Cloudbeds – Blog – Todo sobre Hostelería

01

¿Por qué lo necesitas?

02

Las funciones más importantes

03

¿Cómo evaluar tus opciones?

04

¿Cómo sacarle el máximo provecho?

Guía de Software de Gestión Hotelera

By Isis Darios, junio 19, 2020

Software de gestión hotelera: razones por las que necesitas

Incluso las propiedades independientes más pequeñas se benefician de este software de gestión hotelera (HMS, por sus siglas en inglés). Ya sea que tu hotel boutique, bed and breakfast u hostel tenga pocas habitaciones o una docena, el sistema de gestión de propiedades (PMS, por sus siglas en inglés) adecuado te ayudará a tener el control de tu negocio.

Tener un sistema organizado que te dé la libertad para enfocarte en tu huésped, esto en lugar de perder tiempo en tareas manuales repetitivas, te da un poder especial. La herramienta adecuada puede significar la diferencia entre trabajar PARA tu negocio y trabajar EN él. Las propiedades más pequeñas son bastante vulnerables a ser consumidas por el flujo de las operaciones diarias, ya que los equipos son de pocas personas y casi siempre las maneja su propietario u operador.

Para minimizar las frustraciones y administrar tu propiedad con una facilidad y sofisticación que impresione a los huéspedes, considera utilizar un software de gestión hotelera. Las siguientes son algunas razones por las que un software de gestión hotelera es un aliado útil y necesario para mejorar tu negocio.

 

Tu tiempo es muy valioso

Cada superhéroe tiene un elenco de personajes secundarios. Para el siempre ocupado propietario del hotel, este elenco incluye a su personal, por supuesto, pero la tecnología es otro compañero clave que le ayudará a aumentar la productividad.

Vamos a hacer un cálculo rápido a modo de ejemplo. Imagínate un B&B de lujo de 15 habitaciones en las laderas. Para hacerlo simple, solo consideraremos los ingresos por habitación. Este alojamiento es de alta gama, con una tarifa promedio de US$ 425 por noche. Con ocupación llena, serían US$ 6 375 en ingresos potenciales por día. A una tasa de ocupación promedio del 72 %, el ingreso promedio por noche es de US$ 4 590. Hay 24 horas en un día, por lo que serían US$ 191.25 de ingresos por hora. ¡Sorprendente!

Pero, ¿qué sucede cuando pasas 15 minutos apuntando la reserva de un huésped por teléfono, en lugar de habilitar el autoservicio de reservas que muchos huéspedes prefieren? Esos 15 minutos de tiempo te cuestan US$ 47.82 en ingresos. ¡Vaya! Si invirtieras esos 15 minutos (o US$ 47.82) en marketing o tecnología para obtener más reservas, prácticamente cuadruplicarías tu dinero.

Ahora, piensa en tu día. ¿Cuánto vale cada hora, tanto para ti como para tu personal? ¿Todos dedican tiempo a tareas que crean valor y que ofrecen el mayor rendimiento? ¿Cómo afecta a tus ingresos generales el uso de métodos manuales para operar tu propiedad?

Tu tiempo es dinero, así que debes invertir en todo aquello que añada valor, tal como crear una estrategia de distribución hotelera rentable.

 

Ya tienes mucho que hacer

Para hoteleros y huéspedes, la lista diaria de tareas pendientes es interminable. Siempre habrá algo que hacer: entrevistar a un postulante, saludar a un huésped, lanzar una campaña de marketing, solucionar un problema de mantenimiento, etc.

En medio del caos, ¿no sería bueno tener una solución confiable que te eche una mano? Aquí es cuando tu software de gestión hotelera realmente puede facilitar tu día. Un sistema eficaz te proporcionará tranquilidad y te ayudará a mantener todo bajo control de las siguientes maneras:

  • Proporciona una solución integral: gestionar varios sistemas es toda una molestia, en especial para las operaciones más pequeñas. Una solución de gestión hotelera útil combinará múltiples funcionalidades, tales como un motor de reservas, PMS, un channel manager (administrador de canales) e informes.
  • Accesible desde cualquier lugar: los sistemas modernos se ejecutan en la nube. Esto significa que puedes obtener actualizaciones en tiempo real desde tu dispositivo móvil, desde cualquier lugar con acceso a Internet, incluso después de haber ido a casa al final del día.
  • Reduce las quejas de los huéspedes: perder por accidente la reserva de un huésped, olvidarse de manejar una solicitud especial o manejar mal la información de la tarjeta de crédito son las formas más habituales de recibir quejas. Un sistema de gestión hotelera mantendrá organizados todos los datos de tus huéspedes. Además, con todo el tiempo que ahorres automatizando las tareas manuales, podrás brindar una atención más personalizada a tus huéspedes.  
  • Gestiona la administración interna: los pagos, las facturas, las cajas de efectivo y los informes financieros son mucho más fáciles de gestionar cuando la administración interna está toda en un mismo software.

El objetivo final es mantener la rentabilidad y liberar tu tiempo para que puedas trabajar de manera más eficiente y con menos estrés.

hotel management software calendar

 

Tus huéspedes esperan operaciones impecables

Hay ciertas áreas donde lo extravagante es bien visto y valorado por los huéspedes: decoración, ubicación, e incluso, hasta cierto punto, las personalidades de tus empleados. Sin embargo, hay algunas expectativas que las propiedades de cualquier tamaño deben cumplir. Un software de gestión hotelera te ofrece el apoyo que necesitas para ser impecable en las áreas operativas que más importan.

El software de gestión hotelera adecuado te ayuda a cumplir con esas expectativas, ya que proporcionará:

  • Un motor de reservas en línea. Los huéspedes pueden hacer su reserva a través de tu sitio web en lugar de llamar al alojamiento. Un motor de reservas en línea les da libertad a los huéspedes, mientras que a tu personal les evita estar todo el tiempo al teléfono, todo esto para manejar otras prioridades.
  • Precios y disponibilidad sincronizados. Uno de los principales problemas con la gestión manual de inventario es la disponibilidad y los precios no competitivos. Siempre habrá una brecha entre el momento en el que el agente de reservas hace una reserva telefónica y el momento en el que esa habitación se retira del inventario en otro punto de gestión. A veces, un canal puede pasarse por alto, lo que hace que se superpongan las reservas y que haya huéspedes disgustados. Dado que el inventario de un PMS que cuente con un channel manager se sincroniza desde una central, siempre estará actualizado. ¡No más overbooking!
  • Localización. Con el fin de atraer a más huéspedes, es necesario tener en cuenta a los visitantes internacionales y hacer el proceso de reserva más fácil para los hablantes de otros idiomas. Ofrecer una ruta de reserva en varios idiomas le da a tu propiedad un atractivo global que amplía su demografía.

 

Es conveniente capacitar y mejorar la comunicación del personal

La capacitación del nuevo personal es parte de cualquier negocio. Cuando no se tiene un sistema organizado o cuando se usa tecnología complicada, el proceso puede ser lento y frustrante para todos. Ejecutar tus operaciones diarias debe ser lo suficientemente simple como para que cualquier miembro nuevo del personal lo aprenda rápidamente, esto para que no pierdas energía valiosa cada vez que tengas un nuevo empleado.

Las funciones eficientes de un software de gestión hotelera incluyen:

  • Una interfaz intuitiva que sea fácil de usar. Que no sea difícil de entender y funcione de la manera esperada. Por ejemplo, que tenga una vista de calendario unificada con la funcionalidad de arrastrar y soltar que permita al personal asignar habitaciones fácilmente.
  • Informes que reduzcan errores y trabajo manual tedioso. Con el PMS adecuado, puedes eliminar la necesidad de que tu personal pase un turno completo en una hoja de cálculo o tenga que escribir informes a mano. En cambio, tu equipo puede dedicar su tiempo a analizar los informes preparados por su PMS para así identificar tendencias y elaborar planes de acción de acuerdo con ellas.   
  • Gestión de limpieza. La recepción debe tener acceso al estado de cada habitación en el panel de control del PMS y poder asignar personal de limpieza para que acondicionen las habitaciones prioritarias primero. Esta visibilidad reduce los lapsos de comunicación y ayuda al personal a ser más eficiente.

 

La industria hotelera está en constante cambio

Lo mejor de trabajar con un, software de gestión hotelera moderno basado en la nube es que se actualiza con regularidad para que la tecnología esté siempre al día y lista para cubrir las necesidades cambiantes de tu propiedad. Las nuevas características y funcionalidades lideran el camino para adoptar mejores métodos que te ayuden a interactuar con los huéspedes y operar tu propiedad de manera rentable. Al mismo tiempo, el software de gestión hotelera debe fomentar las conexiones con otras tecnologías hoteleras con un amplio menú de integraciones, para que tu propiedad pueda aprovechar la mejor tecnología disponible.

A medida que evalúes tus opciones, busca un software de gestión hotelera que responda a tus necesidades y esté en sintonía con la industria. La industria hotelera siempre está evolucionando y tu PMS debe ser tu aliado para mantenerte relevante y eficaz.  

¿Estás pensando en implementar un sistema de gestión hotelera para tu propiedad? Echa un vistazo a este vídeo por el software de gestión hotelera de Cloudbeds para ver cómo este puede satisfacer tus necesidades. 

 

Software de gestión hotelera: las funciones más importantes

Los hoteleros independientes aumentan su productividad y obtienen más ingresos mediante la implementación de un software de gestión hotelera. Esto reside en la naturaleza integral de un sistema que trabaja en conjunto para lograr los mejores resultados comerciales.

 

hotel management software features

El software de gestión hotelera ser excelente para una cosa: ayudarte a gestionar mejor tu hotel. No está destinado a ser una carga adicional a gestionar ni otro costo a cubrir.

Considera este ejemplo: un huésped se acerca a la recepción en un establecimiento boutique de lujo de 15 habitaciones. La recepción y el personal se encuentran en silencio. El huésped acaba de llegar y quiere hacer el check-in. Después de consultar el libro de registro en papel, que en realidad es solo una hoja de papel con una lista de huéspedes y sus check-out, parece que el huésped anterior se ha retirado. La recepción envía un mensaje por radio a los encargados de limpieza y mantenimiento para confirmar si la habitación 5 está libre. El huésped se queda esperando una respuesta. Nada. La recepción lo intenta de nuevo. Nada. Con una disculpa, el empleado de recepción se escapa para buscar a la empleada de limpieza, por segunda vez en una hora. Una experiencia frustrante que se extiende directamente al huésped.

El software de gestión hotelera digital elimina este tipo de problemas de comunicación dentro de una propiedad. Con total transparencia y visibilidad compartida, todo el equipo que utiliza el HMS está trabajando con la misma información. El software de hotelería reduce los lapsos de servicio y hace que los huéspedes (y el personal) estén más conformes.

Cuando se trata de seleccionar el mejor software de gestión hotelera para tu negocio de hotelería independiente, estas son las funciones más importantes a tener en cuenta.

 

#1: Basado en la nube

Aquellos sistemas de gestión hotelera que son modernos y potentes están basados en la nube, esto en contraste con las soluciones que deben instalarse en el hardware. La tecnología de computación en la nube es asequible, escalable y rápida. También es mucho más fácil de actualizar regularmente que un sistema que requiere costosas actualizaciones físicas. También se puede acceder al HMS basado en la nube desde cualquier lugar con una conexión a Internet, lo que significa que no tienes que estar físicamente en tu propiedad para controlar tu negocio.

 

#2: Interfaz intuitiva

En una industria en la que siempre se compite por el talento, ¿por qué esperar que cargue un sistema desactualizado y lento que además es difícil de navegar y que dificulta la realización de las tareas diarias? Los empleados quieren herramientas sencillas, fáciles de usar y de aprender. Del mismo modo, los propietarios y gerentes a menudo necesitan capacitar al nuevo personal de forma regular, por lo que tener un software de gestión hotelera fácil de usar hace que un negocio funcione sin problemas en todos los ámbitos.

drag and drop calendar

Cloudbeds cuenta con un panel de control claro y sencillo y con un calendario que incluye la función de arrastrar y soltar. Estos son fáciles de usar y de aprender.

 

#3: Motor de reservas completo

Un software de gestión hotelera que incluya un motor de reservas integrado ofrece a los huéspedes la posibilidad de reservar ellos mismos, lo que aumenta las reservas directas. Y, cuando tu motor de reservas incluye un procesador de pagos, puedes recibir nuevas reservas en tu sitio web durante las 24 horas todos los días.

Un motor de reservas integrado directamente en tu sitio web también te da mucho más control para ofrecer más paquetes que reflejen los diferentes intereses de los huéspedes. El contar con este motor de reservas puede aumentar los ingresos de tu hotel sin importar el tamaño de la propiedad.  

 

booking engine

El motor de reservas de Cloudbeds es personalizable, esto para que coincida con la apariencia de tu sitio web. También se integra con tu página de Facebook y Google Analytics.

 

Un motor de reservas eficiente:

  • Incluirá varios idiomas y divisas. Elige un motor de reservas que cuente con la debida localización para así poder atraer y alojar huéspedes internacionales.
  • Aceptará pagos seguros. Recibe reservas en tu sitio web durante todo el día y dales a los huéspedes la confianza de que su pago estará seguro con procesadores de pago de buena reputación.
  • Ofrecerá una herramienta de comparación de tarifas. Otra excelente forma de generar confianza y convertirla en más reservas es con un widget de comparación de tarifas. Te recomendamos ser transparente y darles a los usuarios la confianza de que están obteniendo la mejor tarifa en tu sitio web.
  • Será personalizable. Tu motor de reservas debe coincidir perfectamente con el diseño de tu sitio web para que sea coherente con tu marca y no se vea fuera de lugar.
  • Se integrará con tu PMS y con tu channel manager. Las reservas realizadas en tu motor de reservas deben sincronizarse automáticamente con tu PMS y en todas tus agencias de viaje en línea (OTA, por sus siglas en inglés) para que no haya overbooking.

 

#4: Informes detallados

Los informes permiten a los hoteleros tomar decisiones basadas en distintos datos. El uso de datos para mejorar las operaciones y las estrategias de marketing solía ser un privilegio solo para los hoteles con mucho presupuesto. ¡Pues ya no es así! Con el software de gestión hotelera adecuado, los hoteleros independientes pueden tomar decisiones inteligentes basadas en datos y crear informes completos que permitan obtener un panorama de las finanzas de sus propiedades, las actividades diarias, entre otros aspectos. 

Los informes detallados te permiten ver con más claridad tus resultados comerciales. Una vez que sepas exactamente cuántos ingresos te generó cada OTA, podrás controlar tu estrategia de distribución y tus canales, y así nunca más pagarás comisiones de más a las OTA. Los módulos de informes dinámicos deben permitirte crear informes en un navegador de Internet y exportarlos en un correo electrónico, hojas de cálculo y archivos PDF. También te deben permitir filtrar datos por canal de marketing, tipo de habitación, año, ofertas especiales y otros parámetros importantes.

 

#5: Channel Manager

El channel manager de un hotel organiza cómo se distribuye tu inventario de habitaciones en agencias de viajes en línea tales como Booking.com, Airbnb y Expedia. Cuando se integra con tu software de gestión hotelera, el channel manager actualizará la disponibilidad de tus habitaciones en el calendario y en tiempo real. Otros beneficios de tener un channel manager como parte de tu sistema de gestión hotelera incluyen:

  • Más visibilidad y más huéspedes. Conectarte a diferentes OTA utilizando tu channel manager te dará la ventaja de mostrar tu propiedad a un mayor número de huéspedes potenciales en todo el mundo. Además, podrás encontrar OTA más pequeñas que atraerán a tu tipo de huésped ideal y cobrarán menos comisiones.  
  • No más overbooking. Cuando tienes un channel manager sincronizado con tu software de gestión hotelera, ya no deberás actualizar manualmente la disponibilidad en todos los canales al iniciar sesión en varias extranet diferentes. Nada supera la facilidad y conveniencia de tener todas tus herramientas sincronizadas.
  • Mayor control sobre tus tarifas y disponibilidad. Con un channel manager, puedes establecer diferentes precios y disponibilidad por canal y así tener un control total sobre cómo vender tus habitaciones.

 

#6: Optimización de ingresos

Las tarifas de tu hotel no son algo que debas fijar para luego olvidarte de ellas. Con el fin de maximizar tus ingresos, los precios deben ser dinámicos y debes tener en cuenta factores tales como las tarifas de tu competidor y los eventos locales que puedan afectar tus ganancias. No es factible ajustar constantemente tus precios en forma manual. Con la automatización, los precios se pueden ajustar de forma inteligente, para que reflejen la demanda en tiempo real.  

hotel revenue optimization

El Software de Gestión Hotelera de Cloudbeds ofrece un Motor Inteligente de Precios para ayudar a los hoteleros a gestionar sus ingresos y ganar más dinero. De manera ideal, tu sistema de gestión hotelera tendrá la capacidad de automatizar algunas de tus decisiones sobre precios. No es factible ajustar constantemente los precios de forma manual. Incluso las propiedades pequeñas con pocas habitaciones pueden obtener grandes beneficios si utilizan la tecnología de optimización de ingresos.

 

#7: Integraciones sólidas

Finalmente, una función central que el software de gestión hotelera debe incluir es la capacidad de conectarse con integraciones de terceros. Las integraciones son herramientas y servicios que pueden vincularse a tu HMS para realizar trabajos específicos. Por ejemplo, si tienes un restaurante o cafetería en tu propiedad, puedes vincular una integración de punto de venta con tu software de gestión hotelera para que tus huéspedes puedan cargar fácilmente las compras a su habitación. Hay un gran número de herramientas de integración a las que puedes conectar tu propiedad para ayudar a mejorar la experiencia del huésped, tales como las opciones de registro automatizado y solicitudes de opinión.

Busca un proveedor de software de gestión hotelera que se conecte fácilmente con tus soluciones de terceros preferidas. Este enfoque compatible con las integraciones es una señal de que el proveedor de software desea ayudar a sus clientes. 

El resultado final de cualquier software de gestión hotelera tiene que ser la creación de relaciones. Se trata de impulsar a los hoteleros con tecnología novedosa y fácil de usar, esto con el fin de liberar tiempo para interaccionar más personalmente con los huéspedes.

Mira cómo Cloudbeds puede ayudarte a gestionar mejor tu negocio. Reserva una demostración GRATUITA hoy mismo. 

 

Software de gestión hotelera: evalúa tus opciones

Cuando llega el momento de seleccionar un nuevo proveedor de software para gestionar tu hotel, es importante hacerlo con paciencia y cuidado. Esta decisión incluye muchos puntos a considerar, ya que el sistema de gestión hotelera funciona como el centro de la propiedad y desempeña un papel fundamental en el buen desarrollo de las operaciones. A medida que avanza el proceso de toma de decisiones, es importante seguir algunos pasos críticos para evaluar tus opciones. 

    1. Prioriza la funcionalidad. Antes de comenzar a buscar proveedores, tómate el tiempo para priorizar la funcionalidad que estás buscando. Enumera tus tres prioridades según su nivel de importancia. Lo más probable es que no encuentres un proveedor que cubra el 100% de las necesidades de tu hotel, pero si comienzas por identificar las funciones imprescindibles, podrás evaluar tus opciones con una mirada más crítica.
    2. Haz una lista. Ahora te toca comenzar a investigar. Escribe un término clave, como «software de gestión hotelera», en un motor de búsqueda para ver qué aparece en los espacios publicitarios de paga en la parte superior y en los resultados orgánicos. También puedes revisar los sitios web de las conferencias de tecnología hotelera para ver cuáles empresas están participando en las exhibiciones de la industria. Aprovecha las críticas imparciales en sitios de buena reputación, como Capterra, para conocer de primera mano cuáles herramientas se recomiendan y quién las recomienda.
    3. Consulta con tu red de contactos. Una vez que tengas tu lista de opciones de software, puedes comenzar a hablar con conocidos de la industria hotelera para escuchar las experiencias de tus colegas sobre los proveedores y las herramientas tecnológicas en tu lista. Es posible que descubras patrones que pueden informar tus decisiones: un proveedor con varios comentarios positivos puede ascender en tu lista, mientras que tal vez debas tachar de uno que tenga muchos comentarios negativos.
    4. Agenda demostraciones. Cuando hayas reducido tu lista de favoritos, es hora de echarle un vistazo a tus opciones favoritas y agendar demostraciones para estas. Recuerda ser diligente al seleccionar de 3 a 5 opciones principales para así poder explorarlas más a fondo. Siempre puedes ampliar tu búsqueda si las demostraciones no cumplen con tus expectativas.

Para algunos, el paso 4 es el menos agradable del proceso. Sin embargo, apresurarse en la etapa de demostración puede llevarte a crear suposiciones y expectativas falsas. Tómate tu tiempo durante esta fase para que conozcas a fondo las compañías de software que estás considerando. Esta será una relación a largo plazo y no hay necesidad de precipitarse en algo que puede no ser lo más adecuado para tu propiedad.

Con el fin de guiarte en el proceso de selección de un sistema de gestión hotelera, te recomendamos utilizar esta lista de verificación descargable junto con estas preguntas esenciales para tu representante de ventas:

 

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¿Con qué frecuencia actualizan sus productos?

Esto es importante porque: los sistemas más antiguos que utilizan hardware instalado de forma local tienen la desventaja de que actualizan su software con poca frecuencia y que presentan opciones de personalización limitadas. Los programas de gestión hotelera más nuevos a menudo son basados en la nube, lo que significa que el sistema probablemente se beneficiará de actualizaciones frecuentes y mejoras que se realizan de forma automática sin necesitar de la visita de un técnico especializado. La industria hotelera siempre está cambiando, por lo que contar con un software que pueda seguir fácilmente el ritmo de las demandas de la industria mantendrá tu negocio respaldado a largo plazo. Si al software le falta una función que te gustaría agregar, puedes consultar si esa función está en los planes de la hoja de ruta del producto. De nuevo, es probable que ninguna opción tenga el 100 % de las funciones que deseas, pero las opciones modernas de gestión hotelera siempre están evolucionando y mejorando para satisfacer las necesidades de tus clientes.

 

¿Qué tan personalizable es el sistema? ¿El sistema se integra con otras herramientas de software que utilizo?

Esto es importante porque: todas las propiedades son diferentes y cada negocio tiene sus propias necesidades particulares, por eso es tan importante que tu sistema de gestión hotelera sea flexible y personalizable. Por ejemplo, si tienes un restaurante o cafetería en tu propiedad, sería bueno tener una integración de punto de venta que se sincronice con el software de gestión de tu hotel para agregar cargos automáticamente a la habitación de un huésped. Ya sea que te interesen las herramientas de gestión de reputación o los programas de participación en línea de los huéspedes, el tener la capacidad de integración con terceros hará que tu negocio sea más dinámico. Incluso cuando selecciones una suite de gestión hotelera que satisfaga la mayoría de tus necesidades, es importante que sepas qué tipo de flexibilidad tiene para conectarse con otras soluciones más adelante.  

Hotel Management Software: Evaluating your options

 

¿Qué opciones de capacitación y apoyo brindan a los clientes?

Esto es importante porque: cambiar de un sistema de gestión a otro o implementar un sistema completamente nuevo puede conllevar mucho tiempo y esfuerzo. Tendrás que transferir o cargar tus reservas, familiarizarte con el sistema y capacitar a tu personal. Por eso, te recomendamos buscar un proveedor de software que trabaje de forma dirigente a tu lado para ayudarte a la hora de empezar. Algunos incluso ofrecen la ayuda de un especialista para brindarte una capacitación personalizada. Después de la configuración inicial, asegúrate de consultar qué tipo de material de soporte tienen disponible para ayudarte con cualquier duda que surja, como una base de artículos o videos de capacitación. 

 

¿Cómo garantizan la seguridad de los datos almacenados en la plataforma?

Esto es importante porque: los piratas informáticos o hackers son una amenaza real para cualquier negocio. Por todos los enormes beneficios que incluye, los sistemas basados en la nube pueden ser más sensible a las brechas de seguridad. Habla con tu proveedor de software sobre las medidas de seguridad que utilizan para mantener seguros tus datos y los de tus huéspedes. Algunos programas pueden incluso tener diferentes permisos dentro del sistema con el fin de mantener los datos sensibles visibles solo para unos cuantos usuarios específicos.

 

¿Tienen algún estudio y están dispuestos a proporcionar referencias adicionales?

Esto es importante porque: las referencias pueden ofrecer perspectivas de primera mano sobre cómo es la experiencia de trabajar con el proveedor y el sistema. Un estudio de una propiedad similar a la tuya podría revelar los beneficios potenciales de trabajar con ese proveedor en particular. También te recomendamos solicitar referencias adicionales para que puedas obtener una perspectiva completa a partir de tus colegas.

Hotel Management Tools

 

¿Con cuáles herramientas adicionales cuentan para ayudarme a gestionar mi hotel? 

Esto es importante porque: como ya sabes, administrar un hotel independiente requiere de mucho trabajo. Es posible que no tengas el presupuesto para contratar personal especializado, como un experto en gestión de ingresos o un profesional en el área de mercadeo. Un software de gestión hotelera que respalde tu negocio te proporcionará mucho más que un simple sistema de gestión de propiedades. Los programas sofisticados también incluirán, o se integrarán con, un channel manager para ayudarte con la distribución de tu inventario en las agencias de viaje en línea, una herramienta de gestión de ingresos para mantener precios competitivos, un motor de reservas para que puedas obtener más reservas directas en tu sitio web 24/7, así como informes y análisis para que puedas tener una vista clara de tus operaciones.  

 

¿Cuál es su filosofía de servicio al cliente?

Esto es importante porque: si te conviertes en su cliente, es importante que sepas qué esperar de tu proveedor de software si llegas a experimentar algún problema con el sistema. Siempre es una buena señal cuando una empresa se esfuerza por brindar soporte 24/7 en más de un idioma, ya que esto demuestra un compromiso con el cliente y el claro entendimiento de que un producto es tan bueno como las personas que lo respaldan. Una empresa moderna te permitirá enviar tiquetes de soporte en línea para que no tengas que esperar en el teléfono mientras evalúan cómo resolver tu caso.  

 

¿Cuál es su tiempo promedio de capacitación y configuración para una propiedad del tamaño de la mía?

Esto es importante porque: el proceso de capacitación y configuración de cualquier software nuevo lleva su tiempo. Para las propiedades más grandes, el período de capacitación puede ser un poco más largo. Al preguntar sobre el tiempo promedio para las propiedades como la tuya, podrás establecer un punto de referencia realista.

 

¿Qué pasa si no estoy satisfecho en los primeros 30 días?

Esto es importante porque: debes tener una garantía. Si el vendedor no tiene confianza en su propio producto, ¿por qué deberías tenerla tú? Asegúrate de evaluar la política de cancelación de tu proveedor de software porque no es conveniente que te quedes atrapado con un mal sistema y una compañía que te pondrá miles de obstáculos cuando quieras irte.

 

Cómo aprovechar al máximo tu nueva herramienta de gestión hotelera

¡Felicidades! Ya seleccionaste tu software de gestión hotelera. Ahora que la decisión más importante está tomada, es hora de pasar a la implementación. Idealmente, ya has interactuado con tu nueva herramienta, por lo que este proceso no se trata de conocer lo básico, sino de ajustar los flujos de trabajo para tu alojamiento.

La implementación comienza con una evaluación honesta de tus operaciones actuales: ¿dónde se ubican los cuellos de botella existentes? ¿Qué esperas obtener del software? ¿Qué es lo que resalta de este nuevo software? ¿Cómo evaluaremos el éxito de esta nueva herramienta? Deja que estas respuestas moldeen tu enfoque para así aprovechar al máximo el nuevo software de gestión de tu hotel.

Dado que hemos pasado varios años construyendo y refinando nuestro software de gestión hotelera, tenemos amplia experiencia al seleccionar el mejor enfoque de implementación para cada cliente. Desde cómo empezar, hasta la forma de mantener el impulso, aquí te mostramos cómo aprovechar al máximo esta herramienta.

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Establece tus tarifas

Fijar las tarifas es una de las tareas más complejas que enfrentan los hoteleros de forma regular. El realizar un análisis cuidadoso del desempeño de tu propiedad, así como las fluctuaciones de la demanda del mercado local, te ayudarán a encontrar las tarifas correctas. Te recordamos que las tarifas también deben ajustarse en la extranet de cada canal de forma individual. 

Para simplificar este proceso, considera establecer un plan de tarifas en el sistema de gestión de tu hotel. De esa manera, varios canales podrán basar sus precios en el plan de tarifas que tú estableciste en el sistema. Luego, podrás ajustar las tarifas de forma individual en los canales a través de la extranet respectiva para aprovechar las herramientas de fijación de precios específicas de cada canal.   

Otra opción es establecer una diferencia de precio específica para el canal dentro del sistema de gestión de tu hotel. Esto te permitirá ajustar el precio de cada categoría de habitación en una cantidad fija o un porcentaje en ese canal, todo sin tener que iniciar sesión en la extranet correspondiente. El sistema simplemente tomará la tarifa base para esta categoría de habitación de tu calendario y luego sumará (o restará) un monto según lo especificado. 

Cada vez que actualices tus tarifas base, los precios se ajustarán de acuerdo con estas configuraciones, brindándote así un control más dinámico de tus tarifas sin tener que administrarlas de forma individual en todos los canales de forma individual. Al igual que con la mayoría de los aspectos relacionados con la distribución y la gestión de ingresos, debes revisar las tarifas cada cierto tiempo para controlar la precisión de las mismas. También puedes utilizar una herramienta de gestión de ingresos para que te ayude a seleccionar las mejores tarifas para tu propiedad en función de los eventos locales y los precios de tus competidores.

 

Realiza el mapeado de tus habitaciones

Uno de los errores más grandes que se pueden cometer al incorporar un nuevo programa de gestión hotelera es mapear habitaciones de forma incorrecta. El término «mapeado de habitaciones» se refiere al proceso de identificación y conexión de una categoría de habitación de tu propiedad a un sistema de terceros. Es mediante este proceso que la opción «cama queen con vista a la ciudad» en tu sistema PMS coincide con la misma categoría de habitación en una agencia de viaje en línea.

El proceso de mapeado puede ser bastante complicado, ya que las habitaciones deben coincidir entre el channel manager, el sistema de gestión de propiedades y los canales de distribución de terceros. Sin embargo, este proceso es muy importante, ya que las habitaciones con un mapeo incorrecto pueden provocar sobreventas u overbooking, extravío de reservas y otros errores de comunicación.

hostel management software

El mezclar las categorías de habitaciones con las habitaciones individuales conduce a desajustes en los diferentes sistemas, lo que a su vez genera inconsistencias y posibles sobreventas.

Lo ideal es realizar el mapeado uno a uno, lo cual vincula una categoría de habitación en una OTA a una categoría de habitación en el sistema de gestión de tu hotel. Para lograr esto, te recomendamos centrarte en las categorías de habitaciones en lugar de las habitaciones individuales, ya que podrás reducir la posibilidad de encontrar errores al agrupar habitaciones similares en distintas categorías.

Algunas plataformas de distribución, como Expedia, requieren el uso de categorías de habitaciones. Otras, como Airbnb, permiten el uso de habitaciones individuales. Si tu propiedad es un bed and breakfast que solo tiene habitaciones individuales, es preferible usar las categorías de habitaciones, a menos que no planees usar los principales canales de distribución. El mapeado de habitaciones puede tomar algo de tiempo, por lo que si piensas distribuir tu inventario en otra plataforma, te recomendamos configurar las categorías de habitaciones para así realizar el mapeado en el futuro.

Para evitar que se dupliquen las reservas, mapea las categorías de habitaciones en cada uno de los canales seleccionados. Si activas un canal sin asignarle las categorías de habitación, la disponibilidad no se sincronizará. ¡Esto puede resultar en overbooking!

 

Conecta tus canales

Una vez que hayas configurado tus categorías y tarifas de habitaciones, es hora de conectar tus canales. Recuerda que cada canal de distribución requiere crear una cuenta y la mayoría de los programas de gestión hotelera no la crearán por ti. Elige los canales de distribución que desees, crea cuentas individuales en cada uno de ellos y luego regresa al sistema de gestión hotelera para conectar esos canales.

property management system

 

Automatiza tus comunicaciones

La comunicación con los huéspedes es una de las herramientas más poderosas dentro de los programas de gestión hotelera. La forma en que te comunicas con tus huéspedes pasados y futuros establece el tono de la relación y el nivel de satisfacción de los mismos.

Para automatizar de manera adecuada las comunicaciones con los huéspedes, concéntrate en estas áreas:

Correo electrónico «Gracias por reservar»: El sistema de gestión de tu hotel puede enviar este correo automáticamente para cada reserva; ¡nunca tendrás que hacerlo de forma manual! Ten en cuenta que huéspedes esperan confirmaciones inmediatas y quieren saber que el hotel que eligieron es receptivo y organizado.

Correo electrónico previo a la llegada: Unos días antes de que llegue el huésped, envía un correo electrónico que indique «desde ya esperamos darle la bienvenida». Este mensaje puede incluir detalles importantes para su próxima estadía (reduciendo así las llamadas a la recepción) e información sobre el destino y ofertas especiales de los servicios que se ofrecen en la propiedad. Este es un punto de contacto valioso porque es muy probable que los huéspedes desde ya estén pensando en su viaje.    

Correo electrónico posterior a la estadía: En nuestra economía actual, ¡las reseñas como el oro! Un correo electrónico que solicite comentarios y opiniones alienta a los huéspedes a compartir su experiencia y brinda la oportunidad de identificar posibles problemas antes de que los huéspedes los publiquen. 

Si bien es probable que el sistema de gestión de tu hotel tenga incorporado un sistema de correo electrónico automatizado, de igual forma puedes integrar herramientas de terceros para mejorar aún más la comunicación con tus huéspedes, por ejemplo, mediante la implementación de un chat con respuestas automáticas o una aplicación móvil de conserjería.

 

Construye tu canal directo

Un sistema integral de gestión hotelera debe incluir un motor de reservas sin comisiones que servirá como tu canal de reserva directa. Para aprovechar al máximo el software de gestión hotelera, tómate tu tiempo para integrar este motor de reservas en el sitio web de tu hotel y personalizarlo para que coincida con el diseño del mismo.

Una vez que tengas las fotos de tu propiedad y hayas colocado las categorías de habitaciones, prueba a ver qué aspecto tiene en dispositivos móviles, tabletas y en los navegadores más populares. La única forma de aprovechar al máximo el potencial de tu motor de reservas, es si este se ve y funciona bien en todos los dispositivos. Es fácil pasar esto por alto cuando estamos con prisa por implementar un nuevo sistema.

 

Facilitar la formación del personal

La fromación es la parte de este proceso que más tiempo requiere. También es uno de los aspectos que definen a las propiedades de mayor rendimiento: aquellos que capacitan bien a su personal le sacan mayor provecho a su sistema de gestión hotelera. 

Además de la capacitación inicial, no descuides la capacitación continua. No siempre es factible o realista capacitar al personal hasta el último detalle desde el principio, por lo que te recomendamos comenzar con lo esencial (es decir, lo que las personas necesitan saber para su día a día), y luego introducir gradualmente nuevas características según corresponda.

Para esto, puede resultarte beneficioso desarrollar un proceso de capacitación que pueda repetirse según sea necesario. Si el sistema de gestión de tu hotel es fácil de usar y fácil de aprender, el proceso de capacitación será mucho más fácil.

 

Integraciones con un propósito claro

Los mejores sistemas de gestión hotelera se integran con una amplia variedad de plataformas, herramientas y servicios. A medida que avances más allá de la configuración esencial, como la asignación de inventario, las tarifas y los canales, te recomendamos enfocarte en las integraciones.

Comienza por las integraciones que satisfacen alguna de tus necesidades o que te son más útiles. Tal vez quieras ofrecer un servicio de verificación previa o implementar una entrada sin llave en tu propiedad. La buena noticia es que, con los sistemas modernos de gestión hotelera, puedes personalizar el sistema y las herramientas a tu gusto. 

 

Mantén el impulso

Como punto final, recuerda que debes mantener el impulso. Un software de gestión hotelera no es algo que configuras y luego dejas en el olvido. Este es más bien un aliado que puede convertirse en un activo valioso en la construcción de un negocio rentable, por lo que te recomendamos consultar tus métricas con frecuencia y realiza ajustes las áreas que parecen estar por debajo de tus expectativas. El implementar este enfoque te hará obtener resultados consistentes, ¡y así es como puedes aprovechar al máximo el sistema de gestión de tu hotel!

 

Isis Darios

About Isis Darios

Isis is on the marketing team at Cloudbeds where she gets to put her M.A. in Writing, passion for travel, and hospitality experience to good use as Content Coordinator. Brazilian born, South Florida raised, she now lives in sunny San Diego, home to Cloudbeds headquarters. When she’s not busy researching and writing everything travel and hospitality tech you can find her at the dog beach with her pug, young son, and hubby – or plotting her next trip.

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