques. Habla con tu proveedor de software sobre las medidas que utilizan para mantener seguros tus datos y los de tus huéspedes. Algunos programas pueden incluso tener diferentes permisos dentro del sistema con el fin de mantener los datos sensibles visibles solo para unos cuantos usuarios específicos.

 

¿Tienen algún estudio? ¿Pueden facilitar referencias adicionales?

Esto es importante porque las referencias pueden ofrecer perspectivas de primera mano sobre cómo es la experiencia de trabajar con el proveedor y el sistema. Un estudio de una propiedad similar a la tuya podría revelar los beneficios potenciales de trabajar con ese proveedor en particular.

¿Cuentan con herramientas adicionales para ayudarme a gestionar mi hotel?

Esto es importante porque administrar un hotel independiente requiere de mucho trabajo. Es posible que no tengas el presupuesto para contratar personal especializado. Un software de gestión hotelera eficiente incluye y tiene la capacidad de integrarse con un channel manager para distribuir tu inventario en agencias de viaje en línea y canales de reserva, una herramienta de gestión de ingresos para mantener precios competitivos, un motor de reservas para generar más reservas directas en tu sitio web. Además de que obtengas informes y análisis para tener una vista clara de tus operaciones.  
 

¿Cuál es su política de servicio al cliente?

Esto es importante porque si te conviertes en su cliente vas a saber que esperar si experimentas algún problema con el sistema. Es importante que la empresa te brinde soporte 24/7 en varios idiomas, además de que permita reportar incidencias en línea y por vía telefónica.

 

¿Cuál es el tiempo promedio de capacitación y configuración para una propiedad como la mía?

Esto es importante porque el proceso de capacitación y configuración de cualquier software nuevo lleva su tiempo. Para las propiedades más grandes, el período de capacitación puede ser un poco más largo. Al preguntar sobre el tiempo promedio para las propiedades como la tuya, podrás establecer un punto de referencia realista.

 

¿Qué pasa si no estoy satisfecho en los primeros 30 días?

Esto es importante porque debes tener una garantía. Asegúrate de evaluar la política de cancelación de tu proveedor de software por si no estas condorme o satisfecho durante el primer mes y puedas cancelar un servicio que no se adecúe a tus necesidades.

 

 

Cómo aprovechar tu nueva herramienta de gestión hotelera al máximo

Ya que seleccionaste tu software de gestión hotelera, es hora de pasar a la implementación. Idealmente, ya has interactuado con tu nueva herramienta, por lo que este proceso no se trata de conocer lo básico, sino de ajustar los flujos de trabajo para tu alojamiento.

La implementación comienza con una evaluación honesta de tus operaciones actuales: ¿Cuáles son los problemas actuales? ¿Cómo evaluaremos el éxito de esta nueva herramienta?

Dado que hemos pasado mucho tiempo construyendo y refinando nuestro software de gestión hotelera, tenemos años de experiencia al seleccionar el mejor enfoque de implementación para cada cliente. Aquí te mostramos cómo aprovechar al máximo esta herramienta.

 

Establece tus tarifas

Fijar tarifas es una de las tareas más complejas que enfrentan los hoteleros. Es por eso que realizar un análisis cuidadoso del desempeño de tu propiedad y las fluctuaciones de la demanda del mercado local, te ayudarán a encontrar las tarifas correctas.

Para simplificar este proceso, establece un plan de tarifas en el sistema de gestión de tu hotel y ajústalas de forma individual en la extranet de cada canal usando las herramientas de fijación de precios de cada uno.

Otra opción es establecer una diferencia de precio específica para cada canal dentro de tu sistema de gestión y ajustar el precio de cada categoría de habitación a una cantidad fija o un porcentaje. El sistema tomará la tarifa base para esta categoría de habitación de tu calendario y luego sumará (o restará) un monto según lo especificado. Cada vez que actualices tus tarifas base, los precios se ajustarán de acuerdo a esas configuraciones para que tengas el control en un solo lugar.

Revisa tus tarifas de forma periódica y utiliza una herramienta de gestión de ingresos para automatizar la fijación de tarifas en función de la temporalidad y competencia.

 

Realiza un inventario de habitaciones

Identificar y conectar el tipo de habitaciones de tu propiedad con tus canales de distribución (OTAs) puede ser un reto. Sin embargo, realizar un inventario de habitaciones con descripciones y características, te ayuda a mantener un orden y a evitar confusiones cuando los huéspedes comparen canales. Un inventario te ayuda a que una “habitación con vista al mar” tenga el mismo nombre en tu sistema PMS y en la agencia de viaje en línea. Aunque esto puede resultar complicado, es crucial para evitar overbookings, perder reservaciones y otros errores de comunicación.

Lo ideal es realizar el inventario uno a uno, lo cual vincula una categoría de habitación en una OTA a una categoría de habitación en el sistema de gestión de tu hotel. Para lograr esto, te recomendamos centrarte en las categorías de habitaciones en lugar de las habitaciones individuales, ya que podrás reducir la posibilidad de encontrar errores al agrupar habitaciones similares en distintas categorías.

 

Algunas plataformas de distribución, como Expedia, requieren el uso de categorías de habitaciones. Otras, como Airbnb, permiten el uso de habitaciones individuales. Para evitar que se dupliquen las reservas, identifica las categorías de habitaciones en cada uno de los canales seleccionados. Si activas un canal sin asignarle las categorías de habitación, la disponibilidad no se sincronizará.

 

Conecta tus canales

Una vez que hayas configurado las categorías y tarifas de tus habitaciones, toca conectar tus canales. Cada canal de distribución requiere una cuenta individual que tienes que crear manualmente ya que los programas de gestión hotelera no lo hacen automáticamente. UNa vez creadas las cuentas, conecta los canales con tu sistema.

 

Automatiza tu comunicación

La comunicación con los huéspedes es una de las herramientas más poderosas dentro de los programas de gestión hotelera. La forma en que te comunicas con tus huéspedes establece el tono de la relación y el nivel de satisfacción de los mismos.

Para automatizar de manera adecuada la comunicación con tus huéspedes, concéntrate en estas áreas:

Correo electrónico de confirmación. Los huéspedes esperan un correo electrónico que confirme que la reservación ha sido recibida, esto genera confianza.

Correo electrónico previo a la llegada. Un correo electrónico que anticipe la llegada de un huésped y le proporcione información útil del alojamiento, indica que la experiencia de sus huéspedes es fundamental para ti.

Correo electrónico post-estancia : Un agradecimiento por la elección de nuestro alojamiento demuestra atención a los detalles, además de que puedes aprovechar para solicitar reseñas y opiniones.

Si tu sistema de gestión hotelera no cuenta con un sistema de correo electrónico automatizado, puedes integrarlo con una herramienta externa. De esta forma también podrías contar con un chat o una aplicación móvil de comunicación.

 

 

Construye tu canal directo

Si aún no tienes una página web para tu propiedad, puedes usar las plantillas web de tu motor de reservas, crear una página propia con plataformas como WordPress o Wix o contratar una agencia especializada en diseño web y SEO para hoteles.

Un sistema integral de gestión hotelera debe incluir un motor de reservas sin comisiones que sirva como tu canal de reserva directa y pueda incluirse en tu sitio web.

Recuerda que tu sitio web debe ser “responsive” lo cual significa que es accesible tanto en dispositivos móviles como en computadoras u ordenadores de escritorio y se puede ingresar desde cualquier navegador.

 

Capacita a tu personal

La formación es la parte del proceso que más tiempo requiere pero es la que define a las propiedades más rentables, pues aprovechan mejor su sistema de gestión hotelera. 

La capacitación debe ser continua, así que es importante desarrollar un proceso de capacitación que pueda repetirse según sea necesario. Si el sistema de gestión de tu hotel tiene facilidad de uso y de aprendizaje, el proceso de capacitación será mucho más sencillo.

 

Integra otras herramientas

Los mejores sistemas de gestión hotelera se integran con una amplia variedad de plataformas, herramientas y servicios. A medida que avances más allá de la configuración esencial, como la asignación de inventario, las tarifas y los canales, te recomendamos enfocarte en las integraciones.

Comienza por las integraciones que satisfacen alguna de tus necesidades o que te son más útiles. Tal vez quieras ofrecer un servicio de verificación previa o implementar una entrada sin llave en tu propiedad. La buena noticia es que, con los sistemas modernos de gestión hotelera, puedes personalizar el sistema y las herramientas a tu gusto. 

 

Sé constante

Como punto final, recuerda que debes ser constante. Un software de gestión hotelera no es algo que configuras y luego dejas en el olvido. Este es más bien un aliado que puede convertirse en un activo valioso en la construcción de un negocio rentable, por lo que te recomendamos consultar tus métricas con frecuencia y realiza ajustes las áreas que parecen estar por debajo de tus expectativas. El implementar este enfoque te hará obtener resultados consistentes, ¡y así es como puedes aprovechar al máximo el sistema de gestión de tu hotel!