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O Fluxo de Caixa na Hotelaria Independente – Parte 2

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Posted by Marco Fonseca
setembro 6, 2016

Na Parte 1 de nosso artigo sobre Fluxo de Caixa, vimos a importância de:

  • Separar bem os assuntos profissionais e pessoais, especialmente no que diz respeito às finanças;
  • Organizar os recebimentos e pagamentos recorrentes e esporádicos, para evitar surpresas;
  • Considerando os recebimentos e pagamentos mencionados, sempre manter saldo positivo na conta bancária do estabelecimento hoteleiro.

Nesta segunda parte, mostraremos um exemplo de planilha de controle de fluxo de caixa e como utilizá-la (possivelmente com algumas adaptações) no caso específico de sua propriedade.

O Sebrae disponibiliza modelos de planilhas de fluxo de caixa que podem ser úteis no entendimento:

Outro excelente artigo com diversos detalhes sobre o assunto pode ser lido aqui, no blog money radar.

Os exemplos acima não são focados na hotelaria, devendo ser ajustados para a sua realidade. No exemplo de planejamento, o gestor deverá calcular a projeção (estimativa) de receitas e despesas para o período e não mexer mais nas células com os valores planejados. Conforme ocorre a atividade no período, os ajustes são realizados nas células “Realizado”. Esta comparação ajuda no controle do andamento do plano e dá ideias para ajustes para o período seguinte.

Vamos agora ver um exemplo mais específico para a hotelaria. Baixe a planilha disponível neste link.

As principais considerações nesse caso são:

  • Na hotelaria, é interessante trabalhar o fluxo de caixa diário ou semanal, dependendo do fluxo de dispêndios, considerando que este ramo possui grandes variações dentro de um mesmo mês, principalmente de receita. Em nosso modelo, colocamos 4 semanas.
  • Para efeito de planejamento, considere ao menos os próximos 30 dias, preferencialmente 60 dias ou mais. Você pode, por exemplo, incluir os próximos dois meses como colunas da planilha, criar uma aba nova para cada mês ou criar um arquivo para cada mês.
  • Agrupe as saídas de caixa por tipo e ordene por importância. Isso facilitará o planejamento e a decisão dos ajustes que causam mais impacto.

Agora vamos entender a planilha modelo:

Cabeçalho: liste o nome do estabelecimento hoteleiro (especialmente se gerenciar mais de um!) e lembre-se de colocar a data / período de competência.

Periodo de Competência: diz respeito ao período do fluxo de caixa. Lembre-se: fluxo de caixa é o fluxo do dinheiro. Se um hóspede fez o check-out pagando com cartão de crédito, por exemplo, você poderá considerar este dinheiro em caixa apenas quando o cartão de crédito lhe pagar (tipicamente 30 ou 45 dias). Monte a planilha para cada período de competência, liste as entradas e saídas planejadas, acompanhe o realizado (o que realmente aconteceu) durante o período e depois guarde este arquivo. Ele será útil para a consolidação de fluxos de caixa trimestrais e anuais, por exemplo.

No topo da planilha, listamos as semanas de um mês. Como dito acima, você pode acrescentar outros períodos seguintes, se isso facilitar a sua visualização. Recomendamos separar uma aba para cada mês.

Note que para cada semana, temos uma coluna de Planejado e uma de Realizado. Como o nome diz, a coluna Planejado é onde você listará os valores que espera receber de Entradas e o que espera pagar nas Saídas.

Nossa planilha mostra exemplos de valores planejados. Note que as fórmulas das colunas de planejamento estão ligadas. Se por exemplo, você estimar que em determinada semana sua receita será maior e portanto os sócios poderão fazer uma maior retirada, modifique os números de acordo e os números das semanas seguintes serão ajustados automaticamente.

No início do período (ou antes dele), você deverá preencher todos os valores estimados nas colunas de planejamento. Tipicamente, o planejamento é feito como um objetivo esperado e factível, com base no histórico passado, sazonalidade, eventos esperados e claro, considerando eventuais certezas (um recebimento da empresa de cartões de crédito ou o pagamento de uma fatura de contrato de jardinagem, por exemplo).

Entradas: este agrupamento possui duas linhas, separadas por receita de hospedagem e outras receitas. Caso seja cliente do Cloudbeds myfrontdesk, é fácil obter estes números realizados para um determinado período exportando o relatório financeiro.

Ao inserir os valores Realizados ao fim de cada semana, compare com os números que você havia inserido na coluna Planejado. Aqui está um dos principais benefícios do controle do fluxo de caixa: qualquer divergência entre estes valores deve ter um motivo claro. O que não tiver um motivo claro, deverá ser pesquisado e explicado.

A parte de saídas de caixa foi dividida em alguns grupos na planilha modelo. Claro que você pode reagrupar da maneira que quiser, incluir outros itens e remover alguns.

Impostos e Encargos Diretos: por padrão, colocamos logo no início das saídas, especialmente considerando se tratar de impostos sobre a receita. Nos casos dos menores estabelecimentos que optam pelo Simples Nacional, esta linha pode ser usada para marcar o recolhimento mensal.

Pessoal e Encargos: aqui você registra todos os pagamentos realizados que dizem respeito aos seus funcionários – salários e benefícios, férias, décimo-terceiro, etc. A tributação sobre a folha de pagamento varia conforme o tipo de empresa, portanto é importante esclarecer com o seu contador.

Serviços Públicos e Afins: aqui colocamos alguns dos principais itens de gastos relacionados aos serviços prestados. É importante lembrar, por exemplo, que um mês de alto fluxo de hóspedes trará contas maiores de luz, água e gás no mês seguinte, por exemplo. Lembre disso na hora de planejar o mês seguinte.

Prestadores de Serviço, Terceiros: a terceirização de alguns serviços pode ser muito benéfica para o fluxo de caixa. Normalmente os benefícios são a especialização, maior qualidade para um custo menor (do que fazer por conta própria).

Outras Despesas: acrescente nesta categoria todos os outros dispêndios menores, que não justifiquem uma categoria específica. Se considerar necessário, por exemplo, crie uma nova categoria para os itens de manutenção de quarto e áreas comuns.

Retiradas dos Sócios: todos os valores passados da empresa para a pessoa física dos sócios devem obviamente estar registrados como saídas do fluxo de caixa da empresa. Além disso, devem estar listados no planejamento, de forma que estas retiradas não comprometam a saúde financeira da pessoa jurídica.

 

Conclusão

Às vezes nos perguntamos por que determinada empresa ou estabelecimento hoteleiro não se desenvolve ou, apesar de possuir excelente estrutura e localização, tem baixo movimento ou até fecha as portas em pouco tempo. Normalmente, isso está relacionado ao nível de seriedade com o qual os proprietários e gerentes planejam, realizam e acompanham as operações no dia-a-dia, com especial destaque para o planejamento e controle financeiro.

O Fluxo de Caixa é uma das principais ferramentas à disposição do hoteleiro para este planejamento e controle. Seu uso requer atenção e disciplina diários, um comprometimento que sem dúvida trará resultados positivos para o negócio.

Tome as rédeas de seu negócio, evite o amadorismo da desorganização e mistura dos assuntos profissionais com pessoais, busque conhecimento e ferramentas que possam ajudá-lo nesta missão. Ah, e claro, se ainda não conhece o myfrontdesk da Cloudbeds, solicite uma demonstração!

Referências:

http://conta.mobi/blog/fluxo-de-caixa-o-que-e-e-como-fazer/

http://revistapegn.globo.com/Dia-a-dia/noticia/2015/11/30-das-pequenas-empresas-nao-possuem-relacionamento-com-bancos.html

http://www.correio24horas.com.br/single-economia/noticia/mortalidade-das-empresas-esta-diretamente-ligada-a-falta-de-planejamento-veja-como-montar-plano-de-negocio/?cHash=daab60805ecf8bb605bea4dea59b389c

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/artigos/planilha-ajuda-a-fazer-fluxo-de-caixa-da-sua-empresa,adf8d53342603410VgnVCM100000b272010aRCRD